Suppose you just finished your pres

Suppose you just finished your presentation and everything went very well. Now, it is time for questions. When the very first one is asked, you cannot answer it.
What should you do?

Or, someone in the audience just wants to show off his knowledge and does not really want to hear your answer.
What can you do?

These and other situations perplex even veteran business and technical professionals when they give presentations or lead meetings at the office.
However, there are some easy methods to adopt when confronted with difficult questions and difficult questioners.

Overall, you must first consider three points before you even begin your presentation (or meeting):

1) When to take questions
2) How to take them
3) How to deal with difficult ones

1) WHEN -- You can take questions during or after your presentation.

DURING -- If you take them during, the answers may be more meaningful. However, there is the danger that you will lose precious time and introduce information prematurely (before its time and before the schedule/outline).

AFTER -- If you take questions afterward, you will control the schedule and time, but you risk losing the audience’s attention and interest perhaps. Also, at the end of the presentation, there will be extra emphasis on the questions and answers to them – rather than on your presentation and your conclusion/recommendation – since the questions and answers (Q&A) came last in the time sequence.
SUMMARIZE YOUR POINTS AFTER Q&A -- This is called the FOLLOW UP. Always schedule two or three minutes at the end of the Q&A to summarize your main points.

2) HOW TO TAKE QUESTIONS -- There are three usual methods of taking questions.
(1) orally, directly from individuals in the audience, and
(2) written, collected and then read to the audience, and
(3) using both oral and written.

The first one is the most efficient, because it saves time and there is a better opportunity for feedback, clarity of understanding and eye contact with the person asking the question.

The second method, writing, can sometimes be helpful with an audience that is too shy to stand up and ask directly.
However, this is time consuming and really limits the valuable interaction between the presenter and the audience that can be very effective in communication. On the other hand, in our environment, sometimes this method is more appropriate, especially when the presenter is at a higher level status than those people asking the questions.

The third method, of course, may be the best choice since it combines the benefits of both oral and written and can accommodate all types of audiences.

3) HOW TO DEAL WITH DIFFICULT QUESTIONS -- Here are 5 methods, to help you deal with difficult questions and the people who ask them.
The difficulties can be either
(1) you need more time; or
(2) there is a "trouble-maker" in the audience.

IMPORTANT GENERAL SUGGESTIONS

· DO YOU UNDERSTAND? If you do not understand the question, ask the person to make it clearer so you can answer properly
·
· THAT'S COMING LATER. If someone asks a question (during your presentation) that focuses on information you are going to give later in your presentation . . . just say: “Good question. We are going to cover that in just a few minutes,” Then continue with your current point/idea.
CAUTION: Do not use this as a stalling tactic, because you do not know the answer! This will get you into trouble, because the audience will be waiting for you to cover the point asked in the question, and the person asking will certainly catch you!
· EYE CONTACT. Talk to everyone when you answer. Keeping eye contact only with the questioner will make the others in the audience feel left out and lose interest in you.
· NON-VERBAL SIGNS Look at the audience to see who is confused or has a problem with understanding your answer. Looking for negative non-verbal signs will be a clue to you. Just saying: “Is that clear?” or the usual “Does that answer it?” is not enough, because most people will say “Yes” even if it is not clear and doesn’t answer it properly. Look at their faces which will tell a bigger story about their understanding.

OTHER METHODS:
There are other “phrases” (which come from our Internet Age environment) I have witnessed in boardrooms, meeting rooms and conference rooms – and even during telephone conversations – such as

“Let’s take that offline” which means you will speak individually with the person in private because you do not want to answer to the entire audience.

“I don’t have the bandwith to deal with that right now” which means I don’t have the authority or I don’t have the permission, or I don’t have the time to deal with that right now.

