4.8a Change Control on IT ProjectsF

4.8a Change Control on IT Projects
From the 1950s to the 1980s, IT was often referred to as data automation or data processing.
At that time, a widely held view of project management was that the project team
should strive to do exactly what it planned, on time and within budget. The problem with
this view was that project teams could rarely meet original project goals, especially for
projects that used new technologies. Stakeholders rarely agreed up front on the scope of
the project or what the finished product should look like. Time and cost estimates created
early in a project were rarely accurate.
Beginning in the 1990s, most project managers and top management realized that
project management is a process of constant communication and negotiation about
project objectives and stakeholder expectations. This view assumes that changes happen
throughout the project life cycle and recognizes that changes are often beneficial
to some projects. For example, if a project team member discovers a new hardware
or software technology that could satisfy customers’ needs for less time and money,
the project team and key stakeholders should be open to making major changes in
the project.
All projects will have some changes, and managing them is a key issue in project
management, especially for IT projects. Many IT projects involve the use of hardware and
software that is updated frequently. To continue the example from earlier in this section,
the initial plan for ordering the server might have identified a model that used cuttingedge
technology at the time. If the actual server order occurred six months later, it is quite
possible that a more powerful server could be available at the same cost. This example
illustrates a positive change. On the other hand, the server manufacturer specified in the
project plan could go out of business, which would result in a negative change. IT project
managers should be accustomed to such changes and build some flexibility into their project
plans and execution. Customers for IT projects should also be open to meeting project
objectives in different ways.
Some changes might make sense but be too large to fit into a current project. Remember
that projects have scope, time, cost, and other goals, and changes often affect those
goals. If the organization wants to meet time and cost goals, for example, it must control
changes to the project’s scope. Organizations often decide to document some change
requests and include them in an upgrade to the current project.
Even if project managers, project teams, and customers are flexible, it is important
that projects have a formal change control system. This formal system is necessary to plan
for managing change.
4.8b Change Control System
A change control system is a formal, documented process that describes when and how official
project documents may be changed. It also describes the people authorized to make
changes, the paperwork required for these changes, and any automated or manual tracking
systems the project will use. A change control system often includes a change control
board, configuration management, and a process for communicating changes.
A change control board (CCB) is a formal group of people responsible for approving
or rejecting changes to a project. The primary functions of a CCB are to provide guidelines
for preparing change requests, evaluating change requests, and managing the implementation
of approved changes.

Kết quả (Việt) 1:

4.8A thay đổi quyền kiểm soát trên đó các dự ánTừ thập niên 1950 tới thập niên 1980, nó thường được gọi là dữ liệu tự động hoặc xử lý dữ liệu.Tại thời điểm đó, một cái nhìn rộng rãi được tổ chức quản lý dự án là mà nhóm dự ánnên cố gắng để làm chính xác những gì nó lên kế hoạch, thời gian và trong ngân sách. Vấn đề vớiquan điểm này là dự án đội có thể hiếm khi đáp ứng mục tiêu ban đầu của dự án, đặc biệt là đốidự án có sử dụng công nghệ mới. Các bên liên quan hiếm khi đồng ý lên phía trước về phạm vi củaCác dự án hoặc sản phẩm đã hoàn thành nên thế nào. Ước lượng thời gian và chi phí tạo rasớm trong một dự án đã hiếm khi chính xác.Bắt đầu từ những năm 1990, hầu hết các nhà quản lý dự án và quản lý hàng đầu nhận ra rằngquản lý dự án là một quá trình liên tục giao tiếp và đàm phán vềmục tiêu và sự mong đợi của các bên liên quan. Quan điểm này giả định rằng những thay đổi xảy ratrong suốt cuộc đời dự án chu kỳ và nhận ra rằng những thay đổi thường xuyên có lợimột số dự án. Ví dụ, nếu một thành viên trong nhóm dự án phát hiện ra một phần cứng mớihoặc công nghệ phần mềm mà có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng cho ít thời gian và tiền bạc,Các dự án nhóm và phím bên liên quan nên được mở ra để thực hiện các thay đổi lớn trongCác dự án.Tất cả các dự án sẽ có một số thay đổi, và quản lý chúng là một vấn đề quan trọng trong dự ánquản lý, đặc biệt là cho các dự án CNTT. Nhiều người trong đó các dự án liên quan đến việc sử dụng các phần cứng vàphần mềm được cập nhật thường xuyên. Tiếp tục ví dụ từ trước đó trong phần này,the initial plan for ordering the server might have identified a model that used cuttingedgetechnology at the time. If the actual server order occurred six months later, it is quitepossible that a more powerful server could be available at the same cost. This exampleillustrates a positive change. On the other hand, the server manufacturer specified in theproject plan could go out of business, which would result in a negative change. IT projectmanagers should be accustomed to such changes and build some flexibility into their projectplans and execution. Customers for IT projects should also be open to meeting projectobjectives in different ways.Some changes might make sense but be too large to fit into a current project. Rememberthat projects have scope, time, cost, and other goals, and changes often affect thosegoals. If the organization wants to meet time and cost goals, for example, it must controlchanges to the project’s scope. Organizations often decide to document some changerequests and include them in an upgrade to the current project.Even if project managers, project teams, and customers are flexible, it is importantthat projects have a formal change control system. This formal system is necessary to planfor managing change.4.8b Change Control SystemA change control system is a formal, documented process that describes when and how officialproject documents may be changed. It also describes the people authorized to makechanges, the paperwork required for these changes, and any automated or manual tracking
systems the project will use. A change control system often includes a change control
board, configuration management, and a process for communicating changes.
A change control board (CCB) is a formal group of people responsible for approving
or rejecting changes to a project. The primary functions of a CCB are to provide guidelines
for preparing change requests, evaluating change requests, and managing the implementation
of approved changes.

