Using the Scheduling Tool to Find A

Using the Scheduling Tool to Find Attendee Availability

When you schedule meetings, you can check to see when attendees are busy
or free so you can find a good time for all attendees to meet. As you add
attendees to the Attendees field, a suggestion panel in the Overview pane shows availability in 30 minute time slots for the attendees.
The default time preference is to suggest time within your working hours and
within the attendee's working hours.
 Only include my working hours. This is the work week and hours you set in
your Calendar preferences.
 Only include other attendee's working hours. When searching for a location
it takes into consideration everyone's working hours.
 Calculate availability using this number of instances
You can change this.

1. In the New Appointment page, click Suggest a time.

2. In the Suggest Times pane that opens, click the gear icon.

3. Uncheck the boxes you do not want used to calculate attendee availability.

4. Click OK.

View Availability in the Mini-Calendar
The mini-calendar suggests attendee availability by color code. Green in the calendar are the days that all attendees and at least one
location is available. Orange means that not everyone can attend but more than half can, and at
least one location is available. You can hover the cursor over the date to
see the names of up to 10 people who are not available
Red means more than half of the attendees cannot attend the meeting on
those days.
Scheduling Equipment

When you set up a meeting and schedule equipment for use in the meeting,
you select the equipment and "invite" it to the meeting. The equipment
resource account receives the invite and if it is free, accepts the meeting.
Administrators set up equipment accounts and configure the equipment's
scheduling policy. A meeting can be declined if the equipment already has a
meeting scheduled for that time. In some cases, the equipment scheduling
policy is set up to allow the equipment to accept dates in recurring meetings
even if there are conflicts. You receive an email showing which dates conflict.

Scheduling an All-Day Appointment

You can use the calendar to schedule an all day appointment, which is called an event.

1. On the Calendar header, click New Appointment.

2. If the From field displays above the Subject line, you created more than
one persona for your account. Select the identity to use when creating this appointment.

3. In the Subject text box, add a brief description of the meeting. The text
added here becomes the description in the calendar.

4. Select All day and select the start and stop date.

5. In the Attendees text box, type the email addresses, separating addresses
by a semicolon (;). As you enter names, the Scheduler opens and the attendees free/busy information is displayed.
a. To help you find a time when all attendees are available, click Suggest
Time. A calendar displays with the availability. As you enter attendee
names, the scheduling tool begins to suggest times that all the attendees are available.
Note: If an attendee has set a preference to allow only certain users to
see free/busy information and you are excluded from the list, you cannot view the free/busy schedule.
b. If some attendees are not required to be at the meeting, but you want
to invite them, select Show Optional and type email address in the
field. You can also do this in the Scheduler. Click the icon next to the
name and select Optional Attendee. When the invite is sent, their names are listed as optional.
6. In the Location text box enter where the meeting is. If the location is in the
company directory, when you start to type, locations that match are listed. You can also click Suggest a location to see a list of available locations in
your company

7. In the Display, select the Free/Busy option for this appointment, which
calendar the appointment should be added to, and whether this appointment should be marked as Private.

8. Reminder. Set an alarm notification to remind invitees of the appointment.
If you have configured an email address or SMS alert in your
Preferences>Notification page, check the appropriate box, Email or SMS.
If you have not configured a notification, click Configure to go to the Preferences>Notification page to set this up.

Note: Notifications cannot be set on a per-entry basis. This means that
whatever settings are in your Preferences>Notifications will be used
for all your notifications, and not only for this particular calendar event or task.

9. In the text box below Scheduler, type an email message that is included in
the appointment invitation. To add attachments, click the paperclip icon on the toolbar.

10. The default is to ask the attendees to reply to your invitation. If you do not
want a response from the attendees, in the Calendar toolbar, click Options>Request Response to remove the check mark.

11. If you do not want to send the invite out at this time, click Save. Otherwise
click Send.

Move All Day Events to a New Day
To change the date for an all day event, in the Calendar view select the
event and drag it to the new date.

