REVENUE CYCLESEGREGATION OF DUTIESI

REVENUE CYCLE

SEGREGATION OF DUTIES

In a revenue system, different individuals are typically responsible for:
(1) recording a sales order,
(2) approving the terms of sale,
(3) custody of inventories,
(4) maintaining inventory records,
(5) shipping the goods ordered,
(6) invoicing the customer,
(7) maintaining accounts receivable records and/or authorizing adjustments to accounts receivable,
(8) processing cash receipts,
(9) following up on accounts receivable,
(10) performing independent accounts receivable confirmation and following up on discrepancies,
(11) making changes to accounts receivable master files, and
(12) customer service calls, and/or complaints. If one individual has responsibility for more than one of these functions, that individual could misappropriate assets and conceal the misappropriation.

MANAGING AND PROCESSING ORDERS
1. Order Entry
• What application system is used? How is access controlled?
• Where orders are recorded (head office, branch office, etc.)?
• How are orders received (telephone, fax, EDI, etc.)?
• Who receives the orders (position and name)?
• What documents are used to record the order? Are the documents pre-numbered?
• How do they ensure that orders are only process for approved customers (ie: customer number required to enter order)?

2. Approving Terms of Sale
• How do they ensure that orders are approved by management as to prices and terms of sale (ie: prices are automatically pulled a master file)? Can prices be over-ridden? By who? Is documentation authorization over-ride maintained? By Who? Where? For how long? Is report detailing incidences of over-rides produced? How often? Who reviews the report?
• How do they ensure that the customer is within their approved credit limit (ie: system adds the value of the order to the customers o/s balance and compares to credit limit)? Can credit limit be over-ridden? By who? Is documentation authorizing over-ride maintained? By who? Where? For how long? Is report of over-rides produced? How often? Who reviews the report? What happens if a customer is over their credit limit? Can the order still be processed?

3. Customer and Credit Limit Approval
• How does customer apply for credit or for a credit increase (ie: application form, phone interview)?
• Who receives the application?
• What documents are used?
• How do they decide on the amount of credit and the terms to issue?
• Who enters the information into the customer master file?
• How are they informed of the information to be entered?
• How do they know that the customer has been approved?
• Are changes to customer information and credit limits verified by a second party to ensure authorized (ie: printout of changes to master file information printed on a monthly basis and given to supervisor for review)?
• Are customers’ financial position and creditworthiness are monitored? How? By who? Frequency? Documentation?


INVOICING, SALES RETURNS AND ADJUSTMENTS
1. Order Fulfillment
• What application system is used? How is access controlled?
• How is shipping informed of order? Documentation use? How many copies?
• How do they pick the order? Documentation used?
• How is inventory updated? By who? When?

2. Invoice Generation
• What application system is used? How is access controlled?
• How is invoice generated? By who? At what point? How do they ensure all shipments invoiced? All invoices shipped? Where is documentation filed? How many copies are used?
• How is the general ledger updated? By who? How often?
• Is G/L reconciled to subledger? By who? How often? Independent review?

3. Sales Returns and Adjustments
• Who receives sales returns? Where? What documentation is used?
• Who prepares the credit note? Authorization? Documentation?
• Are reasons for returns investigated?
• How is the general ledger updated? By who? How often?


PROCESSING CASH RECEIPTS
1. Cash Receipts
• What application system is used? How is access controlled?
• How are payments received? By who? Date stamped?
• Who prepares deposit? When? Deposited daily?
• Who enters receipt in subledger? How often? Reconciled to deposit? Applied against invoice?
• How is general ledger updated? By who? How often?
• Is G/L reconciled to subledger? By who? How often? Independent review?
• Are bank accounts reconciled to G/L? Who? How often? Independent review?

2. Accounts Receivable Follow-up
• Are overdue A/R followed up? By who? How often? Is a collection agency used?
• Who can write-off bad debts? Authorization required? Dollar limits? Documentation kept?

