Case Study: Internal Controls and F

Case Study: Internal Controls and Fraud (From IIA Research Foundation "Case Studies in Internal Auditing" Volume 4)

Standards and Ethics

Please note there is no one right answer for these assignments. You should consider different points of view on the ethical issues before drawing your conclusions.

Objective

This case study is designed to expose students to a variety of conditions that may or may not indicate a fraud has been committed. Consideration must be given to errors that are present in a normal business environment, internal control weakness accepted by management, as well as obtaining an understanding of procedures and their long-range effect on business. Control weaknesses by themselves are not major problems. The combination of the control weaknesses, coupled with the inexperience of the internal auditor and a limited audit budget present real life situations. Students need to understand the overall control environment and not just deal with individual procedure errors.

Control weaknesses by themselves are not major problems. The combination of the control weaknesses, coupled with the inexperience of the internal auditor and a limited audit budget present real life situations. For example, does the auditor know when to expand an audit test, discontinue tests, and ask for additional data? What information is needed, who should respond, and what reliability should be placed on the information? Does the auditor know what is necessary to support an audit recommendation or, more importantly, to provide evidence in a criminal case?

Required

Please read all of the requirements carefully and make sure your paper addresses each item. It would be helpful for your own use to develop a high-level process map. This assignment is to be completed using only the materials authorized for use in this class. A rough guideline to adequately complete the assignment is 5-6 single-spaced pages. If you have any questions as to what is expected, please contact the instructor.

1. If you were part of the audit team, what additional questions would you ask to gather more audit evidence? You need to focus on what is most important to this case. You must come up with at least 15 relevant questions. You must have some questions for each of the five areas: receiving, loom teardowns, customer orders, disposal of residues and scrap metal, and administration of the loom reclamation program. You must indicate what you hope to learn from each question (i.e., what is the intent of the question?) and to whom the question would be addressed.
2. Identify your top four internal control weaknesses in order of materiality in each the following five areas: receiving, loom teardowns, customer orders, disposal of residues and scrap metal, and administration of the loom reclamation program. Please make sure you address the most important control weaknesses.
3. For each observation identified in #2, write your recommendation(s) to strengthen internal controls over the loom reclamation program. Make sure each recommendation is clearly associated with an observation(s) from #1. One recommendation can cover several internal control weaknesses.
4. In your opinion, has a fraud been perpetrated? If so, what evidence supports the allegation? Is it firm enough to convict the person(s) in court? Please explain the rationale for your conclusions.




Background

Many of Tarheel Textiles' old Draper looms have recently been replaced with more modern and efficient weaving machines. Instead of being junked or scrapped, these surplus looms are sent by the plants to the supply support division where they are stripped of all useable parts. These parts are reconditioned, stored, and placed on perpetual inventory records as used supply items.

Manufacturing facilities within Tarheel route all of their purchase orders for Draper loom parts through the supply support division. This includes orders made out to Draper Company and all other vendors from whom Draper parts can be purchased. Supply support reviews its inventory records (and will hold the order for no more than one day) to determine the availability of used parts generated from the loom stripping program. If parts are available within Tarheel, the purchase order to the vendor is altered and the supply support division ships the available parts automatically to the ordering plant. The altered purchase order is then sent to the vendor.

This program has resulted in substantial savings to Tarheel. Also, many of these older parts are in short supply and are, therefore, difficult to obtain within a reasonable delivery time.

Operation

The loom reclamation program operates as follows:

Receiving:

1. Plant sends to the supply support division all surplus Draper looms. These looms may or may not be operative, but would have been scrapped at the plant, or otherwise disposed of, had they not been shipped to supply support.
2. Plant prepares a shipping document, which accompanies each shipment of looms. This shipping document lists each asset shipped, identified with the Tarheel fixed asset tag number.
3. The shipping plant prepares the necessary reports to transfer these surplus items to the supply support division fixed assets ledger.
4. The looms are transferred, unloaded, and placed in a 3-1/2 acre fenced-in field.
5. Shipping documents are sent to the administrative office, where looms listed on the shipping document are compared to the quarterly printout received from corporate accounting which lists all assets transferred to supply support during the quarter.
6. The administrative area keeps a manual listing of looms. This list is reconciled quarterly with the computer-generated fixed asset ledger received from corporate accounting.

