SAS Payroll ProcessBest Practices T

SAS Payroll Process

Best Practices Task Force
School of Arts & Sciences, University of Pennsylvania

Table of Contents

Introduction 3

I. Initial Hires:

A. Faculty & Staff 4

B. Graduate Students, Postdoctoral Fellows, Lecturers 7
& Adjunct Faculty

C. Temporary Extra Employees, Student Workers 10
& Work Study Students

D. Additional information for International Appointments 12

II. Updates:

A. Reappointment

1. Faculty & Staff 13

2. Graduate Students, Postdoctoral Fellows, Lecturers 14
& Adjunct Faculty

3. Temporary Extra Employees, Student Workers 15
& Work Study Students

B. Leave of Absence (Faculty) 16

C. Job Reclassification (Staff)/Promotion (Faculty) 17

D. Salary Change (Faculty, Staff & Postdoctoral Fellows) 18

E. Job Assignment Add (Graduate Students) 19

F. Distribution Update /Salary Change (Graduate Students) 20

G. Late Pay 21

H. Termination

1. Faculty & Staff 22

2. Graduate Students & Postdoctoral Fellows 23

I. Rehires 24

J. Other Updates 24

Introduction

This document is the product of the Best Practices Task Force, which met during the fall of 1998 to examine the business practices within the School of Arts & Sciences. We have decentralized the payroll process, allowing department staff to create and update records in the system. The SAS Dean’s Office will audit the system to ensure its accuracy. The details of the new process are recorded in this manual.

Please note that this document focuses on the payroll process. While there are some notes on the hiring process, they are not meant to be comprehensive. Rather, they are only provided to put the payroll process in context. For more information about hiring procedures, see the Human Resources web site at http://www.hr.upenn.edu/.

One change in the payroll process is the function of the SAS Dean’s Office, which will now be auditing all SAS payroll transactions. In order to facilitate this, each SAS department must send copies of the relevant payroll screens for each addition or change to the payroll. We are in the process of developing automated audit reports for the SAS Dean’s Office. Once these reports are available, it will no longer be necessary for department BAs to send payroll screens to the SAS Dean’s Office. An announcement will be sent to the departments once this policy comes into effect.

We would like to thank Peggy Harsch for her help with this project. Largely due to her time and effort, there is also a supplementary document that outlines the SAS guidelines with respect to payroll. This will be used during training, and it will also serve as a resource for SAS payroll policies.

We hope that the new process will improve the efficiency and accuracy of the payroll system, making it smoother for both business administrators and University employees. We welcome your suggestions and comments on the new process. Please send them via email to bestprac@sas.upenn.edu

Michael Mandl
Ira Winston
Evelyn Balabis
Mark Dorfman
Lory Eighme
Barbara Greco
Miriam Mann Guerrero
Audrey Masciocchi
Lauren Oshana
Brent Parker
Laura Kornstein

18 January 1998

I-A. Initial Hires: Faculty & Staff.

Hiring:

 The position is authorized by the SAS Dean's Office.

 Standing Faculty:

 The position must also be approved by the Provost's Staff Conference. The department
receives confirmation of this in writing.

 An offer letter is sent from the Department after receiving written authorization from the
SAS Dean's Office. The written authorization and a copy of the offer letter are filed at the
department.

 The candidate sends an acceptance letter to the department.

 Staff:

 The SAS Dean's Office receives a completed HR1/2 form from Human Resources and
notifies the department when a copy is ready to be picked up by the department. This
confirms that the SAS Dean's Office has approved the salary.

 An offer letter is sent from the department. A copy is filed at the department until the
candidate accepts the position.

 The candidate replies to the department by signing the offer letter and returning it to the
department.

 The BA creates a department personnel file for the employee (if it's not already created).

 The department sends a copy of the acceptance to the SAS Dean's Office and files the original at the department.

Forms & Processing:

 If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.

 The BA and employee complete the I9 and W4. Copies are filed at the department. This is the minimum requirement; however, it may also be advisable to keep a copy of the employee’s ID (needed to complete the I9) on file.

 The department BA creates a payroll record for the employee. (Note: For faculty, the Provost’s Staff Conference approval must be obtained before the record is created.) Emergency contact information should be entered for every employee.

 The employee is offered the option of direct deposit. If s/he chooses to use this service, a Direct Deposit Form must be completed and sent directly to the payroll office.

 Once the employee has been in the Payroll/Personnel System for at least 24 hours, s/he should go to the PennCard Center in the Franklin Building to obtain a PennCard.

 The BA prints the 003 and 004 payroll screens, sends a copy to the SAS Dean's Office, and files the screens at the department.

Note: Once a more automated audit system is in place, it will not be necessary to send the screens to the SAS Dean’s Office.

 American Citizens: The BA forwards the I9 and W4 directly to the Records Office. Copies are kept on file at the department.

International Appointments: The W4; I9; International Programs Notice of Appointment; copies of the passport, visa and I-94 card; IAP66 (if applicable); and social security card or receipt are first copied at the department. The copies are filed at the department. The employee must then bring all documents in person to the Corporate Tax Office, 329 Franklin Building, where additional forms will be completed.

Record Activation:

 Once all of the forms have been processed, the Payroll Office will activate the payroll record.

 The department BA monitors the "minimum record" to confirm the activation. The minimum record field will contain “OK” when the record has been activated.

