Complaint letterIntroduction :Intro

Complaint letter

Introduction :

Introduction

A complaint letter is a letter written by a Customer of a service/products commenting on poor service/product. It usually outlines the fault(s) with the service and highlights customer dissatisfaction with the particular service/product. Usually in the letter there would also be a suggested conclusion.


Cases to write complaint letters:

Faulty products
Poor service
Faulty delivery


What is a good complaint letter ?

Concise letters can be understood quickly.
Authoritative letters - letters that are well written and professionally presented - have more credibility and are taken more seriously.
Factual letters enable the reader to see immediately the relevant details, dates, requirements, etc., and to justify action to resolve the complaint.
Constructive letters - with positive statements, suggesting positive actions - encourage action and quicker decisions.
Friendly letters - with a considerate, cooperative and complimentary tone - are prioritised because the reader responds positively to the writer and wants to help.

Structure of a complaint letter:

Explanation of transaction or situation
Explanation of the problem
Resolution
Closing






Language

Explanation of transaction or situation:

On ……..(date)…., I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name product with serial and/or model number, or service performed).I bought it from………(name of the store)…….. at … (place)….. on….(date)…

This letter is to notify you about a problem I am having with the …………….(product / service )…….. that I …(bought, leased, rented or had repaired)… at your ….(name of location) on (date).

Last ………………( day of a week) I visited your showroom in ………………(place)…….. and ordered ………………………(product )…………………………………………..



Explanation of the problem


Unfortunately, your product /service has not worked satisfactorily / inadequate because ……...
I am dissatisfied with your ………(service or product)…. Because…….(describe problem).  I have already attempted to resolve this problem by……. (describe attempts and actions taken…).  I have enclosed copies of my records…..

Notes :

some problems

The cooling system has broken down.
It failed to power up.
The drawers got stuck.
It made loud noises.
Its surface got scratches
…with the wrong size/ color

Some attempts :
- Follow the instruction for use ..
-

Enclosures:
Receipts / guarantees / warranties / cancelled checks / contracts


Resolution:

To resolve this problem, I would appreciate if you can ……
I'd be grateful if you could send a replacement and refund my postage (state amount).
When the matter is resolved I'd be grateful for a suitable refund of some of my service contract costs.
I will appreciate having ………………….. picked up and exchanged for the ones I ordered as soon as possible.

Closing :

I look forward to your reply and resolution of my problem. I will wait ……………………..
I really appreciate your help.
Thank you for your anticipated assistance in resolving my problem.  Please contact me at phone number and/or e-mail address if you have any questions.
Thank you for your prompt assistance with this matter


Practice

Letter 1:

You bought a LCD TV at Branch 4 of Nguyen Kim electronics on 29 March. It is under one year warranty. However, after 1 month of use, the TV did not work properly. The colors were not as natural as it was used to. You require Nguyen Kim Electronics an technical inspection. You offer them a period of three days.

Kết quả (Việt) 1:

Lá thư khiếu nạiGiới thiệu:Giới thiệuMột lá thư khiếu nại là một lá thư viết bởi một khách hàng của một dịch vụ/sản phẩm cho ý kiến về dịch vụ/sản phẩm kém. Nó thường vạch ra fault(s) với các dịch vụ và khách hàng không hài lòng với dịch vụ/sản phẩm cụ thể làm nổi bật. Thông thường trong bức thư nào cũng có một kết luận đề nghị.Trường hợp để viết phàn nàn:Sản phẩm bị lỗi Dịch vụ Giao hàng bị lỗi Một lá thư khiếu nại tốt là gì?Ngắn gọn thư có thể được hiểu một cách nhanh chóng. Uỷ quyền chữ - chữ cái được viết và trình bày chuyên nghiệp - có thêm uy tín và được coi trọng hơn. Thực tế bức thư cho phép người đọc để thấy ngay lập tức thông tin chi tiết có liên quan, ngày tháng, yêu cầu, vv, và để biện minh cho hành động để giải quyết khiếu nại. Xây dựng thư - với lời tuyên bố tích cực, cho thấy những hành động tích cực - khuyến khích các hành động và quyết định nhanh hơn. Lá thư thân thiện - với một giai điệu quan tâm, hợp tác xã và miễn phí - được ưu tiên vì người đọc phản ứng tích cực với các nhà văn và muốn giúp đỡ. Cấu trúc của một lá thư khiếu nại:Giải thích về các giao dịch hoặc tình huống Giải thích về vấn đề Độ phân giải Đóng cửa Ngôn ngữ Giải thích về các giao dịch hoặc tình huống:Trên... (ngày)..., tôi (Mua, thuê, thuê, hoặc đã sửa chữa) (tên sản phẩm với nối tiếp và/hoặc số mô hình, hoặc dịch vụ đã thực hiện). Tôi đã mua nó từ... (tên của cửa hàng)... tại... (ra)... on...(date)...Bức thư này là để thông báo cho bạn về một vấn đề tôi có với các ...(product / service)... mà tôi... (Mua, thuê, thuê hoặc đã sửa chữa)... của bạn ...(name of location) vào (ngày).Cuối cùng... (ngày của một tuần) Tôi viếng thăm phòng trưng bày của bạn trong... (ra)... và ra lệnh... (sản phẩm)...Giải thích về vấn đề Thật không may, /service sản phẩm của bạn đã không làm việc một cách Mỹ mãn / không đủ bởi vì...Tôi không hài lòng với bạn... (dịch vụ hoặc sản phẩm)... Bởi vì ...(describe problem). Tôi đã có cố gắng để giải quyết vấn đề này bằng... (mô tả những nỗ lực và hành động thực hiện...). Tôi đã kèm theo bản sao của hồ sơ của tôi...Ghi chú: một số vấn đề Hệ thống làm mát đã phá vỡ.Nó đã thất bại để quyền lực lên.Các ngăn kéo bị kẹt.Nó làm cho tiếng ồn.Bề mặt của nó có vết trầy xước .. .với sai kích cỡ / màu sắc Một số nỗ lực:-Thực hiện theo các hướng dẫn sử dụng...- Rào chắn: Biên lai / đảm bảo / bảo hành / hủy bỏ phiếu / hợp đồngĐộ phân giải: Để giải quyết vấn đề này, tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể...Tôi xin được biết ơn nếu bạn có thể gửi một sự thay thế và hoàn lại tiền của tôi bưu (nhà nước số tiền).Khi vấn đề được giải quyết, tôi sẽ được biết ơn đối với một khoản hoàn lại phù hợp với một số chi phí hợp đồng dịch vụ của tôi.Tôi sẽ đánh giá cao có... thu gom và trao đổi cho những người tôi đã ra lệnh càng sớm càng tốt.Đóng cửa:Tôi mong trả lời và giải quyết các vấn đề của tôi của bạn. Tôi sẽ chờ đợi... Tôi thực sự đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn.Cảm ơn bạn đã hỗ trợ dự đoán của bạn trong việc giải quyết vấn đề của tôi. Xin vui lòng liên hệ với tôi tại địa chỉ e-mail hoặc số điện thoại nếu bạn có bất kỳ câu hỏi.Cảm ơn bạn đã hỗ trợ kịp thời của bạn với vấn đề nàyThực hành Thư 1:Bạn mua một TV màn hình LCD tại 4 chi nhánh Nguyễn Kim điện tử ngày 29 tháng 3. Nó là dưới một năm bảo hành. Tuy nhiên, sau 1 tháng sử dụng, truyền hình đã không làm việc đúng cách. Các màu sắc không tự nhiên như nó đã được sử dụng để. Bạn đòi hỏi Nguyễn Kim Electronics kiểm tra kỹ thuật. Bạn cung cấp cho họ một khoảng thời gian ba ngày.

Kết quả (Việt) 2:

Khiếu nại thư Giới thiệu: Giới thiệu Một lá thư khiếu nại là một lá thư của một khách hàng của một dịch vụ / sản phẩm cho ý kiến về dịch vụ kém / sản phẩm. Nó thường vạch ra các lỗi (s) với sự không hài lòng dịch vụ và điểm nổi bật của khách hàng với các dịch vụ / sản phẩm cụ thể. . Thông thường trong bức thư đó cũng sẽ là một kết luận cho trường hợp viết thư khiếu nại: sản phẩm bị hỏng dịch vụ nghèo giao Lỗi là gì? Thư khiếu nại tốt chữ ngắn gọn có thể được hiểu một cách nhanh chóng. Chữ Authoritative - chữ cái cũng được viết và chuyên nghiệp trình bày - có uy tín và được thực hiện nghiêm túc hơn. chữ thực tế cho phép người đọc để xem ngay lập tức những thông tin chi tiết có liên quan, ngày, yêu cầu, vv, và để biện minh cho hành động để giải quyết khiếu nại. chữ Constructive - với các báo cáo tích cực, cho thấy động thái tích cực - khuyến khích hành động . và quyết định nhanh hơn chữ thân - với một giọng ân cần, hợp tác xã và miễn phí - được ưu tiên bởi vì người đọc phản ứng tích cực với các nhà văn và muốn giúp đỡ. cấu trúc của một bức thư khiếu nại: Giải thích về giao dịch hoặc tình huống Giải thích về vấn đề Nghị quyết đóng cửa Ngôn ngữ Giải thích các giao dịch hoặc tình huống: . ngày ...... .. (ngày) ..., tôi (mua, thuê, thuê, hoặc đã sửa chữa) một (tên sản phẩm với nối tiếp và / hoặc mô hình số, hoặc dịch vụ thực hiện) tôi đã mua nó từ ... ...... (tên của cửa hàng) ...... .. tại ... (place) ... .. ngày .... (ngày) ... Bức thư này là để thông báo cho bạn về một vấn đề tôi đang gặp với ................ (sản phẩm / dịch vụ) ...... .. mà tôi ... (mua, thuê, thuê hoặc đã sửa chữa) ... tại của bạn .... (tên vị trí) trên (ngày). Bài .................. (ngày một tuần) tôi đến thăm bạn showroom tại .................. (place) ...... .. và ra lệnh ........................... (sản phẩm) ................................................ .. Giải thích về vấn đề Thật không may, sản phẩm / dịch vụ đã không làm việc một cách thỏa đáng / không đủ bởi vì ...... ... tôi không hài lòng với bạn ......... (dịch vụ hoặc sản phẩm) .... Bởi vì ....... (Mô tả vấn đề). Tôi đã cố gắng để giải quyết vấn đề này bằng ....... (mô tả những nỗ lực và hành động ...). Tôi có kèm theo bản sao hồ sơ của tôi ... .. Ghi chú: một số vấn đề . Các hệ thống làm mát đã bị phá vỡ Nó thất bại để tăng sức mạnh. Các ngăn kéo đã bị mắc kẹt. Nó làm cho tiếng ồn lớn. Bề mặt của nó có vết trầy xước ... với kích thước sai / màu Một số nỗ lực : - Thực hiện theo các hướng dẫn để sử dụng .. - Tay vịn: Biên lai / bảo lãnh / bảo hành / kiểm tra hủy bỏ / hợp đồng Nghị quyết: để giải quyết vấn đề này, tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể ...... tôi muốn được biết ơn nếu bạn có thể gửi một thay thế và hoàn bưu chính của tôi (số tiền nhà nước). Khi vấn đề này được giải quyết tôi muốn được biết ơn cho một khoản hoàn lại phù hợp của một số các chi phí hợp đồng dịch vụ của tôi. tôi sẽ đánh giá cao khi ..................... .. nhặt và trao đổi với những cái tôi ra lệnh càng sớm càng tốt. Kết thúc: tôi mong được trả lời và giải quyết của bạn về vấn đề của tôi. Tôi sẽ chờ đợi ........................ .. Tôi thực sự đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn. Cảm ơn bạn đã hỗ trợ dự đoán của bạn trong việc giải quyết vấn đề của tôi. Vui lòng liên hệ với tôi tại số điện thoại và / hoặc địa chỉ e-mail nếu bạn có bất kỳ câu hỏi. Cảm ơn bạn đã hỗ trợ kịp thời của bạn có vấn đề này thực hành Thư 1: Bạn mua một chiếc TV LCD tại Chi nhánh 4 của Nguyễn Kim bị điện tử vào ngày 29 tháng Ba. Đó là theo một năm bảo hành. Tuy nhiên, sau 1 tháng sử dụng, truyền hình đã không làm việc đúng cách. Những màu sắc không tự nhiên như nó đã được sử dụng để. Bạn yêu cầu Nguyễn Kim Điện tử một kiểm tra kỹ thuật. Bạn cung cấp cho họ một khoảng thời gian ba ngày.