Kết quả (Việt) 1:

Sử dụng công cụ lập kế hoạch để tìm người tham gia sẵn có Khi bạn lập lịch trình cuộc họp, bạn có thể kiểm tra xem khi người tham dự được bận rộn hoặc miễn phí, do đó bạn có thể tìm thấy một thời gian tốt cho tất cả những người tham dự để đáp ứng. Khi bạn thêm người tham dự vào trường người tham dự, một bảng điều khiển đề nghị trong tổng quan ngăn cho thấy tình trạng sẵn có trong 30 phút khe thời gian cho những người tham dự. Ưu tiên thời gian mặc định là để đề nghị nào trong giờ làm việc của bạn và trong giờ làm việc của người tham gia.  Chỉ bao gồm thời gian làm việc của tôi. Đây là tuần làm việc và giờ bạn đặt trong Tuỳ chọn lịch của bạn.  Chỉ bao gồm thời gian làm việc của người tham gia khác. Khi tìm kiếm vị trí nó sẽ đưa vào xem xét tất cả mọi người đang làm việc giờ.  sẵn có tính toán bằng cách sử dụng số này trường hợp Bạn có thể thay đổi điều này. 1. trong trang cuộc hẹn mới, bấm vào đề nghị một thời gian. 2. trong cửa sổ thời gian đề nghị mở, nhấp vào biểu tượng bánh răng. 3. bỏ chọn các hộp bạn không muốn sử dụng để tính toán tính khả dụng của người tham dự. 4. nhấp vào OK. Xem tính khả dụng trong mini-lịch Lịch mini cho thấy tính khả dụng của người tham dự bởi mã màu. Màu xanh lá cây trong lịch là những ngày mà tất cả những người tham dự và ít nhất một vị trí có sẵn. Orange có nghĩa là không phải tất cả mọi người có thể tham gia nhưng có thể nhiều hơn một nửa, và tại ít nhất là một trong những địa điểm có sẵn. Bạn có thể di chuột con trỏ trên ngày để xem tên của tối đa 10 người không có sẵn Màu đỏ có nghĩa là hơn một nửa của những người tham dự không thể tham dự cuộc họp ngày những ngày này. Lập kế hoạch thiết bị Khi bạn thiết lập một cuộc họp và lịch trình thiết bị để sử dụng trong cuộc họp, bạn chọn các thiết bị và "mời" nó đến cuộc họp. Các thiết bị nguồn lực tài khoản nhận được mời và nếu nó là miễn phí, chấp nhận cuộc họp. Người quản trị thiết lập thiết bị tài khoản và cấu hình của thiết bị lập kế hoạch chính sách. Một cuộc họp có thể bị từ chối nếu thiết bị đã có một cuộc họp theo lịch trình cho thời điểm đó. Trong một số trường hợp, lập kế hoạch thiết bị chính sách được thiết lập để cho phép các thiết bị để chấp nhận ngày trong cuộc họp định kỳ ngay cả khi có các xung đột. Bạn nhận được một email Hiển thị ngày tháng mà xung đột. Lập kế hoạch một cuộc hẹn cả ngày Bạn có thể sử dụng lịch để lên lịch một cuộc hẹn ngày tất cả, được gọi là một sự kiện. 1. trên lịch tiêu đề, nhấp vào cuộc hẹn mới. 2. Nếu trường từ Hiển thị ở trên dòng chủ đề, bạn tạo nhiều hơn một persona cho tài khoản của bạn. Chọn một danh tính để sử dụng khi tạo cuộc hẹn này. 3. trong hộp văn bản tiêu đề, thêm một mô tả ngắn gọn về cuộc họp. Văn bản