5. An Approach to Cost Appraisal an

5. An Approach to Cost Appraisal and Monitoring
5.1 Project interrogation
The purpose of this section is to provide desk officers with a set of questions to ask and issues to consider when appraising project applications or when monitoring ongoing major project claims. It should be used in conjunction with the existing appraisal systems for ERDF funds and the regulations of the Programme in question.
The various issues are based upon the preceding sections of the Guide which have identified the main factors that can lead to time and cost over-runs. The appraisal questions suggested here are not designed to ensure that all projects will be implemented without any problems. They are to assist the desk officer to explore the factors that can contribute to an illconceived project being approved and to understand why an existing project is requesting additional grant
during the implementation stage.
In most cases, the initial project submission should address all of the relevant issues and satisfy the desk officer regarding the validity of cost estimates. It is also important that all sections of the application form are completed, particularly those in relation to costs.
Where there are gaps in the cost details provided, it is often not clear whether the cost heading is not relevant to the particular project, or has perhaps been combined with some other cost, or even that the sponsor has simply failed to insert the relevant figure. Interrogation
may be necessary to establish the actual position. The desk officer should raise any queries with the project sponsor or refer the project to appropriate specialists if the issue cannot be resolved.
Diagram 4 divides the project development cycle into six stages. For each stage, parallel groups of project interrogation questions are also included. These groups of questions are discussed in the following text as “Risk Issues”. Some questions are relevant at more than one stage. When interrogating a project, desk officers should first establish the stage of development of a project and then use the relevant questions.
The diagram also shows graphically how risk (of cost and time over-run), decreases as a project progresses.
Risk Issue 1: Project Specification & Feasibility The key issues concerning the project’s specification and feasibility relate to whether there is a need for the project and whether a budget cost (the maximum cost a sponsor will wish to pay for the project) has been identified by the sponsor. It would also be appropriate at this stage to check if a Cost Benefit Analysis has
been undertaken and a project manager with proven experience appointed.
The project description should not be technically complex. The project’s objectives should be clear,consistent throughout the submission, and achievable.
Simple questions should be asked such as:
• where is the project being undertaken?
• what exactly does the project comprise?
• why is the project being undertaken – what is the demand?
• what previous phases have been undertaken and what phases are not included in the application
(including costs)?
• is this project directly dependent upon any other projects?
• who is undertaking the project and over what time period?
Risk Issue 2: Outline Design
At the outline design stage, the key issues are whether the size of the project matches the identified needs, or whether it is over-designed. It is important to establish how much more design work will be required and what role the contractor will have in this process. If cost
estimates are based on outline designs only, then the potential for costs to change is greater than if they had been finalised.
For large projects it would also be appropriate for a Risk Assessment Study to have been undertaken by this stage. This would show that the project sponsor was aware that specific risks existed which could affect project costs. This would form the basis for the calculation of the contingency budget. It should be possible for the appraiser to establish how the
contingency was calculated and what risks it covered.

Kết quả (Việt) 2:

5. Một cách tiếp cận để Chi phí Thẩm định và Giám sát
thẩm vấn Dự án 5.1
Mục đích của phần này là để cung cấp cho nhân viên bàn với một tập hợp các câu hỏi để hỏi và các vấn đề cần xem xét khi thẩm định dự án ứng dụng hoặc khi giám sát tuyên bố dự án lớn đang triển khai. Nó nên được sử dụng kết hợp với các hệ thống đánh giá hiện tại cho quỹ ERDF và các quy định của Chương trình trong câu hỏi.
Các vấn đề khác nhau được dựa trên các phần trước của các hướng dẫn mà đã xác định được các yếu tố chính có thể dẫn đến thời gian và chi phí quá mức chạy. Các câu hỏi thẩm định đề xuất ở đây không được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các dự án sẽ được thực hiện mà không có bất kỳ vấn đề. Họ là để hỗ trợ các nhân viên bàn giấy để khám phá những yếu tố có thể góp phần vào một dự án được phê duyệt và illconceived để hiểu lý do tại sao một dự án hiện đang đề nghị cấp bổ sung
trong giai đoạn thực hiện.
Trong hầu hết các trường hợp, các trình dự án ban đầu cần phải giải quyết tất cả các liên quan vấn đề và đáp ứng các nhân viên bàn đến tính hợp lệ của dự toán. Nó cũng quan trọng là tất cả các phần của mẫu đơn xin được hoàn thành, đặc biệt là những người có liên quan đến chi phí.
Trong trường hợp có những khoảng trống trong các chi tiết chi phí cung cấp, nó thường là không rõ liệu các tiêu đề chi phí không liên quan đến các dự án cụ thể, hoặc có có lẽ được kết hợp với một số chi phí khác, hoặc thậm chí là các nhà tài trợ đã chỉ đơn giản là không thể chèn các con số liên quan. Thẩm vấn
có thể cần thiết để thiết lập vị trí thực tế. Các nhân viên bàn giấy nên nâng bất kỳ truy vấn với các nhà tài trợ dự án hoặc tham khảo các dự án để các chuyên gia thích hợp nếu vấn đề không thể được giải quyết.
Sơ đồ 4 chia chu kỳ phát triển dự án thành sáu giai đoạn. Đối với mỗi giai đoạn, nhóm song song của câu hỏi thẩm vấn của dự án cũng được bao gồm. Những nhóm câu hỏi được thảo luận trong các văn bản sau đây là "vấn đề rủi ro". Một số câu hỏi có liên quan tại nhiều sân khấu. Khi thẩm vấn một dự án, cán bộ bàn đầu tiên phải thiết lập các giai đoạn phát triển của một dự án và sau đó sử dụng các câu hỏi có liên quan.
Biểu đồ cũng cho thấy đồ họa như thế nào nguy cơ (các chi phí và thời gian over-run), giảm khi một dự án tiến triển.
Vấn đề rủi ro 1 : Thông số kỹ thuật & khả thi Các vấn đề chính liên quan đến đặc điểm kỹ thuật và tính khả thi của dự án liên quan đến việc liệu có một nhu cầu cho dự án và có một chi phí ngân sách (chi phí tối đa một nhà tài trợ sẽ muốn trả tiền cho dự án) đã được xác định bởi các nhà tài trợ dự án. Nó cũng sẽ là thích hợp ở giai đoạn này để kiểm tra xem một Chi phí Phân tích lợi ích đã
được thực hiện và quản lý dự án với kinh nghiệm đã được chứng minh bổ nhiệm.
Mô tả dự án không phải là kỹ thuật phức tạp. Mục tiêu của dự án phải rõ ràng, nhất quán trong suốt trình, và có thể đạt được.
câu hỏi đơn giản nên được yêu cầu như:
• nơi được dự án đang được thực hiện?
• chính xác thì dự án bao gồm?
• tại sao dự án đang được thực hiện - những gì là ? nhu cầu
• những giai đoạn trước đã được thực hiện và những gì các giai đoạn không được bao gồm trong ứng dụng
? (bao gồm cả chi phí)
• là dự án này trực tiếp phụ thuộc vào bất kỳ dự án nào khác không?
• người đang thực hiện dự án và qua thời gian những gì khoảng thời gian?
Issue rủi ro 2: Outline Design
Ở giai đoạn thiết kế phác thảo, những vấn đề quan trọng là liệu các mô của dự án phù hợp với nhu cầu xác định, hoặc cho dù đó là trong thiết kế. Điều quan trọng là phải thiết lập như thế nào công việc thiết kế nhiều hơn sẽ được yêu cầu và vai trò của các nhà thầu sẽ có trong quá trình này. Nếu chi phí
ước tính dựa trên thiết kế phác thảo chỉ, sau đó tiềm năng cho các chi phí thay đổi là lớn hơn nếu họ đã được hoàn thiện.
Đối với các dự án lớn, nó sẽ còn phải phù hợp với một nghiên cứu đánh giá rủi ro đã được thực hiện ở giai đoạn này. Điều này sẽ cho thấy các nhà tài trợ dự án đã nhận thức được rằng những rủi ro cụ thể tồn tại mà có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án. Điều này sẽ tạo cơ sở cho việc tính toán của ngân sách dự phòng. Nó phải là có thể cho các giám định viên để thành lập như thế nào
đã được tính toán dự phòng và những rủi ro nó được bảo hiểm.