Audit:

 The SAS Dean's Office will generate a report of additions to the payroll system and monitor the system for the new appointment. The supporting documentation will be used to audit the additions and check for errors.

 If any errors are found, the SAS Dean’s Office notifies the department via email.

 The department corrects the errors.

Forms to be maintained in the Department File:

Faculty:
 Written authorization for the position from the SAS Dean's Office
 Copy of offer letter
 Acceptance letter

Staff:
 HR2
 Signed offer letter

All:
 Copy of I9 and appropriate identification
 Copy of W4
 003 and 004 payroll screens
 If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.

1-B. Initial Hires: Graduate Students, Postdoctoral Fellows, Lecturers & Adjunct Faculty.

Hiring:

 Graduate Students:

 The department determines which graduate students will be hired as TAs, RAs, etc.

 Funding sources are approved by the Associate Dean for Graduate Studies and the Graduate Chair, as appropriate.

 The department BA receives a list of graduate students to add to the payroll.

 Postdoctoral Fellows, Lecturers & Adjunct Faculty:

 The candidate is authorized by the SAS Dean's Office. The department receives notification of this in writing.

 An offer letter is sent from the Department after receiving written authorization from the SAS Dean's Office. The written authorization and a copy of the offer letter are filed at the department.

 The candidate sends an acceptance letter to the department, which is filed at the department.

 Postdocs Only: The candidate must also sign a copy of the University patent policy and return it with the acceptance letter.

 The BA creates a department personnel file for each employee.

Forms & Processing:

 If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.

 The BA and employee complete the I9 and W4. For Graduate Students and Postdoctoral Fellows, an Appointment Information Form (AIF) must also be completed. Copies are filed at the department. This is the minimum requirement; however, it may also be advisable to keep a copy of the employee’s ID (needed to complete the I9) on file.

 The BA creates a payroll record for the employee. Emergency contact information should be entered for every employee.

 Graduate Students Only:

 The BA verifies that the student is informed of the School's guidelines for graduate student employment.

 The BA fills all remaining job screens with unfunded Research Assistant B appointments for the period 9/1/xx to 8/31/xx.

 If the student is enrolled in that semester and eligible for tuition remission, the BA also submits tuition information to the SAS Dean’s Office for remission.

 The employee is offered the option of direct deposit. If s/he chooses to use this service, a Direct Deposit Form must be completed and sent directly to the payroll office.

 Once the employee has been in the Payroll/Personnel System for at least 24 hours, s/he should go to the PennCard Center in the Franklin Building to obtain a PennCard.

 The BA prints the 003 and 004 payroll screens. They are sent with the AIF to the SAS Dean's Office. Copies are also filed at the department.

Note: Once a more automated audit system is in place, it will not be necessary to send t

SAS Payroll Process

Best Practices Task Force
School of Arts & Sciences, University of Pennsylvania

Table of Contents

Introduction  3

I. Initial Hires:

A. Faculty & Staff  4

B. Graduate Students, Postdoctoral Fellows, Lecturers   7
& Adjunct Faculty

C. Temporary Extra Employees, Student Workers 10
 & Work Study Students

D. Additional information for International Appointments 12

II. Updates:

A. Reappointment

1. Faculty & Staff 13

2. Graduate Students, Postdoctoral Fellows, Lecturers  14
& Adjunct Faculty

3. Temporary Extra Employees, Student Workers  15
 & Work Study Students

B. Leave of Absence (Faculty) 16

C. Job Reclassification (Staff)/Promotion (Faculty) 17

D. Salary Change (Faculty, Staff & Postdoctoral Fellows) 18

E. Job Assignment Add (Graduate Students) 19

F. Distribution Update /Salary Change (Graduate Students) 20

G. Late Pay 21

H. Termination

1. Faculty & Staff 22

2. Graduate Students & Postdoctoral Fellows 23

I. Rehires 24

J. Other Updates 24
 
Introduction

This document is the product of the Best Practices Task Force, which met during the fall of 1998 to examine the business practices within the School of Arts & Sciences. We have decentralized the payroll process, allowing department staff to create and update records in the system. The SAS Dean’s Office will audit the system to ensure its accuracy. The details of the new process are recorded in this manual.

Please note that this document focuses on the payroll process. While there are some notes on the hiring process, they are not meant to be comprehensive. Rather, they are only provided to put the payroll process in context. For more information about hiring procedures, see the Human Resources web site at http://www.hr.upenn.edu/.

One change in the payroll process is the function of the SAS Dean’s Office, which will now be auditing all SAS payroll transactions. In order to facilitate this, each SAS department must send copies of the relevant payroll screens for each addition or change to the payroll. We are in the process of developing automated audit reports for the SAS Dean’s Office. Once these reports are available, it will no longer be necessary for department BAs to send payroll screens to the SAS Dean’s Office. An announcement will be sent to the departments once this policy comes into effect.

We would like to thank Peggy Harsch for her help with this project. Largely due to her time and effort, there is also a supplementary document that outlines the SAS guidelines with respect to payroll. This will be used during training, and it will also serve as a resource for SAS payroll policies.

