SAS Payroll Quy trình thực hành tốt nhất Task Force School of Arts & Sciences, University of Pennsylvania Table of Contents Giới thiệu 3 I. Hires ban đầu: A. Khoa & Nhân viên 4 B. Học sinh tốt nghiệp, Postdoctoral Fellows, Giảng viên 7 & Phụ tá Khoa C. Nhân viên phụ tạm thời, lao động sinh viên 10 & Study Work Học sinh D. Thông tin bổ sung cho các cuộc hẹn quốc tế 12 II. Cập nhật: A. Bổ nhiệm lại 1. Khoa & Nhân viên 13 2. Tốt nghiệp Học sinh, Postdoctoral Fellows, Giảng viên 14 & phụ tá giảng viên 3. Nhân viên phụ tạm thời, lao động sinh viên 15 & Study Work Học sinh B. Nghỉ Vắng Mặt (Khoa) 16 C. Job Phân loại lại (Staff) / Khuyến mãi (Khoa) 17 D. Mức lương Change (Khoa, Staff & Postdoctoral Fellows) 18 E. Phân công công việc Add (Graduate sinh viên) 19 F. Phân phối Update / Lương Change (Graduate sinh viên) 20 G. Late Pay 21 H. Chấm dứt 1. Khoa & Nhân viên 22 2. Tốt nghiệp Học sinh & Postdoctoral Fellows 23 I. Rehires 24 J. Khác cập nhật 24 Giới thiệu Tài liệu này là sản phẩm của thực hành công tác xuất sắc nhất, trong đó đã gặp trong mùa thu năm 1998 để kiểm tra các hoạt động kinh doanh trong các Trường Arts & Sciences. Chúng tôi đã phân cấp quá trình biên chế, cho phép nhân viên bộ phận để tạo ra và cập nhật hồ sơ trong hệ thống. Văn phòng SAS Dean sẽ kiểm toán các hệ thống để đảm bảo độ chính xác của nó. Các chi tiết của tiến trình mới được ghi trong sách hướng dẫn này. Xin lưu ý rằng tài liệu này tập trung vào quá trình tính lương. Trong khi có một số ghi chú về quá trình tuyển dụng, họ không có nghĩa là để được toàn diện. Thay vào đó, họ chỉ được cung cấp để đưa các quá trình biên chế trong bối cảnh. Để biết thêm thông tin về thủ tục thuê, xem trang web nhân sự tại http://www.hr.upenn.edu/. Một thay đổi trong quá trình biên chế là chức năng của Văn phòng SAS Dean, mà bây giờ sẽ được kiểm toán tất cả các bảng lương SAS giao dịch. Để tạo thuận lợi này, mỗi bộ phận SAS phải gửi bản sao của màn hình biên chế có liên quan cho mỗi lần thêm hoặc thay đổi chỉ tiêu biên chế. Chúng tôi đang trong quá trình phát triển của báo cáo kiểm toán tự động cho Văn phòng SAS của Dean. Một khi những báo cáo có sẵn, nó sẽ không còn cần thiết cho cử nhân các bộ phận để gửi màn hình biên chế cho Văn phòng SAS của Dean. Một thông báo sẽ được gửi tới các phòng ban khi chính sách này có hiệu lực. Chúng tôi muốn cảm ơn Peggy Harsch sự giúp đỡ của cô với dự án này. Phần lớn là do thời gian và nỗ lực của mình, đó cũng là một tài liệu bổ sung đó vạch ra những hướng dẫn SAS đối với biên chế với. Điều này sẽ được sử dụng trong quá trình đào tạo, và nó cũng sẽ phục vụ như là một nguồn lực cho chính sách tiền lương SAS. Chúng tôi hy vọng rằng quá trình mới sẽ nâng cao hiệu quả và độ chính xác của hệ thống tính lương, làm cho nó mượt mà cho cả các quản trị kinh doanh và nhân viên trường Đại học. Chúng tôi hoan nghênh các đề xuất và ý kiến của bạn về quá trình mới. Xin vui lòng gửi email tới bestprac@sas.upenn.edu~~V Michael Mandl Ira Winston Evelyn Balabis Mark Dorfman Lory Eighme Barbara Greco Miriam Mann Guerrero Audrey Masciocchi Lauren Oshana Brent Parker Laura Kornstein 18 Tháng 1 1998 IA. Hires ban đầu:. Khoa & Nhân viên Thuê: Các vị trí được ủy quyền của Văn phòng SAS của Dean. Thường vụ Khoa: Các vị trí cũng phải được sự chấp thuận của Hội nghị Nhân viên của Provost. Các bộ phận nhận được xác nhận điều này bằng văn bản. Một thư mời được gửi từ Bộ sau khi nhận được ủy quyền bằng văn bản của Văn phòng SAS của Dean. Việc ủy quyền bằng văn bản và bản sao của thư đề nghị được nộp tại bộ phận. Các ứng cử viên sẽ gửi một lá thư chấp nhận để bộ phận này. Nhân viên: Văn phòng SAS Dean nhận hoàn HR1 / 2 hình thức từ nguồn nhân lực và thông báo cho bộ phận này khi một bản sao đã sẵn sàng để được chọn của các bộ phận. Điều này khẳng định rằng Văn phòng SAS Dean đã chấp thuận mức lương. Một thư mời được gửi từ bộ phận này. Một bản lưu tại bộ phận này cho đến khi các ứng cử viên chấp nhận vị trí này. Các ứng cử viên trả lời cho các bộ phận bằng cách ký vào thư chào hàng và trả lại nó cho các bộ phận. Các BA tạo ra một tập các nhân viên phòng cho nhân viên (nếu nó chưa được tạo .) Các bộ phận sẽ gửi một bản sao của sự chấp nhận cho Văn phòng SAS của Dean và các tập tin ban đầu tại các phòng ban. Các hình thức và chế biến: Nếu người lao động là người nước ngoài, xem Phần ID để biết thêm thông tin. Các BA và người lao động hoàn thành các I9 và W4. Bản sao được lưu tại Sở. Đây là yêu cầu tối thiểu; Tuy nhiên, nó cũng có thể được khuyến khích để giữ một bản sao CMND của người lao động (cần thiết để hoàn thành các I9) vào tập tin. Các BA bộ phận tạo ra một kỷ lục tiền lương cho người lao động. (Lưu ý: Đối với giảng viên, nhân viên Hội nghị chấp thuận của hiệu trưởng phải có được trước khi ghi được tạo ra.) Thông tin liên lạc khẩn cấp phải được nhập cho mỗi nhân viên. Các nhân viên được cung cấp các tùy chọn gửi tiền trực tiếp. Nếu anh / cô ta lựa chọn để sử dụng dịch vụ này, một tiền gửi mẫu trực tiếp phải được hoàn thiện và gửi trực tiếp đến văn phòng biên chế. Một khi các nhân viên đã được trong biên chế / Cán Hệ thống cho ít nhất 24 giờ, anh / cô ta nên đến Trung tâm PennCard trong tòa nhà Franklin để có được một PennCard. Các BA in ra màn hình biên chế 003 và 004, gửi một bản sao cho Văn phòng SAS của Dean, và các tập tin vào màn hình tại các phòng ban. Lưu ý: Khi một hệ thống kiểm tra tự động hơn là ở chỗ , nó sẽ không cần thiết để gửi các màn hình đến Văn phòng SAS của Dean. Công dân Mỹ: Sự BA chuyển tiếp I9 và W4 trực tiếp đến Văn phòng Records. Bản sao được lưu giữ tại bộ phận này. Hẹn quốc tế: W4; I9; Chương Trình Thông báo quốc tế bổ nhiệm; bản sao hộ chiếu, thị thực và thẻ I-94; IAP66 (nếu có); và thẻ an sinh xã hội hoặc nhận được đầu tiên sao chép ở bộ phận này. Các bản sao được lưu tại Sở. Sau đó các nhân viên phải mang theo tất cả tài liệu trong người để Văn phòng Doanh nghiệp Thuế, 329 Franklin Xây dựng, nơi các hình thức bổ sung sẽ được hoàn thành. Ghi Activation: Một khi tất cả các hình thức đã được xử lý, Văn phòng lương sẽ kích hoạt các bản ghi biên chế. Các bộ phận BA theo dõi hồ sơ "tối thiểu" để xác nhận việc kích hoạt. Trường bản ghi tối thiểu sẽ chứa "OK" khi hồ sơ đã được kích hoạt. Kiểm toán: Văn phòng SAS Dean sẽ tạo ra một báo cáo về bổ sung vào hệ thống biên chế và giám sát hệ thống cho các cuộc hẹn mới. Các tài liệu hỗ trợ sẽ được sử dụng để kiểm toán bổ sung và kiểm tra lỗi. Nếu bất kỳ lỗi nào được tìm thấy, Văn phòng SAS Dean của thông báo cho bộ phận thông qua email. các bộ phận sửa chữa sai sót. Các hình thức phải được duy trì trong File Vụ: Khoa: Văn bản ủy quyền cho các vị trí từ SAS Dean của Văn phòng Bản sao thư mời Chấp nhận thư Staff: HR2 ký thư đề nghị tất cả: Bản sao I9 và nhận biết thích hợp Bản sao W4 003 và 004 màn hình biên chế Nếu nhân viên là một quốc gia nước ngoài, xem Phần ID để biết thêm thông tin. 1-B. Hires ban đầu: tốt nghiệp Học sinh, Postdoctoral Fellows, Giảng viên & trợ giảng khoa. Thuê: tốt nghiệp Học sinh: Các bộ phận xác định tốt nghiệp sinh viên sẽ được thuê như hỗ trợ kỹ thuật, RAS, vv Nguồn kinh phí được phê duyệt bởi các Associate Dean cho sỹ và . Chủ tịch tốt nghiệp, như là thích hợp Các BA bộ phận nhận được một danh sách các sinh viên tốt nghiệp để bổ sung vào biên chế. Postdoctoral Fellows, Giảng viên & trợ giảng Khoa: Các ứng cử viên được ủy quyền của Văn phòng SAS của Dean. Các bộ phận nhận được thông báo bằng văn bản. Một thư mời được gửi từ Bộ sau khi nhận được ủy quyền bằng văn bản của Văn phòng SAS của Dean. Việc ủy quyền bằng văn bản và bản sao của thư đề nghị được nộp tại Sở. Các ứng cử viên sẽ gửi một lá thư chấp nhận để các bộ phận, được nộp tại Sở. Postdocs Chỉ: Các ứng cử viên cũng phải ký vào một bản sao của chính sách bằng sáng chế Đại học và trả lại nó với các thư chấp nhận. Các BA tạo ra một nhân viên phòng tập cho mỗi nhân viên. Các hình thức và chế biến: Nếu người lao động là người nước ngoài, xem Phần ID để biết thêm thông tin. Các BA và nhân viên hoàn thành các I9 và W4 . Đối với sinh viên tốt nghiệp và Postdoctoral Fellows, một cuộc hẹn Mẫu thông tin (AIF) cũng phải được hoàn thành. Bản sao được lưu tại Sở. Đây là yêu cầu tối thiểu; Tuy nhiên, nó cũng có thể được khuyến khích để giữ một bản sao CMND của người lao động (cần thiết để hoàn thành các I9) vào tập tin. Các BA tạo ra một kỷ lục tiền lương cho người lao động. Thông tin liên lạc khẩn cấp nên được nhập cho mỗi nhân viên. tốt nghiệp Học sinh chỉ:. Các BA xác nhận rằng các học sinh được thông báo về chủ trương của trường cho việc làm sinh viên tốt nghiệp Các BA lấp đầy tất cả các màn hình công việc còn lại với các cuộc hẹn Research Assistant B trái phù cho giai đoạn 9/1 / xx đến 8/31 / xx. Nếu học sinh đang theo học trong học kỳ đó và đủ điều kiện cho học phí thuyên giảm, các BA cũng nộp thông tin học phí cho Văn phòng SAS Dean cho thuyên giảm. Các nhân viên được cung cấp các tùy chọn trực tiếp tiền gửi. Nếu anh / cô ta lựa chọn để sử dụng dịch vụ này, một tiền gửi mẫu trực tiếp phải được hoàn thiện và gửi trực tiếp đến văn phòng biên chế. Một khi các nhân viên đã được trong biên chế / Cán Hệ thống cho ít nhất 24 giờ, anh / cô ta nên đến Trung tâm PennCard trong tòa nhà Franklin để có được một PennCard. Các BA in ra màn hình biên chế 003 và 004. Chúng được gửi đi với AIF đến Văn phòng SAS của Dean. Bản sao cũng được nộp tại bộ phận này. Lưu ý: Khi một hệ thống kiểm tra tự động hơn là ở chỗ, nó sẽ không cần thiết để gửi t
đang được dịch, vui lòng đợi..