STRUCTURAL AND ENVIRONMENTAL IMPACT

STRUCTURAL AND ENVIRONMENTAL IMPACT
The professional event coordinator must carefully consider the potential
structural or environmental impact of the event elements on the event
site. If a new automobile or piece of heavy farm equipment is to be show-cased, the floor load limit will have to be verified with the venue man-agement or engineer. The surface of the floor may be tile, which may be
74 Chapter 3 Developing the Event Site
damaged by heavy equipment rolling over it. There may be a need for
rigging points in a ceiling for installing décor or lighting, and these rig-ging points may have specific weight tolerances.
Many, if not most, facilities will restrict attaching or taping anything
to the walls in order to reduce maintenance costs. Even a quickly drawn
meeting sign taped to a door may damage the paint or wood when pulled
off. A certain décor company was presented with a hefty bill for replac-ing the carpet of an entire meeting space when a careless employee did
some quick touch-up on the props with a can of spray paint. Another
company had to foot the bill for having a hand-painted floor redone be-cause the carpet tape used to install a red-carpet entry lifted chunks of
paint when removed.
Outdoor sites should be considered in terms of the impact on the sur-rounding grounds, vegetation, and ecosystem. Waste management is dis-cussed further in Chapter 5; other environmental impacts include light
and sound pollution, equipment access and installation (damaging vege-tation, disturbing fauna), and the effect of hundreds, even thousands of
people trampling on the grass or ground. You may need to plan for turf
replacement, tree trimming, surface grading, or, as shown in the film
Pretty Woman,making divot replacement at a polo match part of the
event activities.
SITE INSPECTION STRATEGIES
Site inspections should be conducted to confirm the best fit. Unless it is
completely impossible, the professional event coordinator should per-sonally examine a site prior to signing a contract. Glossy brochures, Web
sites, and other marketing materials are designed to show a property in
its best light. In addition, capacities and dimensions listed in a brochure
may be misleading. The capacities will be based on the maximum occu-pancy allowed by local code, but if all those space eaters such as a dance
floor, stage, or rear screen projection are added in, the maximum num-ber quickly shrinks. And although the dimensions may be accurate, there
may be obstructions that could encumber your design possibilities. The
ceiling height in one brochure referred to the uppermost point in a ball-room for which I was designing a screen surround; however, the tracks
for the air wall were 12 in. lower. This had a significant effect on the size
of the prop that would be custom-made for this event.
You should come prepared to view every part of the venue that might
have an impact on the ability to produce your event, using a site in-spection checklist designed to allow you to rate and evaluate the selec-tion criteria and specifications important to the event (see Appendix 4).
There is no one perfect site inspection checklist appropriate for all events;
you must customize a list for each event, based on the requirements of
that event.
Site Selection and Inspection 75
Many event professionals suggest that site inspection visits should be
conducted at approximately the same time of year that the event is to
take place so as to get an accurate judgment of the conditions for the ac-tual event. Others suggest “secret shopping”—arriving at the property
unannounced and as a regular guest. This allows you to view the prop-erty as your guests or attendees would and experience the actual services
provided by the property. You should also search for hidden problems,
such as zoning restrictions and union requirements, which could affect
your ability to produce the event as designed or increase the costs for do-ing so.
Designing the Site Plan
Once a site has been selected and contracted for, you must determine
how best to allocate the space. Space, like time, is finite. You cannot sim-ply pretend that tables and chairs are smaller than they actually are, or
that there is a door where there is none, or that a doorway is wider than
it is. The site begins either as a blank canvas on which you can “paint”
the event elements, or a puzzle requiring you to fit the pieces together.
You must consider placement, proximity, and accessibility, and position
the activities, equipment, and service areas according to the needs of the
event and the constraints of the space. Your site plan must also include
the logistics of setting up, servicing, and clearing the event site.
IDENTIFY SPATIAL REQUIREMENTS
The professional event coordinator must incorporate into the site plan
the spatial requirements of all the equipment and elements needed, in-cluding both the “footprint” (the actual space on the floor or ground) and
the area required around a particular piece of equip

Kết quả (Việt) 1:

CẤU TRÚC VÀ MÔI TRƯỜNG TÁC ĐỘNGĐiều phối viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải xem xét cẩn thận các tiềm năngcấu trúc hay môi trường tác động của các yếu tố của sự kiện trên sự kiệnTrang web. Nếu một mới xe ô tô hoặc mảnh thiết bị hạng nặng trang trại được cased Hiển thị, giới hạn tải trọng sàn sẽ phải được xác nhận với các địa điểm tổ chức người đàn ông-agement hoặc kỹ sư. Bề mặt sàn nhà có thể gạch, có thể74 chương 3 phát triển trang web sự kiệnbị hư hỏng nặng thiết bị cán trên nó. Có thể có một nhu cầu choRigging điểm ở trần để cài đặt trang trí hoặc đèn chiếu sáng, và những điểm giàn khoan-ging có thể dung sai trọng lượng cụ thể.Tiện nghi nhiều, nếu không phải nhất, sẽ hạn chế gắn hoặc ghi hình bất cứ điều gìđể các bức tường để giảm chi phí bảo trì. Thậm chí một rút ra một cách nhanh chónggặp dấu hiệu ghi âm sẵn để một cánh cửa có thể gây hại sơn hoặc gỗ khi kéooff. Một số công ty trang trí đã được trình bày với một dự luật nhượng cho thay-ing thảm của một không gian họp toàn bộ khi đã làm một nhân viên bất cẩnmột số nhanh touch-up trên các đạo cụ với một thể phun sơn. Kháccông ty đã đến chân các hóa đơn cho việc có một tay sơn sàn redone-nguyên nhân gây ra thảm băng được sử dụng để cài đặt một khối mục nhập thảm đỏ nâng lênSơn khi gỡ bỏ.Hồ các trang web cần được xem xét về những tác động làm tròn sur Sân vườn, thảm thực vật và hệ sinh thái. Quản lý chất thải là dis-cussed, hơn nữa trong chương 5; Các tác động môi trường bao gồm ánh sángvà ô nhiễm âm thanh, thiết bị truy cập và cài đặt (vege-tation, lo ngại động vật gây hại) và hiệu ứng của hàng trăm, thậm chí hàng ngànngười trampling về cỏ hoặc mặt đất. Bạn có thể cần phải lập kế hoạch cho turfthay thế, cây trang trí, chấm điểm trên bề mặt, hoặc, như thể hiện trong bộ phimĐẹp người phụ nữ, thực hiện thay thế divot tại bản polo phù hợp với một phần của cácCác hoạt động tổ chức sự kiện.TRANG WEB KIỂM TRA CHIẾN LƯỢCKiểm tra trang web nên được thực hiện để xác nhận phù hợp nhất. Trừ khi đó làhoàn toàn không thể, điều phối viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên mỗi-sonally kiểm tra một trang web trước khi ký kết hợp đồng. Tài liệu quảng cáo bóng, WebCác trang web, và các tài liệu tiếp thị được thiết kế để hiển thị một bất động sản tạiánh sáng tốt nhất của nó. Ngoài ra, dung lượng và kích thước được liệt kê trong một cuốn sách nhỏcó thể gây hiểu nhầm. Các năng lực sẽ được dựa trên occu tối đa pancy được cho phép bởi luật địa phương, nhưng nếu tất cả những space ăn như một điệu nhảytầng, Sân khấu, hoặc phía sau màn hình chiếu được thêm vào trong, num-ber tối đa một cách nhanh chóng co lại. Và mặc dù các kích thước có thể chính xác, cócó thể là vật cản có thể cumber khả năng thiết kế của bạn. Cácchiều cao trần trong một tài liệu được gọi là điểm trên cùng trong một căn phòng bóng mà tôi đã thiết kế một màn hình vòm; Tuy nhiên, các bài háttường máy không in 12. Điều này đã có một tác động đáng kể về kích thướccủa prop sẽ được đặt làm cho sự kiện này.Bạn nên đến chuẩn bị sẵn sàng để xem tất cả các phần của các địa điểm có thểcó một tác động trên khả năng sản xuất sự kiện của bạn, bằng cách sử dụng một trang web ở spection danh sách kiểm tra được thiết kế để cho phép bạn đánh giá và đánh giá các tiêu chí selec-tion và thông số kỹ thuật quan trọng đối với sự kiện này (xem phụ lục 4).Có là không có một hoàn hảo trang web kiểm tra danh sách kiểm tra phù hợp với tất cả các sự kiện;bạn phải tùy chỉnh một danh sách cho mỗi sự kiện, dựa trên các yêu cầu củasự kiện đó.Lựa chọn trang web và kiểm tra 75Nhiều sự kiện các chuyên gia gợi ý rằng số lần truy cập trang web kiểm tra nêntiến hành khoảng cùng một lúc năm nay sự kiện này là đểdiễn ra để nhận được một bản án chính xác trong các điều kiện cho các sự kiện ac-tual. Những người khác đề nghị "bí mật mua sắm" — đến bất động sảnbáo trước và như là một khách mời thường xuyên. Điều này cho phép bạn xem prop-erty như là khách hàng của bạn hoặc những người tham dự nào và trải nghiệm dịch vụ thực tếcung cấp bởi bất động sản. Bạn cũng nên tìm kiếm các vấn đề ẩn,chẳng hạn như quy hoạch hạn chế và yêu cầu liên minh, mà có thể ảnh hưởng đếnkhả năng của bạn để tạo ra các sự kiện như thiết kế hoặc tăng chi phí cho các do-ing vì vậy.Thiết kế trang web kế hoạchMột khi một trang web đã được lựa chọn và ký hợp đồng cho, bạn phải xác địnhcách tốt nhất để phân bổ các không gian. Không gian, giống như thời gian, là hữu hạn. Bạn có thể không sim-ply giả vờ rằng bàn và ghế là nhỏ hơn so với họ thực sự là, hoặclà có một cánh cửa đó có là không có, hoặc là một cửa là rộng hơnnó là. Các trang web bắt đầu hoặc như là một vải trống mà trên đó bạn có thể "sơn"the event elements, or a puzzle requiring you to fit the pieces together.You must consider placement, proximity, and accessibility, and positionthe activities, equipment, and service areas according to the needs of theevent and the constraints of the space. Your site plan must also includethe logistics of setting up, servicing, and clearing the event site.IDENTIFY SPATIAL REQUIREMENTSThe professional event coordinator must incorporate into the site planthe spatial requirements of all the equipment and elements needed, in-cluding both the “footprint” (the actual space on the floor or ground) andthe area required around a particular piece of equip