MAINTAINING CUSTOMER MASTER FILES
• What application system is used? How is access controlled?
• Who is responsible for maintaining the customer master file and processing changes?
• Who has access to the customer master files? How are the customer master files protected?
• How are they notified of required changes? What document

Kết quả (Việt) 1:

CHU KỲ THU NHẬPPHÂN BIỆT NHIỆM VỤTrong một hệ thống thu nhập, cá nhân khác nhau đang thường chịu trách nhiệm:(1) ghi một trật tự kinh doanh, (2) việc phê duyệt điều khoản bán hàng, (3) tạm giữ hàng tồn kho, (4) duy trì các hồ sơ tồn kho, (5) vận chuyển hàng hóa, đặt hàng, (6) Các khách hàng, hóa đơn (7) duy trì tài khoản phải thu hồ sơ và/hoặc cho phép điều chỉnh cho các tài khoản phải thu, (8) các biên lai tiền mặt xử lý, (9) sau lên trên tài khoản phải thu, (10) thực hiện xác nhận độc lập các tài khoản phải thu và sau lên trên sự khác biệt, (11) thay đổi tài khoản phải thu tổng thể các tập tin, và (12) khách hàng dịch vụ cuộc gọi và / hoặc khiếu nại. Nếu một cá nhân có trách nhiệm nhiều hơn là một trong những chức năng này, cá nhân đó có thể misappropriate tài sản và che giấu sự phung phí.QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG1. đặt hàng nhập cảnh• Hệ thống ứng dụng những gì được sử dụng? Truy cập được kiểm soát như thế nào?• Các đơn đặt hàng ở đâu ghi (trụ sở chính, chi nhánh văn phòng, vv)?• Làm thế nào là đơn đặt hàng nhận được (điện thoại, fax, EDI, v.v..)?• Người nhận được các đơn đặt hàng (vị trí và tên)?• Những tài liệu được sử dụng để ghi lại thứ tự? Được các tài liệu trước khi đánh số? • Làm thế nào họ đảm bảo đơn đặt hàng là quá trình chỉ chấp nhận khách hàng (ví dụ: số khách hàng yêu cầu nhập trật tự)?2. việc phê duyệt điều khoản bán hàng• Làm thế nào họ đảm bảo đơn đặt hàng được phê duyệt bởi quản lý về giá cả và các điều khoản bán hàng (ví dụ: giá đang tự động kéo một tập tin gốc)? Giá cả có thể được over-ridden? Bởi ai? Tài liệu hướng dẫn ủy quyền trên xe được duy trì? Bởi ai? Ở đâu? Trong bao lâu? Báo cáo chi tiết incidences của over-rides được sản xuất? Thường xuyên như thế không? Người nhận xét báo cáo?• Làm thế nào họ đảm bảo rằng khách hàng là trong hạn mức tín dụng được chấp thuận của họ (ví dụ: Hệ thống thêm giá trị đơn hàng để khách hàng o/s cân bằng và so sánh tín dụng giới hạn)? Hạn mức tín dụng có thể được over-ridden? Bởi ai? Tài liệu cho phép các over-đi xe duy trì? Bởi ai? Ở đâu? Trong bao lâu? Là báo cáo của over-rides sản xuất? Thường xuyên như thế không? Người nhận xét báo cáo? Điều gì sẽ xảy ra nếu một khách hàng vượt quá giới hạn tín dụng của họ? Có thể đặt hàng vẫn được xử lý?3. khách hàng và sự chấp thuận giới hạn tín dụng• Làm thế nào khách hàng áp dụng cho các tín dụng hoặc cho một sự gia tăng tín dụng (ví dụ: mẫu đơn, điện thoại phỏng vấn)?• Ai sẽ nhận được ứng dụng?• Những tài liệu được sử dụng?