1Asia PacificSUBJECT:Travel and Emp

1
Asia Pacific
SUBJECT:
Travel and Employee Expense Reimbursements Policy (PR-SS-TE-0001)
ISSUE DATE:
1/09/2015
APPLIES TO LOCATION:
APPLIES TO BUSINESS FUNCTION:
ALL
ALL
TITLE
NAME
DOCUMENT OWNER
Asia Pacific Shared Services Director
Jason Crimson
ENDORSED BY
VP HR Asia Pacific
Naomi Monteiro
AUTHORISED BY
CFO, VP- Finance, Asia Pacific
Rodney G Olsen
Document Owner is responsible for recommendation, authorisation, interpretation, implementation and review.
TABLE OF CONTENTS
1. PURPOSE ................................................................................................................................ 3
2. APPLICABILITY ....................................................................................................................... 3
3. OBJECTIVES ........................................................................................................................... 3
4. RESPONSIBILITIES................................................................................................................. 4
5. CONTROLS AND GUIDELINES .............................................................................................. 5
5.1 Business Travel ............................................................................................................................................ 5
5.1.1 Authorisations and general guidelines ................................................................................................... 5
5.1.2 Personal Travel and Non-Employee Travel ............................................................................................. 7
5.1.3 Flights (Air Travel) .................................................................................................................................... 8
5.1.4 Passports and Visa .................................................................................................................................. 9
5.1.5 Accommodation ....................................................................................................................................... 9
5.1.6 Ground Travel ........................................................................................................................................... 9
5.1.7 Meals ....................................................................................................................................................... 11
5.1.8 Telephone ............................................................................................................................................... 12
5.1.9 Winter Clothing....................................................................................................................................... 12
5.1.10 Miscellaneous Travel Expenses ........................................................................................................ 12
5.2 Health and Safety (Travel Safety)............................................................................................................... 14
5.3 Other Expenses .......................................................................................................................................... 14
5.3.1 Other non-reimbursable expenses ........................................................................................................ 14
5.3.2 Mobile phone expenses ......................................................................................................................... 14
5.3.3 Overtime Work Meal and Transportation .............................................................................................. 15
5.3.4 Association and Membership Fees ....................................................................................................... 15
5.3.5 Employee Relocation Costs ................................................................................................................... 15
5.4 Expense Report Submission ..................................................................................................................... 15
2
5.5 Corporate Credit Card ................................................................................................................................ 16
5.5.1 General Guideline .................................................................................................................................... 16
5.5.2 Use of Corporate Credit Card for Low Value Purchase Program .......................................................... 16
5.5.3 Use of Corporate Credit Card for seminar deposits and other advance payments ............................. 17
5.6 Gift and Entertainment ............................................................................................................................... 18
5.7 Exception Approvers .................................................................................................................................. 22
5.8 Review and Changes in the Policy ............................................................................................................ 22
Appendix 1 Travel Request Approval .................................................................................................................... 23
Appendix 2 Cash Advances.................................................................................................................................... 24
Appendix 3 Direct Billing to K-C............................................................................................................................. 26
Appendix 4 Flights (Air travel) ................................................................................................................................ 27
Appendix 5 Accommodation expense thresholds ................................................................................................. 28
Appendix 6 Personal Vehicle.................................................................................................................................. 31
Appendix 7 Public Transportation ......................................................................................................................... 36
Appendix 8 Meal reimbursement thresholds ......................................................................................................... 39
Appendix 9 Per diem ............................................................................................................................................... 44
Appendix 10 Telephone .......................................................................................................................................... 45
Appendix 11 Winter Clothing .................................................................................................................................. 47
Appendix 12 Gift of appreciation for host .............................................................................................................. 47
Appendix 13 Overtime meal and transportation .................................................................................................... 48
Appendix 14 Receipt thresholds, FOREX and GST ............................................................................................... 50
Appendix 15 Other country specific requirements ................................................................................................ 52
Appendix 16 Expense Charge codes, Tax and accounting treatment .................................................................. 56
Appendix 17 Gift and Entertainment ...................................................................................................................... 57
3
1. PURPOSE
This policy provides instructions for reimbursement of expenses incurred by employees in the proper conduct of Kimberly-Clark (“K-C”) business including:
i. Travel requests
ii. Expense Report submission requirements
iii. Corporate Card
iv. Gift & entertainment
This policy applies to all K-C locations in the Asia Pacific region. Country specific details are shown in the appendices.
