1. Acknowledging receipt of a compl

1. Acknowledging receipt of a complaint letter:
Thank you for your letter of … regarding / concerning / in connection with …
I refer to your letter of … about / relating to …
I am writing with reference to (situation or complaint) of (date).

Apology for the error or fault
We must apologise for …
We sincerely apologise for …
Please accept our apologies for …
I would like to apologise for the error made by our company in (verb+ing)
Firstly I apologise ('apologize' in US) for the inconvenience/distress/problems created by our error/failure.
Accepting the Complaint
We agree that the usual high standards of our products / services were not met in this instance.
A short explanation of the fault
Introductory phrase
As a result of our investigation, we found that... (Not: After our investigation...)
Causes
The error was caused by … / was due to …
Apparently, the problem was the result of … / resulted from …
The cause of / reason for the mistake was …
Effects
As a result …
This led to …
Consequently …
Solutions
We have modified / changed our ...
We have implemented a system to...
To prevent re-occurrences we have set up a verification procedure.

Assurances
We assure you that this will not happen again.
Investigation to be made:
We are currently investigating the cause of ...
We will investigate the cause of...
Proposal to settle the difficulty
As a gesture of our regret, we are prepared to …/ we are willing to …/ we would like to …
To show goodwill, we will offer to take goods back, make a replacement, give a discount etc.
We have dispatched the new items by express courier. They should arrive by Tuesday, 9 April 2013.
To show our goodwill, we would like to offer you a 5% discount on your next order with us.
In light of this, we have decided to (solution or offer), which we hope will be acceptable to you
Regret at dissatisfaction
While we can understand your frustration, ...
We understand how disappointing it can be when your expectations are not met.
Rejecting responsibility for the problem leading to the complaint
I regret to inform you that …
I am afraid that …
Unfortunately, I must point out that …
Reasons for the rejection
This is because the guarantee period has expired.
This is due to the fact that the guarantee period has expired.
If a third party (another person or organisation) is to blame, direct the complainer to that party
We therefore suggest that you contact...
Concluding paragraph aiming at retaining the goodwill of the customer
We look forward to receiving your further orders, and assure you that they will be filled correctly / promptly.
I will call you soon to check that this meets with your approval
Please contact me should you have any further cause for concern.

Kết quả (Việt) 1:

1. ghi nhận nhận được một lá thư khiếu nại:Xin cảm ơn lá thư của bạn của... về việc liên quan đến / liên quan với... Tôi tham khảo của bạn thư... về / liên quan đến...Tôi đang viết với tham chiếu đến (tình huống hoặc khiếu nại) (ngày nay). Xin lỗi vì các lỗi hoặc do lỗiChúng tôi phải xin lỗi cho... Chúng tôi chân thành xin lỗi cho... Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho... Tôi muốn xin lỗi vì các lỗi được thực hiện bởi công ty chúng tôi tại (động từ + ing)Trước hết tôi xin lỗi ('xin lỗi' ở Hoa Kỳ) cho sự bất tiện/đau khổ/vấn đề tạo ra bởi lỗi/sự thất bại của chúng tôi. Thụ lý đơn khiếu nạiChúng tôi đồng ý rằng những tiêu chuẩn cao thông thường của sản phẩm / dịch vụ không được đáp ứng trong trường hợp này. Một lời giải thích ngắn của các lỗi Giới thiệu các cụm từ Theo kết quả điều tra của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng... (Không: sau khi điều tra của chúng tôi...) Nguyên nhân Các lỗi đã được gây ra bởi... / là do... Rõ ràng, vấn đề là kết quả của... / kết quả của... Nguyên nhân / lý do cho những sai lầm đã...Hiệu ứng Kết quả là... Điều này dẫn đến... Kết quả là...Giải pháp Chúng tôi có lần / thay đổi của chúng tôi... Chúng tôi đã thực hiện một hệ thống để... Để ngăn chặn tái xuất hiện, chúng tôi đã thiết lập một thủ tục xác minh.Bảo đảm Chúng tôi đảm bảo với bạn rằng điều này sẽ không xảy ra lần nữa.Điều tra được thực hiện: Chúng tôi hiện đang điều tra nguyên nhân của... Chúng tôi sẽ điều tra nguyên nhân của... Đề xuất để giải quyết những khó khănNhư là một cử chỉ của chúng tôi rất tiếc, chúng tôi đang chuẩn bị để... / chúng tôi sẵn sàng... / chúng tôi mong muốn... Cho thấy thiện chí, chúng tôi sẽ cung cấp để đưa hàng trở lại, làm cho một sự thay thế, cung cấp cho giảm giá vv.Chúng tôi đã cử các mục mới bằng cách nhận chuyển phát nhanh. Họ nên đến nơi bởi thứ ba, ngày 9 tháng 4 năm 2013. Để hiển thị thiện chí của chúng tôi, chúng tôi muốn cung cấp cho bạn một giảm giá 5% đặt hàng tiếp theo của bạn với chúng tôi. Trong ánh sáng này, chúng tôi đã quyết định (giải pháp hoặc cung cấp), mà chúng tôi hy vọng sẽ được chấp nhận cho bạnHối hận vì không hài lòngTrong khi chúng tôi có thể hiểu thất vọng của bạn,... Chúng tôi hiểu làm thế nào đáng thất vọng nó có thể khi các bạn mong đợi không được đáp ứng. Từ chối trách nhiệm về các vấn đề dẫn đến khiếu nạiTôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng... Tôi e rằng... Thật không may, tôi phải chỉ ra rằng... Lý do từ chốiĐiều này là bởi vì thời gian bảo lãnh đã hết hạn. Điều này là do thực tế là thời hạn bảo lãnh đã hết hạn. Nếu một bên thứ ba (một người hoặc tổ chức) là để đổ lỗi, complainer để bên đó trực tiếp.Do đó, chúng tôi đề nghị bạn liên hệ với... Kết thúc đoạn nhằm mục đích giữ chân thiện chí của khách hàng Chúng tôi mong nhận được các đơn đặt hàng hơn nữa, và đảm bảo với bạn rằng họ sẽ được điền một cách chính xác / nhanh chóng. Tôi sẽ gọi cho bạn nhanh chóng kiểm tra rằng điều này đáp ứng với sự chấp thuận của bạnXin vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ nguyên nhân nữa cho mối quan tâm.