We hope that the new process will improve the efficiency and accuracy of the payroll system, making it smoother for both business administrators and University employees. We welcome your suggestions and comments on the new process. Please send them via email to bestprac@sas.upenn.edu

Michael Mandl 
 Ira Winston
 Evelyn Balabis
 Mark Dorfman
 Lory Eighme
 Barbara Greco 
 Miriam Mann Guerrero
 Audrey Masciocchi
 Lauren Oshana
 Brent Parker
 Laura Kornstein

18 January 1998
 
I-A. Initial Hires: Faculty & Staff.

Hiring:

 The position is authorized by the SAS Dean's Office.

 Standing Faculty:

 The position must also be approved by the Provost's Staff Conference. The department 
 receives confirmation of this in writing.

 An offer letter is sent from the Department after receiving written authorization from the 
 SAS Dean's Office. The written authorization and a copy of the offer letter are filed at the 
 department.

 The candidate sends an acceptance letter to the department.

 Staff:

 The SAS Dean's Office receives a completed HR1/2 form from Human Resources and
 notifies the department when a copy is ready to be picked up by the department. This 
 confirms that the SAS Dean's Office has approved the salary.

 An offer letter is sent from the department. A copy is filed at the department until the 
 candidate accepts the position.

 The candidate replies to the department by signing the offer letter and returning it to the
  department.

 The BA creates a department personnel file for the employee (if it's not already created).

 The department sends a copy of the acceptance to the SAS Dean's Office and files the original at the department.

Forms & Processing:

 If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.

 The BA and employee complete the I9 and W4. Copies are filed at the department. This is the minimum requirement; however, it may also be advisable to keep a copy of the employee’s ID (needed to complete the I9) on file.

 The department BA creates a payroll record for the employee. (Note: For faculty, the Provost’s Staff Conference approval must be obtained before the record is created.) Emergency contact information should be entered for every employee.

 The employee is offered the option of direct deposit. If s/he chooses to use this service, a Direct Deposit Form must be completed and sent directly to the payroll office.

 Once the employee has been in the Payroll/Personnel System for at least 24 hours, s/he should go to the PennCard Center in the Franklin Building to obtain a PennCard.

 The BA prints the 003 and 004 payroll screens, sends a copy to the SAS Dean's Office, and files the screens at the department.

Note: Once a more automated audit system is in place, it will not be necessary to send the screens to the SAS Dean’s Office.

 American Citizens: The BA forwards the I9 and W4 directly to the Records Office. Copies are kept on file at the department.

International Appointments: The W4; I9; International Programs Notice of Appointment; copies of the passport, visa and I-94 card; IAP66 (if applicable); and social security card or receipt are first copied at the department. The copies are filed at the department. The employee must then bring all documents in person to the Corporate Tax Office, 329 Franklin Building, where additional forms will be completed.

Record Activation:

 Once all of the forms have been processed, the Payroll Office will activate the payroll record.

 The department BA monitors the "minimum record" to confirm the activation. The minimum record field will contain “OK” when the record has been activated.

Audit:

 The SAS Dean's Office will generate a report of additions to the payroll system and monitor the system for the new appointment. The supporting documentation will be used to audit the additions and check for errors.

 If any errors are found, the SAS Dean’s Office notifies the department via email.

 The department corrects the errors.

Forms to be maintained in the Department File:

Faculty:
 Written authorization for the position from the SAS Dean's Office
 Copy of offer letter 
 Acceptance letter

Staff:
 HR2 
 Signed offer letter

All:
 Copy of I9 and appropriate identification 
 Copy of W4 
 003 and 004 payroll screens 
 If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.

1-B. Initial Hires: Graduate Students, Postdoctoral Fellows, Lecturers & Adjunct Faculty.

Hiring:

 Graduate Students:

 The department determines which graduate students will be hired as TAs, RAs, etc.

 Funding sources are approved by the Associate Dean for Graduate Studies and the Graduate Chair, as appropriate.

 The department BA receives a list of graduate students to add to the payroll.

 Postdoctoral Fellows, Lecturers & Adjunct Faculty:

 The candidate is authorized by the SAS Dean's Office. The department receives notification of this in writing.

 An offer letter is sent from the Department after receiving written authorization from the SAS Dean's Office. The written authorization and a copy of the offer letter are filed at the department.

 The candidate sends an acceptance letter to the department, which is filed at the department.

 Postdocs Only: The candidate must also sign a copy of the University patent policy and return it with the acceptance letter.

 The BA creates a department personnel file for each employee.

Forms & Processing:

 If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.

 The BA and employee complete the I9 and W4. For Graduate Students and Postdoctoral Fellows, an Appointment Information Form (AIF) must also be completed. Copies are filed at the department. This is the minimum requirement; however, it may also be advisable to keep a copy of the employee’s ID (needed to complete the I9) on file.

 The BA creates a payroll record for the employee. Emergency contact information should be entered for every employee.

 Graduate Students Only:

 The BA verifies that the student is informed of the School's guidelines for graduate student employment.

 The BA fills all remaining job screens with unfunded Research Assistant B appointments for the period 9/1/xx to 8/31/xx.

 If the student is enrolled in that semester and eligible for tuition remission, the BA also submits tuition information to the SAS Dean’s Office for remission.

 The employee is offered the option of direct deposit. If s/he chooses to use this service, a Direct Deposit Form must be completed and sent directly to the payroll office.

 Once the employee has been in the Payroll/Personnel System for at least 24 hours, s/he should go to the PennCard Center in the Franklin Building to obtain a PennCard.