Kết quả (Việt) 1:

Giả sử bạn chỉ cần hoàn thành trình bày của bạn và tất cả mọi thứ đã đi rất tốt. Bây giờ, đó là thời gian cho các câu hỏi. Khi một trong những đầu tiên được yêu cầu, bạn không thể trả lời nó.Bạn nên làm gì? Hoặc, người trong khán giả chỉ muốn thể hiện kiến thức của mình và không thực sự muốn nghe câu trả lời của bạn.Bạn có thể làm gì? Những điều này và các tình huống khác perplex ngay cả cựu chiến binh kinh doanh và các chuyên gia kỹ thuật khi họ cung cấp cho bài thuyết trình hoặc dẫn cuộc họp tại văn phòng. Tuy nhiên, có là một số phương pháp dễ dàng để áp dụng khi phải đối mặt với câu hỏi khó khăn và khó khăn questioners. Nói chung, bạn phải đầu tiên xem xét ba điểm trước khi bạn thậm chí bắt đầu trình bày của bạn (hoặc cuộc họp): 1) khi nào để có câu hỏi2) làm thế nào để đưa họ3) làm thế nào để đối phó với những người khó khăn 1) khi--Bạn có thể có câu hỏi trong hoặc sau khi trình bày của bạn. DURING--Nếu bạn đưa họ trong thời gian, các câu trả lời có thể có ý nghĩa hơn. Tuy nhiên, đó là nguy cơ mà bạn sẽ mất thời gian quý báu và giới thiệu thông tin sớm (trước khi thời gian của mình và trước khi lịch trình/phác thảo). SAU - Nếu bạn có thắc mắc sau đó, bạn sẽ kiểm soát lịch trình và thời gian, nhưng bạn có nguy cơ mất sự chú ý của khán giả và quan tâm có lẽ. Ngoài ra, vào cuối trình bày, sẽ có thêm nhấn mạnh vào các câu hỏi và câu trả lời cho họ-hơn là trình bày của bạn và của bạn kết luận, khuyến nghị-từ câu hỏi và câu trả lời (Q & A) đến cuối theo thứ tự thời gian.SUMMARIZE của bạn điểm sau khi Q & A - điều này được gọi là các theo UP. Luôn luôn lịch trình hai hay ba phút cuối của Q & A để tóm tắt điểm chính của bạn. 2) làm thế nào để có câu hỏi - Không có ba phương pháp thông thường của việc câu hỏi.(1) bằng miệng, trực tiếp từ các cá nhân trong khán giả, và(2) viết, thu thập và sau đó đọc cho khán giả, và(3) sử dụng cả hai miệng và bằng văn. Người đầu tiên là hiệu quả nhất, bởi vì nó giúp tiết kiệm thời gian và có một cơ hội tốt hơn cho thông tin phản hồi, rõ ràng của sự hiểu biết và liên hệ với mắt với người yêu cầu các câu hỏi. Phương pháp thứ hai, văn bản, đôi khi có thể hữu ích với một đối tượng đó là quá nhút nhát để đứng lên và hỏi trực tiếp.Tuy nhiên, điều này là tốn thời gian và thực sự giới hạn tương tác có giá trị giữa người báo cáo và các đối tượng có thể rất hiệu quả trong giao tiếp. Mặt khác, trong môi trường của chúng tôi, đôi khi phương pháp này là thích hợp hơn, đặc biệt là khi người trình bày là một tình trạng cấp cao hơn những người hỏi những câu hỏi. Phương pháp thứ ba, tất nhiên, có thể là sự lựa chọn tốt nhất vì nó kết hợp những lợi ích của cả hai miệng và bằng văn và có thể chứa tất cả các loại khán giả. 3) làm thế nào để đối phó với những câu hỏi khó - Dưới đây là 5 phương pháp, để giúp bạn đối phó với câu hỏi khó khăn và những người yêu cầu họ. Những khó khăn có thể là(1) bạn cần thêm thời gian; hoặc(2) đó là một "rắc rối-maker" trong khán giả. LỜI ĐỀ NGHỊ CHUNG QUAN TRỌNG · Bạn có hiểu không? Nếu bạn không hiểu câu hỏi, yêu cầu người đó làm cho nó rõ ràng hơn để bạn có thể trả lời đúng· · ĐÓ LÀ ĐẾN SAU ĐÓ. Nếu ai đó hỏi một câu hỏi (trong trình bày của bạn) tập trung vào các thông tin bạn sẽ cung cấp cho sau này trong bài trình bày của bạn... chỉ cần nói: "tốt câu hỏi. Chúng tôi sẽ bao gồm mà trong vài phút,"sau đó tiếp tục với điểm hiện tại của bạn/ý tưởng. Chú ý: Không sử dụng điều này như là một chiến thuật stalling, bởi vì bạn không biết câu trả lời! Điều này sẽ giúp bạn gặp rắc rối, vì khán giả sẽ chờ đợi cho bạn để trang trải điểm yêu cầu trong câu hỏi, và những người yêu cầu chắc chắn sẽ bắt bạn!· LIÊN HỆ VỚI MẮT. Nói chuyện với tất cả mọi người khi bạn trả lời. Giữ mắt chỉ với questioner sẽ làm cho những người khác trong đối tượng cảm giác trái ra ngoài và mất quan tâm đến bạn.· KHÔNG lời dấu hiệu nhìn vào đối tượng để xem ai là nhầm lẫn hoặc có một vấn đề với sự hiểu biết câu trả lời của bạn. Tìm kiếm tiêu cực-verbal dấu hiệu sẽ là một đầu mối cho bạn. Chỉ cần nói: "Là rõ ràng?" hoặc các thông thường "không có câu trả lời nó?" là không đủ, bởi vì hầu hết mọi người sẽ nói "Có" ngay cả khi nó không phải là rõ ràng và không trả lời nó đúng cách. Nhìn vào khuôn mặt của họ mà sẽ kể một câu chuyện lớn hơn về sự hiểu biết của họ. CÁC PHƯƠNG PHÁP KHÁC: Không có cụm từ"khác" (mà đến từ môi trường Internet tuổi của chúng tôi) tôi đã chứng kiến trong boardrooms, Phòng họp và phòng hội nghị- và ngay cả trong cuộc hội thoại điện thoại-chẳng hạn như "Chúng ta hãy mà diễn đàn" có nghĩa là bạn sẽ nói chuyện riêng với người trong tư nhân bởi vì bạn không muốn trả lời để khán giả toàn bộ. "Tôi không có băng thông để đối phó với điều đó ngay bây giờ" có nghĩa là tôi không có thẩm quyền hoặc tôi không có sự cho phép, hoặc tôi không có thời gian để đối phó với điều đó ngay bây giờ.