Kết quả (Việt) 2:

4.8a kiểm soát thay đổi về dự án CNTT
từ những năm 1950 đến những năm 1980, CNTT được thường được gọi là tự động hóa dữ liệu hoặc xử lý dữ liệu.
Tại thời điểm đó, một điểm phổ biến của quản lý dự án là các nhóm dự án
nên cố gắng làm chính xác những gì họ dự , đúng thời hạn và trong ngân sách. Các vấn đề với
quan điểm này là các đội dự án hiếm khi có thể đáp ứng các mục tiêu dự án ban đầu, đặc biệt là đối với
các dự án sử dụng công nghệ mới. Các bên liên quan ít khi đồng ý lên phía trước trên phạm vi của
dự án hoặc những gì các sản phẩm hoàn chỉnh như thế nào. Thời gian và chi phí ước tính được tạo ra
trong giai đoạn đầu của dự án là hiếm khi chính xác.
Bắt đầu từ những năm 1990, hầu hết các nhà quản lý dự án và quản lý đầu nhận ra rằng
quản lý dự án là một quá trình liên lạc thường xuyên và đàm phán về
các mục tiêu dự án và mong đợi của các bên liên quan. Quan điểm này cho rằng những thay đổi xảy ra
trong suốt vòng đời dự án và nhận ra rằng thay đổi này thường mang lại lợi ích
cho một số dự án. Ví dụ, nếu một thành viên nhóm dự án phát hiện ra một phần cứng mới
hoặc phần mềm công nghệ có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng đối với thời gian và tiền bạc,
nhóm dự án và các bên liên quan phải được mở để làm thay đổi lớn trong
dự án.
Tất cả các dự án này sẽ có một số thay đổi , và quản lý chúng là một vấn đề quan trọng trong dự án
quản lý, đặc biệt là các dự án CNTT. Nhiều dự án CNTT liên quan đến việc sử dụng các phần cứng và
phần mềm được cập nhật thường xuyên. Để tiếp tục ví dụ từ trước đó trong phần này,
kế hoạch ban đầu cho đặt hàng các máy chủ có thể xác định một mô hình sử dụng cuttingedge
công nghệ vào thời điểm đó. Nếu để máy chủ thực sự xảy ra sáu tháng sau, nó là khá
có thể là một máy chủ mạnh hơn có thể có sẵn tại cùng một chi phí. Ví dụ này
minh họa một sự thay đổi tích cực. Mặt khác, các nhà sản xuất máy chủ xác định trong
kế hoạch dự án có thể đi ra khỏi kinh doanh, trong đó sẽ dẫn đến một sự thay đổi tiêu cực. Dự án CNTT
quản lý nên được làm quen với sự thay đổi đó và xây dựng một số linh hoạt vào dự án của họ
kế hoạch và thực hiện. Khách hàng cho các dự án CNTT cũng cần được mở để đáp ứng dự án
mục tiêu theo những cách khác nhau.
Một số thay đổi có thể làm cho tinh thần nhưng không được quá lớn để phù hợp với một dự án hiện tại. Ghi
các dự án có phạm vi, thời gian, chi phí, và các mục tiêu khác, và thay đổi này thường ảnh hưởng đến những
mục tiêu. Nếu tổ chức muốn đạt được mục tiêu thời gian và chi phí, ví dụ, nó phải kiểm soát
những thay đổi phạm vi của dự án. Tổ chức thường quyết định cho tài liệu một số thay đổi
yêu cầu và bao gồm chúng trong một bản nâng cấp cho các dự án hiện tại.
Ngay cả khi các nhà quản lý dự án, nhóm dự án và khách hàng được linh hoạt, điều quan trọng là
các dự án có một hệ thống kiểm soát thay đổi chính thức. Hệ thống chính thức này là cần thiết để lập kế hoạch
để quản lý sự thay đổi.
4.8b Thay đổi hệ thống điều khiển
Hệ thống kiểm soát sự thay đổi là một quá trình ghi chép chính thức mô tả khi nào và như thế nào chính thức
các tài liệu dự án có thể được thay đổi. Nó cũng mô tả những người được ủy quyền thực hiện
các thay đổi, các thủ tục giấy tờ cần thiết cho những thay đổi này, và bất kỳ theo dõi tự động hoặc bằng tay
hệ thống dự án sẽ sử dụng. Một hệ thống kiểm soát thay đổi thường bao gồm một điều khiển thay đổi
hội đồng quản trị, quản lý cấu hình, và một quá trình để giao tiếp thay đổi.
Ban kiểm soát thay đổi (CCB) là một nhóm chính thức những người có trách nhiệm phê duyệt
hay từ chối các thay đổi cho một dự án. Các chức năng chính của một CCB là cung cấp các hướng dẫn
cho việc chuẩn bị yêu cầu thay đổi, đánh giá các yêu cầu thay đổi, và quản lý việc thực hiện
các thay đổi đã được phê duyệt.