Inviso Emergency PlanVersion 1.1 Oc

Inviso Emergency Plan
Version 1.1 October 2016

1. When do we have an emergency?

When either Esoftflow or Inviso realize that orders are for one or the other reason are not transferring smoothly through the system, and there is a real risk that orders might not be delivered on time and in accordance with the SLA.

This can more concretely be when:
● System issue (fixing the issue will affect to delivery time).
● Significant (minus >15%) deviation in actual volume compared to forecast. Esoftflow will check the actual received volume at 11 Norway time - 5AM VN time everyday.
● Client informs us that they have system issues affecting upload.

2. Who will trigger the emergency plan?

One of the following persons would trigger the emergency plan, depending on the type of issue at the time it is happening:

1. IT or SD (Tung and Chien)
When system has issues or there is any hardware/server/internet problems that could not be resolved and we do not know the time for fixing the issue. IT/SD to decide.

2. Production Manager/Team Leaders in-charge
When the team realizes that a potential late delivery may happen due to system or capacity issues or 30% of editors cannot continue working. Inform IT or SD via hotline.

3. Customer Service Team
When receiving a notification from Inviso or JIRA that our system has issues. Customer service officer (CSO) to inform IT or SD via hotlline.

3. How to trigger the plan?

Execute the following method in parallel to trigger the emergency plan, call for a meeting or make telephone calls if needed (outside of normal working time).

1. Send a notification email to all related parties including Inviso.

2. Create a Skype group to start the emergency plan. Email/Skype group:
● Production Managers: [e-mail], [e-mail].
● Inviso Photo Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], Photo Editing SLDs, Photo QA SLDs.
● Inviso Floorplan Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], Floorplan SLDs, Floorplan QA SLDs.
● Customer Service Team: [e-mail], [e-mail].
● System and IT Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail].

4. What actions are triggered w. Esoftflow?

Step 1: CST, SD and PROD coordinate and agree on that we have an emergency situation and the nature and perceived “scope” (seen from esoftflow perspective) of the emergency.

Step 2: CST, SD and PROD agree on appointing an emergency plan team lead who will place a call to Inviso as per contact list to inform of situation and reconfirm scope of emergency situation – so that both sides are aligned on scope. The emergency plan team lead will then go on to share the aligned scope with the relevant people by sending a status email and call from Esoftflow Hotline number to all relevant people listed here. If it is impossible to reach via phone, a SMS will be sent from esoftflow hotline number to all relevant people listed here.

● Production Managers: [e-mail], [e-mail].
● Inviso Photo Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], Photo Editing SLDs, Photo QA SLDs.
● Inviso Floorplan Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], Floorplan SLDs, Floorplan QA SLDs.
● Customer Service Team: [e-mail], [e-mail].
● System and IT Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail].
● Inviso: [e-mail], [e-mail], [e-mail]

Note that the emergency plan team lead will be the main responsible person for contacting with Inviso and for keeping Inviso informed throughout the time that the emergency plan is in place. It does not mean that he/she is the only person that can be in contact with Inviso but he/she is responsible that sufficient information comes through.

● The emergency plan team lead can request one person to act as an emergency plan supporter in checking around with production and system development for moving production.
● The emergency plan team lead and supporter will stay in office and follow up until the last order submitted.

Step 3: CST, SD and PROD agree on actions which will include:
● Agree on alternative production and delivery method and test if necessary to confirm that it is operational/doable.
● Agree on emergency team and roles:
○ Production Manager/TLs will update job list.
○ Customer service will update the list if urgent orders/priority informed by client.
○ System development will monitor progress and keep client informed about system status.
○

Kết quả (Việt) 1:

Kế hoạch khẩn cấp InvisoPhiên bản 1.1 năm 2016 1. khi chúng ta có một trường hợp khẩn cấp? Khi Esoftflow hoặc Inviso nhận ra rằng đơn đặt hàng là cho một hoặc lý do khác không chuyển trơn tru thông qua hệ thống, và đó là một nguy cơ thực đơn đặt hàng không có thể được chuyển giao vào thời gian và phù hợp với SLA. Điều này có thể cụ thể hơn là khi:● Hệ thống phát hành (sửa chữa các vấn đề sẽ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng).● quan trọng (trừ > 15%) độ lệch trong khối lượng thực tế so với thời. Esoftflow sẽ kiểm tra khối lượng thực tế đã nhận được lúc 11 Na Uy - 5 AM VN thời gian hàng ngày.● khách hàng thông báo cho chúng tôi rằng họ có hệ thống các vấn đề ảnh hưởng đến tải lên. 2. ai sẽ kích hoạt kế hoạch khẩn cấp? Một trong những người sau sẽ kích hoạt kế hoạch khẩn cấp, tùy thuộc vào loại của các vấn đề lúc đó nó đang xảy ra: 1. NÓ hoặc SD (Tung và Chien)Khi hệ thống có vấn đề hoặc có bất kỳ vấn đề phần cứng máy chủ, internet có thể không được giải quyết và chúng tôi không biết thời gian để sửa chữa vấn đề. NÓ / SD để quyết định. 2. sản xuất quản lý/lãnh đạo phụ trách độiKhi đội bóng nhận ra rằng một giao hàng trễ tiềm năng có thể xảy ra do sự cố hệ thống hoặc năng lực hoặc 30% của biên tập viên không thể tiếp tục làm việc. Thông báo cho NÓ hoặc SD thông qua đường dây nóng. 3. khách hàng dịch vụ đội ngũKhi nhận được thông báo từ Inviso hoặc JIRA rằng hệ thống của chúng tôi có vấn đề. Khách hàng dịch vụ cán bộ (CSO) để thông báo cho NÓ hoặc SD thông qua hotlline. 3. làm thế nào để kích hoạt các kế hoạch? Thực hiện các phương pháp sau đây song song để kích hoạt các kế hoạch khẩn cấp, hãy gọi cho một cuộc họp hoặc thực hiện cuộc gọi điện thoại, nếu cần thiết (bên ngoài thời gian làm việc bình thường). 1. gửi email thông báo cho tất cả các bên liên quan, bao gồm cả Inviso. 2. tạo một group Skype để bắt đầu kế hoạch khẩn cấp. Nhóm email/Skype:● nhà quản lý sản xuất: [e-mail], [e-mail].● Inviso ảnh đội bóng: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], ảnh chỉnh sửa SLDs, ảnh bảo đảm chất Lượng SLDs.● Inviso Floorplan Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], cấu trúc hình SLDs, cấu trúc hình bảo đảm chất Lượng SLDs.● Nhóm Dịch vụ khách hàng: [e-mail], [e-mail].● Hệ thống và NÓ đội: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail]. 