This position Human Resource Assist

This position Human Resource Assistant assists Human Resource Manager in management of three schools ISHCMC, American Academy, and ISSP, particularly performance evaluation, recruitment, and training development for both Expatriate and local Vietnamese staff members.

HR Assistant reports directly to the HR Manager on daily basis, and perform a full range of duties, including but not limited to:

Recruitment and Staffing (50%)
1. Assists HR Manager monitors applications and develops/reports to HR Manager timely the database of qualified Vietnamese candidates; proceeds screening and create shortlist for interviews when required.
2. Be responsible for posting/updating local Vietnamese vacancies on recruitment publications/websites e.g. Cognita Career website, Online Job websites through recruitment agencies/fairs and appropriate publications.
3. Assists HR Manager attend interview panel when required.
4. Assists HR Manager in compliance with Safeguarding Policies i.e. Safer Recruitment (background security checks, criminal checks, references checks etc. for all regular staff members, relief/causal staff, volunteers, and outside contractors etc.),
5. Works closely with HR Assistant provides advice to newly hired Expatriate employees as required for issues such as working permits, visas, freight, air fares, notarizations, reimbursement and other expatriation issues.
6. Works closely with HR Assistants in communicating with the School’s approved moving companies and travel agents for the inbound/outbound shipment and flights arrangements.
7. Monitors and timely reports to HR Manager the status of recruitment and staffing for local Vietnamese staff.

Training and Development (30%)
1. Works closely with HR Assistant and assists HR Manager in preparation for Orientation/Induction program for newly hired employees, in particular Vietnamese staff.
2. Assists HR Manager in organising Safeguarding training
3. Assists with the arrangements for Professional Development for Expat and local Vietnamese staff all kinds of training courses; work closely with HR Assistant monitors and timely reports to HR Manager the accurate costs of training and development for budget projection
4. Maintains training results/records; assists to evaluate the effectiveness of the training courses.
5. Assists HR Manager in managing Performance Evaluation for local Vietnamese staff, conduct training needs analysis for training proposal.

Compensation and Benefits (10%)
1. Assists HR Manager with preparation of offer letter and employment contracts for local Vietnamese staff.
2. Works closely with HR Assistants in managing accurate personnel files/records maintenance, in particular, all fringe benefits i.e. relocation/repatriation flights and baggage/shipping, in particular annual flights etc. for Expatriate staff.
3. Works closely with HR Assistant in updating relevant data of contractual salary and benefits, salary advance/deductions of expatriate employees for payroll generation.
4. Works closely with HR Assistants in termination/exit processes e.g. exit interviews for both local expatriate and local Vietnamese staff.

HR Information System and Clerical Duties (10%)
1. Assists to maintain employee database HRIS, employee profile ensuring all data updated accurately on timely basis.
2. Maintains and updates all expatriate employees’ database; assists in developing reports for DoLISA, DOET on regular basis.
3. Maintains and updates timely leave records of expatriate staffs; monitors and develops reports of absenteeism and turnover data on timely basis.
4. Helps logistic arrangements for SLT for abroad conferences/meetings.
5. Works closely with HR Assistant in managing the school’s group health insurance for both expatriate and local Vietnamese staff.
6. Undertakes other tasks as and when required.

Kết quả (Việt) 2:

Vị trí này Human Resource Assistant giúp Resource Manager con người trong quản lý của ba trường ISHCMC, American Academy, và ISSP, đặc biệt là đánh giá hiệu quả, tuyển dụng và đào tạo phát triển cho cả người nước ngoài và địa phương nhân viên Việt Nam. Trợ lý nhân sự báo cáo trực tiếp cho Giám đốc nhân sự trên hàng ngày cơ sở và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, bao gồm nhưng không giới hạn: Tuyển dụng và Nhân sự (50%) 1. Giúp HR Manager màn hình ứng dụng và phát triển / báo cáo cho Quản lý nhân sự kịp thời các cơ sở dữ liệu của các ứng cử viên Việt đủ điều kiện; tiền thu được sàng lọc và tạo ra danh sách rút gọn cho các cuộc phỏng vấn khi cần thiết. 2. Chịu trách nhiệm đăng tải / cập nhật vị trí tuyển dụng địa phương Việt Nam trên các ấn phẩm tuyển dụng / trang web, ví dụ như trang web Cognita nghiệp, các trang web việc làm trực tuyến thông qua các cơ quan tuyển dụng / hội chợ và các ấn phẩm thích hợp. 3. Hỗ trợ nhân sự quản lý tham dự bảng điều khiển cuộc phỏng vấn khi cần thiết. 4. Hỗ trợ nhân sự quản lý phù hợp với Chính sách Bảo vệ tức là an toàn hơn tuyển dụng (kiểm tra nền tảng an ninh, kiểm tra hình sự, tài liệu tham khảo kiểm tra các loại cho các nhân viên thường xuyên, cứu trợ / nhân quả nhân viên, tình nguyện viên, và các nhà thầu bên ngoài vv), 5. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự tư vấn cho nhân viên người nước ngoài mới được tuyển dụng theo yêu cầu cho các vấn đề như xin giấy phép làm việc, thị thực, vận chuyển, vé máy bay, công chứng, hoàn thuế và các vấn đề khác biệt xứ. 6. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự trong giao tiếp với các trường đã được phê duyệt của các công ty và đại lý du lịch di chuyển cho các inbound / outbound lô hàng và các chuyến bay sắp xếp. 7. Màn hình và báo cáo kịp thời để quản lý nhân sự của tình trạng tuyển dụng và nhân sự cho cán bộ Việt Nam tại địa phương. Đào tạo và Phát triển (30%) 1. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự và hỗ trợ Quản lý nhân sự để chuẩn bị cho chương trình Định hướng / cảm ứng cho nhân viên mới được tuyển dụng, trong đội ngũ nhân viên đặc biệt của Việt Nam. 2. Hỗ trợ nhân sự quản lý trong tổ chức Bảo vệ đào tạo 3. Hỗ trợ với sự sắp xếp cho phát triển chuyên môn cho Người nước ngoài và người Việt Nam ở địa phương tất cả các loại của các khóa học đào tạo; làm việc chặt chẽ với các màn Trợ lý nhân sự và báo cáo kịp thời để quản lý nhân sự các chi phí chính xác của đào tạo và phát triển cho chiếu ngân sách 4. Duy trì kết quả học tập / hồ sơ; hỗ trợ để đánh giá hiệu quả của các khóa đào tạo. 5. Hỗ trợ nhân sự quản lý trong việc quản lý đánh giá hiệu năng cho nhân viên Việt Nam tại địa phương, tiến hành đào tạo cần phân tích để đề nghị đào tạo. Bồi thường và lợi ích (10%) 1. Hỗ trợ nhân sự quản lý với sự chuẩn bị của các nơi phục vụ thư và hợp đồng lao động cho nhân viên Việt Nam tại địa phương. 2. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự trong việc quản lý nhân sự chính xác các tập tin / bảo trì hồ sơ, đặc biệt, tất cả các quyền lợi phụ tức là di chuyển / chuyến bay hồi hương và hành lý / vận chuyển, trong các chuyến bay hàng năm đặc biệt vv cho nhân viên người nước ngoài. 3. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự trong việc cập nhật dữ liệu liên quan của tiền lương theo hợp đồng và lợi ích, trước lương / khấu trừ của người lao động nước ngoài cho thế hệ biên chế. 4. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự chấm dứt / quy trình xuất cảnh, ví dụ như các cuộc phỏng vấn xuất cảnh cho cả người nước ngoài tại địa phương và cán bộ địa phương Việt Nam. Hệ thống thông tin nhân sự và Nhiệm vụ Thư ký (10%) 1. Hỗ trợ để duy trì nhân viên HRIS cơ sở dữ liệu, hồ sơ nhân viên đảm bảo tất cả các dữ liệu được cập nhật chính xác trên cơ sở kịp thời. 2. Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu tất cả các nhân viên nước ngoài; hỗ trợ trong việc phát triển các báo cáo cho Sở LĐTBXH, Sở GD & ĐT trên cơ sở thường xuyên. 3. Duy trì và cập nhật hồ sơ nghỉ kịp thời của nhân viên người nước ngoài; màn hình và phát triển báo cáo của vắng mặt và doanh thu dữ liệu trên cơ sở kịp thời. 4. Giúp sắp xếp hậu cần cho SLT cho các hội nghị ở nước ngoài / các cuộc họp. 5. Làm việc chặt chẽ với các trợ lý nhân sự trong quản lý bảo hiểm y tế theo nhóm của trường cho cả nhân viên nước ngoài và Việt Nam. 6. Cam kết các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu.