Planning a conference is really not

Planning a conference is really not as complicated as it may appear. If you plan to host a conference, approach this task as you would any large program with careful planning and proper organization. This information is designed to help you with this process - from determining who your audience is, to picking a theme, making all arrangements and finally evaluating the success of the conference from both the participants' and presenters' point of view.

Determining an Audience

Generally, student organizations coordinate either a campus wide conference or a regional conference. Decide if the conference is open to members only, members and guests, officers only, advisers or the entire student body. When determining your audience, consider what types of issues, topics and programs would be of interest to them. This is also the opportune time to establish an estimate of conference attendance.

Choosing an Appropriate Date

Check with other student organizations and University departments regarding traditional events that are planned i.e.: Homecoming, Fraternity/Sorority Recruitment, major University events, etc. You may also check with ASUO for information on what is planned.
Avoid dates scheduled during sporting events, such as football games and the first away football Saturday (many students leave campus those weekends).
There is a great deal more flexibility winter term, but be aware of winter break, mid-terms and finals. Also, for any conferences scheduled during the winter months, prepare an alternate plan in case of inclement weather.
Check the calendar for major religious events and other holidays.
Choosing a Theme

Although it is preferred, it is not necessary to have a conference theme. Is there a common theme running throughout the conference? Can you come up with a catchy title/logo to go with it? When applicable, consider past themes if continuity and recognition is desired.
If you can't decide on a theme right away, use your creative energies for more important things such as session titles and special activities.
When you do come up with a theme, include it on all written materials. Hint: the way a theme is carried out is more important than the actual theme itself.
Gathering Financial Support

Forming a Budget
Make a detailed budget and keep your ledgers current.
Indicate donated items and estimated cost from the donor. All items need to be recorded as actual costs of putting on the conference.
Indicate any anticipated revenue and projected revenue.
Determine if you need co-sponsors.
Any person or group associated with your conference will reflect on the conference and your organization.
You can request a simple money donation or materials and services (such as paper, copying, pens, name tags, etc.).
Determine what the co-sponsor will receive in return. Many companies are interested in name recognition with student leaders and student groups. Give them ideas of how their name will be visible during the conference.
Acknowledging sponsors and donors in the conference program is very important. Consider inviting sponsors to parts of the program.
Donations
Brainstorm all the possible materials and services you need in order to put on a successful conference. This will help you get organized, give you an idea of costs to include in your budget and help you figure out who to approach for donations. There are many items that can be donated - copying, telephone usage, paper, office supplies, name tags, pencils or pens, typing, prizes, etc.
Consider a registration fee.
If you decide to charge participants a registration fee to attend, consider the costs of planning the entire conference and then determine what the fee will cover (which should be shared with participants) such as meals, materials, facility rental, etc. Be reasonable. Ask yourself what the average student or student organization could comfortably pay to attend this conference.

Find the Best Facilities

When choosing a location, ask yourself: Can people get there easily from campus? Is there ample parking? Is it accessible to people with disabilities? Will an interpreter be needed?
Find out what other things are happening within the building that might distract from the conference.
Are there fees involved for using the facilities and do they include tables, chairs, overheads, screens, etc.?
Is there a place for a central headquarters for registration, information tables, a message board, etc.?
Will you need special phones hooked up? Can this be accommodated? Do you have specific power requirements for computers, equipment?
Are there restrictions regarding food service? Do you have to use the building's services or can you use outside catering?

