9.5.3 Records Subclause 4.5.3—Recor

9.5.3 Records
Subclause 4.5.3—Records of ISO 14001 requires the organization to establish
and maintain procedures identification, maintenance, and disposition of envi- ronmental records.
In Subclause 4.16—Quality Records of ISO 9001, a quality record is defined as any document that proves that the quality system is working. It is not just inspection or testing records as it also includes things like purchase requisi- tions, purchase orders, management review meetings minutes, etc.
Element 3 of the BIS Export Management System requires the following:

• All administrative and transaction records related to export control
should be stored in an accurate and consistent manner;
• A procedure should be prepared that outlines the filing system, location
of documents, document control and retention (5 years from the date of export, re-export, or any other termination of the transaction as defined
in Section 762.6 of the EAR), and personnel responsible;
• The filing system should allow invoices, SEDs, delivery notes, and air
waybills to be easily matched (refer to Section 9.4.6 of this book for additional information on operational procedures for work flow).

The BIS guidelines also provide a list of potential records (refer to Chapter 3.4.2 of this book) to be tightly controlled and recommends that the follow- ing also be stored: log used to ensure return of commodities previous exported under license exception for temporary exports and log used to ensure license exceptions are not exceeded.
Reviewing the above requirements and taking into account nature of MC,
the following should be clearly defined for a MCS:

• responsibility and authority for records
• need for records to be legible
• need for the records to be identifiable and traceable to the activity
• how and where records will be stored and maintained
• retention times for all records taking into account regulatory require-
ments as a minimum

Examples of key records includes the following:

• training records
• audit results
• risks assessments
• information on applicable import, export, and transportation laws or
other requirements
• complaint records

Kết quả (Việt) 1:

9.5.3 hồ sơ Subclause 4.5.3—Records theo tiêu chuẩn ISO 14001 đòi hỏi các tổ chức thành lập và duy trì bảo trì, quy trình nhận dạng và bố trí của envi-ronmental records. Trong Subclause 4,16 — chất lượng hồ sơ của tiêu chuẩn ISO 9001, một hồ sơ chất lượng được định nghĩa là bất kỳ tài liệu nào chứng tỏ rằng hệ thống chất lượng làm việc. Nó không phải là chỉ cần kiểm tra hoặc kiểm tra các hồ sơ như nó cũng bao gồm những thứ như mua requisi-tions, đơn đặt mua hàng, quản lý nhận xét cuộc họp hôm, vv. Yếu tố 3 của hệ thống quản lý xuất khẩu BIS các yêu cầu sau đây: • Tất cả hành chính và giao dịch hồ sơ liên quan đến xuất khẩu kiểm soát nên được lưu trữ một cách chính xác và nhất quán; • Một thủ tục cần chuẩn bị đó vạch ra hệ thống nộp đơn, vị trí văn bản, tài liệu kiểm soát và lưu giữ (5 năm kể từ ngày xuất khẩu, tái xuất khẩu hoặc bất kỳ chấm dứt giao dịch được định nghĩa khác trong phần 762.6 của tai), và nhân viên chịu trách nhiệm; • Hệ thống nộp đơn sẽ cho phép hoá đơn, SEDs, giao hàng ghi chú, và không khí waybills để dễ dàng phù hợp (xem phần 9.4.6 của cuốn sách này cho biết thêm thông tin về thủ tục hoạt động cho công việc flow). Các nguyên tắc BIS cũng cung cấp một danh sách các tiềm năng hồ sơ (tham khảo chương 3.4.2 của cuốn sách này) phải được kiểm soát chặt chẽ và khuyến cáo rằng theo-ing cũng được lưu trữ: Nhật ký được sử dụng để bảo đảm trả lại hàng hóa trước đó xuất khẩu theo giấy phép ngoại lệ cho tạm xuất khẩu và đăng nhập được sử dụng để đảm bảo giấy phép ngoại lệ không được vượt quá. Xem xét các điều kiện trên và tham gia vào tài khoản bản chất của MC, sau đây nên được xác định rõ ràng cho một MCS: • trách nhiệm và quyền hạn cho các hồ sơ • cần cho các hồ sơ để được rõ ràng • cần cho các hồ sơ được nhận dạng và theo dõi các hoạt động • làm thế nào và nơi mà bản ghi sẽ được lưu trữ và duy trì • thời gian lưu giữ cho tất cả các bản ghi vào tài khoản quy định yêu cầu- ments tối thiểu Ví dụ các hồ sơ chính bao gồm: • đào tạo hồ sơ • kiểm tra kết quả • đánh giá rủi ro • thông tin về luật nhập khẩu, xuất khẩu và giao thông vận tải hoặc Các yêu cầu khác • khiếu nại hồ sơ

