ISO Meeting - 11 Sept 15, 10:30 AM

ISO Meeting - 11 Sept 15, 10:30 AM ; 14- Sept 15, 10h30 am.

Participants: BM, Warehouse, Production, Supply chain, Accounting, ISO Secretary
Meeting Content:
1. Review All depts Procedure and Documents :
a. Each Dept should prepare a List of ISO Management Folders = This List should be in Vietnamese and English.
b. BM will hold a General ISO Management folder, which contents a General List of folders for each department.

2. Review QA Dept Procedure and Documents :
a. List of Folder and related forms to be reviewed:
i. RM Quality control folder ;
ii. Sub materials Quality control folder ( RM and Sub materials can put into 1 folder ? - Mr. Huan to confirm )
iii. Finish Products Quality control folder ( Per Order )
iv. Measurement tools – needs certificates with National standards
v. Corrective and Preventive Action Folder : Use ISO Form, add necessary points. Pls file in the first 2 cases :
1. Damaged Wooden panel for Windy’s order - Caused delay, extra production cost … Preventive action : Better communication with perfect acknowledgement of needed Standard from Sales/BM/ Client – Not only for Stone but also for Wooden panels, packing … ;
2. Forklift broken on the day that Volakas cntr arrived - Caused extra demurrage fee - Preventive action : Get information of new cntr arrival 3 days before the arrival date – Prepare tools, forklift, manpower IN TIME !

b. Monthly Quality Report ( later )
i. Table of monthly production report : appear Quantity, Wastage %, Pass %, reject %.
ii. Reasons of Rejection, Corrective actions, Preventative actions.
iii. Claim analysis / resolution / Improvement

3. Review Production Dept Procedure and Documents:
a. List of Folder in ISO Form – English and Vietnamese
b. Add Stock Out Request from Production for RM and Sub/tools – for next work day
c. Folders :
i. Order Folder ( to be classified per Order ), includes :
1. Order Activation document for each order
2. Detail Order and BOQ for the Activated order
3. Processing control sheet for each order
4. Delivery note for each order
ii. Daily Production Management Folder :
1. Plan for each worker: Order ref / Processing role ( Cutting or polishing … )/ M2 to be processed
2. Result after every day work : m2
3. Reason of difference between plan and reality - reaching Improvement !
iii. Maintenance Folder:
1. General Maintenance Plan
2. Monthly Records according to the general plan

d. Training plan ( for later )
e. Monthly Production Report ( later) :
i. Table of monthly production report : Quantity, Wastage, Delay days
ii. Reasons, Corrective actions, Preventative actions.

4. HR and Administration :
a. General Document List
b. Internal regulation – English for certain key clauses ( can do a bit later )
c. Official law and regulation Folder
d. Revise “ Yearly Employee Assessment Report “

5. Accounting Dept: List of Folder to be prepared

6. BM folder :
a. General ISO Management Folder – list of Folders including each department’s files
b. Update Management review Form ( ISO Form )
c. Publish Quality Policy in the Workshop – Meeting with BM / Production / Workers – Explaining our Quality Target + Daily Production Plan and Material request to be applied
d. List of Approved Forms : ( Mai Anh pls add once they are approved )
Next meeting :21 Sept 2015
Ms. YE JIE
Vice Chairman of VSI

Kết quả (Việt) 1:

Hội nghị ISO - 11 15 tháng 9, 10:30 AM; 14 - Sept 15, 10h 30 sáng.Những người tham gia: BM, kho hàng, sản xuất, cung cấp chuỗi, kế toán, ISO trưởngNội dung cuộc họp:1. xem xét tất cả sở quy trình và tài liệu:a. mỗi phòng nên chuẩn bị một danh sách của ISO quản lý thư mục = danh sách này nên bằng tiếng Việt và tiếng Anh.sinh BM sẽ tổ chức một thư mục quản lý ISO, nội dung tổng hợp danh sách các thư mục cho từng bộ phận. 2. xem lại bảo đảm chất lượng phòng thủ tục và các văn bản:a. các danh sách của thư mục và các hình thức có liên quan để được xem xét:i. RM chất lượng kiểm soát thư mục;II. tiểu thư mục kiểm tra chất lượng vật liệu (RM, vật liệu phụ có thể đưa vào thư mục 1?-ông Huan để xác nhận)III. kết thúc thư mục kiểm tra chất lượng sản phẩm (một thứ tự)công cụ IV. đo lường-nhu cầu giấy chứng nhận với tiêu chuẩn quốc gia v. sửa sai và phòng ngừa hành động thư mục: sử dụng ISO mẫu, thêm điểm cần thiết. Xin vui lòng nộp trong các trường hợp đầu tiên 2: 1. bị hư hại gỗ tấm Windy của đơn đặt hàng - gây ra sự chậm trễ, chi phí sản xuất phụ... Phòng ngừa hành động: tốt hơn thông tin liên lạc với các xác nhận hoàn hảo của các tiêu chuẩn cần thiết từ bán hàng/BM/khách hàng-không chỉ cho đá mà còn cho tấm gỗ, đóng gói...; 2. nâng bị hỏng vào ngày Volakas cntr đến - gây ra demurrage phụ phí - phòng ngừa hành động: có được thông tin mới cntr đến 3 ngày trước ngày đến-công cụ chuẩn bị, xe nâng, nguồn nhân lực trong thời gian! b. hàng tháng chất lượng báo cáo (sau)i. bảng báo cáo sản xuất hàng tháng: xuất hiện số lượng, lãng phí %, Pass %, từ chối %. II. lý do từ chối, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.phân tích III. yêu cầu bồi thường / giải quyết / cải tiến3. xem xét sản xuất Cục thủ tục và các văn bản:a. danh sách các thư mục trong ISO mẫu-tiếng Anh và tiếng Việtsinh thêm cổ phiếu ra yêu cầu từ sản xuất cho RM và tiểu/công cụ-cho ngày làm việc kế tiếp c. thư mục:i. đặt hàng các thư mục (để được phân loại cho một đơn đặt hàng), bao gồm:1. để kích hoạt tài liệu cho mỗi đơn đặt hàng 2. chi tiết đơn đặt hàng và BOQ bộ hoạt3. chế biến điều khiển bảng cho mỗi đơn đặt hàng4. giao hàng lưu ý cho mỗi đơn đặt hàng II. hàng ngày sản xuất quản lý thư mục:1. kế hoạch cho mỗi công nhân: lệnh ref / chế biến vai trò (cắt hoặc đánh bóng...) / M2 để được xử lý2. kết quả sau khi mỗi ngày làm việc: m23. lý do của sự khác biệt giữa các kế hoạch và thực tế - tiếp cận cải thiện!thư mục III. bảo trì:1. tổng bảo trì kế hoạch2. các hồ sơ hàng tháng theo kế hoạch chung d. kế hoạch đào tạo (cho sau này)e. báo cáo hàng tháng sản xuất (sau này):i. bảng báo cáo sản xuất hàng tháng: số lượng, lãng phí, trì hoãn ngàyII. lý do, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.4. phòng nhân sự và quản trị: a. Tổng tài liệu danh sách sinh quy định nội bộ-tiếng Anh cho một số điều khoản quan trọng (có thể làm một chút sau này)c. chính thức của pháp luật và quy định thư mụcmất sửa đổi "Hàng năm nhân viên đánh giá báo cáo" 5. kế toán phòng: Danh sách các thư mục để được chuẩn bị sẵn sàng6. BM folder :a. General ISO Management Folder – list of Folders including each department’s filesb. Update Management review Form ( ISO Form )c. Publish Quality Policy in the Workshop – Meeting with BM / Production / Workers – Explaining our Quality Target + Daily Production Plan and Material request to be applied d. List of Approved Forms : ( Mai Anh pls add once they are approved )Next meeting :21 Sept 2015Ms. YE JIEVice Chairman of VSI

Kết quả (Việt) 2:

Hội nghị ISO - 11 ngày 15 tháng 9, 10:30; . 14- 15 tháng 9, 10h30 am tham dự: BM, kho, sản xuất, chuỗi cung ứng, kế toán, thư ký ISO Hội nghị Nội dung: 1. Xem lại tất cả depts Thủ tục và tài liệu: a. Mỗi Dept nên chuẩn bị một danh sách các thư mục quản lý ISO = Danh sách này nên được tiếng Việt và tiếng Anh. B. BM sẽ tổ chức một thư mục quản lý ISO chung, mà nội dung một danh sách chung của các thư mục cho từng bộ phận. 2. Xem lại QA Dept Quy trình và tài liệu: a. Danh sách các thư mục và các hình thức liên quan để được xem xét: i. RM thư mục kiểm soát chất lượng; ii. Nguyên liệu dưới thư mục kiểm soát chất lượng (RM và phụ liệu có thể đưa vào 1 thư mục - ông Huân để xác nhận) iii. Thư mục kiểm soát chất lượng sản phẩm hoàn thiện (mỗi thứ tự) iv. Công cụ đo lường - cần giấy chứng nhận với tiêu chuẩn quốc gia v. Khắc phục và phòng ngừa Thư mục Hành động: Sử dụng Mẫu ISO, thêm vào những điểm cần thiết. Xin vui lòng nộp trong 2 trường hợp đầu tiên: 1. Hư hỏng gỗ tấm cho trật tự của Windy - chậm trễ gây ra, chi phí sản xuất thêm ... Hành động phòng ngừa: giao tiếp tốt hơn với sự xác nhận hoàn hảo của cần chuẩn từ Bán hàng / BM / Client - Không chỉ cho đá mà còn cho các tấm gỗ, bao bì ...; 2. Xe nâng vỡ vào ngày mà Volakas CNTR đến - Gây phí lưu bãi thêm - Hành động phòng ngừa: Nhận thông tin của CNTR mới đến 3 ngày trước ngày khách đến - Chuẩn bị dụng cụ, xe nâng, nhân lực IN TIME b. Báo cáo chất lượng hàng tháng (sau này) i. Bảng báo cáo sản xuất hàng tháng: xuất hiện Số lượng, mức hao hụt%, Vượt qua%, từ chối%. Ii. Lý do của Từ chối, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa. Iii. Phân tích yêu cầu bồi thường / Độ phân giải / Cải tiến 3. Xem lại sản xuất Dept Quy trình và tài liệu: a. Danh sách các thư mục trong Mẫu ISO - Tiếng Anh và Tiếng Việt b. Thêm Cổ Out Request từ sản xuất cho RM và Sub / công cụ - cho ngày làm việc tiếp theo c. Folders: i. Đặt thư mục (được phân loại theo thứ tự), bao gồm: 1. Thứ tự tài liệu kích hoạt cho mỗi đơn hàng 2. Chi tiết Đặt hàng và BOQ cho trật tự hoạt 3. Tấm kiểm soát chế biến cho mỗi đơn hàng 4. Phiếu giao cho từng đơn hàng ii. Daily thư mục Quản lý Sản xuất: 1. Kế hoạch cho từng công nhân: thứ tự vai trò ref / chế biến (cắt, đánh bóng ...) / M2 để được xử lý 2. Kết quả sau mỗi ngày làm việc: m2 3. Lý do của sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế - Cải thiện đạt iii. Thư mục bảo trì: 1. Kế hoạch bảo trì chung 2. Hồ sơ hàng tháng theo kế hoạch chung d. Kế hoạch đào tạo (cho sau) e. Báo cáo sản xuất hàng tháng (sau): i. Bảng báo cáo sản xuất hàng tháng: Số lượng, mức hao hụt, Delay ngày ii. Lý do, các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa. 4. Nhân sự và Quản trị: a. Danh sách tổng hợp tài liệu b. Quy chế nội bộ - tiếng Anh cho một số điều khoản quan trọng (có thể làm một chút sau) c. Pháp luật chính thức và thư mục quy định d. Sửa đổi "Hàng năm báo cáo đánh giá nhân viên" 5. Phòng kế toán: Danh sách các thư mục được chuẩn bị 6. Thư mục BM: a. Tổng Thư mục quản lý ISO - danh sách các thư mục trong đó mỗi bộ phận của tập tin b. Quản lý cập nhật mẫu xét (Mẫu ISO) c. Xuất bản Chính sách chất lượng trong các Hội thảo - Hội nghị với BM / Sản xuất / Người lao động - Giải thích yêu cầu Target + Kế hoạch sản xuất hàng ngày và chất lượng vật liệu của chúng tôi để được áp dụng d. Danh sách được chấp thuận Hình thức: (Mai Anh xin thêm một lần khi được phê duyệt) Cuộc họp tiếp theo: 21 tháng chín năm 2015 bà YE JIE Phó Chủ tịch VSI