Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và t

Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giống như thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Bài viết đưa ra một số lưu ý và tiêu chuẩn khi viết memo.
Nếu bạn viết memo (lời nhắn) cho người bạn thân thì bạn có thể viết thế nào tùy thích miễn sao người đọc hiểu đúng ý của bạn. Tuy nhiên, khi viết memo trong kinh doanh thì bạn cần phải tuân thủ một số quy tắc.

Memo (hay còn gọi là lời nhắn) và thư là hai hình thức liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Về một khía cạnh nào đó thì memo cũng giống như thư vì nó cũng dùng để trao đổi thông tin trong kinh doanh. Tuy nhiên, memo có một vài đặc điểm quan trọng khác:

1. Memo chỉ được sử dụng trong nội bộ công ty, hoặc tổ chức.
2. Memo thường không được sử dụng kiểu cách như thư mà nó suồng sã hơn.
3. Memo thường ngắn và đi vào trọng tâm của vấn đề.
4. Memo thường sử dụng cách nói thẳng, trực tiếp.
5. Memo không có lời chào mở đầu cũng như không có câu chào khi kết thúc.
6. Memo có format định dạng khá chuẩn và định dạng này khác định dạng của thư tín trong thương mại.


Dưới đây là format của một memo thường gặp
Memorandum
Date: (Ngày, tháng, năm)
To: (Người nhận)
From: (Người gửi)
Subject: (Chủ đề)
Text of the memo (Nội dung)

Ở đầu mỗi memo thường là biểu tượng và tên của công ty. Có hai dạng memo, một dạng truyền thống và một dạng hiện đại.

ü Dạng truyền thống thì không viết lùi vào ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa mỗi đoạn văn phải cách ra một dòng.
ü Dạng hiện đại thì phải lùi vào một khoảng ở dòng đầu mỗi đoạn văn và ở giữa các đoạn văn thì không cần có khoảng cách.

Trong trường hợp nội dung bản memo quá dài và phải kéo dài đến trang thứ hai thì bạn có thể viết lại ngày, tháng, người nhận, người gửi, chủ đề và nội dung giống như trang thứ nhất. Còn nếu bạn không muốn mất thời gian ghi lại những thông tin kia thì bạn có thể viết trong dòng đầu tiên của trang thứ hai tên người nhận ở góc bên trái, ở giữa là số trang và ở góc bên phải là ngày tháng.
Thường thì memo để lề là 1 inch (tương đương với 1.45 cm) ở cả bốn phía và bạn phải luôn nhớ rằng lề luôn phải để ở dạng canh trái (Align left) và không bao giờ được để ở dạng canh đều hai bên (Justify) vì nếu để canh đều hai bên thì phần mềm Word sẽ tự động cho thêm những khoảng trống vào giữa câu để cho lề hai bên được thẳng hàng.

Nội dung của memo phải ngắn gọn và súc tích, câu trong phần nội dung thường là những câu ngắn và không chứa đựng cảm xúc. Cách tổ chức ý trong memo cũng rất quan trọng vì memo càng súc tích càng tốt nên bạn phải tổ chức ý làm sao cho người nhận cảm thấy dễ hiểu nhất. Vì vậy nên nếu bạn có nhiều ý cần truyền tải trong một memo thì bạn có thể sử dụng các chữ số La Mã, các con số, chữ cái, các biểu tượng… để phân biệt các ý với nhau và làm cho người đọc tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất.
Tuyệt đối tránh viết thêm các thông tin không cần thiết như "have fun" (chúc vui vẻ) hoặc "have a nice day" (chúc một ngày tốt lành).

Nếu bạn có tài liệu đính kèm thì nên đính kèm nó ở phía cuối trang memo về phía góc trái.

Bạn nên chú ý đến ngôn ngữ được sử dụng trong memo vì nó là ngôn ngữ trong kinh doanh nên tốt nhất là nên sử dụng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất (I hoặc we).

Các từ ngữ sử dụng nên ngắn gọn, súc tích, cụ thể và rõ ràng, tránh việc sử dụng từ ngữ bóng bẩy, ẩn dụ và những từ có thể khiến người khác hiểu nhầm.

Và điều đặc biệt chú ý là bạn nên xác định chắc chắn về đối tượng nhận memo. Bạn phải biết họ là ai, trình độ hiểu biết của họ đến đâu, họ muốn nghe và thấy những gì, vị trí của họ ở đâu trong công ty. Không bao giờ được phép đặt bút viết memo mà không rõ mình đang viết cho ai.

Kết quả (Việt) 2:

Memo (hay còn gọi is lời nhắn) and directories are hai hình thức liên lạc phổ biến nhất in kinh doanh hiện nay. Về an khia cạnh nào which thì memo are also like thư since it also used for trao đổi thông tin trong kinh doanh. Bài viết given name số lưu ý and tiêu chuẩn while viết memo.
If you viết memo (lời nhắn) cho người bạn thân you can viết thế nào tùy thích miễn sao người đọc hiểu đúng ý directory. Tuy nhiên, while viết memo in kinh doanh then you need to Tuân thủ some of the rules. Memo (hay còn gọi is lời nhắn) and directories are hai hình thức liên lạc phổ biến nhất in kinh doanh hiện nay. Về an khia cạnh nào which thì memo are also like thư since it also used for trao đổi thông tin trong kinh doanh. Tuy nhiên, bản ghi nhớ have some đặc điểm quan trọng khác: 1. Memo chỉ be used in nội bộ công ty, or tổ chức. 2. Memo thường not be used as kiểu cách thư mà it Sương sã than. 3. Memo thường ngắn and đi vào trọng tâm of problems. 4. Memo thường sử dụng cách nói thẳng, tiếp trực. 5. Memo without lời chào mở đầu also has no câu chào when finished. 6. Định dạng no Memo định dạng khá chuẩn and the format this khác formats of the tín in thương mại. Dưới this is the format of a memo thường gặp Bản ghi nhớ Ngày: (Ngày, tháng, năm) To: (Người nhận) Từ: (Người gửi) Subject: (Chủ đề) Tiêu đề của bản ghi nhớ (Nội dung) Ở đầu each memo is usually biểu tượng và tên of the company. Có hai dạng bản ghi nhớ, one dạng traditional and a dạng hiện đại. Ü Dạng truyền thống does not viết lùi vào at line đầu at a paragraph and out center at a paragraph non cách ra a line. Ü Dạng hiện đại thì phải lùi vào one space at line đầu at a paragraph and out between đoạn văn does not requires distance. Trọng trường hợp contents bản ghi nhớ too long and must be extended to trang thứ hai you can viết lại ngày, tháng, recipients , người gửi, chủ đề and contents like trang thứ nhất. Còn if you do not want to mất thời gian ghi lại those thông tin kia you can viết in dòng đầu tiên of trang thứ hai tên recipients out góc bên trái, out Centered be trang and out góc bên must be ngày tháng. Thường thì ghi nhớ for lề là 1 inch (equivalent to 1,45 cm) out cả bốn Phía and you must be luôn nhớ that lề luôn right for at dạng canh trái (Căn trái) and never been to out dạng canh will hai bên (Justify ) vì if to canh will hai bên thì phần mềm Lời will automatically cho thêm those space to center câu to cho lề hai bên be thẳng hàng. Nội dung the memo non ngắn gọn and súc tích, câu in the contents is usually those câu ngắn and does not contain đựng cảm xúc. Cách tổ chức ý in memo are very important vì memo as súc tích as tốt so you must be tổ chức ý làm sao cho người nhận cảm thấy dễ hiểu nhất. Vì vậy be if you nhiều ý cần truyền tải in one memo you can use chữ số La Mã, the con số, chữ cái, the biểu tượng ... for phân biệt its ý with the exclusive and làm cho người đọc tiếp nhận thông tin an cách nhanh nhất. Tuyệt đối avoid viết thêm all the information is not required as "vui chơi" (chúc vui vẻ) or "có một ngày tốt đẹp" (chúc a date tốt lành). If you tài liệu đính kèm thì be attached it out Phía cuối trang ghi nhớ về Phía góc trái. You should chú ý to language be used in memo as it is language in kinh doanh be tốt nhất be be used đại từ nhân Xưng ngôi thứ nhất (Tôi or chúng tôi). Các từ ngữ sử dụng should ngắn gọn, tích súc, cụ thể and rõ ràng, avoid việc sử dụng từ ngữ bóng bẩy, ẩn dụ and the words you can make người khác hiểu nhầm. Và điều đặc biệt chú ý are you should xác định chắc chắn về đối tượng nhận ghi nhớ. You must know they là ai, trình độ hiểu biết their to đâu, they want nghe and found explain what, vị trí their ở đâu in công ty. Never allowed đặt bút viết memo which is rõ mình đang viết cho ai.