• Làm thế nào họ quyết định số tiền tín dụng và điều khoản phát hành?• Người nhập thông tin vào tập tin gốc của khách hàng?• Làm thế nào họ có thông báo các thông tin để được nhập vào?• Làm thế nào họ biết rằng các khách hàng đã được phê duyệt?• Có thay đổi thông tin khách hàng và giới hạn tín dụng được xác nhận bởi một bên thứ hai để đảm bảo quyền (ví dụ: printout thay đổi đối với thông tin tập tin gốc được in trên một cơ sở hàng tháng và được trao cho giám sát viên cho nhận xét)?• Có vị trí tài chính của khách hàng và tín dụng đang theo dõi? Làm thế nào? Bởi ai? Tần số? Tài liệu hướng dẫn?LẬP HOÁ ĐƠN, BÁN HÀNG TRẢ LẠI VÀ ĐIỀU CHỈNH1. thứ tự thực hiện• Hệ thống ứng dụng những gì được sử dụng? Truy cập được kiểm soát như thế nào?• Làm thế nào vận chuyển được thông báo về đơn đặt hàng? Tài liệu hướng dẫn sử dụng? Bao nhiêu bản sao? • Làm thế nào họ nhận đơn đặt hàng? Tài liệu hướng dẫn sử dụng?• Làm thế nào được cập nhật hàng tồn kho? Bởi ai? Khi?2. hoá đơn thế hệ• Hệ thống ứng dụng những gì được sử dụng? Truy cập được kiểm soát như thế nào?• Làm thế nào hóa đơn được tạo ra? Bởi ai? Tại điểm nào? Làm thế nào để họ có thể đảm bảo tất cả các lô hàng được lập hoá đơn? Tất cả các hóa đơn vận chuyển? Tài liệu hướng dẫn nộp đâu? Bao nhiêu bản sao được sử dụng?• Làm thế nào là sổ kế toán tổng hợp Cập Nhật? Bởi ai? Thường xuyên như thế không? • Là G/L hòa giải để subledger? Bởi ai? Thường xuyên như thế không? Đánh giá độc lập?3. bán hàng trả lại và điều chỉnh• Người nhận được lợi nhuận bán hàng? Ở đâu? Những tài liệu được sử dụng?• Những người chuẩn bị chú ý tín dụng? Ủy quyền? Tài liệu hướng dẫn?• Được lý do cho trở về điều tra?• Làm thế nào là sổ kế toán tổng hợp Cập Nhật? Bởi ai? Thường xuyên như thế không? XỬ LÝ TIỀN THU1. tiền thu• Hệ thống ứng dụng những gì được sử dụng? Truy cập được kiểm soát như thế nào?• Thanh toán nhận được như thế nào? Bởi ai? Ngày đóng dấu?• Những người chuẩn bị tiền? Khi? Gửi hàng ngày?• Người vào biên lai ở subledger? Thường xuyên như thế không? Hòa giải để gửi tiền? Áp dụng đối với các hóa đơn?• Làm thế nào là general ledger Cập Nhật? Bởi ai? Thường xuyên như thế không?• Là G/L hòa giải để subledger? Bởi ai? Thường xuyên như thế không? Đánh giá độc lập?• Được ngân hàng tài khoản hòa giải để G/L? Ai? Thường xuyên như thế không? Đánh giá độc lập?2. tài khoản phải thu tiếp theo• Có quá hạn A/R theo dõi? Bởi ai? Thường xuyên như thế không? Một cơ quan bộ sưu tập được sử dụng?• Có thể write-off nợ xấu? Cho phép yêu cầu? Đô-la giới hạn? Tài liệu lưu giữ?DUY TRÌ KHÁCH HÀNG CHỦ TẬP TIN• Hệ thống ứng dụng những gì được sử dụng? Truy cập được kiểm soát như thế nào?• Người chịu trách nhiệm cho việc duy trì tập tin gốc của khách hàng và xử lý các thay đổi?• Người đã truy cập vào các tập tin chủ khách hàng? Làm thế nào khách hàng tổng thể là các tệp là bảo vệ?• Làm thế nào họ có thông báo về yêu cầu thay đổi? Tài liệu

