PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLESand it

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
and it should be made clear to everyone involved that it is subject to change in the plan¬ning phase.
As well as the Project Charter (PID or Project Brief) it is a good idea to produce what the PMBOK® refers to as a Project Scope Statement. Scope statements may take many forms depending on the type of project being implemented and the nature of the organization.
Project
Scope
Statement
defines

Impacts on Time, Cost & Quality of overall project

Work of project,
Project deliverables,
Major objectives,
Customer's business
objectives
The Project Scope Statement details the project deliverables and describes the major ob-jectives, including measurable success criteria for the project. A scope statement should be written before the statement of work and it should capture, in very broad terms, the product of the project.
For example,
‘Developing a software-based system to capture and track customer orders.'
It also specifies who is going to use the product and gives an estimate of the anticipated cost.
A scope statement is an agreement that defines the work of the project and the cus¬tomer's business objectives. It can help you identify changes in scope after the project has started and help you plan for any modifications or adjustments that might be needed as it progresses. The first draft of this document/statement is referred to as a baseline scope statement and should detail:
• Project owner, sponsors, and stakeholders
• Project goals and objectives
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
35


PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
• Project requirements
• Project deliverables
• What is out of scope
• Milestones
• Cost estimates
Work on the scope statement can begin before the project charter is completed and in the case of small projects it can be incorporated into the charter. However, irrespective of the size of the project, scope is absolutely critical in project management because of the impact it has on time, cost, and quality. Consequently, it must be specified as early as possible even though this will be subject to agreed changes later on.
The Planning Phase
As its name suggests, the planning process aims to create a plan that can be used to manage the project. The PMBOK® defines it as:
‘Those processes performed to define and mature the project scope, develop the project management plan, and identify and schedule the project activi¬ties that occur within a project.'
A common misconception is that this phase must be completed before the actual work of the project can begin. This is not true; planning is an activity that continues almost to the very end if the project. In any project, there will always be factors that change as it progresses.

Aims to
give realistic
estimate of
Time, Cost &
Resources.
Manage Risks.
9
Ongoing
process as the
Plan alters as
factors change
In fact, it can be a serious mistake to spend too much time on planning in the early stages of the project as this not only wastes time but can give everyone involved a false impres¬
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
36

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
sion of how much is really known at this stage. In contrast to the initiation phase (which does have a definite endpoint), it is simply impossible to plan a project and then execute the plan without taking account of changing circumstances.
The main purpose of this phase is to plan time, cost, and resources adequately to esti¬mate the work needed and to effectively manage risk. Initial planning generally consists of:
• Developing the scope statement
• Selecting the planning team
• Identifying deliverables
• Creating the work breakdown structure
• Identifying the activities needed to complete those deliverables
• Sequencing the activities in a logical way
• Estimating the resources needed
• Estimating the time needed
• Estimating the costs
• Developing the schedule
• Developing the budget
• Gaining formal approval to begin
However, it must be understood that as soon as work begins new factors will become ap-parent, priorities will change, and promised resources will not materialize. If the planning process is not sufficiently flexible to take account of these things then the project will fail.
The need for re-planning should be built in from the beginning of the project and deci¬sions will need to be made regarding:
• How often to re-plan
• How to manage the information that is needed for this re-planning
• How to control changes to the plan
• How to communicate these changes
• How and when to involve stakeholders
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
37

Kết quả (Việt) 1:

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNvà nó phải được thực hiện rõ ràng để tất cả mọi người tham gia rằng nó có thể thay đổi trong giai đoạn plan¬ning.Điều lệ dự án (PID hoặc tóm tắt dự án) đây là một ý tưởng tốt để sản xuất những gì PMBOK ® đề cập đến như là một tuyên bố phạm vi của dự án. Phạm vi báo cáo có thể mất nhiều hình thức tùy thuộc vào loại dự án đang được triển khai và bản chất của tổ chức.Dự ánPhạm viTuyên bốđịnh nghĩa Tác động về thời gian, chi phí và chất lượng tổng thể dự án Công việc của dự án,Phân phôi dự án,Mục tiêu chính,Kinh doanh của khách hàngmục tiêuBáo cáo phạm vi dự án chi tiết phân phôi dự án và mô tả các Obi-jectives lớn, bao gồm cả tiêu chuẩn đo lường thành công của dự án. Một tuyên bố phạm vi nên được viết trước khi các báo cáo của công việc và nó nên nắm bắt, trong điều kiện rất rộng, sản phẩm của dự án.Ví dụ,'Phát triển một phần mềm dựa trên hệ thống để nắm bắt và theo dõi khách hàng đơn đặt hàng.'Nó cũng chỉ định những người sẽ sử dụng các sản phẩm và cung cấp cho một ước tính chi phí dự đoán.Một tuyên bố phạm vi là một thỏa thuận xác định các công việc của dự án và mục tiêu kinh doanh của cus¬tomer. Nó có thể giúp bạn xác định những thay đổi trong phạm vi sau khi dự án đã bắt đầu và giúp bạn có kế hoạch cho bất kỳ sửa đổi hoặc điều chỉnh có thể là cần thiết như nó tiến. Dự thảo đầu tiên của tài liệu/tuyên bố này được gọi là một tuyên bố phạm vi đường cơ sở và nên chi tiết:• Dự án chủ sở hữu, nhà tài trợ và các bên liên quan• Dự án mục tiêu và mục tiêuISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com35 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN• Dự án yêu cầu• Dự án phân phôi• Những gì là ra khỏi phạm vi• Sự kiện quan trọng• Chi phí ước tínhCác công việc trên bảng sao kê phạm vi có thể bắt đầu trước khi điều lệ dự án được hoàn thành và trong trường hợp của các dự án nhỏ, nó có thể được đưa vào điều lệ. Tuy nhiên, bất kể kích thước của dự án, phạm vi là hoàn toàn quan trọng trong quản lý dự án vì tác động mà nó có thời gian, chi phí và chất lượng. Do đó, nó phải được xác định càng sớm càng tốt mặc dù điều này sẽ tùy thuộc vào đã đồng ý thay đổi sau này.Giai đoạn lập kế hoạchNhư tên cho thấy, trình lập kế hoạch mục tiêu tạo lập một kế hoạch có thể được sử dụng để quản lý dự án. The PMBOK ® định nghĩa nó như:'Những quá trình thực hiện để xác định và trưởng thành phạm vi dự án, phát triển các kế hoạch quản lý dự án, và xác định và lịch trình dự án activi¬ties xảy ra trong một dự án.'Một quan niệm sai lầm phổ biến là giai đoạn này phải được hoàn tất trước khi công việc thực tế của dự án có thể bắt đầu. Điều này là không đúng; kế hoạch là một hoạt động tiếp tục hầu như đến cùng nếu dự án. Trong bất kỳ dự án, sẽ luôn luôn có yếu tố thay đổi khi nó tiến triển. Nhằm mục đíchcho thực tếước tínhThời gian, chi phí &Tài nguyên.Quản lý rủi ro.9 Liên tụcquá trình như cácKế hoạch thay đổi nhưyếu tố thay đổiTrong thực tế, nó có thể là một nghiêm trọng sai lầm để chi tiêu quá nhiều thời gian lập kế hoạch trong giai đoạn đầu của dự án như điều này không chỉ chất thải thời gian nhưng có thể cung cấp cho tất cả mọi người tham gia một impres¬ saiISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com36 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNSion của bao nhiêu thực sự được biết đến ở giai đoạn này. Trái ngược với giai đoạn bắt đầu (trong đó có một điểm cuối xác định), nó là chỉ đơn giản là không thể để lên kế hoạch một dự án và sau đó thực hiện kế hoạch mà không cần dùng tài khoản của thay đổi hoàn cảnh.Mục đích chính của giai đoạn này là kế hoạch thời gian, chi phí và nguồn lực đầy đủ để esti¬mate công việc cần thiết và có hiệu quả quản lý rủi ro. Kế hoạch ban đầu nói chung bao gồm:• Phát triển các báo cáo phạm vi• Lựa chọn đội lập kế hoạch• Xác định phân phôi• Tạo cấu trúc phân tích công việc• Xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành những phân phôi• Xác định trình tự các hoạt động một cách hợp lý• Ước tính các nguồn lực cần thiết• Ước tính thời gian cần thiết• Ước tính các chi phí• Phát triển lịch trình• Phát triển ngân sách• Đạt được chính thức phê duyệt để bắt đầuTuy nhiên, nó phải được hiểu rằng ngay sau khi bắt đầu công việc mới yếu tố sẽ trở thành cha mẹ ap, ưu tiên sẽ thay đổi, và tài nguyên đã hứa sẽ không cụ thể hoá. Nếu trình lập kế hoạch không phải là đủ linh hoạt để có tài khoản của những việc này sau đó dự án sẽ thất bại.Sự cần thiết để tái lập kế hoạch nhất nên được xây dựng từ sự khởi đầu của dự án và deci¬sions sẽ cần phải được thực hiện liên quan đến:• Làm thế nào thường để lại kế hoạch• Làm thế nào để quản lý thông tin đó là cần thiết cho lại kế hoạch này• Làm thế nào để kiểm soát những thay đổi cho kế hoạch• Làm thế nào để giao tiếp những thay đổi này• Làm thế nào và khi nào liên quan đến các bên liên quanISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com37

