How to act toward a visitor or gues

How to act toward a visitor or guest…

- Always allow a Tenant to go in front of you through a doorway or other place you might be going together.

- Walk around, not between, people who are talking together.

- If you ever need a Tenant's attention or the attention of a staff member who is talking with a Tenant, do not interrupt but wait until you are acknowledged.

- If you are called away while serving a guest, excuse yourself by saying "Pardon me a moment” or “Excuse me please”.

How to answer the phone…

For outside calls: Answer the phone with the name of the Company, "Riverside Luxury Apartments", and "May I help you?"

- If you must break away from a phone conversation with a Tenant, excuse yourself and when you return say, "Thank you for waiting."

- If you are taking a message, write, sign, and date the message immediately.

For internal calls: if you are sure it is an internal call, answer the phone with the name of your department, then your name. For example,

“HR Department. This is Huong.”

Then wait for the caller to respond.

- Never argue with fellow staff members or complain in the service areas. This is a professional courtesy.

- Never argue with a Tenant, they are always right. Receive all Tenants’ comments attentively and politely. If a Tenant has a complaint, offer to correct the situation and alert the HOD/Manager or Assistant Manager. Should you encounter a problem you cannot handle, notify management immediately.

- Develop a friendly and hospitable closing phrase for departing Tenants

- Do not congregate with other staffs in front of Tenants. You should be keeping a constant eye on your Tenants and anticipating their needs.

Never chat about personal business, Company business, or other Tenants and/or guests in front of other Tenants and guests!
Keep your personal business to yourself--do not share it in front of Tenants and/or guests.

Remember that it is the customers that provide your jobs and your paycheck. By making the Company's outstanding for its friendly, thoughtful, courteous service, we all benefit and we are all successful.

Communication

Communication cannot be overdone or over emphasized. In the people business--and we are in the people business, communication becomes crucial, not just important.
To promote communication among staff members at the Company, the following communication tools will be utilized throughout the Company:

+ Departmental Bulletin Boards

Each Department will establish a departmental bulletin board to post notices and memo’s (in both English and Vietnamese) for their staff members. All memo’s and related written communication for staff members will be posted on this bulletin board for all to read.
The Administrative Assistant or Secretary for that Department is responsible for maintaining the Department’s bulletin board and keeping it current.

+ Departmental Staff Meetings
Periodic, regularly scheduled meetings for all staff members of Company’s will be conducted by the HOD for the purpose of:

-giving, receiving, and exchanging information and ideas pertaining to the Company's operation;
-recognizing outstanding staff members job performance;
-reviewing problems or areas where we are not performing as well as we should be and what needs to be done to bring the operation up to the expected standard; and
-training and development of staff.

The meetings are organized and chaired by the Head of Department (HOD). These meetings are also intended to develop a closely knit team, and they also allow the management to reinforce Company’s policies and procedures thereby building greater staff understanding of what is expected of them.

+ Morning Briefing (MB)

The Morning Briefings are intended to be brief. Normally the MB is held on weekdays only and chaired by GD. Should the GD be

unavailable for the MB, The first Deputy General Director in the GD’s absence will chair

Brief yes (usually), but important (always). We want to be sure that all of us are on the same page together. It’s Team Work that will make us successful and also make it fun to work here.

+ Walkie-Talkie’s

All operating departments are supplied with walkie-talkies. The purpose of these walkie-talkies is to promote and assist in communication between staff members and between departments. They are not to be used for personal use, for telling stories, for criticizing other staff or other departments.

Those staff members provided a walkie-talkie are reminded to always carry their walkie-talkie with them, keep it turned on, and to monitor it in case they are needed or there is information being communicated that will affect them. Do not let Tenants over hear problems from your walkie-talkie!

+ Management Team
When the term “Management Team” is used, it refers to all staff members Level 4 and above--Assistant HOD Level to and including the GD (Level 1) and Directors (Level 2).

• “Don’t say No to Caller” Policy

Our Tenants are, quite frankly, what keep us all employed. They are the reason we have jobs. As such, our job performance and how well we please our Tenants, will determine the success of the Company and our success as staff members of the Company. Tenants hate delay and hate “I don’t know” or “Sorry, I can’t” attitude. You must keep calm to listen to all Tenants’ complaints though it’s not right to you. Do with all your best to please Tenants and if, unfortunately, you are incapable of giving satisfying solution, politely ask Tenants to wait for you. Remember to stay calm and remain professional in front of Tenants, then you must call another staff or report immediately to your HOD. Say thank for Tenants’ waiting before transferring problem to another staff or HOD.

