Estimating Project Times and Costs:

Estimating Project Times and Costs:Sharp Printing, AG
Source: E.W. Larson & C.F. Gray, 2011

Three years ago the Sharp Printing (SP) strategic management group set a goal of having a color laser printer available for the consumer and small business market for less than $200. A few months later the senior management met off-site to discuss the new product. The results of this meeting were a set of general technical specifications along with major deliverables, a product launch date, and a cost estimate based on prior experience.
Shortly afterward, a meeting was arranged for middle management explaining the project goals, major responsibilities, the project start date, and importance of meeting the product launch date within the cost estimate. Members of all departments involved attended the meeting. Excitement was high. Although everyone saw the risks as high, the promised rewards for the company and the personnel were emblazoned in their minds. A few participants questioned the legitimacy of the project duration and cost estimates. A couple of R&D people were worried about the technology required to produce the high-quality product for less than $200. But given the excitement of the moment, everyone agreed the project was worth doing and doable. The color laser printer project was to have the highest project priority in the company.
Lauren was selected to be the project manager. She had 15 years of experience in printer design and manufacture, which included successful management of several projects related to printers for commercial markets. Since she was one of those uncomfortable with the project cost and time estimates, she felt getting good bottom-up time and cost estimates for the deliverables was her first concern. She quickly had a meeting with the significant stakeholders to create a WBS identifying the work packages and organizational unit responsible for implementing the work packages. Lauren stressed she wanted time and cost estimates from those who would do the work or were the most knowledgeable, if possible. Getting estimates from more than one source was encouraged. Estimates were due in two weeks.
The compiled estimates were placed in the WBS/OBS. The corresponding cost estimate seemed to be in error. The cost estimate was $1,250,000 over the senior management estimate; this represents about a 20 percent overrun! The time estimate from the developed project network was only four months over the top management time estimate. Another meeting was scheduled with the significant stakeholders to check the estimates and to brainstorm for alternative solutions; the cost and time estimates appeared to be reasonable. Some of the suggestions for the brainstorming session are listed below.
• Change scope.
• Outsource technology design.
• Use the priority matrix (found in Chapter 4) to get top management to clarify their priorities.
• Partner with another organization or build a research consortium to share costs and to share the newly developed technology and production methods.
• Cancel the project.
• Commission a break-even study for the laser printer.
Very little in the way of concrete savings was identified, although there was consensus that time could be compressed to the market launch date, but at additional costs.
Lauren met with the marketing (Connor), production (Kim), and design (Gage) managers who yielded some ideas for cutting costs, but nothing significant enough to have a large impact. Gage remarked, “I wouldn’t want to be the one to deliver the message to top management that their cost estimate is $1,250,000 off! Good luck, Lauren.”

1. At this point, what would you do if you were the project manager?
2. Was top management acting correctly in developing an estimate?
3. What estimating techniques should be used for a mission critical project such as this?

Kết quả (Việt) 1:

Ước tính thời gian dự án và các chi phí: Sharp in ấn, AGNguồn: E.W. Larson & C.F. Gray, năm 2011Ba năm trước đây nhóm chiến lược quản lý in sắc nét (SP) đặt ra mục tiêu của việc có một máy in laser màu có sẵn cho người tiêu dùng và doanh nghiệp nhỏ thị trường cho ít hơn $200. Một vài tháng sau đó quản lý cấp cao đã gặp off-site để thảo luận về các sản phẩm mới. Kết quả của cuộc họp này là một tập hợp các thông số kỹ thuật kỹ thuật chung cùng với phân phôi lớn, một ngày ra mắt sản phẩm, và một ước tính chi phí dựa trên kinh nghiệm trước khi. Không lâu sau, một cuộc họp được sắp xếp cho Trung quản lý giải thích các mục tiêu dự án, trách nhiệm chính, ngày bắt đầu dự án, và tầm quan trọng của cuộc họp ngày ra mắt sản phẩm trong ước tính chi phí. Các thành viên của tất cả các phòng ban liên quan đến tham dự cuộc họp. Hứng thú là cao. Mặc dù tất cả mọi người thấy những rủi ro cao, phần thưởng hứa hẹn cho các công ty và các nhân viên được emblazoned trong tâm trí của họ. Một vài người tham gia đặt câu hỏi tính hợp pháp của các dự án thời gian và chi phí ước tính. Một vài người R & D đã lo lắng về công nghệ cần thiết để sản xuất các sản phẩm chất lượng cao cho ít hơn $200. Nhưng với sự phấn khích của thời điểm này, tất cả mọi người đã đồng ý các dự án đã đáng làm và khả thi. Dự án máy in laser màu là có ưu tiên cao nhất của dự án trong công ty. Lauren được chọn là người quản lý dự án. Cô đã có 15 năm kinh nghiệm trong thiết kế máy in và sản xuất, bao gồm các quản lý thành công của một số dự án liên quan đến máy in cho thị trường thương mại. Kể từ khi cô là một trong những khó chịu với chi phí dự án và thời gian ước tính, cô cảm thấy việc tốt dưới lên thời gian và chi phí ước tính cho phân phôi là mối quan tâm đầu tiên của cô. Cô nhanh chóng đã có một cuộc họp với các bên liên quan đáng kể để tạo ra một WBS xác định các công việc gói và đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm cho việc thực hiện các gói công việc. Lauren nhấn mạnh cô muốn có thời gian và chi phí ước tính từ những người nào làm việc hoặc đã đặt hiểu biết, nếu có thể. Nhận được ước tính từ nhiều hơn một nguồn được khuyến khích. Ước tính được do trong hai tuần. Các ước lượng biên soạn đã được đặt trong WBS/làm Ước tính chi phí tương ứng dường như là lỗi. Ước lượng chi phí là $1,250,000 trong dân số ước tính cao cấp quản lý; Điều này thể hiện về một overrun 20 phần trăm! Ước lượng thời gian từ mạng phát triển dự án là chỉ có 4 tháng qua ước lượng thời gian quản lý hàng đầu. Một cuộc họp được dự kiến với các bên liên quan đáng kể để kiểm tra các ước tính và động não cho giải pháp thay thế; Các ước tính chi phí và thời gian dường như là hợp lý. Một số gợi ý cho các phiên họp động não được liệt kê dưới đây.• Thay đổi phạm vi.• Thuê ngoài công nghệ thiết kế.• Sử dụng ma trận ưu tiên (tìm thấy trong chương 4) để có được quản lý để làm rõ các ưu tiên của họ.• Đối tác với một tổ chức hoặc xây dựng một tập đoàn nghiên cứu để chia sẻ chi phí và chia sẻ những phương pháp vừa được phát triển công nghệ và sản xuất.• Hủy bỏ dự án.• Ủy ban một nghiên cứu break-thậm chí cho máy in laser.Rất ít trong cách của tiết kiệm cụ thể được xác định, mặc dù có là sự đồng thuận thời gian có thể được nén để ngày khởi động của thị trường, nhưng chi phí bổ sung. Lauren đã gặp gỡ với tiếp thị (Connor), sản xuất (Kim) và quản lý thiết kế (Gage) những người mang lại một số ý tưởng để cắt chi phí, nhưng không có gì đáng kể, đủ để có một tác động lớn. Gage nhận xét: "tôi sẽ không muốn là người gửi thư để quản lý hàng đầu của họ ước tính chi phí là $1,250,000 ra! Chúc may mắn, Lauren."1. tại thời điểm này, những gì bạn sẽ làm gì nếu bạn là người quản lý dự án?2. quản lý hàng đầu hành động một cách chính xác trong việc phát triển một ước tính?3. những gì kỹ thuật ước tính nên được sử dụng cho một dự án nhiệm vụ quan trọng như thế này?

Kết quả (Việt) 2:

Ước tính dự án Times và Chi phí: Sharp In ấn, AG
Nguồn: EW Larson & CF Gray, 2011 Ba năm trước, Sharp in ấn (SP) nhóm quản trị chiến lược đặt ra mục tiêu của việc có một máy in laser màu có sẵn cho người tiêu dùng và doanh nghiệp nhỏ thị trường cho ít hơn $ 200. Một vài tháng sau đó các quản lý cấp cao gặp off-site để thảo luận về các sản phẩm mới. Các kết quả của cuộc họp này là một tập hợp các thông số kỹ thuật nói chung cùng với phân phôi lớn, một ngày ra mắt sản phẩm, và một ước tính chi phí dựa trên kinh nghiệm trước. Ngay sau đó, một cuộc họp đã được sắp xếp cho quản lý cấp trung giải thích các mục tiêu dự án, trách nhiệm lớn, ngày bắt đầu dự án, và tầm quan trọng của cuộc họp ngày ra mắt sản phẩm trong dự toán chi phí. Thành viên của tất cả các ban ngành có liên quan tham dự cuộc họp. Tâm lý hưng phấn cao. Mặc dù tất cả mọi người đã nhìn thấy những rủi ro cao, những phần thưởng hứa cho các công ty và các nhân viên đã được trang trí phù hiệu trong tâm trí của họ. Một vài người tham gia đặt câu hỏi về tính hợp pháp của thời gian dự án và dự toán chi phí. Một vài người R & D đã lo lắng về các công nghệ cần thiết để sản xuất các sản phẩm chất lượng cao với giá dưới $ 200. Nhưng với sự phấn khích của thời điểm này, tất cả mọi người đồng ý dự án đã được đáng làm và có thể làm được. Các dự án máy in laser màu là có ưu tiên dự án cao nhất trong công ty. Lauren đã được chọn là người quản lý dự án. Cô đã có 15 năm kinh nghiệm trong thiết kế và sản xuất máy in, trong đó bao gồm quản lý thành công của một số dự án liên quan đến máy in cho thị trường thương mại. Kể từ khi cô là một trong những khó chịu với dự toán chi phí dự án và thời gian, cô cảm thấy nhận được thời gian từ dưới lên tốt và dự toán chi phí cho các phân phôi đã được quan tâm đầu tiên của cô. Cô nhanh chóng có một cuộc họp với các bên liên quan có ý nghĩa để tạo ra một WBS xác định các gói công việc và đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện các gói công việc. Lauren nhấn mạnh cô muốn có thời gian và chi phí ước tính từ những người sẽ làm công việc hoặc là am hiểu nhất, nếu có thể. Bắt ước tính từ nhiều nguồn đã được khuyến khích. Ước tính là do trong hai tuần. Các ước lượng biên soạn đã được đặt trong WBS / OBS. Ước tính chi phí tương ứng dường như là sai lầm. Ước tính chi phí là 1.250.000 $ so với dự toán quản lý cấp cao; này đại diện cho khoảng một overrun 20 phần trăm! Ước tính thời gian từ mạng dự án phát triển chỉ mới bốn tháng so với dự toán thời gian quản lý hàng đầu. Một cuộc họp khác đã được lên kế hoạch với các bên liên quan có ý nghĩa để kiểm tra về dự toán và suy nghĩ cho các giải pháp thay thế; dự toán chi phí và thời gian dường như là hợp lý. Một số gợi ý cho các cuộc họp tập thể được liệt kê dưới đây. • Phạm vi thay đổi. • Outsource thiết kế công nghệ. • Sử dụng ma trận ưu tiên (tìm thấy trong Chương 4) để có được quản lý hàng đầu để làm rõ những ưu tiên của họ. • Hợp tác với các tổ chức khác hoặc xây dựng một nghiên cứu consortium để chia sẻ chi phí và chia sẻ các công nghệ và phương pháp sản xuất mới phát triển. • Hủy bỏ dự án. • Ủy ban một break-thậm chí học tập cho các máy in laser. Rất ít trong cách tiết kiệm cụ thể đã được xác định, mặc dù đã có sự nhất trí thời gian đó có thể được nén đến ngày ra mắt thị trường, nhưng với chi phí bổ sung. Lauren đã gặp gỡ với các thị (Connor), sản xuất (Kim), và thiết kế (Gage) quản lý những người mang lại một số ý tưởng để cắt giảm chi phí, nhưng không có gì đáng kể, đủ để có một tác động lớn . Gage nhận xét, "Tôi không muốn là người để cung cấp tin nhắn để quản lý hàng đầu thế ước tính chi phí của họ là $ 1.250.000 off! Chúc may mắn, Lauren. "1. Tại thời điểm này, bạn sẽ làm gì nếu bạn là người quản lý dự án? 2. Là quản lý đầu diễn xuất một cách chính xác trong việc phát triển một ước tính? 3. Những gì ước tính kỹ thuật nên được sử dụng cho một dự án nhiệm vụ quan trọng như thế này?