The content of this policy is drawn based on CFI 27- 50 Employee Expense Reimbursement. However, some sections, thresholds and timelines within this policy is revised to cater for the APAC Region business environment and therefore, may differ from CFI 27-50. Where this policy is silent, the requirements of CFI 27-50 should be applied.
2. APPLICABILITY
This policy applies to all employees, contractors and casual employees of Kimberly-Clark within the Asia Pacific region, including those temporarily assigned to the Asia Pacific region.
This policy applies to employees on a Global Assignment Program (GAP) in Asia Pacific, who are required to travel on business. For travel guidelines for relocation or home leave, please refer to the GAP manual.
3. OBJECTIVES
 To ensure that employees travel with proper safety and security,
 To communicate instructions to K-C employees in the Asia Pacific region who require to travel on company business
 To minimise travel related costs to the business.
4
4. RESPONSIBILITIES
Policy Owner
o Reviewing and maintaining the Asia Pacific Travel and Employee Reimbursement Policy
o Selection and review of suppliers of business travel products and services (in conjunction with the Regional Procurement Team and Regional Human Resources Team)
o Provide insight to develop a policy that is equitable and benchmarked to comparable international companies.
Management
o Determining the need and timing of business travel,
o Judging the reasonableness of travel expenses incurred by their employees
o Ensuring travel expenses meet applicable legal and tax requirements and are reimbursed in accordance with this policy and its appendices.
Travel Coordinators (where applicable)
o Recommending the lowest logical or applicable cost travel journeys to their travellers
o Booking travel for all employees in com

Kết quả (Việt) 1:

1Châu á Thái bìnhTIÊU ĐỀ:Du lịch và chính sách bồi hoàn chi phí nhân viên (PR-SS-TE-0001)NGÀY PHÁT HÀNH:1/09/2015ÁP DỤNG CHO VỊ TRÍ:ÁP DỤNG CHO CHỨC NĂNG KINH DOANH:TẤT CẢTẤT CẢTIÊU ĐỀTênCHỦ SỞ HỮU TÀI LIỆUÁ Thái Bình Dương chia sẻ giám đốc dịch vụJason CrimsonXÁC NHẬN BỞIVP HR á Thái Bình DươngNaomi MonteiroĐƯỢC ỦY QUYỀN BỞIGiám đốc tài chính, VP - tài chính, á Thái Bình DươngRodney G OlsenChủ sở hữu tài liệu có trách nhiệm khuyến nghị, uỷ quyền, giải thích, thực hiện và nhận xét.BẢNG NỘI DUNG1. PURPOSE ................................................................................................................................ 32. APPLICABILITY ....................................................................................................................... 33. OBJECTIVES ........................................................................................................................... 34. RESPONSIBILITIES................................................................................................................. 45. CONTROLS AND GUIDELINES .............................................................................................. 55.1 Business Travel ............................................................................................................................................ 55.1.1 authorisations và nguyên tắc chung... 55.1.2 cá nhân du lịch và du lịch không phải là nhân viên... 75.1.3 Flights (Air Travel) .................................................................................................................................... 85.1.4 Passports and Visa .................................................................................................................................. 95.1.5 Accommodation ....................................................................................................................................... 95.1.6 Ground Travel ........................................................................................................................................... 