4. những hành động được kích hoạt w. Esoftflow? Bước 1: CST, SD và PROD phối hợp và đồng ý rằng chúng tôi có một tình huống khẩn cấp và thiên nhiên và cảm nhận "phạm vi" (nhìn từ quan điểm esoftflow) trường hợp khẩn cấp. Bước 2: CST, SD và PROD đồng ý về việc bổ nhiệm một kế hoạch khẩn cấp nhóm dẫn đầu những người sẽ đặt một cuộc gọi đến Inviso theo các danh sách liên lạc để thông báo tình hình và xác nhận lại phạm vi của các tình huống khẩn cấp-vì vậy mà cả hai bên được liên kết trên phạm vi. Dẫn đầu nhóm kế hoạch khẩn cấp sau đó sẽ đi vào để chia sẻ phạm vi liên kết với những người có liên quan bằng cách gửi một email trạng thái và gọi từ đường dây nóng Esoftflow số cho tất cả những người có liên quan được liệt kê ở đây. Nếu nó không thể đạt được thông qua điện thoại, một tin nhắn SMS sẽ được gửi từ esoftflow số đường dây nóng để tất cả mọi người có liên quan được liệt kê ở đây. ● nhà quản lý sản xuất: [e-mail], [e-mail].● Inviso ảnh đội bóng: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], ảnh chỉnh sửa SLDs, ảnh bảo đảm chất Lượng SLDs.● Inviso Floorplan Team: [e-mail], [e-mail], [e-mail], cấu trúc hình SLDs, cấu trúc hình bảo đảm chất Lượng SLDs.● Nhóm Dịch vụ khách hàng: [e-mail], [e-mail].● Hệ thống và NÓ đội: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail].● Inviso: [e-mail], [e-mail], [e-mail] Lưu ý rằng dẫn đầu nhóm kế hoạch khẩn cấp sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho liên hệ với Inviso và giữ Inviso thông báo trong suốt thời gian kế hoạch khẩn cấp đặt ra. Nó không có nghĩa rằng anh/cô ấy là người duy nhất có thể tiếp xúc với Inviso, nhưng người đó có trách nhiệm thông tin đầy đủ đến thông qua. ● dẫn đầu nhóm kế hoạch khẩn cấp có thể yêu cầu một người hành động như là một người ủng hộ kế hoạch khẩn cấp trong kiểm tra xung quanh với phát triển sản xuất và hệ thống cho việc di chuyển sản xuất.● Nhóm kế hoạch khẩn cấp lãnh đạo và người ủng hộ sẽ ở trong văn phòng và thực hiện theo cho đến cuối cùng để gửi. Bước 3: CST, SD và PROD đồng ý về những hành động mà sẽ bao gồm:● đồng ý về phương pháp sản xuất và phân phối thay thế và kiểm tra nếu cần thiết để xác nhận rằng đó là hoạt động/doable.● đồng ý về vai trò và đội khẩn cấp:○ sản xuất quản lý/TLs sẽ cập nhật danh sách việc làm.○ khách hàng dịch vụ sẽ cập nhật danh sách nếu khẩn cấp đơn đặt hàng/ưu tiên thông báo của khách hàng.Phát triển hệ thống ○ sẽ theo dõi tiến độ và giữ cho khách hàng thông tin về trạng thái hệ thống.○

