How to Use the Telephone More Effec

How to Use the Telephone More Effectively

The telephone is effective when used efficiently, sparingly, and within the framework of a plan. This list includes some tested guidelines for making the phone a tool that works best for you!

1. Know the purpose of your call.

Most of us talk on the phone too long. Have the purpose of your call clearly in mind before dialing. If helpful, write down a "statement of purpose", together with 3 main points you want to make on a scratch pad prior to dialing. Then "go for it"!

2. Know the audience you are calling.

Unless you're conducting "cold calling" for marketing or polling research, you probably know something about your "audience" on the other end. Think of the needs of the person/people you are calling. Then revise your "statement of purpose" accordingly prior to making the call.

3. Start off right!

State your purpose at the outset, and always ask if it is a good time for the other person to talk. If not, set a specific time to call back.

4. Use names whenever possible.

Identify yourself at the outset of each call. Spell it out, or sound it out, if necessary (e.g. I always tell people "My last name is Vuocolo; Vuh-co-lo; think "Coca-Cola!"). Establish the other person's name early in the conversation, and use it often throughout the call!

5. Pay attention and be aware of your tone.

Ask open-ended questions that invite response. Give the conversation your undivided attention - don't be tempted to do two or three things at once and expect it to be a productive call. Smile! This helps to make your voice sound friendly. If you're angry or anxious - put off the call until a later time, unless it's an absolute necessity to conduct it now.

6. Listen carefully.

Pay attention to the first words spoken by the person called. You can learn a lot in the first few seconds by listening carefully. Did you catch the person eating, arguing, gardening or partying? Decide whether to proceed with the call or to call back, depending upon what you hear in the background of the call. It's better to arrange to call back another time than to interrupt - and you'll probably get a better audience!

7. Avoid initiating major business, if possible.

Always save the most important business to be conducted in person, if possible. If not, make a careful transition from introduction to purpose of the call. Remember that a ringing phone virtually always interrupts the party being called - so give them time to adjust before hitting them with something major.

8. Avoid confrontation.

If you have bad news, or a difficult issue to discuss with someone, don't do it by phone unless it's the only way.

9. Be assertive - not aggressive!

Always present your point of view in an assertive, positive, way. If you have difficulty being assertive, try making your point while standing during the call. This helps you be more animated and direct, even if the other person can't "see you" ... Although, with fiber-optics, they probably soon will! (If you're an extrovert - please remain seated!)

10. Conduct a verbal review.

Before concluding the call, go over all agreed upon points. Repeat necessary dates, times places and how and when you may be reached.

Kết quả (Việt) 2:

Làm thế nào để sử dụng điện thoại hiệu quả khác Các điện thoại có hiệu quả khi được sử dụng hiệu quả, tiết kiệm, và trong khuôn khổ của một kế hoạch. Danh sách này bao gồm một số hướng dẫn thử nghiệm để làm cho các điện thoại của một công cụ làm việc tốt nhất cho bạn! 1. Biết mục đích của cuộc gọi của bạn. Hầu hết chúng ta nói chuyện trên điện thoại quá lâu. Có mục đích của cuộc gọi của bạn rõ ràng trong tâm trí trước khi quay số. Nếu hữu ích, hãy viết ra một "tuyên bố về mục đích", cùng với 3 điểm chính mà bạn muốn thực hiện trên một pad đầu trước khi quay số. Sau đó, "đi cho nó"! 2. Biết các đối tượng bạn đang gọi. Trừ khi bạn đang tiến hành "gọi điện lạnh" để tiếp thị, nghiên cứu thăm dò, bạn có thể biết điều gì đó về "khán giả" của bạn ở đầu bên kia. Hãy nghĩ đến những nhu cầu của những người / những người bạn đang gọi. Sau đó sửa lại "tuyên bố về mục đích" của bạn cho phù hợp trước khi thực hiện cuộc gọi. 3. Bắt đầu ngay! Nêu mục đích của bạn ngay từ đầu, và luôn tự hỏi nếu nó là một thời điểm tốt cho những người khác để nói chuyện. Nếu không, thiết lập một thời gian cụ thể để gọi lại. 4. Sử dụng tên bất cứ khi nào có thể. Xác định bản thân ngay từ đầu của mỗi cuộc gọi. Vần ra, hoặc âm thanh nó ra, nếu cần thiết (ví dụ: Tôi luôn luôn nói với mọi người "tên cuối cùng của tôi là Vuocolo; Vuh-co-lo; nghĩ"! Coca-Cola "). Thiết lập tên của người khác vào đầu trong cuộc trò chuyện, và sử dụng nó thường xuyên trong suốt cuộc gọi! 5. Hãy chú ý và được nhận thức của giai điệu của bạn. Hãy hỏi những câu hỏi mở mà mời đáp ứng cho các cuộc trò chuyện của bạn chú ý hoàn toàn -. không bị cám dỗ để làm hai hoặc ba thứ cùng một lúc và hy vọng nó .! để có một cuộc gọi hiệu Nụ cười này giúp làm cho giọng nói của bạn nghe thân thiện Nếu bạn đang tức giận hay lo lắng -. đưa ra các cuộc gọi cho đến khi một thời gian sau đó, trừ khi đó là tuyệt đối cần thiết để thực hiện nó ngay bây giờ. 6. Lắng nghe một cách cẩn thận. Trả tiền chú ý đến những lời đầu tiên nói của người gọi. Bạn có thể học được rất nhiều trong vài giây đầu tiên bằng cách lắng nghe một cách cẩn thận. Có phải bạn bắt ăn người, tranh luận, làm vườn hoặc tiệc tùng? Quyết định xem có nên tiến hành các cuộc gọi hoặc gọi lại, . tùy thuộc vào những gì bạn nghe được trong nền của cuộc gọi Nó tốt hơn để sắp xếp gọi lại một thời gian hơn để làm gián đoạn - và có thể bạn sẽ nhận được một khán giả tốt hơn! 7. Tránh bắt đầu kinh doanh chính, nếu có thể. Luôn luôn lưu các doanh nghiệp quan trọng nhất sẽ được tiến hành trong người, nếu có thể. Nếu không, làm cho một quá trình chuyển đổi từ cẩn thận giới thiệu về mục đích của cuộc gọi. Hãy nhớ rằng một tiếng chuông điện thoại hầu như luôn luôn ngắt bên được gọi là - để cung cấp cho họ thời gian để điều chỉnh trước khi đánh chúng với một cái gì đó lớn. 8. Tránh đối đầu. Nếu bạn có tin xấu, hoặc một vấn đề khó khăn để thảo luận với một ai đó, không làm điều đó bằng điện thoại trừ khi đó là cách duy nhất. 9. Hãy quyết đoán - không quá hung hăng! Luôn luôn trình bày quan điểm của bạn trong một quyết đoán, tích cực, cách. Nếu bạn có khó khăn khi phải quyết đoán, cố gắng làm cho quan điểm của bạn trong khi đứng trong suốt cuộc gọi. Điều này giúp bạn có động hơn và trực tiếp, ngay cả khi người khác không thể "nhìn thấy bạn" ... Mặc dù, với sợi quang học, có lẽ họ sẽ sớm! (Nếu bạn là một người hướng ngoại - vui lòng vẫn ngồi!) 10. Tiến hành đánh giá bằng lời nói. Trước khi kết thúc cuộc gọi, đi qua tất cả các thoả thuận điểm. Lặp lại ngày cần thiết, thời gian và địa điểm như thế nào và khi nào bạn có thể đạt được.