iii PrepaymentIn case where any cus

iii Prepayment

In case where any customer (including travel agents) is not granted credit terms, they need to prepay before the guest arrives. GSA must ensure that full payment has been received before guest is allowed to check-in.

Reservations Department needs to state clearly in the client booking that prepayment is required

Company or personal cheques are NOT ACCEPTED for both prepayment and Cash on Arrival. Therefore, GSA must ensure that the hotel has received full payment in its account by checking with the Accounting Department (preferably Credit Manager) otherwise, he/she will be held responsible for the loss incurred and necessary action will also be taken.

iv Direct Billing

(a) Travel Agency Voucher
Vouchers of travel agents that have been approved for acceptance is acceptable for settlement of specific folio Charges (generally room, service charges and taxes). The Guest Service Agent is responsible for the following:

- Secure the voucher from the registering guest. (If voucher is not automatically presented, and if reservation identifies a travel agency, the Guest Service Agent must ask for the voucher).
- Examine the voucher to determine what the voucher covers and verify the details.
- Secure a credit card or cash from the guest for settlement of charges not covered by the voucher.
- Record the travel agent identification and voucher number on the room folio and registration card.
- Securely staple the voucher to the registration card to avoid loss. Drop the voucher the same as credit cards at the time of guest check-out, for direct billing by Accounting.
- In the absence of the voucher it must be noted in the PMS (Fidelio) comment field, and the Front Office/Assistant Front Office Manager notified immediately and follows up Voucher before guest’s check in.
- A written confirmation, showing which charges will be accepted by the Agent, must be obtained. This confirmation must be received before the guest’s departure, or an alternative method of payment must be obtained from the guest.
-
(b) Other direct billing is permitted only under the following conditions:

- The reservation reflects that direct billing has been approved by the General Manager or Financial Controller. Other than the General Manager’s, Credit Manager’s or Financial Controller’s approval, such uncollected accounts become the responsibility of the authorizer.
- Where there is a written agreement, which includes payment terms, with local companies and organizations booking business with the hotel on an ongoing basis and this approval is recorded in the customer booking.

Monitoring Guest Ledger Balances

Notwithstanding the protection afforded by carefully executed registration procedures, all hotels are required to monitor Guest Ledger balances on a daily basis by Front Office Manager and Income auditor. This procedure protects against over-limit charges on credit cards and abnormal charge activity. The Financial Controller must ensure this procedure is undertaken daily.

Kết quả (Việt) 1:

III trả trướcTrong trường hợp mà khách hàng bất kỳ (kể cả đại lý du lịch) là không cấp tín dụng khoản, họ cần phải trả trước trước khi khách đến. GSA phải đảm bảo rằng thanh toán đầy đủ đã được nhận được trước khi đánh được cho phép để check-in.Đặt phòng vùng cần phải nêu rõ trong khách hàng đó thanh toán trước đây là bắt buộcCông ty hoặc ngân phiếu cá nhân không được chấp nhận cho cả trả trước và tiền mặt khi đến nơi. Vì vậy, các GSA phải đảm bảo rằng khách sạn đã nhận được thanh toán đầy đủ trong tài khoản của mình bằng cách kiểm tra với phòng kế toán (tốt nhất là tín dụng quản lý) nếu không, người đó sẽ được tổ chức chịu trách nhiệm về tổn thất phát sinh và hành động cần thiết cũng sẽ được thực hiện.thanh toán trực tiếp IV(a) cơ quan du lịch phiếuChứng từ của các đại lý du lịch đã được chấp thuận cho chấp nhận được chấp nhận cho định cư của các chi phí cụ thể folio (nói chung phòng, phí dịch vụ và các loại thuế). Đại lý Dịch vụ đánh có trách nhiệm sau đây:-An toàn voucher từ các khách mời đăng ký. (Nếu phiếu không tự động trình bày, và nếu đặt xác định một cơ quan du lịch, các đại lý Dịch vụ đánh phải xin trợ cấp).-Kiểm tra các chứng từ để xác định những gì các chứng từ bao gồm và xác minh các chi tiết.-An toàn thẻ tín dụng hoặc tiền mặt từ đánh cho quyết toán của chi phí không được bao phủ bởi các chứng từ.-Ghi lại đại lý du lịch nhận dạng và phiếu số phòng folio và đăng ký thẻ.-An toàn bấm ghim các chứng từ để đăng ký thẻ để tránh mất. Bỏ phiếu tương tự như thẻ tín dụng tại thời điểm đánh trả, thanh toán trực tiếp bằng kế toán.-Trong sự vắng mặt của các chứng từ đó phải được ghi chú trong lĩnh vực bình luận PMS (Fidelio), và Front Office/trợ lý trước văn phòng quản lý thông báo ngay lập tức và sau lập chứng từ trước khi nhận phòng của khách.-Văn xác nhận, Hiển thị các chi phí đó sẽ được chấp nhận bởi các đại lý, phải có được. Xác nhận này phải được nhận trước của khách khởi hành, hoặc một phương pháp thay thế thanh toán phải được lấy từ các khách mời.-(b) khác thanh toán trực tiếp là cho phép theo các điều kiện sau đây:-Các Đặt phòng phản ánh trực tiếp thanh toán đã được chấp thuận bởi Tổng Giám đốc hoặc tài chính điều khiển. Khác với sự đồng ý của Tổng Giám đốc, quản lý tín dụng hoặc tài chính điều khiển, như vậy tài khoản uncollected trở thành trách nhiệm của authorizer.-Trường hợp có thoả thuận bằng văn bản, bao gồm các điều khoản thanh toán, với các công ty địa phương và các tổ chức đây kinh doanh với khách sạn trên cơ sở liên tục và phê chuẩn này được ghi lại trong các khách hàng đây.Giám sát đánh sổ kế toán số dưTuy nhiên bảo vệ dành do thủ tục đăng ký thực hiện một cách cẩn thận, tất cả các khách sạn được yêu cầu để giám sát các sổ kế toán đánh số dư trên một cơ sở hàng ngày bằng kiểm toán viên quản lý văn phòng mặt trận và thu nhập. Thủ tục này bảo vệ chống quá mức giới hạn chi phí vào thẻ tín dụng và các hoạt động bất thường phí. Bộ điều khiển tài chính phải đảm bảo thủ tục này được thực hiện hàng ngày.