Kết quả (Việt) 2:

Giả sử bạn vừa trình bày xong bạn và tất cả mọi thứ đã đi rất tốt. Bây giờ, đó là thời gian cho các câu hỏi. Khi một trong những đầu tiên được hỏi, bạn không thể trả lời nó.
Bạn nên làm gì? Hoặc, một người nào đó trong khán giả chỉ muốn thể hiện kiến thức của mình và không thực sự muốn nghe câu trả lời của bạn. Những gì bạn có thể làm gì? Những điều này và tình huống khác làm rối các chuyên gia kinh doanh và kỹ thuật thậm chí cựu chiến binh khi họ cung cấp cho các bài thuyết trình hay các cuộc họp chính tại văn phòng. Tuy nhiên, có một số phương pháp dễ dàng để áp dụng khi đối đầu với những câu hỏi khó khăn và người hỏi khó. Nhìn chung, đầu tiên bạn phải xem xét ba điểm trước khi bắt đầu bài thuyết trình của bạn (hay hội họp): 1) Khi nhận câu hỏi 2) Làm thế nào để đưa họ 3) Làm thế nào để đối phó với những khó khăn 1) KHI - Bạn có thể đặt ra câu hỏi trong khi hoặc sau khi trình bày của bạn. TRONG - Nếu bạn dùng chúng trong, các câu trả lời có thể có ý nghĩa hơn. Tuy nhiên, có những nguy hiểm mà bạn sẽ mất thời gian quý báu và giới thiệu thông tin sớm (trước khi thời gian của mình và trước khi lịch trình / đề cương). SAU - Nếu bạn đặt ra câu hỏi sau đó, bạn sẽ kiểm soát tiến độ và thời gian, nhưng bạn có nguy cơ mất sự chú ý của khán giả và sự quan tâm có lẽ. Ngoài ra, ở phần cuối của bài trình bày, sẽ có thêm sự nhấn mạnh về các câu hỏi và câu trả lời cho họ - chứ không phải là trình bày của bạn và kết luận của bạn / khuyến nghị -. Từ các câu hỏi và câu trả lời (Q & A) đến cuối cùng trong chuỗi thời gian SƠ KẾT BẠN ĐIỂM SAU Q & A - Điều này được gọi là UP FOLLOW. Luôn lịch hai hoặc ba phút cuối của Q & A để tóm tắt các điểm chính của bạn. 2) LÀM THẾ NÀO ĐỂ NHẬN CÂU HỎI -. Có ba phương pháp thông thường lấy câu hỏi (1) đường uống, trực tiếp từ các cá nhân trong khán giả, và (2 ) bằng văn bản, thu thập và sau đó đọc cho khán giả, và (3) sử dụng cả nói và viết. Người đầu tiên là hiệu quả nhất, bởi vì nó giúp tiết kiệm thời gian và có một cơ hội tốt hơn để phản hồi, rõ ràng của sự hiểu biết và tiếp xúc với mắt người đặt câu hỏi. Phương pháp thứ hai, viết, đôi khi có thể hữu ích với một khán giả đó là quá nhút nhát để đứng lên và hỏi trực tiếp. Tuy nhiên, đây là thời gian và thực sự hạn chế tương tác có giá trị giữa những người thuyết trình và khán giả có thể được rất hiệu quả trong giao tiếp. Mặt khác, trong môi trường của chúng ta, đôi khi phương pháp này là thích hợp hơn, đặc biệt là khi người dẫn chương trình là một tình trạng cấp độ cao hơn so với những người hỏi những câu hỏi. Phương pháp thứ ba, tất nhiên, có thể là sự lựa chọn tốt nhất vì nó kết hợp các lợi ích của cả nói và viết và có thể chứa tất cả các loại đối tượng. 