Dear Sir or Madam (or name)heading

Dear Sir or Madam (or name)

heading with relevant reference numbers

(Optional, especially if writing to a named person) ask for the person's help, eg "I'd really appreciate your help with this."

State facts of situation, including dates, names, reference numbers, but keep this very concise and brief (append details, history, photocopies if applicable, for example if the situation is very complex and has a long history).

State your suggested solution. If the situation and solution is complex, state also that you'll be as flexible as you can to come to an agreed way forward.

(Optional, and normally worth including) state some positive things about your normal experience with the organization concerned, for example: that you've no wish to go elsewhere and hope that a solution can be found; compliment any of their people who have given good service; compliment their products and say that normally you are very happy with things.

State that you look forward to hearing from them soon and that you appreciate their help.

I'm afraid that the enclosed (xyz) product doesn't work. It is the third one I've had to return this month (see attached correspondence).

I bought it from ABC stores at Newtown, Big County on (date).

I was careful to follow the instructions for use, honestly.

Other than the three I've had to return recently, I've always found your products to be excellent.

I'd be grateful if you could send a replacement and refund my postage (state amount).

I really appreciate your help.

Yours faithfully

signature

J Smith (Mrs)

Enc.

Kết quả (Việt) 2:

Dear Sir hoặc Madam (hoặc tên) tiến với số tham chiếu có liên quan (Tùy chọn, đặc biệt là nếu văn bản cho một người có tên) yêu cầu giúp đỡ của người đó, ví dụ: "Tôi thực sự đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn với điều này." Sự kiện Nhà nước về tình hình, bao gồm cả ngày , tên, số tài liệu tham khảo, nhưng giữ này rất súc tích và ngắn gọn (phụ thêm chi tiết, lịch sử, bản sao nếu có thể, ví dụ nếu tình hình là rất phức tạp và có một lịch sử lâu dài). Nêu giải pháp đề nghị của bạn. Nếu tình hình và giải pháp là phức tạp, nhà nước cũng là bạn sẽ có được linh hoạt như bạn có thể để đi đến một thỏa thuận đường phía trước. (Tùy chọn, và thông thường có giá trị bao gồm) nhà nước một số điều tích cực về kinh nghiệm của bạn bình thường với các tổ chức có liên quan, cho Ví dụ: bạn đã không có mong muốn đi nơi khác và hy vọng rằng một giải pháp có thể được tìm thấy; khen bất cứ người họ, những người đã đưa ra dịch vụ tốt; khen sản phẩm của họ và nói rằng bình thường bạn đang rất hạnh phúc với điều đó. Nhà nước mà bạn mong muốn được nghe từ họ sớm và rằng bạn đánh giá cao sự giúp đỡ của họ. Tôi sợ rằng (xyz) Sản phẩm kèm theo không hoạt động. Nó là một trong những thứ ba tôi đã phải quay trở lại trong tháng này (xem thư đính kèm). Tôi đã mua nó từ cửa hàng ABC tại Newtown, Big County (ngày). Tôi đã cẩn thận làm theo các hướng dẫn sử dụng, cách trung thực. Khác với ba tôi đã phải quay trở lại thời gian gần đây, tôi đã luôn luôn tìm thấy sản phẩm của bạn sẽ được xuất sắc. tôi muốn được biết ơn nếu bạn có thể gửi một thay thế và hoàn trả bưu phí (số tiền nhà nước) của tôi. tôi thực sự đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn. Trân trọng chữ ký J Smith (Mrs) Enc.