Kết quả (Việt) 2:

9.5.3 Hồ sơ
phân lớp 4.5.3-Records của ISO 14001 yêu cầu các tổ chức để thiết lập
và duy trì các thủ tục xác định, bảo trì, và bố trí các hồ sơ về môi trường.
Trong mục 4.16-Chất lượng ghi ISO 9001, một kỷ lục chất lượng được định nghĩa là bất kỳ tài liệu chứng minh rằng hệ thống chất lượng đang làm việc. Nó không chỉ là kiểm tra hoặc kiểm tra các hồ sơ như nó cũng bao gồm những thứ như tions mua requisi-, đơn đặt hàng, xem xét quản lý các cuộc họp phút, vv
Yếu tố 3 của hệ thống quản lý BIS xuất khẩu yêu cầu sau đây:

• Tất cả các hồ sơ hành chính và giao dịch liên quan đến xuất khẩu kiểm soát
phải được lưu trữ một cách chính xác và nhất quán;
• một thủ tục cần được chuẩn bị vạch ra các hệ thống hồ sơ, vị trí
của các tài liệu, kiểm soát tài liệu và lưu giữ (5 năm kể từ ngày xuất khẩu, tái xuất khẩu, hoặc bất kỳ chấm dứt khác của giao dịch theo quy định
tại Mục 762,6 của EAR), và có trách nhiệm cán bộ;
• các hệ thống nộp đơn nên cho phép hoá đơn, SED, phiếu giao hàng, và không khí
vận đơn để dễ dàng phù hợp (tham khảo Phần 9.4.6 của cuốn sách này để biết thêm thông tin về hoạt động . Thủ tục công việc fl ow)

các hướng dẫn BIS cũng cung cấp một danh sách các hồ sơ tiềm năng (tham khảo chương 3.4.2 của cuốn sách này) phải được kiểm soát chặt chẽ và khuyến nghị rằng ing follow- cũng được lưu trữ: log sử dụng để đảm bảo lợi nhuận của hàng hóa trước . xuất khẩu theo giấy phép ngoại lệ xuất khẩu tạm thời và log sử dụng để đảm bảo trường hợp ngoại lệ giấy phép không được vượt quá
Rà soát các yêu cầu nêu trên và có tính chất tài khoản của MC,
sau đây nên được xác định rõ ràng cho một MCS:

• trách nhiệm và quyền hạn cho các hồ sơ
• cần cho hồ sơ phải dễ đọc
• cần cho các hồ sơ để được xác định và theo dõi để các hoạt động
• làm thế nào và nơi ghi lại sẽ được lưu trữ và duy trì
• thời gian lưu cho tất cả các hồ sơ có tính pháp lý require-
ments tối thiểu

Ví dụ về các hồ sơ quan trọng bao gồm:

• hồ sơ đào tạo
• Kết quả kiểm toán
• rủi ro đánh giá
• thông tin về nhập khẩu áp dụng, xuất khẩu, vận chuyển và pháp luật hoặc
các yêu cầu khác
• Hồ sơ khiếu nại