Recently a friend of mine held a pr

Recently a friend of mine held a productivity summit with 20 or more experts. The content shared came to more than 20 hours.

When he told me about it my eyes glazed over. He noticed.

“What’s the problem? I’ve put together the greatest minds on productivity. This information is incredibly valuable,” he argued.

“I have no doubt,” I agreed, “but it feels like common core math to me. You're taking something extremely simple and making it difficult… on purpose.”

My mind was having a hard time with almost twenty-four hours of varying approaches to getting things done. He asked about my approach and quickly discovered why I wasn’t added to the summit. It’s probably too simple.

Getting more done in less time comes down to three things:

1. Obligation scheduling.
You can’t just mentally plan to get things done. You have to calendar what you are going to do and when you are going to do it. You must make an appointment with yourself and keep it as if it were a dinner with your top client.

Related: 3 Ways to Manage Your Time and Boost Productivity

Too often we schedule with the mindset of what we want to accomplish rather than what we must accomplish. If we do that our minds see the events as optional rather than mandatory. By shifting to an obligation frame of mind, you give weight to the tasks and that creates greater necessity.

2 Effective efficiency.
Efficiency means that we do the best job possible in the least amount of time. First, you need to know how long a task will take. Second, you need to determine if you can shrink that time without losing quality.

A colleague of mine, Mike, struggled with servicing current clients and reaching new ones. “I just don’t have enough time to work personally with everyone.”

We did some math. His average client visit was one hour. I asked if he could be just as effective in 45 minutes. He said he could. What about 40 minutes? He said yes to that as well. What about 35 minutes? He didn’t feel that would work. We settled on 40 minutes and he freed 80 minutes each day.

Related: How Getting up at 5 a.m. Has Improved My Health and Productivity

It’s not enough to just schedule, you need to be precise about the amount of time the tasks actually take. Keep track of how long certain actions take and work toward shrinking the time without losing quality.

3. Present focus.
The greatest enemy of productivity is distraction. The ability to stay attentive seems almost impossible in today’s world. You might schedule efficiently and still lose because your mind drifts or call or an email pulls you away. Staying in the “now” and in the present will increase your productivity.

Here are two “tricks” that you’ve heard over and over, but still may not be doing.

First, eliminate anything not related to the task. If your phone, or internet or people are not essential to task completion, then shut them down. Period.

Related: 4 Productivity Tips That Changed My Life This Year

Second, if you have an extra short attention span, then get an egg timer and set it for five or ten minutes as a reminder to stay on point. If you would like to really ramp up your focus by using reminders and timed sessions then consider using The Action Machine.

Personal productivity doesn’t require 20 experts. It just requires that you focus on what you should be doing, when you should be doing it without excuse.

Kết quả (Việt) 1:

Gần đây một người bạn của tôi tổ chức một hội nghị thượng đỉnh năng suất với các chuyên gia 20 hoặc nhiều hơn. Nội dung được chia sẻ đến hơn 20 giờ. Khi ông nói với tôi về nó bằng kính mắt của tôi. Ông nhận thấy."Vấn đề là gì? Tôi đã đặt cùng các tâm lớn nhất về năng suất. Thông tin này là có giá trị vô cùng", ông lập luận."Tôi không có nghi ngờ," Tôi đồng ý, "nhưng nó cảm thấy như toán học cốt lõi chung với tôi. Bạn đang tham gia một cái gì đó cực kỳ đơn giản và làm cho nó khó khăn... vào mục đích."Tâm trí của tôi đã có một thời gian khó khăn với gần hai mươi bốn giờ các phương pháp khác nhau để nhận được những điều thực hiện. Ông được hỏi về cách tiếp cận của tôi và nhanh chóng phát hiện ra lý do tại sao tôi đã không được thêm vào hội nghị thượng đỉnh. Có lẽ là quá đơn giản.Nhận được nhiều hơn thực hiện trong thời gian ít hơn đi xuống đến ba điều:1. nghĩa vụ lập tiến độ.Bạn không thể chỉ tinh thần kế hoạch để có được việc làm. Bạn có lịch bạn sẽ làm gì và khi bạn đang đi để làm điều đó. Bạn phải làm một cuộc hẹn với chính mình và giữ nó như thể nó là một bữa ăn tối với khách hàng hàng đầu của bạn.Liên quan: 3 cách để quản lý thời gian của bạn và tăng năng suấtQuá thường xuyên, chúng tôi lập lịch trình với những suy nghĩ về những gì chúng tôi muốn thực hiện chứ không phải là những gì chúng ta phải thực hiện. Nếu chúng tôi làm điều đó tâm trí của chúng tôi thấy các sự kiện như là tùy chọn chứ không phải là bắt buộc. Bằng cách chuyển sang một nghĩa vụ khung của tâm trí, bạn cho trọng lượng cho các nhiệm vụ và tạo ra nhiều hơn cần thiết.2 hiệu quả hiệu quả.Hiệu quả có nghĩa là chúng tôi làm việc tốt nhất có thể trong số tiền ít nhất của thời gian. Trước tiên, bạn cần phải biết mất bao lâu một nhiệm vụ. Thứ hai, bạn cần phải xác định nếu bạn có thể giảm thời gian mà không mất chất lượng.Một đồng nghiệp của tôi, Mike, vật lộn với dịch vụ khách hàng hiện tại và đạt những cái mới. "Tôi chỉ không có đủ thời gian để làm việc cá nhân với tất cả mọi người."Chúng tôi đã làm một số toán. Chuyến thăm trung bình khách hàng của ông là một giờ. Tôi hỏi nếu ông có thể chỉ là hiệu quả trong 45 phút. Ông nói rằng ông có thể. Điều gì khoảng 40 phút? Ông có cho rằng là tốt. Điều gì về 35 phút? Ông không cảm thấy rằng sẽ làm việc. Chúng tôi giải quyết trên 40 phút và ông giải phóng 80 phút mỗi ngày.Liên quan: Cách bắt lên lúc 5 giờ sáng đã cải thiện sức khỏe và năng suất của tôiNó là không đủ để chỉ cần sắp xếp, bạn cần phải được chính xác về số lượng thời gian nhiệm vụ thực sự mất. Theo dõi các lâu hành động nhất định đi và làm việc về hướng thu hẹp thời gian mà không mất chất lượng.3. hiện nay tập trung.Kẻ thù lớn nhất của năng suất là phân tâm. Khả năng để ở chu đáo có vẻ như hầu như không thể trong thế giới ngày nay. Bạn có thể lịch trình một cách hiệu quả và vẫn còn mất bởi vì tâm trí của bạn drifts hoặc gọi điện thoại hoặc email kéo bạn đi. Ở trong "giờ" và trong hiện tại sẽ làm tăng năng suất của bạn.Dưới đây là hai "thủ thuật" mà bạn đã nghe nói hơn và hơn, nhưng vẫn có thể không làm.Trước tiên, loại bỏ bất cứ điều gì không liên quan đến công việc. Nếu điện thoại, hoặc internet hoặc những người không phải là điều cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, sau đó tắt chúng. Khoảng thời gian.Liên quan: 4 năng suất Mẹo thay đổi cuộc sống của tôi năm nayThứ hai, nếu bạn có một khoảng chú ý ngắn thêm, sau đó nhận được một bộ đếm thời gian trứng và thiết lập nó cho 5 hay 10 phút là một lời nhắc nhở để ở trên điểm. Nếu bạn muốn thực sự đoạn đường nối lên tập trung của bạn bằng cách sử dụng nhắc nhở và hẹn giờ buổi sau đó xem xét việc sử dụng các hành động máy.Năng suất cá nhân không yêu cầu các chuyên gia 20. Nó chỉ đòi hỏi rằng bạn tập trung vào những gì bạn nên làm, khi bạn cần phải làm nó mà không có lý do gì.