 The BA prints the 003 and 004 payroll screens. They are sent with the AIF to the SAS Dean's Office. Copies are also filed at the department.

Note: Once a more automated audit system is in place, it will not be necessary to send t

0/5000

Từ: -

Sang: -

Kết quả (Việt) 1: [Sao chép]

Sao chép!

Quá trình biên chế SASLực lượng đặc nhiệm thực tiễn tốt nhấtTrường nghệ thuật & Khoa học, đại học Pennsylvania Bảng nội dungGiới thiệu 3I. Ban đầu thuê: A. giảng viên và nhân viên phục vụ 4Sinh giảng viên học sinh tốt nghiệp, nghiên cứu sinh sau tiến sĩ, 7& Phụ trợ giảng viên C. nhân viên phụ tạm thời, sinh viên công nhân 10 & Làm việc nghiên cứu sinh viên Mất các thông tin bổ sung cho quốc tế cuộc hẹn 12II. bản Cập Nhật:A. kì1. giảng viên và nhân viên 13 2. tốt nghiệp sinh viên, nghiên cứu sinh sau tiến sĩ, giảng viên 14& Phụ trợ giảng viên3. tạm thời phụ nhân viên, công nhân sinh viên 15 & Làm việc nghiên cứu sinh viênB. vắng (giảng viên) 16C. việc làm Reclassification (nhân viên) / chương trình khuyến mại (giảng viên) 17Mất thay đổi lương (giảng viên, nhân viên và nghiên cứu sinh sau tiến sĩ) 18E. phân công công việc thêm (sinh viên tốt nghiệp) 19F. phân phối Cập Nhật /Salary thay đổi (sinh viên tốt nghiệp) 20G. hậu trả 21H. chấm dứt1. giảng viên và nhân viên 222. tốt nghiệp sinh viên & nghiên cứu sinh sau tiến sĩ 23 I. rehires 24 J. khác Cập Nhật 24 Giới thiệuTài liệu này là sản phẩm của tốt nhất hoạt động lực lượng đặc nhiệm, mà đáp ứng trong mùa thu năm 1998 để kiểm tra thực tiễn kinh doanh trong các trường nghệ thuật & Khoa học. Chúng tôi đã phân cấp quá trình biên chế, cho phép nhân viên vùng để tạo và Cập Nhật bản ghi trong hệ thống. Văn phòng của Dean SAS sẽ kiểm toán hệ thống để đảm bảo độ chính xác. Các chi tiết của quá trình mới được ghi lại trong sổ tay này.Xin lưu ý rằng tài liệu này tập trung vào quá trình biên chế. Trong khi có một số ghi chú trong quá trình tuyển dụng, họ không có nghĩa là phải toàn diện. Thay vào đó, họ chỉ được cung cấp để đặt quá trình biên chế trong bối cảnh. Để biết thêm chi tiết về thủ tục tuyển dụng, hãy xem trang web của nguồn nhân lực tại http://www.hr.upenn.edu/.Một thay đổi trong quá trình biên chế là chức năng của văn phòng của Dean SAS, mà bây giờ sẽ kiểm tra tất cả các giao dịch biên chế SAS. Để tạo thuận lợi cho điều này, mỗi bộ phận SAS phải gửi bản sao của các màn hình có liên quan biên chế cho mỗi bổ sung hoặc thay đổi để biên chế. Chúng tôi đang trong quá trình phát triển tự động kiểm toán báo cáo cho văn phòng của Dean SAS. Một khi các báo cáo này có sẵn, nó sẽ không còn là cần thiết cho vùng BAs để gửi màn hình biên chế đến văn phòng của Dean SAS. Một thông báo sẽ được gửi đến các phòng ban khi chính sách này đi vào hiệu lực.Chúng tôi muốn cảm ơn Peggy Harsch của mình giúp đỡ với dự án này. Chủ yếu là do thời gian và nỗ lực của mình, đó cũng là một tài liệu bổ sung đó vạch ra các hướng dẫn SAS đối với biên chế. Điều này sẽ được sử dụng trong thời gian đào tạo, và nó cũng sẽ phục vụ như là một nguồn lực cho SAS biên chế chính sách.Chúng tôi hy vọng rằng trình mới sẽ cải thiện hiệu quả và tính chính xác của hệ thống biên chế, làm cho nó mượt mà cho cả người quản trị kinh doanh và nhân viên trường đại học. Chúng tôi hoan nghênh đề nghị và ý kiến của bạn về quá trình mới. Xin vui lòng gửi qua email đến bestprac@sas.upenn.edu Michael Mandl Ira Winston Evelyn Balabis Mark Dorfman Lory Eighme Barbara Greco Miriam Mann Guerrero Audrey Masciocchi Lauren Oshana Brent Parker Laura Kornstein 18 January 1998 I-A. Initial Hires: Faculty & Staff.Hiring:  The position is authorized by the SAS Dean's Office.  Standing Faculty:  The position must also be approved by the Provost's Staff Conference. The department receives confirmation of this in writing.  An offer letter is sent from the Department after receiving written authorization from the SAS Dean's Office. The written authorization and a copy of the offer letter are filed at the department.  The candidate sends an acceptance letter to the department.  Staff:  The SAS Dean's Office receives a completed HR1/2 form from Human Resources and notifies the department when a copy is ready to be picked up by the department. This confirms that the SAS Dean's Office has approved the salary.  An offer letter is sent from the department. A copy is filed at the department until the candidate accepts the position.  