Program Planning

Topics
Choosing the topics for your session/workshop is a challenge. Brainstorm possible session topics and titles (depending on perceived participant needs). Prioritize to determine which topics would be better received and well attended.
Decide how you would like each session to be formatted, then determine how many sessions you have time to offer. HINT: Remember to consider how many participants you can reasonably expect to attend the conference.
Most successful conference planners limit themselves to no more than three sessions and one keynote per day. HINT: You can offer more than one topic per time period and you can offer the same session/workshop at different times.
Scheduling
The placement of each session is very important. First, choose those topics that can be offered more than once. Then decide if it is better to place the most popular session early to draw people in and risk latecomers or sleepyheads or place them later in more prime time slots.
Be sure to allow sufficient time for each session. It is very difficult to adequately present a session in less than one hour.
Allow for a ten to fifteen minute break between sessions to allow for running over and time to get from place to place.
Facilitators
Once you have a proposed program agenda, you need to identify facilitators. Brainstorm a list of possible professionals you know. HINT: Include University departments and local businesses. You can approach these places for names of specific people to talk to.
Approach the facilitators as you would potential co-sponsors. Be prepared to explain why you chose them and what information or facts you want them to address in their session. Do not set too many limitations and allow them to plan the session; "freedom" of expression.
It is best to give the facilitator a brief description of the session. Ask them if it sounds like a good description, is the wording appropriate, etc. Tell them who their audience will be and give them an idea of the type of participants you are expecting.
Be sure to confirm their participation in writing. Provide the facilitator with a conference packet; any publicity, etc. (Also, don't forget to send a thank you letter after the conference).
Publicity

Both timing and quality are of the essence. When doing a time line be sure to provide adequate time for design, layout, changes and printing. A good four to six weeks is usually adequate.
For a regional conference you might prefer to do two mailings: a flyer announcing the conference and information packet complete with registration forms.
Plan to do follow-up phone calling during the last month.
Registration

Consider whether or not there will be on site registration; when the deadline for cancellations is; will there be full or partial refunds; must each registration form submitted also include a deposit and for how much.
You also need to think about sending confirmation letters to registered participants
Will pre-registration mean just registering for attendance at the conference or will you require people to pre-select their first, second, and third choices for sessions? If this is the case, how will you determine who gets to attend what?
Hospitality

Delegate someone to be in charge of each session and what their specific responsibilities will be, i.e., room set-up, paper, blackboard, markers, name tags, introductions, etc. Having refreshments or water available for facilitators is a nice touch.
If presenters are coming in from out of town, make arrangements for someone to meet them at the airport or train station.
Large, visible and clearly legible signs should be posted throughout the conference site to help with traffic and alleviate confusion.
Housing and Transportation

Make sure to arrange for accommodations for all registered out of town participants. Students do not usually mind staying in other students' rooms. Finding housing for staff, facilitators and advisors may be more difficult; try hotels.
Remember to mail out maps so that people know how to get to the conference and don't forget to arrange for University parking permits.
Evaluations

Conference participants and facilitators should be given the opportunity to evaluate their experience; this information can be very helpful for future planners and provide valuable feedback to facilitators about the effectiveness of their presentations.
There can be up to four kinds of evaluations forms developed: participant's evaluation of sessions, facilitator's evaluation of the conference as a whole, participant's evaluation of the conference as a whole, conference planning team evaluation of the program as a whole.
Utilize questions on a liker scale (1-5) rating and ask open ended questions to receive as much feedback as possible.
One of the most useful evaluations will be your post-conference committee meeting. Include final budget figures, completed evaluations and your own thoughts on what went well and what could have been better. Document all of this, plus time lines, sample correspondence, etc., so that your successors won't have to re-invent the wheel.
Try to have access to a computer. This can help tremendously with registration, evaluations and other on-site information.
Send thank you letters to everyone and copies to supervisor

Kết quả (Việt) 1:

Lập kế hoạch một hội nghị thực sự không phải là phức tạp như nó có thể xuất hiện. Nếu bạn có kế hoạch để lưu trữ một hội nghị, tiếp cận công việc này như bạn sẽ bất kỳ chương trình lớn với quy hoạch cẩn thận và tổ chức thích hợp. Thông tin này được thiết kế để giúp bạn với quá trình này - từ việc xác định những người đối tượng của bạn là, để chọn một chủ đề, thực hiện tất cả sắp xếp và cuối cùng đánh giá sự thành công của hội nghị từ những người tham gia và người trình bày quan điểm của xem. Xác định một đối tượngNói chung, tổ chức sinh viên phối hợp một khuôn viên rộng hội nghị hoặc hội nghị khu vực. Quyết định nếu hội nghị là mở cửa cho các thành viên chỉ, thành viên và khách, sĩ quan chỉ, cố vấn hoặc học sinh toàn bộ cơ thể. Khi xác định đối tượng của bạn, hãy xem xét những gì loại của vấn đề, chủ đề và chương trình sẽ quan tâm đến họ. Đây cũng là thời gian thích nghi để thiết lập một ước tính của tham dự hội nghị.Chọn một ngày thích hợpKiểm tra với các tổ chức sinh viên và các đại học sở liên quan đến sự kiện truyền thống được dự định nghĩa là: Homecoming, tuyển dụng Fraternity/Sorority, sự kiện đại học lớn, vv. Bạn cũng có thể kiểm tra với ASUO cho thông tin về những gì kế hoạch.Tránh ngày lên lịch trong thể thao sự kiện, chẳng hạn như trò chơi bóng đá và bóng đá đi đầu tiên thứ bảy (nhiều sinh viên rời khỏi cơ sở những cuối tuần).Có là linh hoạt rất nhiều hơn thuật ngữ mùa đông, nhưng được nhận thức của mùa đông break, giữa điều khoản và trận chung kết. Ngoài ra, cho bất kỳ hội nghị dự kiến trong những tháng mùa đông, chuẩn bị một kế hoạch thay thế trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt.Check the calendar for major religious events and other holidays.Choosing a ThemeAlthough it is preferred, it is not necessary to have a conference theme. Is there a common theme running throughout the conference? Can you come up with a catchy title/logo to go with it? When applicable, consider past themes if continuity and recognition is desired.If you can't decide on a theme right away, use your creative energies for more important things such as session titles and special activities.When you do come up with a theme, include it on all written materials. Hint: the way a theme is carried out is more important than the actual theme itself.Gathering Financial SupportForming a Budget Make a detailed budget and keep your ledgers current.Indicate donated items and estimated cost from the donor. All items need to be recorded as actual costs of putting on the conference.Indicate any anticipated revenue and projected revenue.Determine if you need co-sponsors.Any person or group associated with your conference will reflect on the conference and your organization.You can request a simple money donation or materials and services (such as paper, copying, pens, name tags, etc.).Determine what the co-sponsor will receive in return. Many companies are interested in name recognition with student leaders and student groups. Give them ideas of how their name will be visible during the conference.Acknowledging sponsors and donors in the conference program is very important. Consider inviting sponsors to parts of the program.Donations Brainstorm all the possible materials and services you need in order to put on a successful conference. This will help you get organized, give you an idea of costs to include in your budget and help you figure out who to approach for donations. There are many items that can be donated - copying, telephone usage, paper, office supplies, name tags, pencils or pens, typing, prizes, etc.Consider a registration fee. If you decide to charge participants a registration fee to attend, consider the costs of planning the entire conference and then determine what the fee will cover (which should be shared with participants) such as meals, materials, facility rental, etc. Be reasonable. Ask yourself what the average student or student organization could comfortably pay to attend this conference.Find the Best FacilitiesWhen choosing a location, ask yourself: Can people get there easily from campus? Is there ample parking? Is it accessible to people with disabilities? Will an interpreter be needed?Find out what other things are happening within the building that might distract from the conference.Are there fees involved for using the facilities and do they include tables, chairs, overheads, screens, etc.?Is there a place for a central headquarters for registration, information tables, a message board, etc.?Will you need special phones hooked up? Can this be accommodated? Do you have specific power requirements for computers, equipment?Are there restrictions regarding food service? Do you have to use the building's services or can you use outside catering?Program PlanningTopics Choosing the topics for your session/workshop is a challenge. Brainstorm possible session topics and titles (depending on perceived participant needs). Prioritize to determine which topics would be better received and well attended.Decide how you would like each session to be formatted, then determine how many sessions you have time to offer. HINT: Remember to consider how many participants you can reasonably expect to attend the conference.Most successful conference planners limit themselves to no more than three sessions and one keynote per day. HINT: You can offer more than one topic per time period and you can offer the same session/workshop at different times.SchedulingThe placement of each session is very important. First, choose those topics that can be offered more than once. Then decide if it is better to place the most popular session early to draw people in and risk latecomers or sleepyheads or place them later in more prime time slots.Be sure to allow sufficient time for each session. It is very difficult to adequately present a session in less than one hour.Allow for a ten to fifteen minute break between sessions to allow for running over and time to get from place to place.Facilitators Once you have a proposed program agenda, you need to identify facilitators. Brainstorm a list of possible professionals you know. HINT: Include University departments and local businesses. You can approach these places for names of specific people to talk to.Approach the facilitators as you would potential co-sponsors. Be prepared to explain why you chose them and what information or facts you want them to address in their session. Do not set too many limitations and allow them to plan the session; "freedom" of expression.It is best to give the facilitator a brief description of the session. Ask them if it sounds like a good description, is the wording appropriate, etc. Tell them who their audience will be and give them an idea of the type of participants you are expecting.Be sure to confirm their participation in writing. Provide the facilitator with a conference packet; any publicity, etc. (Also, don't forget to send a thank you letter after the conference).PublicityBoth timing and quality are of the essence. When doing a time line be sure to provide adequate time for design, layout, changes and printing. A good four to six weeks is usually adequate.For a regional conference you might prefer to do two mailings: a flyer announcing the conference and information packet complete with registration forms.Plan to do follow-up phone calling during the last month.Registration
Consider whether or not there will be on site registration; when the deadline for cancellations is; will there be full or partial refunds; must each registration form submitted also include a deposit and for how much.
You also need to think about sending confirmation letters to registered participants
Will pre-registration mean just registering for attendance at the conference or will you require people to pre-select their first, second, and third choices for sessions? If this is the case, how will you determine who gets to attend what?
Hospitality