Kết quả (Việt) 3:

Inviso - Kế hoạch sơ cứu.Phiên bản 1. 1 tháng 10 20161.Khi nào chúng ta có tình huống khẩn cấp?Khi Esoftflow nhận ra lệnh hay Inviso - một lý do nào khác không thể hoàn thành chuyển nhượng hoặc thông qua hệ thống, và có một sự nguy hiểm, có thể không đúng thời hạn theo mệnh lệnh được giao, SLA.Nó có thể cụ thể hơn là khi nào:Gregory (sửa chữa hệ thống câu hỏi sẽ ảnh hưởng đến giờ giao hàng).Gregory (giảm đáng kể khối lượng > 15%) trong thực tế dự đoán độ lệch so sánh.Esoftflow 11 thời gian kiểm tra thực tế ở Na Uy sẽ nhận được lượng thời gian 5am VN mỗi ngày.Gregory khách hàng cho chúng tôi, họ có vấn đề ảnh hưởng đến hệ thống tải lên.2.Ai sẽ thực hiện kế hoạch?Sau đây là một trong những kế hoạch khẩn cấp nhân viên sẽ được kích hoạt, nó đang xảy ra, tùy thuộc vào thời gian của kiểu:1.Nó hay sd (Đông và Chien)Khi hệ thống có vấn đề hay có bất cứ phần cứng / máy phục vụ / Internet có vấn đề, không thể giải quyết được, chúng ta không biết cách giải quyết vấn đề thời gian.Nó / Thẻ nhớ SD. Quyết định.2.Người chịu trách nhiệm quản lý / đội sản xuất.Khi đội nhận ra một khả năng có thể xảy ra do sự chậm trễ giao hay vấn đề của hệ thống công suất hoặc không thể tiếp tục công việc biên tập oa trữ đồ ăn cắp.Gọi nó bằng điện thoại đường dây nóng.3.Nhóm dịch vụ khách hàngKhi nhận được tin, hệ thống của chúng ta có vấn đề Inviso - hay JIRA.Dịch vụ khách hàng Ủy viên (CSO) thông báo hoặc thông qua hotlline SD.3.Thực hiện kế hoạch như thế nào?Song song với phương pháp thực hiện kế hoạch khẩn cấp theo sau, cò súng, nếu cần thì cần một cuộc họp hay gọi (ở ngoài giờ làm việc bình thường).1.Gửi thư thông báo cho tất cả các bên liên quan bao gồm Inviso -.2.Tạo một Skype Group khởi động kế hoạch sơ cứu.Email: Skype Group:Gregory Production Manager: [e-mail], [e-mail] Inviso - ảnh đội: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], biên tập hình ảnh SLD, cách đánh giá chất lượng.Inviso đội Floorplan: Gregory [e-mail], [e-mail], [e-mail], Floorplan SLDs, bản đồ quy hoạch vải QA SLD.Gregory dịch vụ khách hàng đội: [e-mail], [e-mail] và hệ thống đội của nó: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail]ại hành động gây ra. W. Esoftflow?Bước 1:CST, SD và đôn đốc phối hợp thống nhất, chúng ta có một trường hợp cấp cứu và tính chất và nhận thức "Range" (từ góc nhìn thương esoftflow).Bước 2:CST, SD và thúc giục đồng ý bổ nhiệm một kế hoạch sơ cứu nhóm lãnh đạo Ai sẽ gọi vào danh sách mọi liên lạc Inviso - thông báo tình hình và tái xác nhận trường hợp cấp cứu - range để hai bên canh Range.Kế hoạch sơ cứu, dẫn dắt đội sẽ tiếp tục vào phạm vi của Hotline by Esoftflow gửi email và số điện thoại liên quan đến tình trạng, tất cả mọi người ở đây là danh sách chia sẻ với những ai có liên quan.Nếu nó là không thể đạt được qua điện thoại, và một tin nhắn từ esoftflow số đường dây nóng sẽ gửi cho tất cả những ai có liên quan ở đây.Gregory Production Manager: [e-mail], [e-mail] Inviso - ảnh đội: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], biên tập hình ảnh SLD, cách đánh giá chất lượng.Inviso đội Floorplan: Gregory [e-mail], [e-mail], [e-mail], Floorplan SLDs, bản đồ quy hoạch vải QA SLD.Gregory dịch vụ khách hàng đội: [e-mail], [e-mail] và hệ thống đội của nó: [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail], [e-mail] Inviso -:[e-mail], [e-mail], [e-mail]ú ý kế hoạch sơ cứu, dẫn dắt đội sẽ cùng Inviso - và giữ trong sơ cứu Inviso - thời gian thông báo kế hoạch vào vị trí người chịu trách nhiệm chính.Điều đó không có nghĩa là cậu ấy / cô ấy là người duy nhất có thể liên lạc với Inviso người nhưng anh ấy / cô ấy phải chịu trách nhiệm, hoàn toàn thông tin là được.Gregory cấp cứu một người lãnh đạo có thể yêu cầu kế hoạch đội như kiểm tra trong sản xuất và phát triển hệ thống di sản xuất kế hoạch sơ cứu. Những người ủng hộ.Gregory cấp cứu. Kế hoạch của đội sẽ vẫn giữ lại làm lãnh đạo và những người ủng hộ, và cuối cùng đưa ra mệnh lệnh.Bước 3:CST, SD và sản phẩm của sự phối hợp hành động sẽ bao gồm:Gregory đã đồng ý thay thế phương pháp sản xuất và giao và kiểm tra xác nhận nó là khả thi nếu phải vận động /.Gregory đã đồng ý, đội cứu thương và vai trò của:○ Giám đốc sản xuất / TLS sẽ cập nhật danh sách công việc.Sẽ ra sao nếu ○ trực điện thoại khẩn cấp thông báo cập nhật danh sách khách hàng / ưu tiên.Hệ thống ○ phát triển sẽ theo dõi tiến triển và giữ khách hàng biết về tình trạng hệ thống.○