Thêm ở đây trở thành mô tả trong lịch. 4. chọn tất cả các ngày và chọn ngày bắt đầu và dừng. 5. trong hộp văn bản người tham dự, hãy nhập địa chỉ email, tách địa chỉ bởi một dấu chấm phẩy (;). Khi bạn nhập tên, trình lập lịch biểu sẽ mở ra và hiển thị thông tin rảnh/bận người tham dự. a. để giúp bạn tìm thấy một thời gian khi tất cả những người tham dự có sẵn, hãy nhấp vào đề xuất Thời gian. Lịch Hiển thị với sự sẵn có. Khi bạn nhập vào người tham dự tên, công cụ lập kế hoạch bắt đầu cho thấy thời gian mà tất cả những người tham dự có sẵn. Lưu ý: Nếu người tham dự đã thiết lập một tùy chọn để cho phép chỉ có một số người dùng để Xem thông tin rảnh/bận và bạn được loại trừ khỏi danh sách, bạn không thể xem lịch trình rảnh/bận. b. nếu một số người tham dự không được yêu cầu để tại cuộc họp, nhưng bạn muốn để mời họ, chọn Hiển thị tùy chọn và nhập địa chỉ email trong các lĩnh vực. Bạn cũng có thể làm điều này trong trình lập lịch biểu. Nhấp vào biểu tượng bên cạnh các tên và chọn tùy chọn tham dự. Khi mời được gửi, tên của họ được liệt kê như là tùy chọn. 6. trong hộp văn bản địa điểm nhập cuộc họp ở đâu. Nếu vị trí trong các công ty thư mục, khi bạn bắt đầu nhập, địa điểm phù hợp được liệt kê. Bạn cũng có thể bấm vào đề xuất một vị trí để xem một danh sách các địa điểm có sẵn trong công ty của bạn 7. trong màn hình, chọn tùy chọn Free/Busy cho cuộc hẹn này, mà lịch các cuộc hẹn nên được thêm vào, và cho dù cuộc hẹn này nên được đánh dấu là riêng tư. 8. lời nhắc nhở. Thiết lập một thông báo cảnh báo để nhắc nhở invitees của cuộc hẹn. Nếu bạn đã đặt cấu hình một địa chỉ email hoặc tin nhắn SMS cảnh báo trong của bạn Tuỳ chọn > thông báo trang, đánh dấu vào ô thích hợp, Email hoặc tin nhắn SMS. Nếu bạn không có cấu hình thông báo, bấm cấu hình để đi đến các ưu đãi > thông báo trang để thiết lập này. Lưu ý: Thông báo không thể được đặt trên một cơ sở cho một mục nhập. Điều này có nghĩa là cài đặt bất cứ điều gì trong tuỳ chọn > thông báo sẽ được sử dụng cho tất cả các thông báo của bạn, và không chỉ cho sự kiện lịch cụ thể hoặc nhiệm vụ này. 9. trong hộp văn bản bên dưới trình lập lịch biểu, gõ một email được bao gồm trong lời mời cuộc hẹn. Để thêm tập tin đính kèm, nhấp vào biểu tượng kẹp giấy trên thanh công cụ. 10. mặc định là để yêu cầu những người tham dự để trả lời cho lời mời của bạn. Nếu bạn không muốn một phản ứng từ những người tham dự, trên thanh công cụ lịch, bấm vào tuỳ chọn > yêu cầu phản ứng để loại bỏ dấu. 11. nếu bạn không muốn gửi mời vào thời gian này, bấm vào lưu. Nếu không nhấp vào gửi. Di chuyển tất cả các sự kiện ngày một ngày mới To thay đổi ngày cho một sự kiện ngày tất cả, trong giao diện lịch chọn các sự kiện và kéo nó đến ngày mới.

