Do you have an Annual Plan of your

Do you have an Annual Plan of your Meetings and Congresses?
Do you have an internal centralized meeting planning department?
What corporate division does the meeting planning department report into?
Provide Internal Meeting Planner or Stakeholder lists (Include names, titles), Org Charts
How do you define a meeting i.e. what are the thresholds for a meeting to be handled by your department? (minimum attendee number, on-site, off-site, min. spend, etc)
What types of meetings do you manage? (sales, training, advisory, board, incentives, launches, etc.)
Do you have an Annual Plan of your Meetings and Congresses?
Do you have an internal centralized meeting planning department?
What corporate division does the meeting planning department report into?
Provide Internal Meeting Planner or Stakeholder lists (Include names, titles), Org Charts
How do you define a meeting i.e. what are the thresholds for a meeting to be handled by your department? (minimum attendee number, on-site, off-site, min. spend, etc)
What types of meetings do you manage? (sales, training, advisory, board, incentives, launches, etc.)
In addition to the meetings/ congresses managed by the internal meeting department, are there any other meetings managed by stakeholders directly without the meeting department's involvement?
Are ALL invited HCPs to meetings/ congresses regardless of their number handled by the meeting planning department?
(e.g. 2 HCPs invited by a Sales Rep to a congress - is this handled by your department or not?)
Do you organize any meetings outside of your country or only national meetings?
Do you have a centralized meeting calendar?
• How do you track your planned meetings (in an Excel spreadsheet, a tool?)
• Do you capture ALL your meetings in this centralized calendar?
1. if yes, where is the calendar located?
2. if yes, who has access to the calendar?
3. if yes, how is the calendar maintained?
4. if yes, who maintains the calendar?
What meeting planning tasks are you currently outsourcing to your meeting planning agencies?
• Venue search & recommendation
• Summarized venue proposal
• Venue contract signature
• Venue payment
• Budget management
• 3rd parties Sourcing, booking, contracting (e.g. restaurant, transfer bookings)
• 3rd party payment handling
• HCP liaison and management
• Registration website creation
• On-site assistance
• Post event survey
• HCP Transparency reporting creation
• Overall activity and spend reporting
What parts of the meeting do you manage in-house?
Are there any meetings that you manage in-house END TO END?
Do you have different Meeting Planning Agencies for different types of meetings/ congresses today? Please list them.
What agencies do you work with for international congresses?
Describe step-by-step the current Meeting Process/ Standard Operating Procedures (SOPs) including:
Current meeting request process
How suppliers are sourced for meetings
How do attendees register for a meeting?
How do you determine if onsite staff is needed for an event?
What kind of lead time do you typically receive from the meeting request to meeting execution? - Which document is needed to consider the request
- Which document is considered as a confirmation
- HCP Delegate Invitation Process
• - HCP reimbursement process and rules
Are individual meeting budgets developed before sourcing?
What meetings require budget approval?
Who can approve the budget?
What is the current Approval/Authorization Processes (contract signatory, financial, budgetary)
Do you have a local Virtual Meetings strategy / usage
Speaker Policy/SOPs - Process Flows
Any local Compliance and regulatory requirements
Out of Pocket expense procedures
Please provide full year 2014 breakdown of meetings, volumes, spend and type of meeting, if not already provided

Kết quả (Việt) 1:

Bạn có một kế hoạch hàng năm của cuộc họp và Đại hội của bạn?Bạn có một cuộc họp nội bộ tập trung kế hoạch vùng?Tỉnh lập kế hoạch cuộc họp báo cáo công ty division vào?Cung cấp danh sách nội bộ Meeting Planner hoặc các bên liên quan (bao gồm tên, chức danh), biểu đồ OrgLàm thế nào để bạn xác định một cuộc họp tức là ngưỡng cho một cuộc họp để được xử lý bởi bộ phận của bạn là gì? (người tham gia tối thiểu số, ngay trong khuôn viên, off-site, tối thiểu chi tiêu, vv)Những loại của các cuộc họp để bạn quản lý? (bán hàng, đào tạo, tư vấn, hội đồng quản trị, ưu đãi, ra mắt, vv.)Bạn có một kế hoạch hàng năm của cuộc họp và Đại hội của bạn?Bạn có một cuộc họp nội bộ tập trung kế hoạch vùng?Tỉnh lập kế hoạch cuộc họp báo cáo công ty division vào?Cung cấp danh sách nội bộ Meeting Planner hoặc các bên liên quan (bao gồm tên, chức danh), biểu đồ OrgLàm thế nào để bạn xác định một cuộc họp tức là ngưỡng cho một cuộc họp để được xử lý bởi bộ phận của bạn là gì? (người tham gia tối thiểu số, ngay trong khuôn viên, off-site, tối thiểu chi tiêu, vv)Những loại của các cuộc họp để bạn quản lý? (bán hàng, đào tạo, tư vấn, hội đồng quản trị, ưu đãi, ra mắt, vv.)Ngoài các cuộc họp / Đại hội được quản lý bởi bộ cuộc họp nội bộ, đang có bất kỳ cuộc họp khác mà được quản lý bởi các bên liên quan trực tiếp mà không có sự tham gia của bộ cuộc họp?Là tất cả mời HCPs cuộc họp / Đại hội bất kể số lượng của họ xử lý bởi cuộc họp lập kế hoạch vùng?(ví dụ như 2 HCPs mời bởi một đại diện bán hàng để một quốc hội - đây có phải là xử lý bởi bộ phận của bạn hay không?)Bạn có tổ chức bất kỳ cuộc họp bên ngoài quốc gia của bạn hoặc chỉ cuộc họp quốc gia?Bạn có một lịch cuộc họp tập trung?• Làm thế nào để bạn theo dõi các cuộc họp lên kế hoạch của bạn (trong một bảng tính Excel, một công cụ không?) • Bạn có chụp tất cả các cuộc họp của bạn trong lịch này tập trung?1. nếu có, lịch ở đâu?2. nếu có, những người có quyền truy cập vào lịch?3. nếu có, làm thế nào lịch duy trì?4. nếu có, những người duy trì lịch?Những gì cuộc họp lập kế hoạch nhiệm vụ bạn hiện đang gia công phần mềm để cuộc họp của bạn lập kế hoạch các cơ quan?• Địa điểm tổ chức tìm & đề nghị• Địa điểm tóm tắt đề xuất• Chữ ký hợp đồng địa điểm• Thanh toán địa điểm• Ngân sách quản lý• bên thứ 3 Sourcing, phòng gần đây nhất, hợp đồng (ví dụ như nhà hàng, chuyển đặt chỗ)• xử lý thanh toán bên thứ 3• HCP liên lạc và quản lý• Đăng ký trang web sáng tạo• Hỗ trợ ngay trong khuôn viên• Bài đăng sự kiện khảo sát• Minh bạch HCP sáng tạo báo cáo• Tổng thể hoạt động và chi tiêu báo cáoNhững gì một phần của cuộc họp để bạn quản lý trong nhà?Có bất kỳ cuộc họp bạn quản lý trong nhà kết thúc để kết thúc?Bạn đã có các cuộc họp lập kế hoạch cơ quan cho các loại hình cuộc họp / Đại hội vào ngày hôm nay? Xin vui lòng liệt kê chúng.Những gì các cơ quan bạn để làm việc với cho đại hội quốc tế?Mô tả từng bước quá trình cuộc họp hiện tại / điều hành thủ tục tiêu chuẩn (Sop) bao gồm:Hiện tại hội nghị quá trình yêu cầuLàm thế nào nhà cung cấp có nguồn gốc cho các cuộc họpLàm thế nào những người tham gia đăng ký cho một cuộc họp?Làm thế nào để bạn xác định nếu nhân viên tại chỗ là cần thiết cho một sự kiện?Những loại thời gian làm bạn thường nhận được từ yêu cầu gặp mặt để thực hiện cuộc họp? -Tài liệu đó cần thiết để xem xét yêu cầuTài liệu-được coi là một xác nhận-HCP đại biểu lời mời quá trình• - HCP hoàn trả chi phí quá trình và quy tắcCuộc họp riêng ngân sách được phát triển trước khi tìm nguồn cung ứng?Cuộc họp những gì yêu cầu phê duyệt ngân sách?Những người có thể chấp thuận ngân sách?Các quá trình phê duyệt/ủy quyền hiện tại (hợp đồng ký, tài chính, ngân sách) là gìBạn đã có một chiến lược ảo cuộc họp địa phương / sử dụngLoa chính sách/Sop - quá trình chảyBất kỳ việc tuân thủ địa phương và yêu cầu quản lýRa khỏi túi chi phí thủ tụcXin vui lòng cung cấp đầy đủ năm 2014 phân tích về cuộc họp, sách, chi tiêu và gõ của cuộc họp, nếu không phải là đã cung cấp

Kết quả (Việt) 2:

Bạn có một kế hoạch hàng năm của Hội nghị và Đại hội của bạn?
Bạn có một bộ phận lập kế hoạch cuộc họp tập trung nội bộ?
gì phân chia doanh nghiệp nào bộ phận báo cáo quy hoạch họp vào?
Cung cấp nội họp Planner hoặc danh sách các bên liên quan (Bao gồm tên, chức danh), Biểu đồ Org
thế nào Bạn định nghĩa một cuộc họp tức là những gì được các ngưỡng cho một đại hội được xử lý bởi bộ phận của bạn? (Số lượng thành viên tham dự tối thiểu, trên trang web, off-site, min. Chi tiêu, vv)
gì loại cuộc họp để bạn quản lý? (Bán hàng, đào tạo, tư vấn, hội đồng quản trị, ưu đãi, ra mắt, vv)
Bạn có một kế hoạch hàng năm của các cuộc họp và các kỳ Đại hội của bạn?
Bạn có một bộ phận lập kế hoạch cuộc họp tập trung nội bộ?
gì phân chia doanh nghiệp nào bộ phận báo cáo quy hoạch họp vào?
Cung cấp Internal Planner hội hoặc danh sách các bên liên quan (Bao gồm tên, chức danh), Org Charts
Làm thế nào để bạn xác định một cuộc họp tức là những gì được các ngưỡng cho một đại hội được xử lý bởi bộ phận của bạn? (Số lượng thành viên tham dự tối thiểu, trên trang web, off-site, min. Chi tiêu, vv)
gì loại cuộc họp để bạn quản lý? (Bán hàng, đào tạo, tư vấn, hội đồng quản trị, ưu đãi, ra mắt, vv)
Ngoài các cuộc họp / hội nghị của các bộ phận họp nội bộ quản lý, được có bất kỳ cuộc họp khác được quản lý bởi các bên liên quan trực tiếp mà không cần sự tham gia của các bộ phận của cuộc họp?
đang ALL mời HCPs để các cuộc họp / hội nghị bất kể số lượng của họ xử lý bởi bộ phận kế hoạch họp?
(ví dụ như 2 HCPs mời bởi một Rep Bán hàng cho một đại hội - được xử lý bởi bộ phận này của bạn hay không?)
Bạn có tổ chức các cuộc họp bên ngoài đất nước của bạn hay chỉ có các cuộc họp quốc gia ?
Bạn đã có một lịch họp tập trung?
• Làm thế nào để bạn theo dõi các cuộc họp theo kế hoạch của bạn (trong một bảng tính Excel, một công cụ?)
• Bạn có nắm bắt tất cả các cuộc họp của bạn trong lịch tập trung này?
1. nếu có, mà là lịch ở đâu?
2. nếu có, ai có quyền truy cập vào lịch?
3. nếu có, như thế nào là lịch được duy trì?
4. nếu có, những người duy trì lịch?
họp gì nhiệm vụ quy hoạch là bạn hiện đang gia công phần mềm cho các cơ quan hoạch định cuộc họp của bạn?
• Địa ​​điểm tìm kiếm và khuyến nghị
• đề nghị địa điểm Tóm tắt
chữ ký hợp đồng • Địa ​​điểm
• Địa ​​điểm thanh toán
• Ngân sách quản lý
bên thứ 3 • Sourcing, đặt phòng, ký kết hợp đồng ( ví dụ như nhà hàng, đặt chuyển giao)
• 3 thanh toán của bên xử lý
liên lạc • HCP và quản lý
sáng tạo • Đăng ký trang web
• Hỗ trợ On-site
• Đăng sự kiện khảo sát
• HCP minh bạch báo cáo sáng tạo
• Hoạt động toàn thể và báo cáo chi tiêu
gì phần của cuộc họp để bạn quản lý trong- nhà?
Có bất kỳ cuộc họp mà bạn quản lý END trong nhà TO END?
Bạn có Cơ quan Kế hoạch họp khác nhau với nhiều loại khác nhau của các cuộc họp / hội nghị ngày hôm nay? Xin liệt kê chúng.
Những gì các cơ quan làm bạn làm việc với đại hội quốc tế?
Mô tả bước-by-step quá trình hội / Thủ tục hiện hành chuẩn (SOPs) bao gồm:
hiện tại quá trình yêu cầu cuộc họp
như thế nào các nhà cung cấp đều có nguồn gốc cho các cuộc họp
như thế nào làm người tham dự đăng ký cho một cuộc họp ?
Làm thế nào để bạn xác định xem nhân viên tại chỗ là cần thiết cho một sự kiện?
Những loại thời gian dẫn để bạn thường nhận được từ yêu cầu cuộc họp để đáp ứng thực hiện? - Những tài liệu cần thiết để xem xét yêu cầu
- Những tài liệu được coi là một sự xác nhận
- HCP Process Delegate Lời mời
• - quá trình hoàn HCP và các quy tắc
? Có đúng dự toán cá nhân phát triển trước khi tìm nguồn cung ứng
? gì các cuộc họp yêu cầu phê duyệt ngân sách
? Ai có thể phê chuẩn ngân sách
gì là Phê duyệt hiện tại / quá trình uỷ quyền (hợp đồng ký kết, tài chính, ngân sách)
Bạn có một cuộc họp ảo chiến lược / cách sử dụng địa phương
Speaker Policy / SOP - Process Flows
Bất kỳ địa phương và tuân thủ các yêu cầu pháp lý
của thủ tục chi phí Out Pocket
Vui lòng cung cấp đầy đủ năm 2014 phân hủy các cuộc họp, khối lượng, chi, loại của cuộc họp, nếu chưa được cung cấp