Objective: For Travel Agent/Operato

Objective:
For Travel Agent/Operator who does not have credit with the hotel, prepayment must be received for services prior to guest arrival.

Procedure:
• When a travel agent/tour operator makes a reservation, the Reservations Agent must check to see in PMS whether they have credit with the hotel.
• If they do not have credit then the Reservations Agent must advise that prepayment must be made via Bank Transfer or Cash and clear funds received at least one week prior to arrival. Checks cannot be used for payment of deposits except Long stay guests but must clear funds received at least 3 days prior to arrival.
• It must be printed on the ‘confirmation of booking’ back to the travel agent that if payment is not received 7 days prior to arrival then the booking will be cancelled.
• A trace must be made for these booking 14 days prior to arrival to contact the agent by telephone and remind of this requirement. The name of the contact person and reminder details must be recorded.
• A further trace must be made at 7 days prior to arrival to check whether the deposit has been received. If the deposit has not been received at this date the agent must be contacted and the booking cancelled. To check whether a deposit has been received please consult the Chief Accountant.
• If the Travel Agent still wants to keep the booking then the Chief Accountant must be advised.
IT MUST BE MADE VERY CLEAR TO THE AGENT THAT IF PREPAYMENT IS NOT RECEIVED 7 DAYS PRIOR TO ARRIVAL THEN THE RESERVATION WILL BE CANCELLED.

• The Reservations Agent will provide Proforma Invoices and follow up on deposits payment.

• The Travel Agent must email/fax details of payment through to Reservations Agent when deposit is made and then passed to Chief Accountant for processing.
• Bank Details need to be obtained from Accounting Department

Kết quả (Việt) 1:

Mục tiêu: Đối với đại lý du lịch/nhà điều hành những người không có tín dụng với khách sạn, trả trước phải nhận được cho các dịch vụ trước khi đánh tới. Thủ tục: • Khi một nhà điều hành đại lý du lịch/tour du lịch làm cho một Đặt phòng, các đại lý Đặt phòng phải kiểm tra xem trong PMS cho dù họ có tín dụng với khách sạn.• Nếu họ không có tín dụng sau đó là các đại lý Đặt phòng phải thông báo rằng thanh toán phải được thực hiện thông qua ngân hàng chuyển hoặc tiền mặt và rõ ràng tiền đã nhận được ít nhất một tuần trước khi đến nơi. Kiểm tra không thể được sử dụng để thanh toán tiền gửi ngoại trừ lâu trú khách nhưng phải rõ ràng khoản tiền nhận được ít nhất 3 ngày trước khi nhận phòng.• Nó phải được in trên xác nhận' đặt' quay lại đại lý du lịch rằng nếu thanh toán không nhận được 7 ngày trước khi nhận phòng sau đó đặt sẽ bị hủy bỏ.• Một dấu vết phải được thực hiện cho các đây 14 ngày trước khi đến liên hệ với các đại lý qua điện thoại và nhắc nhở về các yêu cầu này. Tên của các chi tiết liên hệ người và lời nhắc nhở phải được ghi lại.• Một dấu vết nữa phải được thực hiện tại 7 ngày trước khi đến để kiểm tra xem liệu các khoản tiền gửi đã được nhận. Nếu các khoản tiền gửi đã không nhận được vào ngày này, các đại lý phải được liên lạc và Đặt phòng hủy bỏ. Để kiểm tra xem liệu một khoản tiền đã nhận được vui lòng tham khảo kế toán trưởng.• Nếu đại lý du lịch vẫn còn muốn tiếp tục đặt phòng thì kế toán trưởng phải được tư vấn.NÓ PHẢI ĐƯỢC THỰC HIỆN RẤT RÕ RÀNG CHO CÁC ĐẠI LÝ RẰNG NẾU THANH TOÁN TRƯỚC NẾU KHÔNG PHẢI LÀ NHẬN ĐƯỢC 7 NGÀY TRƯỚC KHI ĐẾN NƠI THÌ ĐẶT PHÒNG SẼ ĐƯỢC HỦY BỎ.• Các đại lý Đặt phòng sẽ cung cấp các hóa đơn Proforma và theo dõi về tiền gửi thanh toán.• Đại lý du lịch phải email/fax thông tin chi tiết thanh toán thông qua đại lý Đặt phòng khi tiền gửi được thực hiện và sau đó chuyển cho kế toán trưởng cho xử lý.• Các chi tiết ngân hàng cần phải được lấy từ bộ phận kế toán

Kết quả (Việt) 2:

Mục tiêu:
Đối với Đại lý du lịch / Operator người không có tín dụng với khách sạn, thanh toán trước phải được nhận các dịch vụ trước khi đến khách.

Thủ tục:
• Khi một nhà điều hành đại lý du lịch / tour du lịch hàng đặt phòng, các đặt phòng đại lý phải kiểm tra xem trong PMS cho dù họ có tín dụng với khách sạn.
• Nếu họ không có tín dụng thì đặt đại lý phải tư vấn cho thanh toán trước đó phải được thực hiện thông qua chuyển khoản hoặc tiền mặt và các quỹ rõ ràng đã nhận được ít nhất một tuần trước khi đến. Kiểm tra không thể được sử dụng để thanh toán các khoản tiền gửi ngoại trừ dài nghỉ khách nhưng phải rõ ràng khoản tiền nhận được ít nhất 3 ngày trước khi đến.
• Nó phải được in trên 'xác nhận đặt phòng' trở lại đại lý du lịch, nếu thanh toán không nhận được 7 ngày trước khi đến để sau đó các đặt phòng sẽ bị hủy bỏ.
• Một dấu vết phải được thực hiện cho các đặt chỗ 14 ngày trước khi đến để liên hệ với các đại lý qua điện thoại và nhắc nhở các yêu cầu này. Tên của người đó và nhắc nhở chi tiết liên lạc phải được ghi lại.
• Một dấu vết đó phải được thực hiện tại 7 ngày trước khi đến để kiểm tra xem các khoản tiền gửi đã được nhận. Nếu tiền gửi chưa được nhận vào ngày này các đại lý phải được liên lạc và đặt phòng hủy. Để kiểm tra xem tiền gửi đã được nhận được xin vui lòng tham khảo ý kiến của Kế toán trưởng.
• Nếu các Đại lý Du lịch vẫn muốn giữ các đặt phòng sau đó kế toán trưởng phải được thông báo.
IT PHẢI LÀM RẤT CLEAR ĐẾN ĐẠI LÝ MÀ nếu việc trả trước KHÔNG NHẬN ĐƯỢC 7 NGÀY TRƯỚC kHI đẾN tHÌ cÁC ĐẶT sẼ HỦY.

• các đặt Agent sẽ cung cấp Proforma Hoá đơn và theo dõi thanh toán các khoản tiền gửi.

• Đại lý du lịch phải gửi email chi tiết / fax thanh toán qua để đặt Agent khi tiền gửi được thực hiện và sau đó chuyển cho kế toán trưởng để chế biến.
• Chi tiết Ngân hàng cần phải được lấy từ phòng kế toán