95.1.7 Meals ....................................................................................................................................................... 115.1.8 Telephone ............................................................................................................................................... 125.1.9 Winter Clothing....................................................................................................................................... 125.1.10 chi phí đi lại khác... 125.2 Health and Safety (Travel Safety)............................................................................................................... 145.3 Other Expenses .......................................................................................................................................... 145.3.1 các chi phí không hoàn... 145.3.2 Mobile phone expenses ......................................................................................................................... 145.3.3 thêm giờ làm việc bữa ăn và giao thông vận tải... 155.3.4 Hiệp hội và phí thành viên... 155.3.5 Employee Relocation Costs ................................................................................................................... 155.4 Expense Report Submission ..................................................................................................................... 1525.5 Corporate Credit Card ................................................................................................................................ 165.5.1 General Guideline .................................................................................................................................... 165.5.2 sử dụng của công ty thẻ tín dụng cho chương trình mua thấp giá trị... 165.5.3 sử dụng của công ty thẻ tín dụng cho hội thảo tiền gửi và thanh toán trước khác... 175.6 Gift and Entertainment ............................................................................................................................... 185.7 Exception Approvers .................................................................................................................................. 225.8 Review and Changes in the Policy ............................................................................................................ 22Appendix 1 Travel Request Approval .................................................................................................................... 23Appendix 2 Cash Advances.................................................................................................................................... 24Appendix 3 Direct Billing to K-C............................................................................................................................. 26Appendix 4 Flights (Air travel) ................................................................................................................................ 27Phụ lục 5 chỗ ở chi phí ngưỡng... 28Appendix 6 Personal Vehicle.................................................................................................................................. 31Appendix 7 Public Transportation ......................................................................................................................... 36Phụ lục 8 bữa ăn hoàn ngưỡng... 39Appendix 9 Per diem ............................................................................................................................................... 44Appendix 10 Telephone .......................................................................................................................................... 45Appendix 11 Winter Clothing .................................................................................................................................. 47Phụ lục 12 các món quà của sự đánh giá cao cho máy chủ... 47Phụ lục 13 tăng ca bữa ăn và giao thông vận tải... 48Phụ lục 14 nhận ngưỡng, ngoại hối và GST... 50Phụ lục 15 các quốc gia cụ thể yêu cầu... 52Phụ lục 16 chi phí phí mã, thuế và kế toán điều trị... 56Appendix 17 Gift and Entertainment ...................................................................................................................... 5731. MỤC ĐÍCHChính sách này cung cấp hướng dẫn cho bồi hoàn chi phí phát sinh do các nhân viên trong việc tiến hành thích hợp của Kimberly-Clark ("K-C") kinh doanh bao gồm:i. du lịch yêu cầuII. yêu cầu nộp báo cáo chi phíIII. công ty thẻIV. quà & giải tríChính sách này áp dụng cho tất cả các địa điểm K-C ở Châu á Thái Bình Dương. Chi tiết cụ thể quốc gia được hiển thị trong các phụ lục.Nội dung của chính sách này là rút ra dựa trên CFI 27-50 nhân viên chi phí bồi hoàn. Tuy nhiên, một số phần, ngưỡng và thời hạn trong chính sách này sửa đổi để phục vụ cho môi trường kinh doanh khu vực APAC và do đó, có thể khác nhau từ CFI 27-50. Trong trường hợp chính sách này là im lặng, các yêu cầu của CFI 27-50 nên được áp dụng.2. ÁP DỤNGChính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên, nhà thầu và không thường xuyên nhân viên của Kimberly-Clark trong khu vực Châu á Thái Bình Dương, bao gồm cả những người tạm thời được gán cho vùng châu á Thái Bình Dương.Chính sách này áp dụng cho nhân viên trên một chuyển nhượng toàn cầu chương trình (GAP) ở Châu á Thái Bình Dương, đã được yêu cầu để đi du lịch về kinh doanh. Du lịch hướng dẫn cho di chuyển hoặc nhà nghỉ xin vui lòng tham khảo hướng dẫn sử dụng khoảng cách.3. MỤC TIÊUÉ để đảm bảo rằng nhân viên đi du lịch với thích hợp an toàn và bảo mật,É để giao tiếp hướng dẫn cho nhân viên K-C ở Châu á Thái Bình Dương những người yêu cầu để đi vào kinh doanh công tyÉ để giảm thiểu du lịch liên quan đến chi phí để kinh doanh.44. TRÁCH NHIỆMChủ sở hữu chính sácho Reviewing và duy trì Châu á Thái Bình Dương du lịch và chính sách bồi hoàn của nhân viêno lựa chọn và xem xét các nhà cung cấp kinh doanh du lịch sản phẩm và dịch vụ (trong cùng với các khu vực mua sắm đội và khu vực nguồn nhân lực đội)o cung cấp cái nhìn sâu sắc để phát triển một chính sách đó là công bằng và benchmarked để so sánh các công ty quốc tế.Quản lýo xác định sự cần thiết và thời gian của kinh doanh du lịch,o xét xử tính hợp lý của chi phí đi lại phát sinh do nhân viên của họo Ensuring du lịch chi phí đáp ứng áp dụng pháp lý và thuế yêu cầu và được hoàn trả phù hợp với chính sách này và phụ lục của nó.Du lịch điều phối viên (nếu có)o đề xuất hợp lý hoặc áp dụng chi phí thấp nhất đi du lịch hành trình đến lẻ củao đây du lịch cho tất cả nhân viên trong com

Kết quả (Việt) 2:

1
Châu Á Thái Bình Dương
CHỦ ĐỀ:
Du lịch và Employee Expense bồi hoàn Policy (PR-SS-TE-0001)
SỐ NGÀY:
2015/01/09
Áp dụng VỊ TRÍ:
Áp dụng CHỨC NĂNG KINH DOANH:
TẤT CẢ
MỌI
TITLE
TÊN
TÀI LIỆU OWNER
Pacific Shared Services Á Giám đốc
Jason Crimson
XÁC NHẬN CỦA
VP HR châu Á Thái Bình Dương
Naomi Monteiro
ỦY QUYỀN CỦA
CFO, VP-Tài chính, Châu Á Thái Bình Dương
Rodney G Olsen
chủ Tài liệu có trách nhiệm giới thiệu, ủy quyền, giải thích, thực hiện và đánh giá.
MỤC LỤC
1. MỤC ĐÍCH 3
2. Khả năng ứng dụng 3
3. MỤC TIÊU 3
4. 4
5. KIỂM SOÁT VÀ HƯỚNG DẪN ............................................ .................................................. 5
5.1 Business Travel 5
5.1.1 Phê duyệt và hướng dẫn chung .......................................... .................................................. ....... 5
5.1.2 Travel cá nhân và phi nhân viên Travel ................................ .................................................. ........... 7
5.1.3 Các chuyến bay (Air Travel) 8
5.1.4 Hộ chiếu và Visa 9
5.1.5 trọ 9
5.1.6 đất Travel 9
5.1.7 Các bữa ăn 11
5.1.8 Điện thoại 12
5.1.9 Winter 12
5.1.10 Chi Miscellaneous Travel 12
5.2 Sức khỏe và An toàn (Travel 14
5.3 Chi phí khác 14
5.3.1 Chi phí không hoàn lại khác 14
5.3.2 Chi phí điện thoại di động 14
5.3.3 Ngoài giờ làm việc Meal và Vận tải ......................................... .................................................. ... 15