Kết quả (Việt) 2:

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN
và nó phải được thực hiện rõ ràng cho tất cả mọi người liên quan mà nó có thể thay đổi trong giai đoạn plan¬ning.
Cũng như Hiến chương dự án (PID hoặc Tóm tắt dự án) nó là một ý tưởng tốt để sản xuất những gì PMBOK® đề cập đến là báo cáo Phạm vi dự án. Báo cáo phạm vi có thể có nhiều hình thức tùy thuộc vào loại dự án đang được thực hiện và bản chất của tổ chức.
Dự án
Phạm vi
Tuyên bố
xác định tác động về thời gian, chi phí và chất lượng của toàn bộ dự án làm việc của dự án, phân phôi dự án, mục tiêu chính, kinh doanh của khách hàng mục tiêu của dự án Tuyên bố phạm vi chi tiết các phân phôi dự án và mô tả các ob-cho mục tiêu lớn, bao gồm các tiêu chí đo lường sự thành công cho dự án. Một tuyên bố phạm vi cần phải được viết trước khi tuyên bố của công việc và nó nên nắm bắt, trong điều kiện rất rộng, các sản phẩm của dự án. Ví dụ, "Phát triển một hệ thống dựa trên phần mềm để nắm bắt và theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng." Nó cũng xác định là người sẽ sử dụng các sản phẩm và đưa ra một ước tính chi phí dự kiến. Một tuyên bố phạm vi là một thỏa thuận mà quy định những việc của dự án và mục tiêu kinh doanh của cus¬tomer. Nó có thể giúp bạn xác định những thay đổi trong phạm vi sau khi dự án đã bắt đầu và giúp bạn lên kế hoạch cho bất kỳ sự sửa đổi hay điều chỉnh nào có thể cần thiết khi nó tiến. Các dự thảo đầu tiên của tài liệu này / tuyên bố được gọi là một phạm vi tuyên bố đường cơ sở và nên chi tiết: • Chủ dự án, nhà tài trợ, và các bên liên quan • Mục tiêu và mục tiêu dự án ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management- ebooks.com 35 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN • yêu cầu dự án • Dự án phân phôi • là gì ra khỏi phạm vi • Các cột mốc • Chi phí ước tính làm việc trên các tuyên bố phạm vi có thể bắt đầu trước khi các điều lệ của dự án được hoàn thành và trong trường hợp các dự án nhỏ, nó có thể được tích hợp vào các điều lệ. Tuy nhiên, không phụ thuộc vào kích thước của dự án, phạm vi là hoàn toàn quan trọng trong quản lý dự án vì những tác động của nó lên thời gian, chi phí và chất lượng. Do đó, nó phải được xác định càng sớm càng tốt mặc dù điều này sẽ có thể thay đổi tùy thỏa thuận sau này. Giai đoạn lập kế hoạch Như tên gọi của nó cho thấy, quá trình lập kế hoạch nhằm mục đích tạo ra một kế hoạch mà có thể được sử dụng để quản lý dự án. Các PMBOK® định nghĩa nó như là: '. Những quá trình thực hiện để xác định và trưởng thành phạm vi dự án, xây