Kết quả (Việt) 2:

THU CHU KỲ

SỰ LY CÁC NHIỆM VỤ

Trong một hệ thống thu, cá nhân khác nhau thường chịu trách nhiệm về:
(1) ghi một đơn hàng,
(2) chấp thuận các điều khoản bán hàng,
(3) tạm giữ hàng tồn kho,
(4) Duy trì các hồ sơ kiểm kê,
(5 ) Vận chuyển hàng hoá đã ra lệnh,
(6) hóa đơn cho khách hàng,
(7) duy trì tài khoản ghi thu và / hoặc cho phép điều chỉnh các khoản phải thu,
(8) tiền thu xử lý tiền mặt,
(9) theo dõi trên tài khoản phải thu,
(10) thực hiện độc lập chiếm xác nhận thu và theo dõi về sự khác biệt,
(11) thay đổi các tài khoản tập tổng thu, và
các cuộc gọi (12) dịch vụ khách hàng, và / hoặc khiếu nại. Nếu một cá nhân có trách nhiệm nhiều hơn một trong những chức năng, cá nhân có thể chiếm dụng tài sản và che giấu biển thủ.

QUẢN LÝ VÀ CHẾ BIẾN LỆNH
1. Order Entry
• hệ thống ứng dụng nào được sử dụng? Làm thế nào được truy cập kiểm soát?
• Trong trường hợp các đơn đặt hàng được ghi nhận (trụ sở chính, chi nhánh văn phòng, vv)?
• Làm thế nào là đơn đặt hàng nhận (điện thoại, fax, EDI, vv)?
• Ai nhận được đơn đặt hàng (vị trí và tên)?
• Những các tài liệu được sử dụng để ghi lại các thứ tự? Được các tài liệu trước số?
• Làm thế nào để họ đảm bảo rằng đơn đặt hàng chỉ có quá trình cho khách hàng phê duyệt (ví dụ: số lượng khách hàng yêu cầu để nhập hàng)?

2. Phê duyệt Điều khoản bán hàng
• Làm thế nào để họ đảm bảo rằng đơn đặt hàng được chấp thuận quản lý về giá và các điều khoản bán hàng (ví dụ: giá cả được tự động kéo một tập tin tổng thể)? Có thể giá được trên một thanh cuộn? Bởi ai? Được uỷ quyền tài liệu trên-đi xe duy trì? Bởi ai? Ở đâu? Trong bao lâu? Được báo cáo chi tiết tỷ lệ mắc của hơn-rides sản xuất? Bao lâu? Ai đánh giá báo cáo?
• Làm thế nào để họ đảm bảo rằng khách hàng là trong hạn mức tín dụng đã được phê duyệt (ví dụ: hệ thống cho biết thêm giá trị của đơn hàng cho khách hàng o / s cân bằng và so sánh với hạn mức tín dụng)? Hạn mức tín dụng có thể được hơn nần? Bởi ai? Là tài liệu ủy quyền qua đi xe duy trì? Bởi ai? Ở đâu? Trong bao lâu? Là báo cáo của hơn-rides sản xuất? Bao lâu? Ai đánh giá báo cáo? Điều gì xảy ra nếu một khách hàng là trên hạn mức tín dụng của họ? Có thể đơn hàng vẫn được xử lý?