5.3.4 Hiệp hội và hội viên Phí 15
5.3.5 Chi phí di dời nhân viên 15
5.4 Chi phí Báo cáo thông tin 15
2
5.5 Thẻ tín dụng doanh nghiệp 16
5.5.1 Hướng dẫn chung 16
5.5.2 Sử dụng Thẻ tín dụng doanh nghiệp cho chương trình mua thấp Giá trị .................................... ...................... 16
5.5.3 Sử dụng Thẻ tín dụng doanh nghiệp đối với tiền gửi hội thảo và thanh toán trước khác ............ ................. 17
5.6 quà tặng và giải trí 18
5.7 người phê duyệt Exception 22
5.8 Xem xét và thay đổi trong chính sách 22
Phụ lục 1 Du lịch Yêu cầu phê duyệt 23
Phụ lục 2 Tiền 24
Phụ lục 3 Thanh toán trực tiếp để 26
Phụ lục 4 Các chuyến bay (Air du lịch) 27
Phụ lục 5 ngưỡng chi phí trọ ............................................ .................................................. ... 28
Phụ lục 6 cá nhân 31
Phụ lục 7 giao thông công cộng 36
Phụ lục 8 Meal ngưỡng hoàn 39
Phụ lục 9 mỗi diem 44
Phụ lục 10 điện thoại 45
Phụ lục 11 Winter Quần áo 47
Phụ lục 12 quà tặng của sự đánh giá cao cho máy chủ 47
Phụ lục 13 bữa ăn ngoài giờ và giao thông vận tải ........................................... .................................................. ....... 48
Phụ lục 14 ngưỡng Receipt, FOREX và GST .................................. .................................................. ........... 50
Phụ lục 15 khác yêu cầu cụ thể đất nước ................................ .................................................. .............. 52
Phụ lục 16 Chi mã phí, thuế và xử lý kế toán ......................... ......................................... 56
Phụ lục 17 quà tặng và giải trí 57
3
1. MỤC ĐÍCH
chính sách này cung cấp hướng dẫn hoàn trả các chi phí phát sinh của người lao động trong việc tiến hành đúng đắn của Kimberly-Clark ("KC") kinh doanh bao
gồm:. I Travel yêu
cầu. Ii yêu cầu Chi phí Báo cáo
trình. Iii thẻ
Corporate. Iv Gift & giải trí
Chính sách này áp dụng cho tất cả các địa điểm KC trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương. Country chi tiết cụ thể được trình bày trong phụ lục.
Nội dung của chính sách này được lập ra dựa trên CFI 27- 50 Employee Expense hoàn trả. Tuy nhiên, một số đoạn, các ngưỡng và các mốc thời gian trong này chính sách được sửa đổi để phục vụ cho môi trường kinh doanh APAC Region và do đó, có thể khác nhau từ CFI 27-50. Trong trường hợp chính sách này là im lặng, các yêu cầu của CFI 27-50 nên được áp dụng.
2. Khả năng áp dụng
chính sách này áp dụng cho tất cả các nhân viên, nhà thầu và người lao động bình thường của Kimberly-Clark trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương, bao gồm cả những người tạm giao cho khu vực Châu Á Thái Bình Dương.
Chính sách này áp dụng đối với người lao động trên một chương trình chuyển nhượng toàn cầu (GAP) trong khu vực châu Á Thái Bình Dương, người được yêu cầu phải đi công tác. Để có hướng dẫn du lịch cho tái định cư hoặc nhà nghỉ, vui lòng tham khảo hướng GAP.
3. MỤC TIÊU
§ Để đảm bảo rằng các nhân viên đi du lịch với an toàn và bảo mật thích hợp,
 Để giao tiếp hướng dẫn cho nhân viên KC trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương có nhu cầu đi du lịch về công ty kinh doanh
 Để giảm thiểu chi phí liên quan đến du lịch để kinh doanh.
4
4. TRÁCH NHIỆM
Chủ Policy
o Rà soát và duy trì lịch và nhân viên Chính sách hoàn trả Asia Pacific
o Lựa chọn và đánh giá của các nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ kinh doanh du lịch (kết hợp với Nhóm mua sắm khu vực và khu vực Đội Nhân sự)
o Cung cấp cái nhìn sâu sắc để phát triển một chính sách công bằng và làm chuẩn để so sánh với các công ty quốc tế.
Quản lý
o Xác định sự cần thiết và thời gian kinh doanh du lịch,
o Đánh giá tính hợp lý của chi phí đi lại phát sinh bởi các nhân viên của họ
o Đảm bảo chi phí đi lại đáp ứng các yêu cầu pháp lý và thuế áp dụng và được hoàn trả theo chính sách này và nó phụ lục.
Travel phối viên (nếu có)
o Đề xuất những hành trình du lịch chi phí hợp lý hoặc áp dụng thấp nhất để du khách của họ
o Đặt phòng du lịch cho tất cả nhân viên trong com