About this Knowledge AreaCommunicat

About this Knowledge Area
Communications form an essential part of any project and unlike technical areas, for example estimating and risk assessment; communication is something that the project manager has to take direct personal responsibility for. The lack of a communication plan is often the biggest single mistake the project manager can make because completing a complex project successfully requires teamwork, and teamwork requires good com¬munication.
The importance of communications between the project manager and the stakeholders cannot be overstated. The level, content and frequency of such communications form the bedrock of a projects success.
The Project Communications Management processes ensure information is exchanged in an appropriate and timely fashion. They include the following:
Process Process Group Key Deliverables
10.1 Plan Communications Management Planning Communication Management Plan
10.2 Manage Project Communications, Plan Communications Updates, Documentation Updates
10.3 Control Communications Monitoring & Controlling Work Performance Information, Change Requests
These processes interact with each other and with other processes and although the PMBOK® treats them as being discrete, there will always be a significant amount of in¬teraction between them.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com
4


PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT
Introduction
A project manager's job consists of making decisions and then communicating these to the appropriate stakeholders in a timely and efficient manner. In order to make these decisions the project manager is dependent on the effective flow of information from and between the stakeholders.
Project
Communications
Management
Processes
ensures the
*
Timely &
*
Storage & Q Distribution
■
Collection, of Project Information
■
Appropriate

Generation
to the right
people at the
right time
Project Communications Management includes the processes required to ensure timely and appropriate generation, collection, storage and distribution of project information. The aim is to create a communication infrastructure so that everyone involved has ac¬cess to the right information at the right time.
Communication is usually thought of as a general management skill rather than one that is specific to project management. Whilst this is true, there are some features of projects that can cause communication problems and make a communication management plan both desirable and necessary.
Projects can create a huge volume of data that needs to be collected, collated and ana¬lyzed. Communications management can help the project manager get these tasks un¬der control.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com
5


PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT
All stakeholders, even those only involved only at the periphery of the project, need to be kept informed of the project aims, its progress and any changes that may affect them. In addition to merely informing them, the project manager should actively manage the way that this information is disseminated in a way that reassures people and keeps them onside.
The PMBOK® Project Communications Management Processes

If this is not done in a systematic way, stakeholders may see or hear something regarding the project and draw their own erroneous conclusions about how it will negatively affect them. This can result in political problems that could have been averted if the project manager had kept everyone informed and reassured.
Good communications keep the project team motivated and add to the project manag¬ers credibility and reputation for professionalism.
There are three Project Communications Management processes:
10.1 Plan Communications Management
10.2 Manage Communications
10.3 Control Communications
These are dealt with in detail in the following chapters of this eBook.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com
6


PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT
10.1 Plan Communications Management
This is the process of determining the project stakeholder information needs and defin¬ing a communication approach. The main output is the communications management plan, which answers the questions:
• Who are the stakeholders?
• What are their interest areas?
• What information is of value to them?
• Who will provide it?
• How often will it be distributed and updated?
• What format will it take?
Communications Management Plan defines:

Stakeholders & their area of interest

Information Content

Who provides it Its format When & how sent
While all projects share the need to communicate project information, the informational needs and methods of distribution vary widely. Identifying the information needs of the stakeholders and determining a suitable means of meeting those needs are important factors for project success.
A poor communications plan will lead to serious problems because required information will be delivered late, people will be sent information that is not relevant to their needs and sensitive information may be sent to people who should not receive it.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com
7


PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT
Remember, effective communication means that the information is provided in the right format, at the right time, and with the right impact. Efficient communication means pro¬viding only the information that is needed.
Communications are
Efficient when they
Effective when they are
Contain ONLY the
information needed

In the At the Have
right right the right
format time impact
L. J
Depending upon the complexity and importance of the project, communication manage¬ment may be done formally or informally. This process is performed early in the project and it is revised and refined as the project progresses.
Inputs Tools & Techniques Outputs
Project Management Plan Communication Requirements Analysis Communications Management Plan
Stakeholder Register Communication Technology Project Documents Updates
Enterprise Environmental Factors Communication Models
Organizational Process Communication Methods Assets
Meetings
The inputs, tools and techniques, and outputs of this process are summarized in the table above.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com

8


PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT
10.1.1 Plan Communications Management: Inputs
This process requires the following inputs:
10.1.1.1 Project Management Plan
This plan provides information on how the project will be executed, monitored, con¬trolled, and closed.
10.1.1.2 Stakeholder Register
This was created in process '13.1 Identify Stakeholders' and is a list of all relevant stake¬holders are and their interest areas.
Stakeholder
Register
Plan
Communications
Management
Inputs
Enterprise
Environmental Organizational
Factors Process Assets
Project
Management Plan
10.1.1.3 Enterprise Environmental Factors
All enterprise environmental factors are used as inputs for this process since communi¬cation must be adapted to the project environment.
10.1.1.4 Organizational Process Assets
These include communication lessons learned from previous projects and any policy procedures or guidelines that must be adhered to. Both of these provide insights on both the decisions taken regarding communications issues and the results of those decisions in previous similar projects.
There may also be information on the structure of internal or external groups, depart¬ments or organizations that can helpful in creating the communications management plan.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com
9

Kết quả (Việt) 1:

Về lĩnh vực kiến thức nàyTruyền thông tạo thành một phần thiết yếu của bất kỳ dự án và không giống như các lĩnh vực kỹ thuật, ví dụ: ước tính và nguy cơ đánh giá; giao tiếp là một cái gì đó mà người quản lý dự án đã phải chịu trách nhiệm cá nhân trực tiếp nhất. Việc thiếu một kế hoạch truyền thông thường là sai lầm lớn nhất duy nhất người quản lý dự án có thể làm vì hoàn thành một dự án phức tạp thành công đòi hỏi phải làm việc theo nhóm, và yêu cầu làm việc theo nhóm tốt com¬munication.Tầm quan trọng của thông tin liên lạc giữa quản lý dự án và các bên liên quan không được overstated. Cấp, nội dung và tần số của truyền thông như vậy tạo thành nền tảng của một dự án thành công.Trình quản lý dự án truyền thông đảm bảo thông tin được trao đổi trong một thời trang phù hợp và kịp thời. Chúng bao gồm những điều sau đây:Quá trình quy trình nhóm quan trọng phân phôi10,1 kế hoạch quản lý truyền thông, lập kế hoạch kế hoạch quản lý truyền thông10.2 quản lý dự án truyền thông, Cập nhật thông tin kế hoạch, tài liệu Cập Nhật10.3 truyền thông kiểm soát giám sát và kiểm soát thông tin hiệu suất làm việc, yêu cầu thay đổiCác quá trình này tương tác với nhau và với các quá trình khác và mặc dù PMBOK ® xử lý chúng như là rời rạc, sẽ luôn có một số lượng đáng kể của in¬teraction giữa chúng.ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com4 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁNGiới thiệuCông việc của một người quản lý dự án bao gồm đưa ra quyết định và sau đó có thể giao tiếp này để các bên liên quan thích hợp trong một cách kịp thời và hiệu quả. Để đưa ra quyết định các dự án quản lý là phụ thuộc vào luồng thông tin từ và giữa các bên liên quan, hiệu quả.Dự ánTruyền thôngQuản lýQuy trìnhđảm bảo các*Kịp thời &*Lưu trữ và phân phối Q ■ Thu thập, thông tin dự án ■ Thích hợpThế hệở bên phảingười dân tại cácđúng thời điểmDự án truyền thông quản lý bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo kịp thời và thích hợp thế hệ, bộ sưu tập, lưu trữ và phân phối thông tin dự án. Mục đích là để tạo ra một cơ sở hạ tầng truyền thông để tất cả mọi người tham gia có ac¬cess để thông tin chính xác vào đúng thời điểm.Giao tiếp thường nghĩ đến như là một kỹ năng quản lý chứ không phải là một trong đó là cụ thể cho quản lý dự án. Trong khi điều này là đúng, có một số tính năng của dự án mà có thể gây ra vấn đề giao tiếp và làm cho một kế hoạch quản lý truyền thông, mong muốn và cần thiết.Dự án có thể tạo ra một khối lượng lớn dữ liệu cần phải được thu thập, đối chiếu và ana¬lyzed. Quản lý truyền thông có thể giúp người quản lý dự án có được những công việc un¬der điều khiển.ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com5 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁNTất cả các bên, ngay cả những người tham gia chỉ chỉ tại vùng ngoại vi của dự án, cần phải được giữ thông tin của dự án nhằm mục đích, sự tiến bộ của mình và bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến họ. Ngoài việc chỉ đơn thuần là thông báo cho họ, người quản lý dự án nên chủ động quản lý cách rằng thông tin này phổ biến trong một cách mà yên tâm người và giữ cho họ onside.Quy trình quản lý PMBOK ® dự án truyền thông Nếu điều này không thực hiện một cách có hệ thống, các bên liên quan có thể thấy hoặc nghe thấy một cái gì đó liên quan đến dự án và rút ra kết luận sai lầm của riêng của họ về làm thế nào nó sẽ tiêu cực ảnh hưởng đến họ. Điều này có thể dẫn đến vấn đề chính trị có thể đã được ngăn chặn nếu người quản lý dự án có giữ tất cả mọi người thông tin và yên tâm.Thông tin liên lạc tốt giữ cho nhóm dự án năng động và thêm vào các dự án manag¬ers uy tín và danh tiếng về tính chuyên nghiệp.Hiện có ba dự án truyền thông quản lý quy trình:10,1 kế hoạch quản lý truyền thông10.2 quản lý truyền thông10.3 kiểm soát truyền thôngChúng được xử lý với chi tiết trong các chương sau đây trong eBook này.ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com6 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN10,1 kế hoạch quản lý truyền thôngĐây là quá trình của việc xác định các nhu cầu thông tin dự án bên liên quan và defin¬ing một cách tiếp cận thông tin liên lạc. Đầu ra chính là kế hoạch quản lý truyền thông, trả lời các câu hỏi:• Những người là các bên liên quan?• Lĩnh vực quan tâm của họ là gì?• Thông tin có giá trị với họ?• Những người sẽ cung cấp cho nó?• Làm thế nào thường sẽ nó được phân phối và Cập Nhật?• Những gì định dạng sẽ nó đi?Truyền thông quản lý kế hoạch định nghĩa: Các bên liên quan và của khu vực quan tâm Nội dung thông tin Ai cung cấp cho nó định dạng của nó khi & làm thế nào gửiTrong khi tất cả các dự án chia sẻ sự cần thiết để giao tiếp thông tin dự án, nhu cầu thông tin và các phương pháp phân phối khác nhau. Xác định các nhu cầu thông tin của các bên liên quan và xác định một phương tiện phù hợp để đáp ứng các nhu cầu là các yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án.Một kế hoạch truyền thông nghèo sẽ dẫn đến vấn đề nghiêm trọng bởi vì yêu cầu thông tin sẽ được gửi muộn, người sẽ được gửi thông tin không liên quan đến nhu cầu của họ và thông tin nhạy cảm có thể được gửi đến những người sẽ không nhận được nó.ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com7 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁNHãy nhớ rằng, giao tiếp hiệu quả có nghĩa là các thông tin được cung cấp trong định dạng đúng, vào đúng thời điểm, và với những tác động đúng. Giao tiếp hiệu quả có nghĩa là pro¬viding chỉ có thông tin đó là cần thiết.Truyền thôngHiệu quả khi họHiệu quả khi bọn chúngChứa chỉ cácthông tin cần thiết Trong những lúc các cóngay bên phải bên phảiđịnh dạng thời gian tác độngL. JTùy thuộc vào sự phức tạp và tầm quan trọng của dự án, giao tiếp manage¬ment có thể được thực hiện chính thức hoặc không chính thức. Quá trình này được thực hiện sớm trong dự án và nó sửa đổi và tinh tế như tiến hành dự án.Công cụ đầu vào và đầu ra kỹ thuậtDự án quản lý kế hoạch truyền thông yêu cầu phân tích kế hoạch quản lý truyền thôngCác bên liên quan đăng ký giao tiếp công nghệ dự án tài liệu Cập NhậtMô hình giao tiếp yếu tố môi trường doanh nghiệp Quá trình tổ chức truyền thông phương pháp tài sản Cuộc họp Các đầu vào, công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quá trình này được tóm tắt trong bảng ở trên.ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com8 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN10.1.1 kế hoạch quản lý thông tin liên lạc: đầu vàoQuá trình này yêu cầu đầu vào sau đây:10.1.1.1 kế hoạch quản lý dự ánKế hoạch này cung cấp thông tin về làm thế nào dự án sẽ được thực hiện, theo dõi, con¬trolled, và đóng cửa.10.1.1.2 các bên liên quan đăng kýĐiều này được tạo ra trong quá trình '13,1 xác định các bên liên quan' và là một danh sách tất cả các stake¬holders có liên quan là và các khu vực quan tâm.Các bên liên quanĐăng kýKế hoạchTruyền thôngQuản lýĐầu vàoDoanh nghiệpMôi trường tổ chứcYếu tố quá trình tài sảnDự ánKế hoạch quản lý10.1.1.3 yếu tố môi trường doanh nghiệpTất cả các yếu tố môi trường doanh nghiệp được sử dụng như là đầu vào cho quá trình này kể từ khi communi¬cation phải được thích nghi với môi trường dự án.10.1.1.4 tổ chức quá trình tài sảnChúng bao gồm truyền thông bài học từ dự án trước đó và thủ tục chính sách hoặc nguyên tắc phải được tôn trọng. Cả hai cung cấp những hiểu biết về các quyết định cả hai thực hiện liên quan đến vấn đề liên lạc và kết quả của các quyết định trong dự án tương tự trước đó.Cũng có thể có thông tin về cấu trúc của nhóm nội bộ hoặc bên ngoài, depart¬ments hoặc tổ chức có thể hữu ích trong việc tạo ra kế hoạch quản lý truyền thông.ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com9

