General Document List(3) Months – I

General Document List
(3) Months – Initial – (6) Months Orange Follow Up – (12) Months Yellow Follow Up
Operational Documents Employee Documentation /
Personnel Files Time / Wage / Benefits / Production

□ Business License
□ Factory Floor Plan
□ Organization Chart
□ Factory Rules and Regulations
□ Dormitory Rules and Regulations (if applicable)
□ Employee Handbook
□ Other applicable documents □ Employment Contract (language understood by the worker)
□ ID Copy / Age Verification Documents
□ Employment Application with joining date
□ Leave applications
□ Resignation letter / record
□ Vacation / Annual leave records
□ Record of disciplinary measures
□ Health fitness certificate / health examination report (where applicable)
□ Registration of Juvenile workers (where applicable)
□ Employee register
□ Other applicable documents □ Time Cards / Attendance Records
□ Piece rate worker production records / piece rate wages calculation record
□ Payroll computation (manual, computer, etc.)
□ Pay slip / wage sheet with workers’ signatures
□ Wage deductions / fines record
□ Payroll records
□ Minimum wage document
□ Social Insurance forms / receipts
□ Production records
□ Broken needle records (where applicable)
□ Material shipping / receiving register
□ Wage table
□ Other applicable documents
Health & Safety /
Dormitories (if applicable) Environment Other
□ Fire Safety Certificate
□ Fire Drill Record
□ Fire protection equipment inspection / service record
□ Emergency Evacuation Plan and Drill Records
□ Accident / Incident record
□ Material Safety Data Sheet (MSDS) / List of Chemicals used (hazardous & nonhazardous)
□ Health / Hygiene Certificates (Canteen)
□ Training Records (fire safety, first aid, personnel protection equipment (PPE), chemical safety, machine safety, etc.)
□ Equipment/Machine permits / certificates / licenses
□ PPE Emergency Preparedness and Response Procedure
□ Drinking Water Test
□ Special certificates. Operators / Electricians/Doctor / Nurse
□ Machine/Equipment inspection and maintenance records
□ Machine safety instructions
□ Hygiene / housekeeping guidance
□ Pest / insect / rodent control
□ Other applicable documents □ Environmental policy
□ Legal register
□ Environmental response emergency plan
□ Environmental Impact Assessment (EIA) documents
□ Permits (wastewater discharge, air emissions, water use/extraction, noise emission, waste disposal, etc.)
□ Waste inventory / tracking record / transfer records
□ Wastewater discharge monitoring report and treatment maintenance records
□ Wastewater drainage plans
□ Air emission inventory and monitoring report
□ GHG inventory
□ ODS Inventory
□ Energy consumption records (electricity bills, fuel usage invoice, gas bills, etc.)
□ Employee training manuals and training records
□ Accidents / incident reports / records
□ Hazardous substance inventory
□ Noise assessment reports
□ Other applicable documents □ Meeting Minutes (Machine Safety Committee, Environmental Health and Safety Committee, Sexual Harassment Committee, Grievance Redressal Committee, etc.)
□ Subcontractors used with contact and production details (if applicable)
□ Lease agreements (if applicable)
□ Other documents subject to actual circumstances during the audit

Kết quả (Việt) 1:

Danh sách tài liệu tổng hợp(3) tháng-ban đầu-(6) tháng Orange theo dõi-(12) tháng vàng theo lênTài liệu hoạt động nhân viên tài liệu / Nhân viên tập tin thời gian / tiền lương / lợi ích / sản xuất□ giấy phép kinh doanhKế hoạch sàn nhà máy □□ tổ chức biểu đồ□ nhà máy quy tắc và quy định□ ký túc xá quy tắc và quy định (nếu có)□ nhân viên Cẩm nang□ □ Khác áp dụng văn bản hợp đồng lao động (ngôn ngữ được hiểu bởi người lao động)□ ID bản sao / tuổi xác minh tài liệu □ việc làm ứng dụng với tham gia ngày□ rời khỏi ứng dụng□ miễn nhiệm thư / hồ sơ□ Vacation / hàng năm lại hồ sơ□ kỷ lục của các biện pháp kỷ luật □ sức khỏe thể dục giấy chứng nhận / báo cáo xét nghiệm y tế (nếu có)□ đăng ký thành niên công nhân (nếu có)□ nhân viên đăng ký□ □ Khác áp dụng tài liệu thời gian thẻ / hồ sơ tham dự□ Mảnh tỷ lệ nhân viên sản xuất bản ghi / cái hồ sơ tính toán tỷ lệ tiền lương□ biên chế tính toán (hướng dẫn sử dụng, máy tính, vv)□ Trả phiếu / lương tấm với chữ ký của người lao động'Khoản khấu trừ lương □ / tiền phạt kỷ lục□ Hồ sơ biên chế□ mức lương tối thiểu tài liệu□ bảo hiểm xã hội tạo thành / biên lai□ sản xuất bản ghi□ kim hỏng hồ sơ (nếu có)□ Liệu vận chuyển / nhận được đăng ký□ Lương bảng□ Khác tài liệu hiện hànhSức khỏe & an toàn / Ký túc xá (nếu có) môi trường khác□ Lửa giấy chứng nhận an toàn□ Fire Drill kỷ lục□ Lửa bảo vệ thiết bị kiểm tra / dịch vụ hồ sơKế hoạch sơ tán khẩn cấp □ và khoan hồ sơ□ tai nạn / sự cố bản ghi□ tài liệu an toàn Data Sheet (MSDS) / danh sách hóa chất sử dụng (nguy hiểm & nonhazardous)□ sức khỏe / vệ sinh giấy chứng nhận (căng)□ đào tạo hồ sơ (cháy an toàn, hỗ trợ đầu tiên, nhân viên bảo vệ thiết bị (PPE), an toàn hóa chất, an toàn máy tính, vv.)□ thiết bị/máy cho phép / giấy chứng nhận / giấy phép□ PPE khẩn cấp chuẩn bị và thủ tục phản ứng□ Nước uống thử nghiệm□ giấy chứng nhận đặc biệt. Nhà điều hành / thợ điện/bác sĩ / y tá□ Máy/thiết bị kiểm tra và bảo trì hồ sơ□ Máy an toàn □ vệ sinh / vệ sinh Hướng dẫn□ côn trùng / côn trùng / động vật gặm nhấm kiểm soát□ □ Khác áp dụng tài liệu chính sách môi trường□ đăng ký pháp lý□ môi trường phản ứng kế hoạch khẩn cấp□ đánh giá tác động môi trường (ĐTM) tài liệu□ giấy phép (xả nước thải, khí thải máy, nước sử dụng/khai thác, tiếng ồn phát thải, xử lý chất thải, vv)□ chất thải hàng tồn kho / theo dõi hồ sơ / chuyển hồ sơ Xả nước thải □ giám sát báo cáo và điều trị duy trì hồ sơ□ kế hoạch thoát nước thải□ Máy phát thải hàng tồn kho và giám sát báo cáo□ khí nhà kính hàng tồn kho □ ODS hàng tồn kho□ Hồ sơ tiêu thụ năng lượng (hóa đơn tiền điện, nhiên liệu sử dụng hóa đơn, hóa đơn khí, vv)□ nhân viên đào tạo hướng dẫn sử dụng và đào tạo hồ sơ□ tai nạn / sự cố báo cáo / records□ nguy hiểm chất hàng tồn kho□ tiếng ồn đánh giá báo cáo□ Khác áp dụng văn bản biên bản họp □ (Ủy ban an toàn máy tính, sức khỏe môi trường và Ủy ban an toàn, Ủy ban quấy rối tình dục, các ủy ban Redressal khiếu nại, vv.)□ nhà thầu phụ sử dụng với số liên lạc và sản xuất thông tin chi tiết (nếu có)□ thoả thuận thuê (nếu có)□ Các tài liệu khác tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế trong kiểm toán

Kết quả (Việt) 2:

Tổng Danh sách tài liệu
(3) Tháng - ban đầu - (6) tháng Orange Follow Up - (12) Tháng Vàng Follow Up
Tài liệu hoạt động Tài liệu Employee /
tập tin Cán Time / lương / Lợi ích / Sản xuất □ Giấy phép kinh doanh □ Nhà máy Tầng Kế hoạch Tổ chức □ Chart □ Nội quy nhà máy và quy định □ Nội quy Ký túc xá và quy định (nếu có) □ Sổ tay nhân viên □ văn bản áp dụng khác □ Hợp đồng lao động (ngôn ngữ hiểu bởi các công nhân) □ Documents ID Copy / Xác minh Tuổi □ Ứng dụng việc làm với ngày tham gia ứng dụng □ Leave □ thư từ chức / kỷ lục □ nghỉ / hồ sơ nghỉ phép hàng năm □ Ghi các biện pháp kỷ luật □ Báo cáo chứng chỉ thể dục Y tế / kiểm tra sức khỏe (nếu có) □ Đăng ký của người lao động chưa thành niên (nếu có) □ Nhân viên đăng ký □ văn bản áp dụng khác □ ghi Time Cards / Attendance □ nhân tỷ lệ mảnh hồ sơ sản xuất / mảnh tỷ lệ tiền lương kỷ lục tính toán □ lương tính toán (sử dụng, máy tính, vv) □ Pay trượt / tờ tiền lương so với chữ ký của người lao động □ lương khấu trừ / tiền phạt kỷ lục □ hồ sơ lương □ tối thiểu tài liệu lương □ Bảo hiểm xã hội các hình thức / biên lai □ Sản xuất hồ sơ □ hồ sơ kim bị hỏng (nếu có) □ Chất liệu giao / nhận đăng ký □ bảng lương □ văn bản áp dụng khác Health & Safety / Ký túc xá (nếu có) Môi trường Khác □ Giấy chứng nhận an toàn cháy □ cháy khoan Ghi thiết bị kiểm tra bảo vệ □ Fire / dịch vụ kỷ lục □ Kế hoạch di tản khẩn cấp và khoan ghi □ tai nạn / sự cố kỷ lục □ dữ liệu an toàn vật liệu (MSDS) / Danh sách các hóa chất được sử dụng (nguy hiểm & nonhazardous) □ Y tế / Vệ sinh Certificates (Canteen) □ Đào tạo Records (an toàn cháy nổ, cứu thương, thiết bị bảo vệ nhân (PPE), an toàn hóa chất, an toàn máy, vv) □ giấy phép thiết bị / Máy / giấy chứng nhận / giấy phép □ PPE khẩn cấp Chuẩn bị và ứng phó Thủ tục □ Uống thử nước □ Giấy chứng nhận đặc biệt. Khai thác / thợ điện / Bác sĩ / y tá ghi Machine □ / kiểm tra và bảo trì thiết bị □ hướng dẫn an toàn Máy □ Vệ sinh / giữ nhà hướng dẫn □ Pest / côn / Kiểm soát động vật gặm nhấm □ văn bản áp dụng khác □ Chính sách môi trường □ đăng ký pháp lý □ kế hoạch khẩn cấp ứng phó môi trường □ Đánh giá tác động môi trường (EIA) tài liệu □ Giấy phép (xả nước thải, khí thải, nước sử dụng / khai thác, phát thải tiếng ồn, xử lý chất thải, vv) □ hàng tồn kho chất thải / theo dõi ghi / ghi chuyển □ Nước thải xả báo cáo giám sát và bảo trì điều trị hồ sơ □ kế hoạch thoát nước thải □ kiểm kê phát thải khí và giám sát báo cáo kiểm kê khí nhà kính □ □ Inventory ODS hồ sơ tiêu thụ □ Năng lượng (hóa đơn điện, sử dụng nhiên liệu hóa đơn, hóa đơn gas, vv) □ hướng dẫn đào tạo nhân viên và hồ sơ đào tạo □ Tai nạn / báo cáo sự cố / hồ sơ □ nguy hại chất hàng tồn kho □ Noise báo cáo đánh giá □ Các tài liệu khác được áp dụng □ Biên (Ủy ban An toàn máy, Sức khỏe Môi trường và Ủy ban An toàn, Ủy ban quấy rối tình dục, Ủy ban redressal khiếu nại, vv) Họp □ Nhà thầu phụ được sử dụng với số liên lạc và sản xuất chi tiết (nếu có) □ Hợp đồng thuê xe (nếu có) □ Các tài liệu khác tùy vào tình hình thực tế trong quá trình kiểm toán