Delegate someone to be in charge of each session and what their specific responsibilities will be, i.e., room set-up, paper, blackboard, markers, name tags, introductions, etc. Having refreshments or water available for facilitators is a nice touch.
If presenters are coming in from out of town, make arrangements for someone to meet them at the airport or train station.
Large, visible and clearly legible signs should be posted throughout the conference site to help with traffic and alleviate confusion.
Housing and Transportation

Make sure to arrange for accommodations for all registered out of town participants. Students do not usually mind staying in other students' rooms. Finding housing for staff, facilitators and advisors may be more difficult; try hotels.
Remember to mail out maps so that people know how to get to the conference and don't forget to arrange for University parking permits.
Evaluations

Conference participants and facilitators should be given the opportunity to evaluate their experience; this information can be very helpful for future planners and provide valuable feedback to facilitators about the effectiveness of their presentations.
There can be up to four kinds of evaluations forms developed: participant's evaluation of sessions, facilitator's evaluation of the conference as a whole, participant's evaluation of the conference as a whole, conference planning team evaluation of the program as a whole.
Utilize questions on a liker scale (1-5) rating and ask open ended questions to receive as much feedback as possible.
One of the most useful evaluations will be your post-conference committee meeting. Include final budget figures, completed evaluations and your own thoughts on what went well and what could have been better. Document all of this, plus time lines, sample correspondence, etc., so that your successors won't have to re-invent the wheel.
Try to have access to a computer. This can help tremendously with registration, evaluations and other on-site information.
Send thank you letters to everyone and copies to supervisor

Kết quả (Việt) 2:

Lập kế hoạch một cuộc họp thực sự là không phức tạp như nó có thể xuất hiện. Nếu bạn có kế hoạch để tổ chức một hội nghị, tiếp cận công việc này là bạn sẽ bất kỳ chương trình lớn với kế hoạch cẩn thận và tổ chức thích hợp. Thông tin này được thiết kế để giúp bạn trong quá trình này - từ việc xác định ai là đối tượng của bạn là, để chọn một chủ đề, làm cho tất cả các thỏa thuận và cuối cùng là đánh giá sự thành công của hội nghị từ cả những người tham gia và diễn giả 'quan điểm. Xác định một đối tượng chung , tổ chức sinh viên phối hợp hoặc là một hội nghị rộng khuôn viên trường hoặc một hội nghị khu vực. Quyết định nếu hội nghị mở cửa để chỉ các thành viên, các thành viên và khách mời, các sĩ quan chỉ, cố vấn hay toàn bộ cơ thể của học sinh. Khi xác định đối tượng của bạn, hãy xem xét những loại vấn đề, ​​chủ đề và các chương trình sẽ được quan tâm đến họ. Đây cũng là thời điểm thuận lợi để thiết lập một ước tính của tham dự hội nghị. Chọn một ngày thích hợp Kiểm tra với các tổ chức khác của sinh viên và các phòng ban Đại học về các sự kiện truyền thống được lên kế hoạch tức là: Homecoming, Fraternity / Sorority Tuyển dụng, sự kiện trường đại học lớn, vv Bạn cũng có thể kiểm tra với ASUO để biết thông tin về những gì đang lên kế hoạch. Tránh ngày theo lịch trình trong các sự kiện thể thao, chẳng hạn như các trò chơi bóng đá và bóng đá đi đầu tiên hôm thứ Bảy (nhiều học sinh rời khỏi trường những ngày cuối tuần). Có rất nhiều hạn linh hoạt đông, nhưng chú ý nghỉ đông, giữa các điều khoản và trận chung kết. Ngoài ra, đối với bất kỳ hội nghị dự kiến trong những tháng mùa đông, chuẩn bị một kế hoạch thay thế trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt. Kiểm tra lịch cho các sự kiện tôn giáo lớn và các ngày lễ khác. Chọn một Theme Mặc dù nó được ưa thích, nó không phải là cần thiết để có một chủ đề hội nghị. Có một chủ đề hoạt động phổ biến trong suốt hội nghị? Bạn có thể đến với một tiêu đề hấp dẫn / logo để đi với nó? Khi áp dụng, xem xét qua các chủ đề, nếu liên tục và nhận được mong muốn. Nếu bạn không thể quyết định một chủ đề ngay lập tức, sử dụng nguồn năng lượng sáng tạo của bạn cho những thứ quan trọng hơn như tiêu đề phiên họp và các hoạt động đặc biệt. Khi bạn đi lên với một chủ đề, bao gồm nó trên tất cả các tài liệu văn bản. Gợi ý:. Cách một chủ đề được thực hiện là quan trọng hơn các chủ đề thực tế bản thân Gathering Hỗ trợ tài chính Hình thành một ngân sách . Thực hiện một ngân sách chi tiết và giữ sổ sách hiện tại của bạn chỉ ra tặng vật phẩm và chi phí ước tính từ các nhà tài trợ. Tất cả các hạng mục cần phải được ghi nhận là chi phí thực tế của việc đưa vào các hội nghị. Chỉ ra bất kỳ doanh thu dự kiến và dự kiến doanh thu. Xác định xem bạn cần đồng tài trợ. Bất kỳ người hoặc một nhóm liên quan đến hội nghị của bạn sẽ phản ánh về các hội nghị và tổ chức của bạn. Bạn có thể yêu cầu quyên góp tiền đơn giản hoặc các vật liệu và dịch vụ (như giấy, sao chép, bút, thẻ tên, vv). Xác định những gì các nhà đồng tài trợ sẽ nhận được trong trở lại. Nhiều công ty quan tâm đến việc nhận biết tên với lãnh đạo sinh viên và sinh viên. Cung cấp cho họ những ý tưởng về cách thức tên của họ sẽ được nhìn thấy trong hội nghị. Nhận thức được các nhà tài trợ và các nhà tài trợ trong chương trình hội nghị là rất quan trọng. Xem xét việc mời các nhà tài trợ cho các bộ phận của chương trình. Tài trợ Brainstorm tất cả các vật liệu và dịch vụ mà bạn cần để đưa vào một hội nghị thành công tốt. Điều này sẽ giúp bạn có được tổ chức, cung cấp cho bạn một ý tưởng về chi phí bao gồm trong ngân sách của bạn và giúp bạn tìm ra người để tiếp cận đối với khoản đóng góp. Có nhiều mặt hàng có thể hiến tặng - sao chép, sử dụng điện thoại, giấy, vật tư văn phòng, thẻ tên, bút chì hoặc bút, đánh máy, các giải thưởng, vv . Hãy xem xét một khoản phí đăng ký Nếu bạn quyết định tham gia tính một khoản phí đăng ký tham dự, xem xét các chi phí của kế hoạch toàn bộ hội nghị và sau đó xác định những mức phí sẽ bao gồm (mà phải được chia sẻ với người tham gia) như các bữa ăn, vật liệu, cho thuê cơ sở, vv Hãy hợp lý. Hãy tự hỏi mình những gì các học sinh trung bình hoặc tổ chức sinh viên có thể thoải mái trả tiền để tham dự hội nghị này. Tìm các thiết bị tốt nhất khi lựa chọn địa điểm, hãy tự hỏi: Mọi người có thể đạt được điều đó một cách dễ dàng từ trường? Có bãi đậu xe rộng rãi? Có thể truy cập cho người khuyết tật? Một thông dịch viên sẽ được cần thiết? Tìm ra những gì những thứ khác đang xảy ra bên trong tòa nhà mà có thể đánh lạc hướng khỏi hội nghị. Có lệ phí liên quan đến việc sử dụng các phương tiện và làm chúng bao gồm bàn, ghế, máy chiếu, màn hình, vv? Có một nơi cho một trụ sở trung tâm đăng ký, bảng thông tin, một bảng thông báo, vv? Liệu bạn có cần điện thoại đặc biệt nối? Điều này có thể được cung cấp? Bạn có yêu cầu năng lượng cụ thể cho các máy tính, thiết bị? Có giới hạn về dịch vụ thực phẩm? Bạn phải sử dụng dịch vụ của tòa nhà hoặc bạn có thể sử dụng bên ngoài phục vụ? Kế hoạch Chương trình chủ đề Chọn chủ đề cho phiên của bạn / hội thảo là một thách thức. Động não chủ đề phiên có thể và chức danh (tùy thuộc vào nhu cầu của người tham gia nhìn nhận). Ưu tiên để xác định các chủ đề sẽ được nhận được tốt hơn và cũng tham dự. Quyết định cách bạn muốn mỗi phiên phải được định dạng, sau đó xác định có bao nhiêu phiên bạn có thời gian để cung cấp. GỢI Ý:. Hãy nhớ xem xét có bao nhiêu người tham gia, bạn có thể mong đợi một cách hợp lý để tham dự hội nghị các nhà hoạch định hội nghị thành công Hầu hết giới hạn bản thân để không quá ba buổi và một phát biểu quan trọng mỗi ngày. GỢI Ý:. Bạn có thể cung cấp nhiều hơn một chủ đề trong một thời điểm và bạn có thể cung cấp cùng một phiên / hội thảo tại thời điểm khác nhau Lập kế hoạch Các vị trí của mỗi phiên là rất quan trọng. Đầu tiên, hãy chọn những chủ đề mà có thể được cung cấp nhiều hơn một lần. Sau đó, quyết định nếu nó là tốt hơn để đặt các phiên phổ biến nhất sớm để thu hút mọi người trong những người đến muộn và nguy cơ hoặc sleepyheads hoặc đặt chúng sau này trong các khe thời gian nhiều hơn chính. Hãy chắc chắn để cho phép đủ thời gian cho mỗi phiên. Nó là rất khó khăn để trình bày đầy đủ một phiên trong ít hơn một giờ. Cho phép cho một mười đến mười lăm phút nghỉ giữa phiên để cho phép chạy qua và thời gian để có được từ nơi này đến nơi khác. bộ hỗ trợ khi bạn có một chương trình nghị sự đề xuất chương trình, bạn cần để xác định hỗ. Liệt kê một danh sách các chuyên gia có thể bạn biết. GỢI Ý: Bao gồm các phòng ban Đại học và các doanh nghiệp địa phương. Bạn có thể tiếp cận các địa điểm cho tên của những người cụ thể để nói chuyện. Hãy tiếp cận các hỗ trợ viên như bạn sẽ đồng tài trợ tiềm năng. Hãy chuẩn bị để giải thích lý do tại sao bạn chọn chúng và những thông tin hay sự kiện mà bạn muốn họ để giải quyết trong phiên họp của họ. Không đặt quá nhiều hạn chế, cho phép họ để lên kế hoạch kỳ họp; "Tự do" của biểu thức. Nó là tốt nhất để