• Cleanliness Awareness

Our Riverside properties are all staff members’ property. Keeping our Company clean and nice is one of the best ways to show that we respect our Tenants and each other. It not only creates a fresh environment to our health, but it’s also one main reason why Tenants choose us. As such, all staff members, regardless of level, sex, age, region, color or religion, must keep clean in all areas in Riverside. Garbage must be picked up immediately as soon as you find it. Always keep office clean and neat.

• Attendance and Punctuality

Each Department and the entire organization depend on regular attendance and punctuality to run smoothly. If you are going to be late, you should contact your supervisor ahead of time or as soon as possible if prior notice is impossible. If you are unable to report to work because of illness or an emergency, you must notify your supervisor directly before the start of your scheduled work time on the first day and each subsequent day of your absence. If prior notice is impossible, you should contact your supervisor as soon as it is possible to do so. Requirements for attendance and advance notification of absences or lateness may vary based on the operational needs of your department.
If you are absent for five days in any one calendar month or 20 aggregate days in one calendar year and have failed to contact your supervisor during that period, you will be deemed to have resigned voluntarily. Excessive absences or tardiness can also lead to disciplinary action, up to and including immediate termination.

• Conflict and Violence

There is no place for violence at the Company. There is no excuse, there is no need, there is no acceptance.

Staff members that use violence in any form at the Company against anyone (including other staff members) will be dismissed. Violence will not be tolerated for any reason. Violation of this policy will result in termination.

Furthermore, any staff members that use a weapon of any nature in a violent manner will be turned over to the local Police for further action.

• Organizational Structure

Organization charts are created so that all interested parties (people) can see how the Company is organized, can see who is responsible for which positions, and to make it clear how each position of the Company fits together to make the whole organization (Team).

Organization charts also make it clear what the “chain of command” is within each Department and within the Company as a whole. They are a map of the organization structure.

The “chain of command” of your Department and of the Company as a whole is to be respected at all times. When you have a problem, take the problem to your HOD. If your HOD is unable to solve the problem to your satisfaction, then take your problem to our HR Manager.

The organization structure is NOT there to keep you from bringing your problems to senior management. You are encouraged to bring your problems and/or concerns forward all the way to the General Director if necessary, but you should do that by following the chain of command.
Your contribution is important to us. Please do not hesitate to contribute, to ask questions, to suggest ideas, to discuss problems, to offer solutions!

Kết quả (Việt) 1:

Làm thế nào để hành động hướng tới một khách truy cập hoặc đánh...-Luôn luôn cho phép một người thuê nhà để đi ở phía trước của bạn thông qua một cửa hoặc nơi khác bạn có thể xảy ra với nhau.-Đi bộ xung quanh thành phố, không giữa, những người đang nói chuyện với nhau.-Nếu bạn cần sự chú ý của người thuê nhà hoặc sự chú ý của một nhân viên người nói chuyện với một người thuê nhà, không ngắt nhưng đợi cho đến khi bạn được công nhận.-Nếu bạn được gọi là đi trong khi phục vụ khách, xin lỗi cho mình bằng cách nói "Xin lỗi một chút thời gian" hoặc "Xin hãy". Làm thế nào để trả lời điện thoại... Cho các bên ngoài cuộc gọi: trả lời điện thoại với tên của công ty, "Riverside Luxury Apartments", và "Có thể tôi giúp bạn?" -Nếu bạn phải chia xa một cuộc trò chuyện điện thoại với một người thuê nhà, tha cho mình và khi bạn trở lại nói, "Cảm ơn bạn đã chờ đợi." -Nếu bạn đang dùng một tin nhắn, viết, ký tên, và ngày thư ngay lập tức. Cho các cuộc gọi nội bộ: nếu bạn có chắc chắn nó là một cuộc gọi nội bộ, trả lời điện thoại với tên của bộ phận của bạn, sau đó tên của bạn. Ví dụ, "Phòng nhân sự. Đây là hương." Sau đó, chờ đợi cho người gọi để trả lời. -Không bao giờ tranh luận với đồng nhân viên hoặc khiếu nại trong các lĩnh vực dịch vụ. Đây là một lịch sự chuyên nghiệp. -Không bao giờ tranh luận với một người thuê nhà, họ luôn luôn đúng. Nhận được ý kiến người thuê nhà tất cả chăm chú và lịch sự. Nếu một người thuê nhà có một đơn khiếu nại, cung cấp để sửa chữa tình hình và cảnh báo HOD/người quản lý hoặc trợ lý. Nếu bạn gặp một vấn đề mà bạn không thể xử lý, thông báo cho quản lý ngay lập tức. -Phát triển một cụm từ cuối cùng thân thiện và mến khách cho khởi hành người thuê nhà -Không tụ tập với các nhân viên ở phía trước của người thuê nhà. Bạn nên được giữ một mắt liên tục trên người thuê nhà của bạn và dự đoán nhu cầu của họ. Không bao giờ trò chuyện về cá nhân kinh doanh, công ty kinh doanh, hoặc khác người thuê nhà và/hoặc khách ở phía trước của người thuê nhà và khách khác! Giữ cho doanh nghiệp cá nhân của bạn để cho mình--không chia sẻ nó ở phía trước của người thuê nhà và/hoặc khách.Hãy nhớ rằng nó là khách hàng cung cấp cho công việc của bạn và tiền lương của bạn. Bằng cách làm cho công ty xuất sắc cho các dịch vụ thân thiện, chu đáo, lịch sự, tất cả chúng ta hưởng lợi và chúng tôi là tất cả thành công. Thông tin liên lạcGiao tiếp không thể được overdone hoặc trên nhấn mạnh. Trong kinh doanh người--và chúng tôi đang trong kinh doanh người, truyền thông trở nên rất quan trọng, không chỉ quan trọng. Để thúc đẩy liên lạc giữa nhân viên tại công ty, các công cụ thông tin liên lạc sau đây sẽ được sử dụng trong toàn bộ công ty: + Khoa bảng tinMỗi bộ phận sẽ thiết lập một bảng phòng ban để gửi thông báo và bản ghi nhớ (bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt) cho các thành viên nhân viên. Tất cả các bản ghi nhớ của và liên văn giao tiếp cho nhân viên sẽ được đăng trên bảng thông báo này cho tất cả để đọc. Trợ lý hành chính hoặc thư ký cho bộ phận đó là trách nhiệm duy trì bảng thông báo của bộ phận và giữ nó hiện nay. + Phòng ban nhân viên cuộc họpCuộc họp định kỳ, thường xuyên theo lịch trình cho tất cả nhân viên của công ty sẽ được thực hiện bởi HOD cho châm của: -cho, tiếp nhận và trao đổi thông tin và ý tưởng liên quan đến hoạt động của công ty; -công nhận việc làm nổi bật nhân viên hiệu suất; -xem xét vấn đề hoặc khu vực nơi chúng tôi đang không hoạt động cũng như chúng tôi nên và những gì cần phải được thực hiện để mang lại cho các hoạt động đến các tiêu chuẩn dự kiến; và -đào tạo và phát triển của nhân viên.Các cuộc họp được tổ chức và chủ trì bởi đầu vùng (HOD). Các cuộc họp cũng nhằm mục đích để phát triển một nhóm chặt chẽ Đan, và họ cũng cho phép quản lý để củng cố chính sách của công ty và các thủ tục do đó xây dựng lớn hơn nhân viên hiểu biết về những gì được mong đợi của họ. + Buổi sáng cuộc họp (MB)Các cuộc giao ban sáng nhằm mục đích được tóm tắt. Thông thường MB tổ chức vào ngày trong tuần chỉ và chủ trì của GD. nên GD không có sẵn cho MB, đầu tiên phó tổng giám đốc trong sự vắng mặt của GD sẽ ghếTóm tắt có (thường), nhưng quan trọng (luôn luôn). Chúng tôi muốn chắc chắn rằng tất cả chúng ta đang trên cùng một trang với nhau. Nó là nhóm làm việc mà sẽ làm cho chúng tôi thành công và cũng làm cho nó thú vị để làm việc ở đây. + Walkie-talkie củaTất cả các bộ phận hoạt động được cung cấp với gác. Mục đích của các gác là để thúc đẩy và hỗ trợ trong giao tiếp giữa nhân viên và giữa các phòng ban. Họ không phải được sử dụng cho sử dụng cá nhân, kể chuyện, để chỉ trích các nhân viên khác hoặc các phòng ban khác. Những nhân viên cung cấp bộ đàm được nhắc nhở để luôn luôn mang theo của đàm với họ, Giữ nó luôn bật, và để theo dõi nó trong trường hợp họ cần thiết hoặc có thông tin truyền đạt mà sẽ ảnh hưởng đến họ. Không để cho người thuê nhà hơn nghe các vấn đề từ đàm của bạn! + Quản lý độiKhi thuật ngữ "Đội ngũ quản lý" được sử dụng, nó đề cập đến tất cả nhân viên cấp 4 và ở trên - HOD trợ lý nhằm và bao gồm GD (tầng 1) và giám đốc (mức 2).