Internal Control - Integrated Frame

Internal Control - Integrated Framework


Executive Summary

Senior executives have long sought ways to better control the enterprises they run. Internal controls are put in place to keep the company on course toward profitability goals and achievement of its mission, and to minimize surprises along the way. They enable management to deal with rapidly changing economic and competitive environments, shifting customer demands and priorities, and restructuring for future growth. Internal controls promote efficiency, reduce risk of asset loss, and help ensure the reliability of financial statements and compliance with laws and regulations.

Because internal control serves many important purposes, there are increasing calls for better internal control systems and report cards on them. Internal control is looked upon more and more as a solution to a variety of potential problems.

Internal Control

Internal control means different things to different people. This causes confusion among businesspeople, legislators, regulators and others. Resulting miscommunication and different expectations cause problems within an enterprise. Problems are compounded when the term, if not clearly defined, is written into law, regulation or rule.

This report deals with the needs and expectations of management and others. It defines and describes internal control to:

1. Establish a common definition serving the needs of different parties.
2. Provide a standard against which business and other entities--large or small, in the public or private sector, for profit or not--can assess their control systems and determine how to improve them.


Internal control is broadly defined as a process, effected by an entity's board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories:

1. Effectiveness and efficiency of operations. 2. Reliability of financial reporting.
3. Compliance with applicable laws and regulations.


The first category addresses an entity's basic business objectives, including performance and profitability goals and safeguarding of resources. The second relates to the preparation of reliable published financial statements, including interim and condensed financial statements and selected financial data derived from such statements, such as earnings releases, reported publicly. The third deals with complying with those laws and regulations to which the entity is subject. These distinct but overlapping categories address different needs and allow a directed focus to meet the separate needs.

Internal control systems operate at different levels of effectiveness. Internal control can be judged effective in each of the three categories, respectively, if the board of directors and management have reasonable assurance that:



They understand the extent to which the entity's operations objectives are being achieved.


1. Published financial statements are being prepared reliably. 2. Applicable laws and regulations are being complied with.
3. While internal control is a process, its effectiveness is a state or condition of the process at one or more points in time.


Internal control consists of five interrelated components. These are derived from the way management runs a business, and are integrated with the management process. Although the components apply to all entities, small and mid-size companies may implement them differently than large ones. Its controls may be less formal and less structured, yet a small company can still have effective internal control. The components are:

Control Environment

The control environment sets the tone of an organization, influencing the control consciousness of its people. It is the foundation for all other components of internal control, providing discipline and structure. Control environment factors include the integrity, ethical values and competence of the entity's people; management's philosophy and operating style; the way management assigns authority and responsibility, and organizes and develops its people; and the attention and direction provided by the board of directors.

Risk Assessment

Every entity faces a variety of risks from external and internal sources that must be assessed. A precondition to risk assessment is establishment of objectives, linked at different levels and internally consistent. Risk assessment is the identification and analysis of relevant risks to achievement of the objectives, forming a basis for determining how the risks should be managed. Because economic, industry, regulatory and operating conditions will continue to change, mechanisms are needed to identify and deal with the special risks associated with change.

Control Activities

Control activities are the policies and procedures that help ensure management directives are carried out. They help ensure that necessary actions are taken to address risks to achievement of the entity's objectives. Control activities occur throughout the organization, at all levels and in all functions. They include a range of activities as diverse as approvals, authorizations, verifications, reconciliations, reviews of operating performance, security of assets and segregation of duties.

Information and Communication

Pertinent information must be identified, captured and communicated in a form and timeframe that enable people to carry out their responsibilities. Information systems produce reports, containing operational, financial and compliance-related information, that make it possible to run and control the business. They deal not only with internally generated data, but also information about external events, activities and conditions necessary to informed business decision-making and external reporting. Effective communication also must occur in a broader sense, flowing down, across and up the organization. All personnel must receive a clear message from top management that control responsibilities must be taken seriously. They must understand their own role in the internal control system, as well as how individual activities relate to the work of others. They must have a means of communicating significant information upstream. There also needs to be effective communication with external parties, such as customers, suppliers,



regulators and shareholders.