The candidate replies to the department by signing the offer letter and returning it to the department.  The BA creates a department personnel file for the employee (if it's not already created).  The department sends a copy of the acceptance to the SAS Dean's Office and files the original at the department.Forms & Processing:  If the employee is a foreign national, see Section I-D for additional information.  The BA and employee complete the I9 and W4. Copies are filed at the department. This is the minimum requirement; however, it may also be advisable to keep a copy of the employee’s ID (needed to complete the I9) on file.  The department BA creates a payroll record for the employee. (Note: For faculty, the Provost’s Staff Conference approval must be obtained before the record is created.) Emergency contact information should be entered for every employee.  The employee is offered the option of direct deposit. If s/he chooses to use this service, a Direct Deposit Form must be completed and sent directly to the payroll office.  Once the employee has been in the Payroll/Personnel System for at least 24 hours, s/he should go to the PennCard Center in the Franklin Building to obtain a PennCard.  The BA prints the 003 and 004 payroll screens, sends a copy to the SAS Dean's Office, and files the screens at the department. Note: Once a more automated audit system is in place, it will not be necessary to send the screens to the SAS Dean’s Office.  American Citizens: The BA forwards the I9 and W4 directly to the Records Office. Copies are kept on file at the department.Quốc tế hẹn: W4; I9; Chương trình quốc tế thông báo về cuộc hẹn; bản sao hộ chiếu, thị thực và thẻ I-94; IAP66 (nếu có); và thẻ an sinh xã hội hoặc nhận lần đầu tiên được sao chép tại tỉnh. Các bản sao được nộp tại tỉnh. Các nhân viên sau đó phải mang lại cho tất cả tài liệu trong người để thuế văn phòng công ty, 329 Franklin xây dựng, nơi mà các hình thức bổ sung sẽ được hoàn thành.Kích hoạt ghi lại:  một khi tất cả các hình thức đã được xử lý, văn phòng biên chế sẽ kích hoạt hồ sơ biên chế.  tỉnh BA màn hình "tối thiểu ghi" để xác nhận việc kích hoạt. Trường kỷ lục tối thiểu sẽ chứa "OK" khi các bản ghi đã được kích hoạt.Kiểm tra:  The SAS Dean của văn phòng sẽ tạo ra một báo cáo về bổ sung vào hệ thống biên chế và giám sát hệ thống cho cuộc hẹn mới. Các tài liệu hỗ trợ sẽ được sử dụng để tính toán các bổ sung và kiểm tra lỗi.  Nếu bất kỳ lỗi nào được tìm thấy, văn phòng của Dean SAS sẽ thông báo cho tỉnh qua email.  tỉnh sửa chữa các lỗi. Hình thức phải được duy trì trong tệp vùng: Giảng viên: Viết ủy quyền cho vị trí từ văn phòng hiệu trưởng SAS bản sao của bức thư mời  chấp nhận thư Nhân viên phục vụ: HR2  Ký cung cấp thưTất cả: sao chép của I9 và nhận dạng thích hợp  bản sao của W4  003 và 004 biên chế màn hình  Nếu nhân viên là một quốc gia nước ngoài, xem phần tôi-D cho biết thêm thông tin. 1-sinh ban đầu thuê: tốt nghiệp sinh viên, nghiên cứu sinh sau tiến sĩ, giảng viên và giảng viên phụ trợ.Tuyển dụng:  sinh viên tốt nghiệp:  tỉnh sẽ xác định những sinh viên tốt nghiệp sẽ được thuê làm TAs, RAs, vv.  kinh phí nguồn được phê duyệt bởi Phó trưởng khoa sau đại học và ghế sau đại học, nếu thích hợp.  tỉnh BA nhận được một danh sách các sinh viên tốt nghiệp để thêm vào biên chế. Nghiên cứu sinh sau tiến sĩ , giảng viên & giảng viên phụ trợ:  Các ứng cử viên được ủy quyền bởi văn phòng hiệu trưởng SAS. Tỉnh nhận được thông báo này bằng văn bản.  cung cấp một bức thư được gửi từ tỉnh sau khi nhận được văn ủy quyền từ văn phòng hiệu trưởng SAS. Ủy quyền văn và một bản sao của thư cung cấp được nộp tại tỉnh.  Các ứng cử viên sẽ gửi một lá thư chấp nhận cho các bộ phận, được nộp tại tỉnh.  Postdocs chỉ: các ứng cử viên cũng phải ký một bản sao của chính sách bằng sáng chế đại học và gửi lại bằng chữ chấp nhận. The BA tạo ra một tập tin nhân viên vùng cho mỗi nhân viên. Hình thức & chế biến:  Nếu nhân viên là một quốc gia nước ngoài, xem phần tôi-D cho biết thêm thông tin. BA và nhân viên hoàn thành I9 và W4. Đối với sinh viên tốt nghiệp và nghiên cứu sinh sau tiến sĩ, một hình thức thông tin cuộc hẹn (AIF) cũng phải được hoàn thành. Bản sao được nộp tại tỉnh. Đây là yêu cầu tối thiểu; Tuy nhiên, nó có thể cũng được khuyến khích để giữ một bản sao của nhân viên ID (cần thiết để hoàn thành I9) vào tập tin.
 The BA creates a payroll record for the employee. Emergency contact information should be entered for every employee.