• "Không nói không với người gọi" chính sáchNgười thuê nhà của chúng tôi là, khá thẳng thắn, những gì giữ cho chúng tôi tất cả làm việc. Họ là những lý do chúng tôi có việc làm. Như vậy, hiệu suất công việc của chúng tôi và tốt như thế nào chúng tôi xin vui lòng người thuê nhà của chúng tôi, sẽ xác định sự thành công của công ty và thành công của chúng tôi là nhân viên của công ty. Người thuê nhà ghét sự chậm trễ và ghét "Tôi không biết" hoặc "Xin lỗi, tôi không thể" Thái độ. Bạn phải giữ bình tĩnh để nghe khiếu nại người thuê nhà tất cả mặc dù nó không phải là đúng cho bạn. Với tất cả các tốt nhất của bạn để làm hài lòng người thuê nhà và nếu, thật không may, bạn có khả năng đưa ra giải pháp đáp ứng, yêu cầu người thuê nhà để chờ đợi cho bạn. Hãy nhớ để giữ bình tĩnh và vẫn chuyên nghiệp ở phía trước của người thuê nhà, sau đó bạn phải gọi một nhân viên hoặc báo cáo ngay lập tức để HOD của bạn. Nói cảm ơn cho người thuê nhà chờ đợi trước khi chuyển giao vấn đề cho một nhân viên hoặc HOD.• Sạch sẽ nâng cao nhận thứcOur Riverside properties are all staff members’ property. Keeping our Company clean and nice is one of the best ways to show that we respect our Tenants and each other. It not only creates a fresh environment to our health, but it’s also one main reason why Tenants choose us. As such, all staff members, regardless of level, sex, age, region, color or religion, must keep clean in all areas in Riverside. Garbage must be picked up immediately as soon as you find it. Always keep office clean and neat. • Attendance and PunctualityEach Department and the entire organization depend on regular attendance and punctuality to run smoothly. If you are going to be late, you should contact your supervisor ahead of time or as soon as possible if prior notice is impossible. If you are unable to report to work because of illness or an emergency, you must notify your supervisor directly before the start of your scheduled work time on the first day and each subsequent day of your absence. If prior notice is impossible, you should contact your supervisor as soon as it is possible to do so. Requirements for attendance and advance notification of absences or lateness may vary based on the operational needs of your department.If you are absent for five days in any one calendar month or 20 aggregate days in one calendar year and have failed to contact your supervisor during that period, you will be deemed to have resigned voluntarily. Excessive absences or tardiness can also lead to disciplinary action, up to and including immediate termination.• Conflict and ViolenceThere is no place for violence at the Company. There is no excuse, there is no need, there is no acceptance. Staff members that use violence in any form at the Company against anyone (including other staff members) will be dismissed. Violence will not be tolerated for any reason. Violation of this policy will result in termination.Furthermore, any staff members that use a weapon of any nature in a violent manner will be turned over to the local Police for further action.• Organizational StructureOrganization charts are created so that all interested parties (people) can see how the Company is organized, can see who is responsible for which positions, and to make it clear how each position of the Company fits together to make the whole organization (Team). Organization charts also make it clear what the “chain of command” is within each Department and within the Company as a whole. They are a map of the organization structure.The “chain of command” of your Department and of the Company as a whole is to be respected at all times. When you have a problem, take the problem to your HOD. If your HOD is unable to solve the problem to your satisfaction, then take your problem to our HR Manager.The organization structure is NOT there to keep you from bringing your problems to senior management. You are encouraged to bring your problems and/or concerns forward all the way to the General Director if necessary, but you should do that by following the chain of command.Your contribution is important to us. Please do not hesitate to contribute, to ask questions, to suggest ideas, to discuss problems, to offer solutions!