Kết quả (Việt) 2:

iii Trả Trước

trường hợp trong đó bất kỳ khách hàng (bao gồm cả các đại lý du lịch) không được cấp điều kiện tín dụng, họ cần phải trả trước trước khi khách đến. GSA phải đảm bảo thanh toán đầy đủ đã được nhận trước của khách được phép nhận.

Bộ Phận Đặt Phòng cần nêu rõ trong các khách hàng đặt chỗ mà phải thanh toán trước

Công ty hoặc séc cá nhân KHÔNG CHẤP NHẬN cho cả trả trước và Tiền Arrival. Do đó, GSA phải đảm bảo rằng khách sạn đã nhận được thanh toán đầy đủ trong tài khoản của mình bằng cách kiểm tra với Vụ Kế toán (tốt hơn là tín dụng quản lý) nếu không, ông / bà sẽ được tổ chức chịu trách nhiệm về các tổn thất phát sinh và hành động cần thiết cũng sẽ được thực hiện.

Iv Thanh toán trực tiếp

(a) Phiếu Cơ quan du lịch
Chứng từ về các đại lý du lịch đã được phê duyệt để được chấp nhận là chấp nhận được để giải quyết các phí cụ thể folio (chung phòng, phí dịch vụ và thuế). Đại lý dịch vụ khách chịu trách nhiệm cho những việc sau:

- Bảo mật chứng từ từ khách đăng ký. (Nếu chứng từ không được tự động trình bày, và nếu đặt phòng xác định một cơ quan du lịch, các dịch vụ đại lý Khách phải yêu cầu chứng từ).
- Kiểm tra các chứng từ để xác định những chứng từ bao gồm và xác minh các chi tiết.
- Bảo mật thẻ tín dụng hoặc tiền mặt từ khách để giải quyết các khoản phí không được bao phủ bởi các chứng từ.
- Ghi nhận diện đại lý du lịch và số chứng từ folio phòng và thẻ đăng ký.
- an toàn lương thực của chứng từ vào thẻ đăng ký để tránh mất mát. Thả các chứng từ giống như thẻ tín dụng tại thời điểm khách trả phòng, cho thanh toán trực tiếp của kế toán.
- Trong trường hợp không có chứng từ đó phải được ghi chú trong PMS (Fidelio) lĩnh vực bình luận, và Mặt trận văn phòng / Trợ lý Mặt trận Quản lý văn phòng thông báo ngay lập tức và sau lên Voucher trước khi nhận phòng khách tại.
- Văn bản xác nhận, hiển thị mà chi phí sẽ được chấp nhận bởi các chất độc, phải được lấy. Xác nhận này phải được nhận trước của khách khởi hành, hoặc một phương pháp thay thế thanh toán phải được thu được từ khách.
-
(B) thanh toán trực tiếp khác chỉ được cho phép theo các điều kiện sau:

- Các phòng phản ánh rằng thanh toán trực tiếp đã được sự chấp thuận của Tổng Giám đốc hoặc kiểm soát tài chính. Khác hơn, các tài khoản không thu được như vậy tín dụng của người quản lý hoặc chính kiểm soát tài chính của, Tổng giám đốc của trở thành trách nhiệm của bên ủy quyền.
- Trường hợp có một thỏa thuận bằng văn bản, trong đó bao gồm các điều khoản thanh toán, với các công ty địa phương và các tổ chức đặt chỗ kinh doanh với khách sạn trên cơ sở liên tục và chính điều này được ghi lại trong các phòng của khách hàng.

Giám sát dư Khách Ledger

Mặc dù có sự bảo vệ bởi các thủ tục đăng ký thực hiện một cách cẩn thận, tất cả các khách sạn được yêu cầu phải theo dõi số dư Khách Ledger trên một cơ sở hàng ngày bởi Front Office Manager và kiểm toán viên thu nhập. Thủ tục này bảo vệ chống lại quá mức ấn định chi phí trên thẻ tín dụng và hoạt động phí bất thường. Bộ điều khiển tài chính phải đảm bảo thủ tục này được thực hiện hàng ngày.