Kết quả (Việt) 2:

Về kiến thức này Area
Truyền hình thành một phần thiết yếu của bất kỳ dự án và không giống như các lĩnh vực kỹ thuật, ví dụ ước lượng và đánh giá rủi ro; giao tiếp là một cái gì đó mà người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm cá nhân trực tiếp cho. Việc thiếu một kế hoạch truyền thông thường là sai lầm lớn nhất của quản lý dự án có thể thực hiện bởi vì hoàn thành một dự án phức hợp thành công đòi hỏi phải làm việc theo nhóm, làm việc theo nhóm và đòi hỏi com¬munication tốt.
Tầm quan trọng của thông tin liên lạc giữa người quản lý dự án và các bên liên quan không thể được phóng đại. Mức độ, nội dung và tần số của thông tin liên lạc như thế tạo nên nền tảng của thành công dự án.
Quản lý Truyền thông Dự án xử lý đảm bảo thông tin được trao đổi trong một thời trang thích hợp và kịp thời. Chúng bao gồm những điều sau đây:
Quy trình Process Nhóm Key phẩm giao nộp
10,1 Communications Plan Kế hoạch Kế hoạch Quản lý Quản lý Truyền
10.2 Quản lý Truyền thông dự án, Truyền thông Plan Updates, Tài liệu Cập nhật
10.3 Kiểm soát Truyền thông Giám sát & Kiểm soát làm việc Thông tin Performance, thay đổi yêu cầu
Các quá trình tương tác với nhau và với khác quy trình và mặc dù PMBOK® đối xử với họ như là rời rạc, sẽ luôn có một số lượng đáng kể của in¬teraction giữa chúng.
ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com
4 GIAO QUẢN LÝ DỰ ÁN Giới thiệu Một công việc quản lý dự án bao gồm việc ra quyết định và sau đó giao tiếp này để các bên liên quan phù hợp một cách kịp thời và hiệu quả. Để làm cho các quyết định quản lý dự án phụ thuộc vào lưu lượng hiệu quả của thông tin từ và giữa các bên liên quan. Dự án Truyền thông quản lý quy trình đảm bảo * Kịp thời & * Lưu trữ & Q phân phối ■ Bộ sưu tập, các thông tin dự án ■ Thích hợp hệ đến quyền con người tại đúng thời điểm dự án Quản lý Truyền thông bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo kịp thời và thích hợp thế hệ, thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin dự án. Mục đích là để tạo ra một cơ sở hạ tầng thông tin liên lạc để mọi người tham gia có ac¬cess để được thông tin đúng vào đúng thời điểm. Thông thường được coi như là một kỹ năng quản lý nói chung chứ không phải một mà là cụ thể để quản lý dự án. Trong khi điều này là sự thật, có một số tính năng của các dự án mà có thể gây ra các vấn đề truyền thông và thực hiện một kế hoạch quản lý thông tin liên lạc mong muốn và cần thiết. Các dự án có thể tạo ra một khối lượng lớn các dữ liệu cần được thu thập, đối chiếu và ana¬lyzed. Quản lý thông tin liên lạc có thể giúp người quản lý dự án có được những nhiệm vụ un¬der kiểm soát. ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com 5 TRUYỀN THÔNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Tất cả các bên liên quan, ngay cả những người chỉ chỉ tham gia ở ngoại vi của dự án, cần phải được thông báo về các mục tiêu dự án, tiến độ và những thay đổi có thể ảnh hưởng đến họ. Ngoài chỉ thông báo cho họ, người quản lý dự án cần tích cực quản lý cách thông tin này được công bố trong một cách mà cam đoan với mọi người và giữ chúng Onside. Các PMBOK® Quản lý Dự án Truyền thông Processes Nếu điều này không được thực hiện một cách có hệ thống, các bên liên quan có thể nhìn thấy hoặc nghe thấy một cái gì đó liên quan đến dự án và rút ra kết luận sai lầm của chính mình về nó như thế nào sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến họ. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề chính trị mà có thể đã được ngăn chặn nếu người quản lý dự án đã giữ tất cả mọi người thông báo và cam đoan. Thông tin liên lạc tốt giữ nhóm dự án thúc đẩy và thêm vào manag¬ers dự án uy tín và danh tiếng về tính chuyên nghiệp. Có ba quá trình Quản lý Dự án Truyền thông : 10.1 Kế hoạch Quản lý Truyền thông 10.2 Quản lý Truyền thông 10.3 Kiểm soát Truyền Đây được xử lý với chi tiết trong các chương tiếp theo của eBook này. ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com 6 QUẢN LÝ DỰ ÁN GIAO 10.1 Kế hoạch Quản lý Truyền thông Đây là quá trình xác định các nhu cầu thông tin liên quan dự án và defin¬ing một cách tiếp cận truyền thông. Kết quả chính là kế hoạch quản lý thông tin liên lạc, trong đó trả lời các câu hỏi: • các bên liên quan là ai? • Các lĩnh vực quan tâm của họ là gì? • Những thông tin có giá trị cho họ? • Ai sẽ cung cấp cho nó? • Làm thế nào thường nó sẽ được phân phối và ? cập nhật? • Định dạng gì nó sẽ mất Kế hoạch Quản lý Truyền thông xác định: Các bên liên quan và khu vực mà họ quan tâm Content Thông tin Ai cung cấp nó định dạng Khi & cách gửi nó Trong khi tất cả các dự án chia sẻ sự cần thiết để giao tiếp thông tin dự án, nhu cầu thông tin và phương pháp phân phối khác nhau rộng rãi. Xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan và xác định một phương tiện phù hợp đáp ứng những nhu cầu đó là những yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án. Một kế hoạch truyền kém sẽ dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng bởi vì thông tin cần thiết sẽ được giao muộn, mọi người sẽ được gửi thông tin đó không phải là có liên quan đến nhu cầu của họ và các thông tin nhạy cảm có thể được gửi đến những người không nên tiếp nhận nó. ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com 7 TRUYỀN THÔNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Ghi, giao tiếp hiệu quả có nghĩa là các thông tin được cung cấp ở dạng đúng, vào đúng thời điểm, và với các tác động bên phải. Thông tin hiệu quả có nghĩa là pro¬viding chỉ các thông tin đó là cần thiết. Communications là hiệu quả khi họ có hiệu quả khi chúng được Hốt ONLY các thông tin cần thiết Trong Tại Có hỏng ngay đúng định dạng ảnh hưởng thời gian L. J Tùy thuộc vào sự phức tạp và tầm quan trọng của dự án, manage¬ment giao tiếp có thể được thực hiện chính thức hoặc không chính thức. Quá trình này được thực hiện sớm trong dự án và nó được sửa đổi và tinh tế như dự án tiến triển. Đầu vào Tools & Kỹ thuật Đầu ra Yêu cầu Kế hoạch Quản lý dự án truyền thông Phân tích Truyền Kế hoạch Quản lý Tài liệu các bên liên quan dự án Công nghệ Đăng ký Truyền Thông Doanh nghiệp môi trường yếu tố mô hình truyền thông Quy trình tổ chức phương thức giao tài sản Các cuộc họp Các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quá trình này được tóm tắt trong bảng trên. ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com 8 TRUYỀN THÔNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý 10.1.1 Kế hoạch Truyền thông : Đầu vào quá trình này đòi hỏi các yếu tố đầu vào như sau: 10.1.1.1 Kế hoạch Quản lý dự án kế hoạch này cung cấp thông tin về dự án sẽ được thực hiện, theo dõi, con¬trolled, và đóng cửa. 10.1.1.2 các bên liên quan ký này được tạo ra trong quá trình '13 .1 Xác định các bên liên quan 'và là một danh sách của tất cả các stake¬holders có liên quan và các khu vực quan tâm của họ. Các bên liên quan ký Kế hoạch Truyền thông quản lý đầu vào doanh nghiệp tổ chức môi trường Các yếu tố Process Tài sản Project Management Plan 10.1.1.3 Enterprise môi trường yếu tố Tất cả các doanh nghiệp yếu tố môi trường được sử dụng làm đầu vào cho quá trình này kể từ communi¬cation phải được thích nghi với môi trường của dự án. 10.1.1.4 tài sản Quy trình tổ chức này bao gồm các bài học giao tiếp học được từ các dự án trước đó và bất kỳ thủ tục chính sách hoặc hướng dẫn phải được tôn trọng. Cả hai cung cấp những hiểu biết về cả hai quyết định đưa ra các vấn đề liên quan đến thông tin liên lạc và kết quả của những quyết định trong các dự án tương tự trước đó. Cũng có thể có thông tin về cấu trúc của các nhóm nội bộ hay bên ngoài, depart¬ments hoặc tổ chức mà có thể hữu ích trong việc tạo ra các thông tin liên lạc kế hoạch quản lý. ISBN 978-1-62620-985-8 © www.free-management-ebooks.com 9