dựng kế hoạch quản lý dự án, và xác định và lịch trình các activi¬ties dự án xảy ra trong một dự án "Một quan niệm sai lầm phổ biến là giai đoạn này phải được hoàn thành trước khi công việc thực tế của dự án có thể bắt đầu. Đây không phải là sự thật; lập kế hoạch là một hoạt động mà vẫn tiếp tục gần như đến cùng nếu dự án. Trong bất kỳ dự án, sẽ luôn có những yếu tố thay đổi khi nó tiến. Nhằm mục đích cung cấp cho thực tế ước tính thời gian, chi phí và tài nguyên. Quản lý rủi ro. 9 đang thực hiện quá trình như kế hoạch làm thay đổi như các yếu tố thay đổi trong thực tế, nó có thể là một sai lầm nghiêm trọng dành quá nhiều thời gian vào việc lập kế hoạch trong giai đoạn đầu của dự án như thế này không chỉ lãng phí thời gian nhưng có thể cung cấp cho tất cả mọi người tham gia một impres¬ giả ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 36 DỰ ÁN NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ sion của bao nhiêu là thực sự được biết đến ở giai đoạn này. Ngược lại với giai đoạn khởi đầu (mà không có một thiết bị đầu cuối xác định), nó chỉ đơn giản là không thể lên kế hoạch một dự án và sau đó thực hiện kế hoạch mà không cần dùng tài khoản của hoàn cảnh thay đổi. Mục đích chính của giai đoạn này là lên kế hoạch thời gian, chi phí và nguồn lực đầy đủ để esti¬mate các công việc cần thiết và để quản lý hiệu quả rủi ro. Lập kế hoạch ban đầu thông thường bao gồm: • Phát triển các tuyên bố phạm vi • Lựa chọn các nhóm lập kế hoạch • Xác định phân phôi • Tạo cấu trúc phân chia công việc • Xác định các hoạt động cần thiết để hoàn thành những phân phôi • giải trình tự hoạt động một cách hợp lý • Ước tính nguồn lực cần thiết • Ước tính thời gian cần thiết • Ước tính chi phí • Phát triển các lịch trình • Phát triển ngân sách • được phê duyệt chính thức để bắt đầu Tuy nhiên, nó phải được hiểu rằng ngay sau khi bắt đầu làm việc yếu tố mới sẽ trở thành ap-phụ huynh, các ưu tiên sẽ thay đổi, và các nguồn lực đã hứa sẽ không thành hiện thực . . Nếu quá trình lập kế hoạch là không đủ linh hoạt để lấy tài khoản của những điều này thì dự án sẽ thất bại Sự cần thiết phải quy hoạch lại nên được xây dựng từ đầu những dự án và deci¬sions sẽ cần phải được thực hiện liên quan: • Làm thế nào thường để quy hoạch lại • Làm thế nào để quản lý các thông tin đó là cần thiết để tái lập kế hoạch này • Làm thế nào để kiểm soát những thay đổi trong kế hoạch • Làm thế nào để giao tiếp những thay đổi • Làm thế nào và khi nào liên quan đến các bên liên quan ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com 37