Kết quả (Việt) 2:

Sử dụng công cụ lịch trình để Tìm Tham dự sẵn Khi bạn lên lịch các cuộc họp, bạn có thể kiểm tra xem khi tham dự đang bận rộn hoặc miễn phí để bạn có thể tìm thấy một thời điểm tốt cho tất cả người dự họp để đáp ứng. Khi bạn thêm các tham dự viên đến trường tham dự, một bảng gợi ý trong phần panel Tổng quan cho thấy sẵn trong khe 30 phút thời gian cho những người tham dự. Các ưu tiên thời gian mặc định là để cho thấy thời gian trong giờ làm việc của bạn và trong giờ làm việc của người tham dự.  Chỉ bao gồm của tôi giờ làm việc. Đây là tuần làm việc và giờ bạn thiết lập trong sở thích lịch của bạn.  Chỉ bao gồm giờ làm việc khác tham dự của. Khi tìm kiếm một vị trí nó sẽ đưa vào xem xét tất cả mọi người giờ làm việc.  Tính sẵn có bằng cách sử dụng con số này của các trường hợp Bạn có thể thay đổi điều này. 1. Trong trang New Appointment, nhấp Đề nghị một thời gian. 2. Trong Đề nghị Times cửa sổ mở ra, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng. 3. Bỏ chọn hộp mà bạn không muốn sử dụng để tính toán sẵn có tham dự. 4. Nhấp vào OK. Xem Sẵn có trong Mini-Lịch Các mini-lịch cho thấy sẵn sàng tham dự bằng mã màu. Màu xanh lá cây trong lịch là những ngày mà tất cả những người tham dự và ít nhất một vị trí có sẵn. Orange có nghĩa là không phải ai cũng có thể tham dự, nhưng hơn một nửa có thể, và ít nhất một vị trí có sẵn. Bạn có thể di chuyển con trỏ qua ngày để xem tên của lên đến 10 người không có sẵn đỏ có nghĩa là hơn một nửa trong số những người tham dự không thể tham dự các cuộc họp về những ngày đó. Scheduling Thiết bị Khi bạn thiết lập một thiết bị họp và tiến độ sử dụng trong cuộc họp, bạn chọn thiết bị và "mời" nó vào cuộc họp. Các thiết bị tài khoản tài nguyên nhận được lời mời và nếu nó là miễn phí, chấp nhận cuộc họp. Người quản trị thiết lập các tài khoản thiết bị và cấu hình của thiết bị chính sách lập lịch trình. Một cuộc họp có thể bị từ chối nếu thiết bị đã có một cuộc họp dự kiến thời điểm đó. Trong một số trường hợp, các thiết bị lập lịch trình chính sách được thiết lập để cho phép các thiết bị để chấp nhận các ngày trong cuộc họp định kỳ ngay cả khi có xung đột. Bạn nhận được một email hiển thị ngày tháng mà xung đột. Lập kế hoạch hẹn All-Day Bạn có thể sử dụng lịch để sắp xếp một cuộc hẹn cả ngày, được gọi là một sự kiện. 1. Trên tiêu đề Lịch, nhấp New Appointment. 2. Nếu trường From hiển thị trên dòng Subject, bạn tạo ra hơn một tính cách cho tài khoản của bạn. Chọn sắc để sử dụng khi tạo ra cuộc hẹn này. 3. Trong hộp Subject văn bản, thêm một mô tả ngắn gọn về cuộc họp. Các văn bản bổ sung ở đây trở thành những mô tả trong lịch. 4. Chọn tất cả các ngày và chọn điểm bắt đầu và ngày ngừng. 5. Trong hộp văn bản tham dự, gõ địa chỉ email, phân cách các địa chỉ bằng dấu chấm phẩy (;). Khi bạn nhập tên, các Scheduler mở ra và những người tham dự miễn phí các thông tin / busy được hiển thị. a. Để giúp bạn tìm thấy một thời gian khi tất cả những người tham dự nào, bạn nhấp Đề nghị Time. Một lịch hiển thị với sự sẵn có. Khi bạn bước vào tham dự tên, công cụ lập kế hoạch bắt đầu đề nghị lần rằng tất cả những người tham dự đều có sẵn. Lưu ý: Nếu một người tham dự đã đặt ưu tiên để chỉ cho phép người sử dụng nhất định để xem thông tin rảnh / bận rộn và bạn bị loại ra khỏi danh sách, bạn có thể không xem free / busy lịch. b. Nếu một số người tham dự không bắt buộc phải có mặt tại buổi làm việc, nhưng bạn muốn mời họ, chọn Hiển thị Tùy chọn và gõ địa chỉ email trong trường. Bạn cũng có thể làm điều này trong Scheduler. Nhấp vào biểu tượng bên cạnh tên và chọn Tham dự bắt buộc. Khi mời được gửi đi, tên của họ được liệt kê như là tùy chọn. 6. Trong các Vị trí hộp văn bản nhập, nơi cuộc họp. Nếu địa điểm là trong thư mục công ty, khi bạn bắt đầu gõ, các địa điểm phù hợp được liệt kê. Bạn cũng có thể nhấp Đề nghị một vị trí để xem một danh sách các địa điểm có sẵn trong công ty của bạn 7. Trong Display, chọn tùy chọn miễn phí / bận rộn cho cuộc hẹn này, mà theo lịch hẹn nên được thêm vào, và cho dù cuộc hẹn này nên được đánh dấu là Private. 8. Reminder. Đặt một thông báo báo động để nhắc nhở khách mời của cuộc hẹn. Nếu bạn đã cấu hình một địa chỉ email hoặc tin nhắn SMS cảnh báo trong bạn Preferences> trang Thông báo, kiểm tra hộp, Email hoặc SMS thích hợp. Nếu bạn chưa cấu hình một thông báo, nhấp vào Configure để đi đến Preferences> trang Notification để thiết lập này. Chú ý: Thông báo không thể được thiết lập trên cơ sở mỗi lần nhập cảnh. Điều này có nghĩa rằng bất kỳ thiết lập trong Preferences> Notifications sẽ được sử dụng cho tất cả các thông báo của bạn, và không chỉ cho sự kiện này theo lịch cụ thể hoặc nhiệm vụ. 9. Trong hộp văn bản dưới đây Scheduler, gõ một tin nhắn email được bao gồm trong lời mời hẹn. Để thêm phần đính kèm, hãy nhấp vào biểu tượng kẹp giấy trên thanh công cụ. 10. Mặc định là để yêu cầu những người tham dự để trả lời lời mời của bạn. Nếu bạn không muốn có một phản ứng từ những người tham dự, trong thanh công cụ Calendar, nhấn vào Options> Request Response để loại bỏ các dấu kiểm tra. 11. Nếu bạn không muốn gửi lời mời ra tại thời điểm này, bấm Save. Nếu không nhấp Gửi. Di chuyển Tất cả sự kiện ngày đến một ngày mới To thay đổi ngày cho một sự kiện tất cả các ngày, trong giao diện Lịch chọn sự kiện và kéo nó vào ngày mới.