B8. Other duties of the reception d

B8. Other duties of the reception department

The chapter is divided into three main sections. The first section examines the general responsibilities

of the reception department for the maintenance of resident guest records. The second part describes

how the information concerning resident guests is communicated to other section or departments of the

hotel. The last section deals with the duties of the reception department in selling the hotel facilities and

explains the knowledge and skills that reception staff should possess when promoting sales.

Maintaining resident guest records

Amendments to resident guest records

A resident guest’s records may need to be amended during their stay, such as when there are changes in:

Room type or number

Departure rate

Room rates

Number of guests (e.g. when a businessman may be joined by his wife)

Situation 1. Two guests, Mr. and Mrs. Law, are staying in a deluxe twin room on room-only terms. They

intend to stay in the hotel for three days. However, Mrs. Law has to leave earlier than planned.

Action. The reception department has to amend the departure date and number of guests on the

registration form; the in-house list has to be changed; and the cashier must be notified so that Mr. Law is

charged at a single occupancy rate after the departure of his wife.

Situation 2. Mr. Law wants to change to a single room on bed and breakfast terms after his wife’s

departure.

Action. The reception department has to assign a new room and issue a new key. As a result, the

room number should be changed on both the registration form and the in-house list. Other sections or

departments also have to be notified of the change, e.g. the cashier (Mr. Law’s account is transferred to

the new room number and the room rate is altered), the housekeeper (Mr. Law may require assistance

with packing), the porters (Mr. Law’s baggage will need to be moved to the new room), the telephone

section (calls must be connected correctly), and mail and information desk (a new key will be issued and

mail and messages must be sent to the new room).

Up-to-date resident information is essential because it:

Provides an accurate and speedy service for guests during their stay (i.e. in handling mail, messages or

telephone calls)

Ensures that guest bills are accurately and continuously updated

Allows other departments to plan their operations based on the actual guest movements (e.g. the food and

beverage department

Maintenance of registration records. When a guest checks into a hotel, it is advisable for the proprietor to

record their personal particulars and details on a registration from. These registration details are kept by

the department until the guest departs.

Communication with other front office sections and departments:

Front office reports prepared by the reception department:

The most common reports prepared by the reception department are the in-house list, walk in and extra

arrivals, guest amendments, departure list and checked-out list.

The in-house list. Show all the guests currently residing in the hotel.

Current walk-ins and extra arrivals. Showing all unexpected arrivals (walk-ins) and extra arrivals (guests

who have telephoned earlier today to make their bookings) on that date.

Guest amendments show any changes to a resident guest’s details on that date

The departure list shows current expected departures

Kết quả (Việt) 1:

B8. Các nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận

chương được chia thành ba phần chính. Phần đầu tiên xem xét the trách nhiệm chung

của bộ phận tiếp nhận cho việc duy trì hồ sơ cư dân đánh. Phần thứ hai mô tả

làm thế nào thông tin liên quan đến cư trú khách được truyền đạt đến các phần khác hoặc các bộ phận của các

khách sạn. Phần cuối đề với nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận trong việc bán các tiện nghi khách sạn và

giải thích những kiến thức và kỹ năng nhân viên nên có khi thúc đẩy bán hàng.

duy trì hồ sơ cư dân đánh

sửa đổi hồ sơ cư dân đánh

hồ sơ của khách cư trú có thể cần phải được sửa đổi trong thời gian của họ, chẳng hạn như khi có những thay đổi trong:

loại phòng hoặc số

Khởi hành tỷ lệ

phòng tỷ giá

số lượng khách (ví dụ như khi một doanh nhân có thể được tham gia của vợ ông)

tình hình 1. 2 khách, ông và bà luật, đang ở trong một căn phòng sang trọng đôi về các điều khoản chỉ có phòng. Họ

có ý định ở lại khách sạn trong ba ngày. Tuy nhiên, bà luật đã để lại sớm hơn dự kiến.

hành động. Bộ phận tiếp nhận có sửa đổi ngày khởi hành và số lượng khách trên các

mẫu đăng ký; danh sách nhà đã phải được thay đổi; và thủ quỹ phải được thông báo để cho ông luật là

trả tỷ giá suất phòng đơn sau sự ra đi của vợ ông.

tình hình 2. Pháp luật ông muốn thay đổi đến một phòng đơn trên nhà trọ điều khoản sau khi vợ ông

khởi hành.

hành động. Bộ phận tiếp nhận có để chỉ định một phòng mới và phát hành một khoá mới. Kết quả là, các

số phòng nên được thay đổi vào mẫu đăng ký và danh sách trong nhà. Phần khác hoặc

bộ phận cũng phải được thông báo về sự thay đổi, ví dụ như thu ngân (ông luật tài khoản được chuyển giao cho

số phòng mới và giá phòng được thay đổi), quản gia (ông pháp luật có thể yêu cầu hỗ trợ

với bao bì), khuân vác (Giữ hành pháp luật của ông sẽ cần phải được chuyển đến phòng mới), điện thoại

phần (cuộc gọi phải được kết nối chính xác), và thư và thông tin bàn (khóa mới sẽ được phát hành và

thư và thư phải được gửi đến phòng mới).