Loom Teardowns:

1. Looms are torn down daily (as many as time permits). The teardown process includes:
- Removing the Tarheel Textile asset tag number.
- Stripping the asset of all useable parts.
- Reconditioning these parts.
- Storing any salvageable metal and the residue (or carcass) in a central area. The residue is usually loom frame and some useable pieces of metal.
2. A loom teardown report is prepared weekly. The report lists by identification tag number each loom torn down during the week. Sometimes, however, tag numbers are missing from the looms--many of the looms are old and thus the tags have been jarred loose or have fallen off during shipment.
3. This report is sent to the administrative office where it is used to authorize removal of these looms from the fixed assets accounting records. The tag number identifies assets on the ledger.
4. The loom parts salvaged as a result of the loom teardown are collected. A quality control person reviews each part to determine whether it is reusable as is, needs to be reconditioned, or should be sold as scrap metal. The reusable parts are eventually sent to the supply room and placed on perpetual inventory records for accountability.

Sale of Reconditioned Loom Parts:

Written Customer Orders:
1. The computer generates a shipping document based on a written customer order. The customer may be a Tarheel Textiles plant or another company.
2. The shipping document is reviewed in the supply room. If inventory records indicate reconditioned Draper loom parts are available in bins, these parts will be used to fill the order. If inventory records show no parts available, the supply room clerk copies these part numbers/descriptions on a sheet of paper.
3. This sheet of paper goes to the loom teardown supervisor. Crew members will go out to looms in the field and strip the needed parts from the looms.
4. These parts are sent to the supply room, along with the piece of paper, for review and to make ready for shipment.
5. The shipping supervisor loads goods onto the truck. He checks against notice of shipment to assure accuracy of loading.
6. The loaded truck leaves premises.

Telephone Orders:
1. Verbal orders received from customers, either by the supply room or the loom teardown supervisor, are handled similarly except that no written customer order exists. All information is written on an order form
2. The two supervisors coordinate selection of parts, either from supply room bins or stripped from looms in the field.
3. After the parts have been pulled and the order is ready for shipment, the supply room supervisor contacts the administrative area so that a shipping document may be prepared, based on the items listed on the order form.
4. The shipping document is sent to the shipping supervisor.
5. The shipping supervisor loads goods onto the truck. He checks against the notice of shipment to assure accuracy of loading.
6. The shipment leaves the premises by Tarheel Textile truck, customer truck or common carrier.

Disposal of Residues and Scrap Metal:

1. The loom teardown supervisor usually receives customer orders verbally. Johnstone & Company is the primary customer to whom Tarheel sells loom residues and scrap metal. A company representative will often come to Tarheel, select loom residues and scrap parts he wants to purchase from those available, and supervise the loading of his truck.
2. The loom teardown supervisor calls the administrative area and requests a shipping document be prepared since company policy prohibits any vehicle from leaving the premises without a notice of shipment. The supervisor gives the office all the information necessary to prepare the document.
3. The truck leaves the premises from the loom field through the main gate.

The Telephone Call

Mr. Arthur Thomas, the buyer in corporate purchasing responsible for the disposal of Tarheel Textiles' surplus assets (including the sale of all parts from the supply support division), received a telephone call from a person who stated he had previously worked for Tarheel Textiles. The caller alleged that the supervisor of the loom teardown program at Tarheel's supply support

Kết quả (Filipino) 1:

Case Study: Internal Controls at Fraud (Mula IIA Research Foundation "Case Studies in Internal Auditing" Dami 4) Pamantayan at Etika Mangyaring tandaan walang isang karapatan sagutin para sa mga takdang-aralin. Dapat mong isaalang-alang ang iba't ibang mga punto ng view sa etikal na isyu bago magkaroon ng iyong konklusyon. Layunin Ito case study ay dinisenyo upang ilantad mag-aaral sa isang iba't ibang mga kondisyon na maaaring o hindi maaaring magpahiwatig ng isang pandaraya ay nakatuon. Pagsasaalang-alang ay dapat ibigay sa mga error na ay dumadalo sa isang normal na kapaligiran ng negosyo, panloob na kontrol kahinaan tinanggap ng management, pati na rin ang pagkuha ng isang pag-unawa ng mga pamamaraan at ang kanilang mga pang-hanay na epekto sa negosyo. Control kahinaan sa pamamagitan ng kanilang sarili ay hindi pangunahing problema. Ang kumbinasyon ng mga kahinaan control, kaisa sa kawalan ng kakayahan ng mga panloob na auditor at isang limitadong audit budget kasalukuyan sitwasyon sa tunay na buhay. Mag-aaral na kailangan upang maunawaan ang pangkalahatang control kapaligiran at hindi lamang ng pakikitungo sa mga indibidwal na mga error procedure. Kontrolin kahinaan sa pamamagitan ng kanilang sarili ay hindi pangunahing problema. Ang kumbinasyon ng mga kahinaan control, kaisa sa kawalan ng kakayahan ng mga panloob na auditor at isang limitadong audit budget kasalukuyan sitwasyon sa tunay na buhay. Halimbawa, ang ginagawa ng auditor alam kapag upang palawakin ang isang audit pagsubok, hindi ipagpatuloy ang mga pagsubok, at humingi ng karagdagang data? Anong impormasyon ang kailangan, kung sino ang dapat sumagot, at kung ano ang pagiging maaasahan ay dapat na ilagay sa impormasyon? Ba ang auditor alam kung ano ang kinakailangan upang suportahan ang isang audit rekomendasyon o, mas mahalaga, upang magbigay ng katibayan sa isang kriminal na kaso? Kinakailangang Mangyaring basahin ang lahat ng mga kinakailangan sa maingat at siguraduhin na ang iyong papel addresses sa bawat item. Gusto Ito ay kapaki-pakinabang para sa iyong sariling gamitin upang bumuo ng isang mataas na antas ng proseso ng mapa. Assignment na ito ay upang makumpleto ang paggamit lamang ng mga materyales awtorisado para sa paggamit sa klase na ito. A magaspang guideline upang sapat makumpleto ang assignment ay 5-6 single-spaced pahina. Kung mayroon kang anumang mga katanungan bilang sa kung ano ang inaasahan, mangyaring makipag-ugnay ang magtuturo. 1. Kung ikaw ay bahagi ng audit team, ano ang mga karagdagang katanungan na nais mong hilingin upang makalikom ng karagdagang audit katibayan? Kailangan mong mag-focus sa kung ano ang pinakamahalaga sa kasong ito. Kailangan mong makabuo ng hindi bababa sa 15 mga kaugnay na mga katanungan. Dapat ay mayroon kang ilang mga katanungan para sa bawat isa sa limang mga lugar: pagtanggap, panghabi teardowns, mga order ng ​​customer, pagtatapon ng residues at scrap metal, at pangangasiwa ng loom reclamation programa. Kailangan mong ipahiwatig kung ano ang pag-asa mo upang matuto mula sa bawat tanong (ibig sabihin, kung ano ang layunin ng tanong?) At kung kanino ang tanong ay naka-address. 2. Kilalanin ang iyong top four internal control kahinaan sa pagkakasunud-sunod ng pagiging materyal sa bawat mga sumusunod na limang mga lugar: pagtanggap, panghabi teardowns, mga order ng ​​customer, pagtatapon ng residues at scrap metal, at pangangasiwa ng loom reclamation programa. Paki-sigurado na matugunan ang mga pinaka-mahalagang control kahinaan. 3. Para sa bawat pagmamasid na kinilala sa # 2, isulat ang iyong rekomendasyon (s) upang palakasin panloob na mga kontrol sa ibabaw ng loom reclamation programa. Siguraduhin na ang bawat rekomendasyon ay malinaw na nauugnay sa isang pagmamasid (s) mula sa # 1. Isang rekomendasyon ay maaaring masakop ng ilang internal control kahinaan. 