1. Any invoice received in Accounti

1. Any invoice received in Accounting will bear evidence of:

a Proper purchase authorization.
In the form of a copy of the approved purchase order that is first agreed and then attached to the vendor invoice.

b Proper receipt of goods or service.
Generally in the form of goods received note or receiving stamp on the invoice or the department head’s signature indicating receipt (direct deliveries or service contracts).

c Proper pricing verified by individual purchasing the item(s) or services.
Incoming invoices should be pre-checked for proper approvals and support daily. Vendors must be notified in writing that all invoices must be addressed to the attention of Accounts Payable only. The Accounts Payable co-coordinator should immediately bring to the Financial Controller’s attention, any invoice lacking either of the above requirements. The Financial Controller will request such missing information from the originating department and make record of such invoice in question for potential accrual at month end.

2. Invoices received in the mail, having no evidence of purchase approval, must be marked as Purchased without PO and signed by the Department Head ordering the item or service and the General Manager. Purchase Orders are not to be issued after the fact.

3. Only those invoices received by accounting meeting the criteria of proper purchase authorization and proper receipt will be entered into the Accounts Payable system on a daily basis by the Account Payable Coordinator. After entry, invoices should be stamped as entered/posted, with reference being made to the accounting period affected.

4. Invoices for the exact amount of the purchase order are not necessarily required before payment. If a greater than 5% variance (excluding tax and freight) occurs between the Purchase Order and the invoice, the Account Payable Coordinator must stamp the invoice “Exceeds PO” and report the variance to the Financial Controller for approval. Every effort must be made to include freight charges in a Purchase Order to expedite the matching process.

Kết quả (Việt) 1:

1. bất kỳ hoá đơn đã nhận được trong kế toán sẽ mang các bằng chứng của:một sự cho phép thích hợp mua.Trong các hình thức bản sao được chấp thuận mua hàng đó là lần đầu tiên đồng ý và sau đó gắn vào hóa đơn người bán hàng.b nhận phù hợp của hàng hóa hoặc dịch vụ.Thường trong các hình thức của hàng hoá đã nhận được chú ý hoặc nhận được con dấu trên hoá đơn hoặc chữ ký đứng đầu bộ phận cho thấy biên nhận (trực tiếp giao hàng hoặc hợp đồng dịch vụ).c đúng giá cả xác minh bằng cách cá nhân mua mã (s) hoặc dịch vụ.Các hoá đơn cần được trước khi kiểm tra cho đúng chấp thuận và hỗ trợ hàng ngày. Nhà cung cấp phải được thông báo bằng văn bản mà tất cả hoá đơn phải được gửi cho sự chú ý của Accounts Payable chỉ. Điều phối viên đồng Accounts Payable nên ngay lập tức mang đến sự chú ý của điều khiển tài chính, bất kỳ hoá đơn thiếu một trong các điều kiện trên. Bộ điều khiển tài chính sẽ yêu cầu thông tin còn thiếu từ vùng có nguồn gốc và làm cho hồ sơ của hóa đơn trong câu hỏi cho tiềm năng accrual tháng cuối.2. hoá đơn đã nhận được trong thư, có không có bằng chứng mua hàng chấp thuận, phải được đánh dấu là mua mà không có PO và chữ ký của người đứng đầu bộ phận đặt hàng hoặc dịch vụ và tổng giám đốc. Đơn đặt mua hàng là không được ban hành sau khi thực tế.3. chỉ những hoá đơn đã nhận được bởi kế toán đáp ứng các tiêu chuẩn thích hợp mua ủy quyền và nhận được đúng sẽ được nhập vào hệ thống tài khoản nợ phải trả trên cơ sở hàng ngày của điều phối viên thanh toán tài khoản. Sau khi nhập cảnh, hoá đơn phải được đóng dấu như nhập/đăng, với tài liệu tham khảo được thực hiện để kế toán giai đoạn bị ảnh hưởng nhất.4. hoá đơn cho chính xác lượng mua hàng không nhất thiết phải bắt buộc trước khi thanh toán. Nếu một lớn hơn 5% phương sai (không bao gồm thuế và vận chuyển hàng hóa) xảy ra giữa các lệnh mua hàng và hóa đơn, điều phối viên phải nộp khoản phải đóng dấu hoá đơn "Vượt quá PO" và báo cáo phương sai với bộ điều khiển tài chính phê duyệt. Mọi nỗ lực phải được thực hiện bao gồm các chi phí vận chuyển hàng hóa trong một đơn đặt hàng để đẩy nhanh quá trình phù hợp.

Kết quả (Việt) 2:

1. Bất kỳ hóa đơn nhận được trong kế toán sẽ chịu bằng chứng về:

. Một uỷ quyền mua hàng đúng
Trong các hình thức của một bản sao của các đơn đặt hàng đã được phê duyệt mà là lần đầu tiên đồng ý và sau đó gắn vào hóa đơn nhà cung cấp.

B nhận đúng hàng hóa hoặc dịch vụ.
Nói chung trong các hình thức tiếp nhận hàng hoá ghi chú hoặc nhận con dấu trên hóa đơn hoặc chữ ký chỉ nhận người đứng đầu bộ phận của (giao hàng trực tiếp hoặc hợp đồng dịch vụ).

c giá đúng xác nhận qua mua cá nhân các sản phẩm (s) hoặc dịch vụ.
hoá đơn Incoming nên trước kiểm tra phê chuẩn phù hợp và hỗ trợ hàng ngày. Các nhà cung cấp phải được thông báo bằng văn bản cho rằng tất cả các hóa đơn phải được gửi đến sự chú ý của Accounts Payable chỉ. Các khoản phải trả đồng điều phối viên phải ngay lập tức mang đến sự chú ý kiểm soát tài chính, bất kỳ hóa đơn thiếu một trong các yêu cầu nêu trên. Bộ điều khiển tài chính sẽ yêu cầu thông tin còn thiếu ví dụ từ bộ phận ban đầu và lập biên bản hoá đơn như vậy trong câu hỏi để tích lũy tiềm năng vào cuối tháng.

2. Hoá đơn nhận được trong mail, không có bằng chứng của chính mua, phải được đánh dấu là đã mua mà không PO và chữ ký của Cục trưởng đặt mục hoặc dịch vụ và quản lý chung. Đơn đặt hàng mua không được ban hành sau khi thực tế.

3. Chỉ có những hóa đơn nhận được chiếm đáp ứng các tiêu chí của uỷ quyền mua hàng phù hợp và nhận phù hợp sẽ được nhập vào hệ thống tài khoản kế toán phải nộp trên một cơ sở hàng ngày do Điều phối viên phải nộp tài khoản. Sau khi nhập cảnh, hoá đơn phải được đóng dấu như đã nhập / đăng, có tham khảo được thực hiện cho kỳ kế toán bị ảnh hưởng.

4. Hoá đơn cho số tiền chính xác của các đơn đặt hàng không nhất thiết phải yêu cầu trước khi thanh toán. Nếu một phương sai lớn hơn 5% (không bao gồm thuế và phí vận tải) xảy ra giữa các Đơn đặt hàng và hóa đơn, các khoản phải nộp phối viên phải đóng dấu hóa đơn "Vượt PO" và báo cáo sai để điều khiển tài chính. Mọi nỗ lực phải được thực hiện bao gồm phí vận chuyển trong một đặt hàng để đẩy nhanh quá trình kết hợp.