Kết quả (Việt) 2:

1. Nhận thức nhận được thư khiếu nại:
Cám ơn lá thư của các ... liên quan đến / về / liên quan đến ...
tôi đề cập đến lá thư của bạn của ... về / liên quan đến ...
Tôi viết có sự tham khảo (tình huống hoặc khiếu nại) của (ngày ). Apology cho lỗi hoặc lỗi Chúng tôi phải xin lỗi vì ... Chúng tôi chân thành xin lỗi vì ... Hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho ... tôi muốn xin lỗi cho những lỗi được thực hiện bởi công ty chúng tôi trong (verb + ing) Trước hết tôi xin lỗi ( 'xin lỗi' trong Mỹ) vì sự bất tiện / nạn / vấn đề gây ra bởi lỗi của chúng tôi / thất bại. Chấp nhận các khiếu nại Chúng tôi đồng ý rằng các tiêu chuẩn cao thông thường của sản phẩm của chúng tôi / dịch vụ không được đáp ứng trong trường hợp này. một lời giải thích ngắn gọn về lỗi cụm từ mở đầu Như một kết quả của điều tra của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng ... (Không: Sau khi điều tra của chúng tôi ...) nguyên nhân của lỗi này là do ... / là do ... Rõ ràng, vấn đề là kết quả của ... / dẫn từ ... nguyên nhân / lý do sai lầm là ... Tác dụng kết quả là ... Điều này dẫn đến ... Do đó ... Giải pháp chúng tôi đã sửa đổi / thay đổi của chúng tôi ... chúng tôi đã thực hiện một hệ thống để ... để ngăn chặn tái xuất hiện, chúng tôi đã thiết lập một thủ tục xác minh. Cam chúng tôi đảm bảo bạn rằng điều này sẽ không xảy ra một lần nữa. Điều tra được thực hiện: chúng tôi hiện đang điều tra nguyên nhân của ... chúng tôi sẽ điều tra nguyên nhân của ... đề xuất để giải quyết những khó khăn Như một cử chỉ ân hận của chúng tôi, chúng tôi sẵn sàng ... / chúng tôi sẵn sàng ... / chúng tôi muốn ... để hiển thị thiện chí, chúng tôi sẽ cung cấp để đưa hàng hoá trở lại, làm cho một sự thay thế, cung cấp cho giảm giá, vv chúng tôi đã cử các mục mới bằng cách chuyển phát nhanh. Họ sẽ đến trước ngày Thứ 3 Tháng 4 9 năm 2013. Để thể hiện thiện chí của chúng tôi, chúng tôi muốn cung cấp cho bạn một giảm giá 5% trên thứ tự tiếp theo của bạn với chúng tôi. Trong ánh sáng này, chúng tôi đã quyết định (giải pháp hoặc cung cấp), mà chúng tôi hy vọng sẽ được chấp nhận để bạn Regret tại không hài lòng khi chúng ta có thể hiểu sự thất vọng của mình, ... chúng tôi hiểu như thế nào thất vọng nó có thể được khi mong đợi của bạn không được đáp ứng. Từ chối trách nhiệm về vấn đề dẫn đến việc khiếu nại tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng ... tôi sợ rằng ... thật không may, tôi phải chỉ ra rằng ... lý do cho sự từ chối này là bởi vì thời gian bảo hành đã hết hạn. Điều này là do thực tế là thời hạn bảo lãnh đã hết hạn. Nếu một bên thứ ba (người khác hoặc tổ chức) là để đổ lỗi chỉ đạo việc người khiếu nại cho bên đó do đó chúng tôi đề nghị bạn nên liên hệ với ... Kết thúc đoạn nhằm duy trì sự tín nhiệm của khách hàng Chúng tôi rất mong nhận được đơn đặt hàng của bạn hơn nữa, và đảm bảo với bạn rằng họ sẽ được lấp đầy một cách chính xác / kịp thời. tôi sẽ gọi bạn sớm để kiểm tra này đáp ứng với sự chấp thuận của bạn hãy liên hệ với tôi bạn nên có bất kỳ nguyên nhân của việc quan tâm.