4. Sa iyong opinyon, ay isang pandaraya ay kagagawan? Kung gayon, ano ang katibayan ay sumusuporta sa mga paratang? Ito ba ay firm sapat upang mahatulan ang (mga) tao sa hukuman? Mangyaring ipaliwanag ang makatwirang paliwanag para sa iyong konklusyon. Background Marami sa Tarheel Textiles 'old Draper looms kamakailan ay napalitan ng mas modernong at mahusay paghabi machine. Sa halip na junked o scrap mo si, ang mga surplus looms ay ipinapadala sa pamamagitan ng mga halaman sa supply support division kung saan sila ay Nakuha ang lahat ng useable bahagi. Ang mga bahagi ay reconditioned, naka-imbak, at ilagay sa panghabang-buhay na mga talaan imbentaryo bilang ginagamit na mga item supply. Manufacturing pasilidad sa loob Tarheel ruta ang lahat ng kanilang mga order sa pamimili para Draper panghabi bahagi sa pamamagitan ng mga supply ng support division. Kabilang dito ang mga order na ginawa sa Draper Company at lahat ng iba pang mga vendor mula sa kanino Draper bahagi ay maaaring binili. Supply support review kanyang mga talaan imbentaryo (at hahawak ang pagkakasunod-sunod para sa hindi hihigit sa isang araw) upang matukoy ang kakayahang magamit ng ginamit na mga bahagi na nabuo mula sa loom pagtatalop programa. Kung ang mga bahagi ay magagamit sa loob Tarheel, ang pagbili order sa vendor ay binago at ang supply support division ships ang mga magagamit na awtomatikong sa pag-order ng ​​halaman bahagi. Ang binago purchase order ay pagkatapos ay ipinadala sa vendor. Ang program na ito ay nagdulot ng malaking savings sa Tarheel. Gayundin, marami sa mga mas lumang mga bahagi ay sa maikling supply at ay, samakatuwid, mahirap na makuha sa loob ng isang makatwirang panahon ng paghahatid. Operation Ang loom reclamation program nagpapatakbo tulad ng sumusunod: Pagtanggap: 1. Plant nagpapadala sa supply support division lahat surplus Draper looms. Ang mga looms maaaring o hindi maaaring maging operative, ngunit sana ay nai-scrap mo si sa planta, o kung hindi man laan ng, ay hindi sila ay naipadala sa supply suporta. 2. Plant naghahanda ng pagpapadala dokumento, na accompanies bawat kargamento ng looms. Ito pagpapadala dokumento ay naglilista bawat asset naipadala, makikilala na may mga Tarheel fixed asset tag number. 3. Ang pagpapadala ng halaman ang naghahanda ng mga kinakailangang mga ulat upang maglipat ng mga item na ito surplus sa supply support division fixed asset ledger. 4. Ang looms ay inililipat, diskargado, at inilagay sa isang 3-1 / 2 acre nabakuran-in field. 5. Pagpapadala mga dokumento ay ipinadala sa administrative opisina, kung saan looms nakalista sa dokumento pagpapadala ay kung ihahambing sa mga quarterly printout natanggap mula corporate accounting na naglilista ng lahat asset inilipat sa supply suporta sa panahon ng quarter. 6. Ang administrative area mapigil ang isang manual listahan ng looms. Ang listahang ito ay reconciled quarterly sa mga computer-generated fixed asset ledger natanggap mula sa corporate accounting. Unti Teardowns: 1. Looms ay punit-punit down araw-araw (ng marami ayon sa mga pahintulot ng oras). Ang teardown proseso ay kabilang ang: - Pag-aalis ng Tarheel Textile asset tag number. - Pagtatalop ang asset ng lahat useable bahagi. - Reconditioning mga bahagi. - Ang pag-iimbak ng anumang salvageable metal at ang nalabi (o patay na hayop) sa isang gitnang lugar. Residue ay karaniwang panghabi frame at ilang useable mga piraso ng metal. 2. A loom teardown ulat ay inihanda lingguhan. Ang ulat sa pamamagitan ng mga listahan ng numero ng pagkakakilanlan tag bawat loom punit-punit down sa panahon ng linggo. Minsan, gayunpaman, mga numero ng tag ay nawawala mula sa looms - marami sa mga looms ay luma at sa gayon ay ang mga tag ay jarred maluwag o may bumagsak off sa panahon ng kargamento. 3. Ang ulat na ito ay ipinadala sa administrative office kung saan ito ay ginagamit upang pahintulutan pag-aalis ng mga looms mula sa fixed asset talaan accounting. Ang tag number kinikilala asset sa ledger. 