 Graduate Students Only:

 The BA verifies that the student is informed of the School's guidelines for graduate student employment.

 The BA fills all remaining job screens with unfunded Research Assistant B appointments for the period 9/1/xx to 8/31/xx.

 If the student is enrolled in that semester and eligible for tuition remission, the BA also submits tuition information to the SAS Dean’s Office for remission.

 The employee is offered the option of direct deposit. If s/he chooses to use this service, a Direct Deposit Form must be completed and sent directly to the payroll office.

 Once the employee has been in the Payroll/Personnel System for at least 24 hours, s/he should go to the PennCard Center in the Franklin Building to obtain a PennCard.

 The BA prints the 003 and 004 payroll screens. They are sent with the AIF to the SAS Dean's Office. Copies are also filed at the department.

Note: Once a more automated audit system is in place, it will not be necessary to send t

đang được dịch, vui lòng đợi..

Kết quả (Việt) 2:[Sao chép]

Sao chép!

SAS Payroll Quy trình thực hành tốt nhất Task Force School of Arts & Sciences, University of Pennsylvania Table of Contents Giới thiệu 3 I. Hires ban đầu: A. Khoa & Nhân viên 4 B. Học sinh tốt nghiệp, Postdoctoral Fellows, Giảng viên 7 & Phụ tá Khoa C. Nhân viên phụ tạm thời, lao động sinh viên 10 & Study Work Học sinh D. Thông tin bổ sung cho các cuộc hẹn quốc tế 12 II. Cập nhật: A. Bổ nhiệm lại 1. Khoa & Nhân viên 13 2. Tốt nghiệp Học sinh, Postdoctoral Fellows, Giảng viên 14 & phụ tá giảng viên 3. Nhân viên phụ tạm thời, lao động sinh viên 15 & Study Work Học sinh B. Nghỉ Vắng Mặt (Khoa) 16 C. Job Phân loại lại (Staff) / Khuyến mãi (Khoa) 17 D. Mức lương Change (Khoa, Staff & Postdoctoral Fellows) 18 E. Phân công công việc Add (Graduate sinh viên) 19 F. Phân phối Update / Lương Change (Graduate sinh viên) 20 G. Late Pay 21 H. Chấm dứt 1. Khoa & Nhân viên 22 2. Tốt nghiệp Học sinh & Postdoctoral Fellows 23 I. Rehires 24 J. Khác cập nhật 24 Giới thiệu Tài liệu này là sản phẩm của thực hành công tác xuất sắc nhất, trong đó đã gặp trong mùa thu năm 1998 để kiểm tra các hoạt động kinh doanh trong các Trường Arts & Sciences. Chúng tôi đã phân cấp quá trình biên chế, cho phép nhân viên bộ phận để tạo ra và cập nhật hồ sơ trong hệ thống. Văn phòng SAS Dean sẽ kiểm toán các hệ thống để đảm bảo độ chính xác của nó. Các chi tiết của tiến trình mới được ghi trong sách hướng dẫn này. Xin lưu ý rằng tài liệu này tập trung vào quá trình tính lương. Trong khi có một số ghi chú về quá trình tuyển dụng, họ không có nghĩa là để được toàn diện. Thay vào đó, họ chỉ được cung cấp để đưa các quá trình biên chế trong bối cảnh. Để biết thêm thông tin về thủ tục thuê, xem trang web nhân sự tại http://www.hr.upenn.edu/. Một thay đổi trong quá trình biên chế là chức năng của Văn phòng SAS Dean, mà bây giờ sẽ được kiểm toán tất cả các bảng lương SAS giao dịch. Để tạo thuận lợi này, mỗi bộ phận SAS phải gửi bản sao của màn hình biên chế có liên quan cho mỗi lần thêm hoặc thay đổi chỉ tiêu biên chế. Chúng tôi đang trong quá trình phát triển của báo cáo kiểm toán tự động cho Văn phòng SAS của Dean. Một khi những báo cáo có sẵn, nó sẽ không còn cần thiết cho cử nhân các bộ phận để gửi màn hình biên chế cho Văn phòng SAS của Dean. Một thông báo sẽ được gửi tới các phòng ban khi chính sách này có hiệu lực. Chúng tôi muốn cảm ơn Peggy Harsch sự giúp đỡ của cô với dự án này. Phần lớn là do thời gian và nỗ lực của mình, đó cũng là một tài liệu bổ sung đó vạch ra những hướng dẫn SAS đối với biên chế với. Điều này sẽ được sử dụng trong quá trình đào tạo, và nó cũng sẽ phục vụ như là một nguồn lực cho chính sách tiền lương SAS. Chúng tôi hy vọng rằng quá trình mới sẽ nâng cao hiệu quả và độ chính xác của hệ thống tính lương, làm cho nó mượt mà cho cả các quản trị kinh doanh và nhân viên trường Đại học. Chúng tôi hoan nghênh các đề xuất và ý kiến của bạn về quá trình mới. Xin vui lòng gửi email tới bestprac@sas.upenn.edu~~V Michael Mandl Ira Winston Evelyn Balabis Mark Dorfman Lory Eighme Barbara Greco Miriam Mann Guerrero Audrey Masciocchi Lauren Oshana Brent Parker Laura Kornstein 18 Tháng 1 1998 IA. Hires ban đầu:. Khoa & Nhân viên Thuê:  Các vị trí được ủy quyền của Văn phòng SAS của Dean.  Thường vụ Khoa:  Các vị trí cũng phải được sự chấp thuận của Hội nghị Nhân viên của Provost. Các bộ phận nhận được xác nhận điều này bằng văn bản.  Một thư mời được gửi từ Bộ sau khi nhận được ủy quyền bằng văn bản của Văn phòng SAS của Dean. Việc ủy quyền bằng văn bản và bản sao của thư đề nghị được nộp tại bộ phận.  Các ứng cử viên sẽ gửi một lá thư chấp nhận để bộ phận này.  Nhân viên:  Văn phòng SAS Dean nhận hoàn HR1 / 2 hình thức từ nguồn nhân lực và thông báo cho bộ phận này khi một bản sao đã sẵn sàng để được chọn của các bộ phận. Điều này khẳng định rằng Văn phòng SAS Dean đã chấp thuận mức lương.  Một thư mời được gửi từ bộ phận này. Một bản lưu tại bộ phận này cho đến khi các ứng cử viên chấp nhận vị trí này.  Các ứng cử viên trả lời cho các bộ phận bằng cách ký vào thư chào hàng và trả lại nó cho các bộ phận.  Các BA tạo ra một tập các nhân viên phòng cho nhân viên (nếu nó chưa được tạo .)  