Monitoring

Internal control systems need to be monitored--a process that assesses the quality of the system's performance over time. This is accomplished through ongoing monitoring activities, separate evaluations or a combination of the two. Ongoing monitoring occurs in the course of operations. It includes regular management and supervisory activities, and other actions personnel take in performing their duties. The scope and frequency of separate evaluations will depend primarily on an assessment of risks and the effectiveness of ongoing monitoring procedures. Internal control deficiencies should be reported upstream, with serious matters reported to top management and the board.

There is synergy and linkage among these components, forming an integrated system that reacts dynamically to changing conditions. The internal control system is intertwined with the entity's operating activities and exists for fundamental business reasons. Internal control is most effective when controls are built into the entity's infrastructure and are a part of the essence of the enterprise. "Built in" controls support quality and empowerment initiatives, avoid unnecessary costs and enable quick response to changing conditions.

There is a direct relationship between the three categories of objectives, which are what an entity strives to achieve, and components, which represent what is needed to achieve the objectives. All components are relevant to each objectives category. When looking at any one category--the effectiveness and efficiency of operations, for instance--all five components must be present and functioning effectively to conclude that internal control over operations is effective.

The internal control definition--with its underlying fundamental concepts of a process, effected by people, providing reasonable assurance--together with the categorization of objectives and the components and criteria for effectiveness, and the associated discussions, constitute this internal control framework.

What Internal Control Can Do

Internal control can help an entity achieve its performance and profitability targets, and prevent loss of resources. It can help ensure reliable financial reporting. And it can help ensure that the enterprise complies with laws and regulations, avoiding damage to its reputation and other consequences. In sum, it can help an entity get to where it wants to go, and avoid pitfalls and surprises along the way.

What Internal Control Cannot Do

Unfortunately, some people have greater, and unrealistic, expectations. They look for absolutes, believing that:

Internal control can ensure an entity's success--that is, it will ensure achievement of basic business objectives or will, at the least, ensure survival.
Even effective internal control can only help an entity achieve these objectives. It can provide management information about the entity's progress, or lack of it, toward their achievement. But internal control cannot change an inherently poor manager into a good one. And, shifts in government policy or programs, competitors' actions or economic conditions can be beyond management's control. Internal control cannot ensure success, or even survival.


The trial version converts only 3 pages. Evaluation only.
Converted by First PDF.
(Licensed version doesn't display this notice!)

Click to get the license for First PDF.

Kết quả (Việt) 1:

Kiểm soát nội bộ - tích hợp khuôn khổTóm tắtĐiều hành cấp cao lâu đã tìm cách để kiểm soát tốt hơn các doanh nghiệp họ chạy. Kiểm soát nội bộ được đặt ở vị trí để giữ cho công ty về các khóa học hướng tới mục tiêu lợi nhuận và đạt được nhiệm vụ của nó, và để giảm thiểu những bất ngờ trên đường đi. Họ cho phép quản lý để đối phó với nhanh chóng thay đổi môi trường kinh tế và cạnh tranh, chuyển dịch nhu cầu khách hàng và ưu tiên, và tái cấu trúc cho sự tăng trưởng trong tương lai. Kiểm soát nội bộ phát huy hiệu quả, giảm nguy cơ tài sản mất và giúp đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ với luật pháp và quy định.Bởi vì kiểm soát nội bộ phục vụ nhiều mục đích quan trọng, có đang gia tăng các cuộc gọi cho tốt hơn kiểm soát nội bộ hệ thống và báo cáo thẻ vào chúng. Kiểm soát nội bộ nhìn theo nhiều hơn và nhiều hơn nữa như một giải pháp cho một loạt các vấn đề tiềm năng.Kiểm soát nội bộKiểm soát nội bộ có nghĩa là những thứ khác nhau để những người khác nhau. Điều này gây ra sự nhầm lẫn giữa các doanh nhân, nhà lập pháp, điều chỉnh và những người khác. Kết quả miscommunication và kỳ vọng khác nhau gây ra các vấn đề trong một doanh nghiệp. Vấn đề phức tạp khi thuật ngữ, nếu xác định không rõ ràng, được viết vào pháp luật, quy định hoặc quy tắc.Báo cáo này đề với các nhu cầu và mong đợi của quản lý và những người khác. Nó xác định và mô tả các kiểm soát nội bộ để:1. thiết lập một định nghĩa phổ biến phục vụ nhu cầu của các bên khác nhau.2. cung cấp một tiêu chuẩn đối với những thực thể kinh doanh và các - lớn hay nhỏ, trong khu vực hoặc khu vực tư nhân, cho lợi nhuận hay không - có thể đánh giá các hệ thống kiểm soát và xác định làm thế nào để cải thiện chúng.Kiểm soát nội bộ được định nghĩa rộng rãi như là một quá trình, thực hiện bởi một thực thể ban giám đốc, quản lý và nhân viên khác, được thiết kế để cung cấp bảo đảm hợp lý liên quan đến việc đạt được các mục tiêu trong các loại sau:1. tính hiệu quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh. 2. sự đáng tin cậy của báo cáo tài chính.3. tuân thủ với các luật và quy định.Các loại đầu tiên địa chỉ của một thực thể mục tiêu kinh doanh cơ bản, trong đó có hiệu suất và mục tiêu lợi nhuận và bảo vệ các nguồn tài nguyên. Thứ hai liên quan đến việc chuẩn bị báo cáo tài chính xuất bản đáng tin cậy, bao gồm báo cáo tài chính tạm thời và ngưng tụ và dữ liệu tài chính đã chọn xuất phát từ phát biểu như vậy, chẳng hạn như bản phát hành các khoản thu nhập, báo cáo công khai. Thứ ba đề với việc tuân thủ với những luật lệ và quy định mà các thực thể có chủ đề. Các thể loại khác biệt nhưng chồng chéo nhu cầu khác nhau và cho phép một tập trung chỉ đạo để đáp ứng nhu cầu riêng biệt.Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ở các cấp độ khác nhau của hiệu quả. Kiểm soát nội bộ có thể được đánh giá hiệu quả trong mỗi trong ba loại, tương ứng, nếu ban giám đốc và quản lý có sự chắc chắn hợp lý rằng: Họ hiểu mức độ mà các tổ chức hoạt động mục tiêu đạt được.1. xuất bản báo cáo tài chính đang được chuẩn bị đáng tin cậy. 2. áp dụng luật và quy định được tuân thủ.3. trong khi kiểm soát nội bộ là một quá trình, hiệu quả của nó là một nhà nước hoặc các điều kiện của quá trình tại một hoặc nhiều điểm trong thời gian.Kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần phần tương quan. Chúng được bắt nguồn từ cách quản lý chạy một doanh nghiệp, và được tích hợp với trình quản lý. Mặc dù các thành phần áp dụng cho tất cả các cơ quan, công ty nhỏ và cỡ trung có thể thực hiện chúng một cách khác nhau hơn so với những người lớn. Điều khiển của nó có thể là không chính thức và ít cấu trúc, nhưng một công ty nhỏ có thể vẫn còn có hiệu quả kiểm soát nội bộ. Các thành phần là:Kiểm soát môi trườngMôi trường kiểm soát thiết lập các giai điệu của một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của người dân của nó. Nó là nền tảng cho tất cả các thành phần khác của kiểm soát nội bộ, cung cấp các cấu trúc và kỷ luật. Kiểm soát các yếu tố môi trường bao gồm sự toàn vẹn, giá trị đạo Đức và thẩm quyền của các tổ chức nhân dân; quản lý của triết học và hoạt động phong cách; quản lý cách gán quyền và trách nhiệm, và tổ chức và phát triển con người của nó; và sự chú ý và hướng cung cấp bởi Hội đồng quản trị.