4. Ang mga bahagi loom salvaged bilang isang resulta ng loom teardown ay nakolekta. Ang kalidad control tao review ang bawat bahagi upang matukoy kung ito ay magagamit muli bilang ay, mga pangangailangan upang maging reconditioned, o dapat hindi maipagbibiling parang mga scrap metal. Ang reusable mga bahagi ay huli ay ipinadala sa room ang supply at ilagay sa panghabang-buhay na mga talaan imbentaryo para sa pananagutan. Pagbebenta sa Reconditioned Loom Parts: Nakasulat Customer Order: 1. Ang computer ay bumubuo ng isang dokumento sa pagpapadala batay sa isang nakasulat na customer order. Ang customer ay maaaring maging isang Tarheel Textiles halaman o ibang kumpanya. 2. Ang pagpapadala dokumento ay sinusuri sa kuwarto ng supply. Kung imbentaryo mga talaan ipahiwatig reconditioned Draper panghabi bahagi ay magagamit sa bins, ang mga bahagi ay gagamitin upang punan ang order. Kung imbentaryo mga talaan ipakita walang bahagi na magagamit, ang supply room clerk kopya mga bahagi numero / mga paglalarawan sa isang sheet ng papel. 3. Ito piraso ng papel papunta sa loom teardown supervisor. Miyembro Crew lalabas upang looms sa patlang at i-strip ang mga kinakailangang mga bahagi mula sa looms. 4. Ang mga bahagi ay ipinadala sa room ang supply, kasama ang mga piraso ng papel, para sa pagsusuri at upang ipaglaan kargamento. 5. Ang pagpapadala supervisor ikinarga kalakal papunta sa trak. Siya sumusuri laban notice ng kargamento upang siguruhin kawastuhan ng loading. 6. Ang load truck dahon lugar. Telephone Order: 1. Verbal order na natanggap mula sa mga customer, sa pamamagitan ng ang supply room o ang loom teardown superbisor, ay hinahawakan nang katulad maliban na walang nakasulat na customer order ay umiiral na. Ang lahat ng impormasyon ay nakasulat sa isang order form 2. Ang dalawang supervisors coordinate seleksyon ng mga bahagi, alinman mula sa supply room bins o Nakuha mula looms sa patlang. 3. Matapos ang bahagi ay nakuha at ang order ay handa na para sa kargamento, ang supply room supervisor contact sa administrative area upang ang isang shipping dokumento ay maaaring maging handa, batay sa mga item na nakalista sa order form. 4. Ang pagpapadala dokumento ay ipinadala sa shipping supervisor. 5. Ang pagpapadala supervisor ikinarga kalakal papunta sa trak. Siya sumusuri laban sa notice ng kargamento upang siguruhin kawastuhan ng loading. 6. Kargamento Ang umalis sa lugar ng Tarheel Textile truck, customer truck o karaniwang carrier. Pagtatapon ng Residues at Scrap Metal: 1. Ang loom teardown supervisor karaniwang natatanggap ng mga order ng ​​customer sa salita. Johnstone & Company ay ang pangunahing customer kung kanino Tarheel nagbebenta loom residues at scrap metal. Ang isang kinatawan ng kumpanya ay madalas na dumating sa Tarheel, piliin loom residues at mga bahagi scrap siya ay nais na bumili mula sa mga magagamit, at mangasiwa ng paglo-load ng kanyang trak. 2. Ang loom teardown supervisor tinatawag ng administrative area at kahilingan ng isang shipping dokumento maging handa dahil patakaran ng kumpanya ay nagbabawal sa anumang sasakyan mula sa umaalis sa lugar nang walang isang abiso ng kargamento. Supervisor ay nagbibigay sa mga opisina ng lahat ng impormasyon na kailangan upang ihanda ang mga dokumento. 3. Ang trak ay umalis sa lugar mula sa field loom sa pamamagitan ng pangunahing gate. Ang Telephone Call Mr. Arthur Thomas, ang mga bumibili sa corporate pagbili responsable para sa pagtatapon ng Tarheel Textiles 'surplus assets (kabilang ang pagbebenta ng lahat ng mga bahagi mula sa mga supply support division), nakatanggap ng isang tawag sa telepono mula sa isang tao na nagsabi siya ay dati nagtrabaho para Tarheel Textiles. Caller Ang di-umano'y na ang supervisor ng loom teardown programa sa supply ng suporta ni Tarheel