Các bộ phận sẽ gửi một bản sao của sự chấp nhận cho Văn phòng SAS của Dean và các tập tin ban đầu tại các phòng ban. Các hình thức và chế biến:  Nếu người lao động là người nước ngoài, xem Phần ID để biết thêm thông tin.  Các BA và người lao động hoàn thành các I9 và W4. Bản sao được lưu tại Sở. Đây là yêu cầu tối thiểu; Tuy nhiên, nó cũng có thể được khuyến khích để giữ một bản sao CMND của người lao động (cần thiết để hoàn thành các I9) vào tập tin.  Các BA bộ phận tạo ra một kỷ lục tiền lương cho người lao động. (Lưu ý: Đối với giảng viên, nhân viên Hội nghị chấp thuận của hiệu trưởng phải có được trước khi ghi được tạo ra.) Thông tin liên lạc khẩn cấp phải được nhập cho mỗi nhân viên.  Các nhân viên được cung cấp các tùy chọn gửi tiền trực tiếp. Nếu anh / cô ta lựa chọn để sử dụng dịch vụ này, một tiền gửi mẫu trực tiếp phải được hoàn thiện và gửi trực tiếp đến văn phòng biên chế.  Một khi các nhân viên đã được trong biên chế / Cán Hệ thống cho ít nhất 24 giờ, anh / cô ta nên đến Trung tâm PennCard trong tòa nhà Franklin để có được một PennCard.  Các BA in ra màn hình biên chế 003 và 004, gửi một bản sao cho Văn phòng SAS của Dean, và các tập tin vào màn hình tại các phòng ban. Lưu ý: Khi một hệ thống kiểm tra tự động hơn là ở chỗ , nó sẽ không cần thiết để gửi các màn hình đến Văn phòng SAS của Dean.  Công dân Mỹ: Sự BA chuyển tiếp I9 và W4 trực tiếp đến Văn phòng Records. Bản sao được lưu giữ tại bộ phận này. Hẹn quốc tế: W4; I9; Chương Trình Thông báo quốc tế bổ nhiệm; bản sao hộ chiếu, thị thực và thẻ I-94; IAP66 (nếu có); và thẻ an sinh xã hội hoặc nhận được đầu tiên sao chép ở bộ phận này. Các bản sao được lưu tại Sở. Sau đó các nhân viên phải mang theo tất cả tài liệu trong người để Văn phòng Doanh nghiệp Thuế, 329 Franklin Xây dựng, nơi các hình thức bổ sung sẽ được hoàn thành. Ghi Activation:  Một khi tất cả các hình thức đã được xử lý, Văn phòng lương sẽ kích hoạt các bản ghi biên chế.  Các bộ phận BA theo dõi hồ sơ "tối thiểu" để xác nhận việc kích hoạt. Trường bản ghi tối thiểu sẽ chứa "OK" khi hồ sơ đã được kích hoạt. Kiểm toán:  Văn phòng SAS Dean sẽ tạo ra một báo cáo về bổ sung vào hệ thống biên chế và giám sát hệ thống cho các cuộc hẹn mới. Các tài liệu hỗ trợ sẽ được sử dụng để kiểm toán bổ sung và kiểm tra lỗi.  Nếu bất kỳ lỗi nào được tìm thấy, Văn phòng SAS Dean của thông báo cho bộ phận thông qua email.  các bộ phận sửa chữa sai sót. Các hình thức phải được duy trì trong File Vụ: Khoa:  Văn bản ủy quyền cho các vị trí từ SAS Dean của Văn phòng  Bản sao thư mời  Chấp nhận thư Staff:  HR2  ký thư đề nghị tất cả:  Bản sao I9 và nhận biết thích hợp  Bản sao W4  003 và 004 màn hình biên chế  Nếu nhân viên là một quốc gia nước ngoài, xem Phần ID để biết thêm thông tin. 1-B. Hires ban đầu: tốt nghiệp Học sinh, Postdoctoral Fellows, Giảng viên & trợ giảng khoa. Thuê:  tốt nghiệp Học sinh:  Các bộ phận xác định tốt nghiệp sinh viên sẽ được thuê như hỗ trợ kỹ thuật, RAS, vv  Nguồn kinh phí được phê duyệt bởi các Associate Dean cho sỹ và . Chủ tịch tốt nghiệp, như là thích hợp  Các BA bộ phận nhận được một danh sách các sinh viên tốt nghiệp để bổ sung vào biên chế.  Postdoctoral Fellows, Giảng viên & trợ giảng Khoa:  Các ứng cử viên được ủy quyền của Văn phòng SAS của Dean. Các bộ phận nhận được thông báo bằng văn bản.  Một thư mời được gửi từ Bộ sau khi nhận được ủy quyền bằng văn bản của Văn phòng SAS của Dean. Việc ủy quyền bằng văn bản và bản sao của thư đề nghị được nộp tại Sở.  Các ứng cử viên sẽ gửi một lá thư chấp nhận để các bộ phận, được nộp tại Sở.  Postdocs Chỉ: Các ứng cử viên cũng phải ký vào một bản sao của chính sách bằng sáng chế Đại học và trả lại nó với các thư chấp nhận.  Các BA tạo ra một nhân viên phòng tập cho mỗi nhân viên. Các hình thức và chế biến:  Nếu người lao động là người nước ngoài, xem Phần ID để biết thêm thông tin.  Các BA và nhân viên hoàn thành các I9 và W4 . Đối với sinh viên tốt nghiệp và Postdoctoral Fellows, một cuộc hẹn Mẫu thông tin (AIF) cũng phải được hoàn thành. Bản sao được lưu tại Sở. Đây là yêu cầu tối thiểu; Tuy nhiên, nó cũng có thể được khuyến khích để giữ một bản sao CMND của người lao động (cần thiết để hoàn thành các I9) vào tập tin.  Các BA tạo ra một kỷ lục tiền lương cho người lao động. Thông tin liên lạc khẩn cấp nên được nhập cho mỗi nhân viên.  tốt nghiệp Học sinh chỉ:.  Các BA xác nhận rằng các học sinh được thông báo về chủ trương của trường cho việc làm sinh viên tốt nghiệp  Các BA lấp đầy tất cả các màn hình công việc còn lại với các cuộc hẹn Research Assistant B trái phù cho giai đoạn 9/1 / xx đến 8/31 / xx.  Nếu học sinh đang theo học trong học kỳ đó và đủ điều kiện cho học phí thuyên giảm, các BA cũng nộp thông tin học phí cho Văn phòng SAS Dean cho thuyên giảm.  Các nhân viên được cung cấp các tùy chọn trực tiếp tiền gửi. Nếu anh / cô ta lựa chọn để sử dụng dịch vụ này, một tiền gửi mẫu trực tiếp phải được hoàn thiện và gửi trực tiếp đến văn phòng biên chế.  Một khi các nhân viên đã được trong biên chế / Cán Hệ thống cho ít nhất 24 giờ, anh / cô ta nên đến Trung tâm PennCard trong tòa nhà Franklin để có được một PennCard.  Các BA in ra màn hình biên chế 003 và 004. Chúng được gửi đi với AIF đến Văn phòng SAS của Dean. Bản sao cũng được nộp tại bộ phận này. Lưu ý: Khi một hệ thống kiểm tra tự động hơn là ở chỗ, nó sẽ không cần thiết để gửi t