Đánh giá rủi roMỗi thực thể phải đối mặt với một loạt các rủi ro từ bên ngoài và nội bộ nguồn phải được đánh giá. Một điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu, liên kết các cấp và nhất quán trong nội bộ. Đánh giá rủi ro là nhận dạng và phân tích của các rủi ro liên quan để đạt được các mục tiêu, tạo thành một cơ sở cho việc xác định như thế nào những rủi ro phải được quản lý. Bởi vì kinh tế, công nghiệp, điều kiện pháp lý và hoạt động sẽ tiếp tục thay đổi, cơ chế là cần thiết để xác định và đối phó với những rủi ro đặc biệt liên quan đến sự thay đổi.Kiểm soát hoạt độngCác hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục giúp đảm bảo quản lý chỉ được thực hiện. Họ giúp đảm bảo rằng hành động cần thiết được đưa đến địa chỉ những rủi ro để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Kiểm soát các hoạt động xảy ra trong suốt tổ chức, tại tất cả các cấp và trong tất cả các chức năng. Chúng bao gồm một loạt các hoạt động khác nhau như chấp thuận, ủy quyền, minh, reconciliations, đánh giá hoạt động hiệu quả, an toàn của tài sản và sự phân biệt của nhiệm vụ.Thông tin và truyền thôngThông tin cần thiết phải được xác định, bị bắt và truyền đạt trong một hình thức và khung thời gian cho phép mọi người để thực hiện trách nhiệm của họ. Hệ thống thông tin sản xuất báo cáo, có chứa thông tin hoạt động, tài chính và tuân thủ liên quan, mà làm cho nó có thể chạy và kiểm soát các doanh nghiệp. Họ giải quyết không chỉ với nội bộ tạo ra dữ liệu, mà còn thông tin về các sự kiện bên ngoài, hoạt động và điều kiện cần thiết để thông báo kinh doanh báo cáo đưa ra quyết định và bên ngoài. Giao tiếp hiệu quả cũng phải xảy ra trong một ý nghĩa rộng hơn, chảy xuống, qua và ra tổ chức. Tất cả nhân viên phải nhận được một thông điệp rõ ràng từ quản lý hàng đầu mà điều khiển trách nhiệm phải được thực hiện nghiêm túc. Họ phải hiểu vai trò của họ trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như làm thế nào các hoạt động cá nhân liên quan đến công việc của những người khác. Họ phải có một phương tiện giao tiếp thông tin quan trọng lên thượng nguồn. Có cũng cần phải có hiệu quả giao tiếp với bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, nhà cung cấp, điều chỉnh và cổ đông.Giám sátInternal control systems need to be monitored--a process that assesses the quality of the system's performance over time. This is accomplished through ongoing monitoring activities, separate evaluations or a combination of the two. Ongoing monitoring occurs in the course of operations. It includes regular management and supervisory activities, and other actions personnel take in performing their duties. The scope and frequency of separate evaluations will depend primarily on an assessment of risks and the effectiveness of ongoing monitoring procedures. Internal control deficiencies should be reported upstream, with serious matters reported to top management and the board.There is synergy and linkage among these components, forming an integrated system that reacts dynamically to changing conditions. The internal control system is intertwined with the entity's operating activities and exists for fundamental business reasons. Internal control is most effective when controls are built into the entity's infrastructure and are a part of the essence of the enterprise. "Built in" controls support quality and empowerment initiatives, avoid unnecessary costs and enable quick response to changing conditions.There is a direct relationship between the three categories of objectives, which are what an entity strives to achieve, and components, which represent what is needed to achieve the objectives. All components are relevant to each objectives category. When looking at any one category--the effectiveness and efficiency of operations, for instance--all five components must be present and functioning effectively to conclude that internal control over operations is effective.The internal control definition--with its underlying fundamental concepts of a process, effected by people, providing reasonable assurance--together with the categorization of objectives and the components and criteria for effectiveness, and the associated discussions, constitute this internal control framework.What Internal Control Can DoInternal control can help an entity achieve its performance and profitability targets, and prevent loss of resources. It can help ensure reliable financial reporting. And it can help ensure that the enterprise complies with laws and regulations, avoiding damage to its reputation and other consequences. In sum, it can help an entity get to where it wants to go, and avoid pitfalls and surprises along the way.What Internal Control Cannot DoUnfortunately, some people have greater, and unrealistic, expectations. They look for absolutes, believing that:Internal control can ensure an entity's success--that is, it will ensure achievement of basic business objectives or will, at the least, ensure survival.Even effective internal control can only help an entity achieve these objectives. It can provide management information about the entity's progress, or lack of it, toward their achievement. But internal control cannot change an inherently poor manager into a good one. And, shifts in government policy or programs, competitors' actions or economic conditions can be beyond management's control. Internal control cannot ensure success, or even survival. The trial version converts only 3 pages. Evaluation only.Converted by First PDF.(Licensed version doesn't display this notice!)Click to get the license for First PDF.