3. Khách hàng và hạn mức tín dụng chấp thuận
• Làm thế nào để khách hàng mở thẻ tín dụng hoặc cho một sự gia tăng tín dụng (ví dụ: hình thức ứng dụng, phỏng vấn điện thoại)?
? • Ai nhận được các ứng dụng
? • Những tài liệu được sử dụng
• Làm thế nào để họ quyết định về số lượng tín dụng và các điều khoản phát hành?
• Ai đi vào các thông tin vào các tập tin tổng thể của khách hàng?
• làm thế nào được họ thông báo về các thông tin được nhập vào?
• làm thế nào để họ biết rằng các khách hàng đã được chấp thuận không?
• có thay đổi thông tin khách hàng và hạn mức tín dụng được xác nhận bởi một bên thứ hai để đảm bảo quyền? (ví dụ: bản in của thay đổi thông tin tập tin tổng thể in trên một cơ sở hàng tháng và trao cho người giám sát để xem xét)
• có vị trí và mức độ tín nhiệm tài chính của khách hàng đều được theo dõi? Làm sao? Bởi ai? Tần số? Tài liệu?


Hóa đơn, SALES RETURNS VÀ ĐIỀU CHỈNH
1. Để Hoàn
• hệ thống ứng dụng nào được sử dụng? Làm thế nào được truy cập kiểm soát?
• Làm thế nào được vận chuyển thông báo về thứ tự? Sử dụng tài liệu? Có bao nhiêu bản sao?
• Làm thế nào để họ chọn thứ tự? Tài liệu sử dụng?
• Làm thế nào là hàng tồn kho được cập nhật? Bởi ai? Khi nào?

2. Thế hệ Invoice
• hệ thống ứng dụng nào được sử dụng? Làm thế nào được truy cập kiểm soát?
• Làm thế nào là hóa đơn được tạo ra? Bởi ai? Tại điểm nào? Làm thế nào để họ đảm bảo tất cả các lô hàng xuất hóa đơn? Tất cả các hóa đơn vận chuyển? Trường hợp được tài liệu đệ? Làm thế nào nhiều bản sao được sử dụng?
• Làm thế nào là sổ kế toán tổng cập nhật? Bởi ai? Làm thế nào thường xuyên không?
• Là G / L hòa với subledger? Bởi ai? Bao lâu? Đánh giá độc lập?

3. Returns bán hàng và điều chỉnh
• Ai nhận được lợi nhuận bán hàng? Ở đâu? Tài liệu nào được sử dụng?
• Ai chuẩn bị giấy báo? Ủy quyền? Tài liệu?
• Có lý do để trở về sát thế nào?
• Làm thế nào là sổ kế toán tổng cập nhật? Bởi ai? Làm thế nào thường xuyên không?


Biên lai CHẾ BIẾN TIỀN
1. Giấy biên nhận tiền mặt
• Ứng dụng những gì hệ thống được sử dụng? Làm thế nào được truy cập kiểm soát?
• Làm thế nào được thanh toán nhận được? Bởi ai? Đóng dấu ngày?
• Ai chuẩn bị đặt cọc? Khi nào? Gửi hàng ngày?
• Ai vào nhận hàng trong subledger? Bao lâu? Hòa giải để gửi tiền? Áp dụng đối với hoá đơn?
• Làm thế nào là sổ kế toán tổng cập nhật? Bởi ai? Làm thế nào thường xuyên không?
• Là G / L hòa với subledger? Bởi ai? Bao lâu? Đánh giá độc lập?
• Các tài khoản ngân hàng làm hòa với G / L? Người nào? Bao lâu? Đánh giá độc lập?

2. Tài khoản phải thu Follow-up
• Có quá hạn A / R theo dõi? Bởi ai? Bao lâu? Là một cơ quan thu được sử dụng?
• Ai có thể ghi-xử lý nợ xấu? Authorization Required? Giới hạn đô la? Tài liệu lưu giữ?

DUY TRÌ KHÁCH HÀNG TỔNG FILES
• hệ thống ứng dụng nào được sử dụng? Làm thế nào được truy cập kiểm soát?
• Ai chịu trách nhiệm cho việc duy trì các tập tin và xử lý những thay đổi chủ khách hàng?
• Ai có quyền truy cập vào các tập tin tổng thể của khách hàng? Làm thế nào được các tập tin tổng thể của khách hàng được bảo vệ?
• Làm thế nào là họ thông báo về những thay đổi cần thiết? tài liệu gì