đang được dịch, vui lòng đợi..

Kết quả (Việt) 3:[Sao chép]

Sao chép!

đang được dịch, vui lòng đợi..

Các ngôn ngữ khác

Hỗ trợ công cụ dịch thuật: Albania, Amharic, Anh, Armenia, Azerbaijan, Ba Lan, Ba Tư, Bantu, Basque, Belarus, Bengal, Bosnia, Bulgaria, Bồ Đào Nha, Catalan, Cebuano, Chichewa, Corsi, Creole (Haiti), Croatia, Do Thái, Estonia, Filipino, Frisia, Gael Scotland, Galicia, George, Gujarat, Hausa, Hawaii, Hindi, Hmong, Hungary, Hy Lạp, Hà Lan, Hà Lan (Nam Phi), Hàn, Iceland, Igbo, Ireland, Java, Kannada, Kazakh, Khmer, Kinyarwanda, Klingon, Kurd, Kyrgyz, Latinh, Latvia, Litva, Luxembourg, Lào, Macedonia, Malagasy, Malayalam, Malta, Maori, Marathi, Myanmar, Mã Lai, Mông Cổ, Na Uy, Nepal, Nga, Nhật, Odia (Oriya), Pashto, Pháp, Phát hiện ngôn ngữ, Phần Lan, Punjab, Quốc tế ngữ, Rumani, Samoa, Serbia, Sesotho, Shona, Sindhi, Sinhala, Slovak, Slovenia, Somali, Sunda, Swahili, Séc, Tajik, Tamil, Tatar, Telugu, Thái, Thổ Nhĩ Kỳ, Thụy Điển, Tiếng Indonesia, Tiếng Ý, Trung, Trung (Phồn thể), Turkmen, Tây Ban Nha, Ukraina, Urdu, Uyghur, Uzbek, Việt, Xứ Wales, Yiddish, Yoruba, Zulu, Đan Mạch, Đức, Ả Rập, dịch ngôn ngữ.