Up-to-date thông tin cư dân là điều cần thiết vì nó:

cung cấp một dịch vụ nhanh chóng và chính xác cho khách trong suốt thời gian của họ (nghĩa là trong việc xử lý thư, tin nhắn hoặc

cuộc gọi điện thoại)

Đảm bảo rằng hóa đơn đánh được chính xác và liên tục Cập Nhật

cho phép các khoa khác để lên kế hoạch hoạt động của họ dựa vào các phong trào thực tế đánh (ví dụ như các thực phẩm và

đồ uống vùng

duy trì hồ sơ đăng ký. Khi một khách kiểm tra vào khách sạn một, nó được khuyến khích cho các chủ sở hữu để

ghi lại của cá nhân cụ thể và chi tiết về một đăng ký từ. Các chi tiết đăng ký được lưu giữ bởi

tỉnh cho đến khi khách khởi hành.

giao tiếp với các văn phòng mặt trận phần khác và các bộ phận:

trước văn phòng báo cáo chuẩn bị của bộ tiếp nhận:

Các báo cáo phổ biến nhất của bộ tiếp nhận là danh sách nhà, đi bộ trong và thêm

đến, sửa đổi đánh, danh sách khởi hành và kiểm tra ra danh sách.

danh sách trong nhà. Hiển thị tất cả các khách hàng hiện đang cư trú ở khách sạn.

hiện tại walk-ins và phụ đến. Hiển thị tất cả các bất ngờ đến (walk-ins) và phụ đến (khách

người đã gọi điện cho trước đó vào ngày hôm nay để thực hiện đặt phòng của họ) vào ngày đó.

đánh sửa đổi hiển thị bất kỳ thay đổi nào để thông tin chi tiết của khách cư trú vào ngày đó

hiển thị danh sách khởi hành chuyến khởi hành dự kiến hiện tại

Kết quả (Việt) 2:

B8. Các nhiệm vụ khác của bộ phận tiếp nhận Chương này được chia thành ba phần chính. Phần đầu tiên xem xét trách nhiệm chung của bộ phận tiếp nhận để duy trì hồ sơ của khách cư trú. Phần thứ hai mô tả cách thức thông tin liên quan đến khách cư trú được truyền đạt tới phần hoặc các bộ phận khác của khách sạn. Các chương trình khuyến mại phần cuối cùng với các nhiệm vụ của bộ phận tiếp nhận trong việc bán các cơ sở khách sạn và giải thích những kiến thức và kỹ năng mà nhân viên tiếp tân nên có khi thúc đẩy doanh số bán hàng. Duy trì thường trú hồ sơ của khách sửa đổi đối với khách của người dân ghi lại bản ghi A của khách cư trú của có thể cần phải được sửa đổi trong quá trình lưu trú của họ, chẳng hạn như khi có sự thay đổi: Loại phòng hoặc số tỷ lệ Khởi Giá phòng Số lượng khách (ví dụ như khi một doanh nhân có thể được tham gia cùng vợ) Tình hình 1. Hai khách, ông bà Luật, đang ở trong một phòng đôi cao cấp về các điều khoản chỉ giá phòng. Họ có ý định ở lại trong khách sạn cho ba ngày. Tuy nhiên, bà Luật đã để lại sớm hơn dự định. hành động. Bộ phận tiếp nhận có sửa đổi ngày khởi hành và số lượng khách trên mẫu đăng ký; danh sách trong nhà đã được thay đổi; và thủ quỹ phải được thông báo để ông Luật được tính theo một tỷ lệ lấp đầy duy nhất sau sự ra đi của người vợ. ông Tình hình 2 ông Luật muốn thay đổi vào một căn phòng duy nhất trên giường và bữa sáng về sau khi vợ ông đi. ​​hành động. Bộ phận tiếp nhận phải chỉ định một phòng mới và ban hành một khóa mới. Kết quả là, số lượng phòng có thể được thay đổi trên cả hai hình thức đăng ký và danh sách trong nhà. Các phần khác phòng ban cũng phải được thông báo về sự thay đổi, ví dụ như nhân viên thu ngân (tài khoản của ông Luật được chuyển giao cho số lượng phòng mới và giá phòng được thay đổi), người quản gia (ông Luật có thể yêu cầu hỗ trợ với bao bì), các khuân vác (hành lý của ông Luật sẽ cần phải được chuyển đến phòng mới), điện thoại phần (cuộc gọi phải được kết nối một cách chính xác), thư và thông tin bàn (một khóa mới sẽ được phát hành và mail và tin nhắn phải được gửi đến mới . phòng) Up-to-date thông tin cư dân là điều cần thiết bởi vì nó: Cung cấp một dịch vụ chính xác và nhanh chóng cho khách trong thời gian lưu trú của họ (tức là trong việc xử lý mail, tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại) Đảm bảo rằng các hóa đơn của khách được cập nhật chính xác và liên tục cho phép các phòng ban khác để kế hoạch hoạt động của mình dựa trên các phong trào của khách thực tế (ví dụ như thực phẩm và nước giải khát bộ phận bảo trì các hồ sơ đăng ký. Khi kiểm tra khách vào khách sạn, đó là khuyến khích cho các chủ sở hữu để ghi lại tin cá nhân của họ và chi tiết về đăng ký từ. Những chi tiết đăng ký được lưu giữ bởi các bộ phận cho đến khi khởi hành khách. Truyền thông với các bộ phận văn phòng chính và các phòng ban khác: báo cáo văn phòng Mặt trận chuẩn bị của bộ phận tiếp nhận: Các báo cáo phổ biến nhất chuẩn bị của bộ phận tiếp nhận có danh sách trong nhà, bước vào và thêm lượt, sửa đổi của khách, danh sách đi và danh sách check-out. Danh sách trong nhà. Hiển thị tất cả các khách hàng đang cư trú tại khách sạn. hiện tại đi bộ-in và điểm đến thêm. Hiển thị tất cả khách đến bất ngờ (đi bộ-in) và điểm đến thêm (khách đã gọi điện thoại trước đó ngày hôm nay để đặt vé của họ) vào ngày đó. sửa đổi khách cho thấy bất kỳ thay đổi chi tiết khách của người dân về ngày đó Danh sách khởi hành cho thấy khởi hành dự kiến hiện nay