Dear team, Earlier this week I sent

Dear team,

Earlier this week I sent together with Jane Moran the below message relating to data retention. This is to give some more background to the global legal team, so you can guide other colleagues in your business to the right direction, if you get related questions.

Unilever has issued a Data Retention Standard, the purpose of which was to create simple rules concerning retention and deletion of data. Reason is, in today’s digital world, we generate an enormous amount of data. Storing this continuously increasing amount of data without any time limits is very costly, but the data is also difficult to control and contain, presenting Unilever with significant business and legal risks.

The Data Retention Standard applies to all Unilever employees and to all documents in terms of data retention and destruction. You can find the data retention periods for each document type in the Cluster Retention Schedules, outlining the mandated periods for easy reference for each of the 8 Clusters. In addition, the Data Retention Standard stipulates that so called “unstructured data”, such as e-mails and business presentations, has a retention period of five years.

Here the highlights:
• A five-year retention period for e-mails applies, which means that older e-mail files must be deleted (from August 1 forward aided by an automatic deletion process).
• A five year retention period for other “unstructured data” such as business presentations, memos, and other non-statutory records applies.
• The above time periods may be extended, in case of a valid business reason.
• For statutory/classified records, such as accounting, tax and other corporate documentation, specific, legally mandated retention periods apply. These can be found in the Cluster Retention Schedules.

Please visit the Data Retention site at: http://inside.unilever.com/legal/SitePages/Data%20Retention%20Resource%20BP.aspx. There you will find the Data Retention Standard, Q&A and the 8 Cluster Retention Schedules. You can contact your Cluster Data Retention Champion for more information – you will find this name list also on the site.

Finally, there will be many people who are concerned about loss of data for a number of reasons. If you believe that your Cluster Retention Schedule does not address a specific data type, where retention is called for, please raise this with your Cluster Champion for review and action. The exceptions process should be reserved for truly exceptional cases and managed very responsibly.

Best regards,
Ritva

Kết quả (Việt) 2:

Thưa đội, đầu tuần này tôi đã gửi cùng với Jane Moran thông điệp dưới đây liên quan đến dữ liệu lưu trữ. Điều này là để cung cấp cho một số nền hơn với đội ngũ pháp lý toàn cầu, vì vậy bạn có thể hướng dẫn các đồng nghiệp khác trong kinh doanh của bạn để đi đúng hướng, nếu bạn nhận được câu hỏi liên quan. Unilever đã ban hành một Data Retention chuẩn, mục đích đó là tạo ra quy tắc đơn giản liên quan đến duy trì và xóa dữ liệu. Lý do là, trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, chúng ta tạo ra một số lượng lớn dữ liệu. Lưu trữ này số lượng ngày càng tăng liên tục của dữ liệu mà không cần bất kỳ thời gian giới hạn là rất tốn kém, nhưng dữ liệu cũng là khó khăn để kiểm soát và chứa, trình bày Unilever với kinh doanh quan trọng và rủi ro pháp lý. Các dữ liệu Retention Tiêu chuẩn áp dụng cho tất cả các nhân viên Unilever và cho tất cả các tài liệu về của dữ liệu lưu giữ và tiêu hủy. Bạn có thể tìm ra thời gian lưu giữ dữ liệu cho từng loại tài liệu trong các Biểu Cụm Retention, phác thảo các giai đoạn bắt buộc để tham khảo dễ dàng cho mỗi 8 Clusters. Ngoài ra, các Retention chuẩn dữ liệu quy định rằng cái gọi là "dữ liệu phi cấu trúc", chẳng hạn như e-mail và các bài thuyết trình kinh doanh, có một thời gian lưu giữ của năm năm. Dưới đây những điểm nổi bật: • Một thời gian lưu giữ năm năm cho e-mail được áp dụng, điều đó có nghĩa rằng các tập tin e-mail cũ phải được xóa (từ ngày 1 tháng 8 về phía trước hỗ trợ bởi một quá trình xóa tự động). • một thời gian lưu giữ năm năm cho khác "dữ liệu phi cấu trúc" như bài trình diễn, bản ghi nhớ, và hồ sơ không theo luật định khác áp dụng . • các khoảng thời gian trên có thể được gia hạn, trong trường hợp có lý do kinh doanh hợp lệ. • Đối với luật định / hồ sơ phân loại, chẳng hạn như kế toán, thuế và các tài liệu khác của công ty, cụ thể, thời gian lưu giữ uỷ quyền hợp pháp được áp dụng. . Đây có thể được tìm thấy trong các Biểu Cụm Retention Vui lòng truy cập trang web Lưu trữ dữ liệu tại: http://inside.unilever.com/legal/SitePages/Data%20Retention%20Resource%20BP.aspx. Ở đó bạn sẽ tìm thấy những dữ liệu Retention Standard, Q & A và các Biểu Retention 8 Cluster. Bạn có thể liên hệ với cụm dữ liệu Retention Champion của bạn để biết thêm thông tin - bạn sẽ thấy danh sách tên này cũng trên trang web. Cuối cùng, sẽ có rất nhiều người đang lo ngại về việc mất dữ liệu cho một số lý do. Nếu bạn tin rằng Retention Lịch Cụm bạn không giải quyết một kiểu dữ liệu cụ thể, nơi giữ được kêu gọi, xin vui lòng nêu vấn đề này với Champion Cụm bạn để xem xét và hành động. Quá trình ngoại lệ nên được dành cho những trường hợp thật sự đặc biệt và quản lý rất có trách nhiệm. Trân trọng, Ritva