3) LÀM THẾ NÀO ĐỂ ĐỐI PHÓ VỚI CÂU HỎI KHÓ KHĂN -. Dưới đây là 5 phương pháp, để giúp bạn đối phó với những câu hỏi khó và những người yêu cầu họ Những khó khăn có thể là (1) bạn cần thêm thời gian; hoặc (2) có một "rắc rối-maker" trong khán giả. ĐỀ XUẤT CHUNG QUAN TRỌNG · BẠN HIỂU? Nếu bạn không hiểu câu hỏi, hãy yêu cầu người đó để làm cho nó rõ ràng hơn, do đó bạn có thể trả lời đúng · · THAT'S COMING LATER. Nếu ai đó hỏi một câu hỏi (trong bài thuyết trình của bạn), tập trung vào thông tin mà bạn sẽ cung cấp cho sau này trong bài thuyết trình của bạn. . . chỉ cần nói: "Câu hỏi hay. Chúng tôi đang đi để trang trải mà chỉ trong một vài phút, "Sau đó tiếp tục với dòng điểm / ý tưởng của bạn. THẬN TRỌNG: Không sử dụng điều này như một chiến thuật ngăn chặn, bởi vì bạn không biết câu trả lời! Điều này sẽ giúp bạn có được vào rắc rối, bởi vì khán giả sẽ chờ đợi cho bạn để trang trải các điểm yêu cầu trong câu hỏi, và hỏi người chắc chắn sẽ bắt bạn! · EYE CONTACT. Nói chuyện với tất cả mọi người khi bạn trả lời. Giữ liên lạc mắt chỉ với người hỏi sẽ làm cho những người khác trong khán giả cảm thấy bỏ ra ngoài và mất quan tâm đến bạn. · SIGNS NON-VERBAL Nhìn vào khán giả để xem ai là nhầm lẫn hoặc có một vấn đề với sự hiểu biết câu trả lời của bạn. Tìm kiếm các dấu hiệu phi ngôn ngữ tiêu cực sẽ là đầu mối cho bạn. Chỉ cần nói: "Điều đó trả lời nó?" "Có phải đó là rõ ràng" hoặc thông thường là không đủ, bởi vì hầu hết mọi người sẽ nói "Có" ngay cả khi nó không phải là rõ ràng và không trả lời nó đúng. Nhìn vào khuôn mặt của họ mà sẽ kể một câu chuyện lớn hơn về sự hiểu biết của họ. PHƯƠNG PHÁP KHÁC: Có những "cụm từ" khác (mà đến từ môi trường Age Internet của chúng tôi) Tôi đã chứng kiến trong phòng họp, phòng họp và phòng hội nghị gặp gỡ - và ngay cả trong các cuộc trò chuyện qua điện thoại - chẳng hạn như "Hãy đi mà ẩn" có nghĩa là bạn sẽ nói chuyện riêng với từng người trong tư nhân bởi vì bạn không muốn trả lời cho toàn bộ khán giả. "Tôi không có băng thông để đối phó với điều đó ngay bây giờ" có nghĩa là tôi don 't có thẩm quyền hoặc tôi không có sự cho phép, hay tôi không có thời gian để đối phó với ngay bây giờ.