cung cấp cho người điều một mô tả ngắn gọn của phiên. Yêu cầu họ nếu nó có vẻ giống như một mô tả tốt, là từ ngữ thích hợp, vv Nói với họ ai là đối tượng của họ sẽ được và cung cấp cho họ một ý tưởng của các loại của người tham gia bạn đang mong đợi. Hãy chắc chắn để xác nhận sự tham gia của họ trong văn bản. Cung cấp các hỗ trợ viên với một gói hội nghị; bất kỳ công khai, vv (Ngoài ra, đừng quên gửi lời cảm ơn lá thư sau khi hội nghị). Công khai Cả thời gian và chất lượng là điều cốt yếu. Khi làm một dòng thời gian hãy chắc chắn để cung cấp đủ thời gian để thiết kế, bố trí, thay đổi và in ấn. A good 4-6 tuần thường là đủ. Đối với một hội nghị khu vực bạn có thể thích làm hai thư:. một tờ thông báo các gói hội nghị và thông tin đầy đủ với hình thức đăng ký kế hoạch để làm theo-up gọi điện thoại trong suốt tháng qua. Đăng ký Hãy xem xét có hay không sẽ có trên trang web đăng ký; khi hết thời hạn hủy là; sẽ có thể hoàn toàn hoặc một phần; phải mỗi hình thức đăng ký cũng trình bao gồm một khoản tiền gửi và cho bao nhiêu. Bạn cũng cần phải suy nghĩ về việc gửi thư xác nhận đến đăng ký tham gia trước khi đăng ký sẽ có nghĩa là chỉ đăng ký tham dự các hội nghị hoặc bạn sẽ yêu cầu mọi người trước khi chọn đầu tiên của họ, thứ hai, thứ ba và sự lựa chọn cho các buổi? Nếu đây là trường hợp, làm thế nào bạn sẽ xác định những người được tham dự những gì? Hospitality Delegate một người làm phụ trách mỗi phiên và những trách nhiệm cụ thể của họ sẽ được, tức là, phòng thiết lập, thẻ giấy, bảng đen, bút đánh dấu, tên, giới thiệu, vv Có giải khát hoặc nước có sẵn cho các trưởng là một liên lạc tốt đẹp. Nếu diễn giả đang đến từ ngoài thành phố, sắp xếp cho một người nào đó để gặp họ tại sân bay hoặc nhà ga xe lửa. lớn, có thể nhìn thấy rõ ràng và có dấu hiệu rõ ràng nên được đăng trong trang web này hội nghị để giúp đỡ với giao thông và làm giảm bớt sự nhầm lẫn. Nhà ở và giao thông vận tải Hãy chắc chắn để thu xếp nhà ở cho tất cả các thành viên tham gia ra khỏi thị trấn. Học sinh thường không bận tâm ở trong phòng học sinh khác. Tìm nhà ở cho cán bộ, hỗ trợ và cố vấn có thể khó khăn hơn; thử khách sạn. Nhớ gửi ra bản đồ để mọi người biết làm thế nào để có được các hội nghị và không quên để sắp xếp cho Đại học giấy phép đậu xe. Những đánh giá người tham gia hội nghị và hỗ nên được trao cơ hội để đánh giá kinh nghiệm của họ; thông tin này có thể rất hữu ích cho các nhà hoạch định tương lai và cung cấp thông tin phản hồi có giá trị để hỗ về hiệu quả của các bài thuyết trình của mình. Có thể có đến bốn loại đánh giá các hình thức phát triển: Đánh giá của người tham gia các phiên họp, đánh giá facilitator của hội nghị như một toàn thể, đánh giá của người tham gia của hội nghị như một toàn thể, lập kế hoạch hội nghị nhóm đánh giá của chương trình như một toàn thể. Sử dụng những câu hỏi trên một quy mô liker (1-5) Đánh giá và hỏi những câu hỏi mở để nhận được nhiều phản hồi nhất có thể. Một trong những đánh giá hữu ích nhất sẽ có cuộc họp ủy ban sau hội nghị của bạn. Bao gồm số liệu ngân sách cuối cùng, đánh giá hoàn thành và suy nghĩ của bạn về những gì đã diễn ra tốt và những gì có thể được tốt hơn. Tài liệu tất cả điều này, cộng với thời gian dòng, mẫu thư, vv, để thừa kế của bạn sẽ không phải phát minh lại bánh xe. Hãy thử để có quyền truy cập vào một máy tính. Điều này có thể giúp đỡ rất nhiều với đăng ký, đánh giá và các thông tin khác trên trang web. Gửi thư cảm ơn đến tất cả mọi người và bản sao cho giám thị