The Company will reserve the basic

The Company will reserve the basic standard of room for employees.

 If the employee stays in a class of hotel lower than his/her entitlement, he/she

cannot claim for the difference in hotel rates.

 Employees may stay in a higher class of accommodation, subject to approval

by the Department Head (at least General Manager level), if he/she is

accompanying clients, investors, bankers and/or government officials who are

staying in the same hotel of higher class.

 If the employee has made personal arrangements for accommodation (eg. stay

in his/her own house, or a friend/relative’s house), he/she cannot claim for any

accommodation costs from the Company.

b) No-show

 Employees are required to inform the department’s appointed travel

administrator to cancel the room reservation if they know they will be a no-
show. If it is after office hours, the employee is responsible to liaise with the

hotel directly to make the cancellation.

 The employee should record the cancellation reference number, full name of

hotel staff he/she corresponded with, and the date and time of the

correspondence.

 If the cancellation is not made in time to avoid cancellation or no-show charges,

and it is found to have been possible for the employee to cancel the

reservations in a timely fashion thereby avoiding the charges, the employee will

bear the charges.

c) Room Charges

 Employees are required to pay for accommodation costs first, and claim for the

expenses with supporting receipt(s).

 Mini-bar, on-demand movies and other miscellaneous expenses are

considered personal expenses.

Approved by: Corporate HR Effective Date: 25 March 2014 Page: 4 of 7

INTERNAL – V1

STAFF HANDBOOK

Handbook Code: IWC_VN_HB_R0_Section 9 Revision Date: 25 March 2014

Title: Business Travel

9.1.4 Travel Documents

 The employee must ensure his/her passport has at least 6 months’ validity for the

 The employee is responsible for bearing all passport-related fees, including

 The employee must apply for any necessary visas prior to the business travel.

duration of the overseas business travel to avoid possible rejection at immigration.

application, replacement and renewal.

He/she may approach the department’s appointed travel administrator for

assistance.

9.1.5 Business Travel Allowance

 All employees are eligible to claim for incidental out-of-pocket expenses incurred

while on business travel.

 All employees internal rank Senior Manager & below can claim for daily travel

allowance. This allowance is for the purpose of covering meals, drinks between

meals, personal calls, tips, laundry and other personal expenses and will be auto-
computed based on the travel itinerary in the Travel Expense when the employee

submits his/her travel claim.

 The daily travel allowance for each full day spent overseas is as follows:

Kết quả (Việt) 1:

Công ty sẽ dự trữ các tiêu chuẩn cơ bản của phòng cho nhân viên. Nếu nhân viên được trong một lớp học của khách sạn thấp hơn quyền lợi được anh/cô ấy, anh/cô ấy không thể yêu cầu bồi thường cho sự khác biệt trong tỷ lệ khách sạn. nhân viên có thể ở lại trong một lớp học cao hơn của nhà ở, phải được chấp thuận bởi đứng đầu bộ phận (tối thiểu tổng giám đốc cấp), nếu anh/cô ấy là đi kèm với khách hàng, nhà đầu tư, ngân hàng và/hoặc quan chức chính phủ là ai lưu trú tại khách sạn cùng một lớp cao hơn.  Nếu nhân viên đã làm cho cá nhân sắp xếp nơi ăn nghỉ (ví dụ như. ở khách sạn trong anh/cô ấy nhà riêng, hoặc một người bạn/tương nhà), anh/cô ấy không thể yêu cầu bồi thường cho bất kỳ chi phí ăn ở từ công ty.b) không hiển thị nhân viên phải thông báo cho du lịch được bổ nhiệm của bộ phận người quản trị để hủy bỏ Đặt phòng nếu họ biết họ sẽ là một số-Hiển thị. Nếu đây là sau giờ làm việc, các nhân viên có trách nhiệm để giữ liên lạc với các khách sạn trực tiếp để làm cho việc hủy bỏ. nhân viên nên ghi lại số hủy bỏ tham chiếu, tên đầy đủ của nhân viên khách sạn ông/bà trao đổi thư từ với, và ngày và giờ của các thư từ.  Nếu việc hủy bỏ không được thực hiện trong thời gian để tránh chi phí hủy bỏ hoặc vắng mặt, và nó được tìm thấy để có được có thể cho nhân viên để hủy bỏ các Đặt một cách kịp thời, do đó tránh những chi phí, nhân viên sẽ chịu những chi phí. c) phòng phí nhân viên được yêu cầu phải trả tiền cho chi phí ăn ở đầu tiên, và yêu cầu bồi thường cho các chi phí với hỗ trợ receipt(s).  mini-Bar, bộ phim trên yêu cầu và khác chi phí linh tinh được coi là chi phí cá nhân.Được chấp thuận bởi: công ty nhân sự hiệu quả ngày: 25 Tháng ba 2014 trang: 4 của 7NỘI BỘ-V1NHÂN VIÊN PHỤC VỤ SỔ TAY Sổ tay mã: IWC_VN_HB_R0_Section 9 sửa đổi ngày: 25 Tháng ba năm 2014Tiêu đề: Kinh doanh du lịch9.1.4 giấy tờ Các nhân viên phải đảm bảo hộ chiếu của ông/bà có ít nhất 6 tháng hiệu lực cho các  nhân viên chịu trách nhiệm về mang hộ chiếu liên quan đến mọi chi phí, bao gồm cả  Các nhân viên phải áp dụng cho bất kỳ thị thực cần thiết trước khi kinh doanh du lịch. thời gian đi du lịch ở nước ngoài kinh doanh để tránh có thể từ chối lúc nhập cư.ứng dụng, thay thế và đổi mới.Anh/cô ấy có thể tiếp cận quản trị bổ nhiệm du lịch của bộ phận hỗ trợ. 9.1.5 kinh doanh du lịch phụ cấp Tất cả nhân viên có đủ điều kiện để yêu cầu bồi thường cho ngẫu nhiên chi phí out-of-pocket phát sinh trong khi đi du lịch kinh doanh. Tất cả nhân viên nội bộ xếp hạng cao cấp quản lý & dưới đây có thể yêu cầu cho du lịch hàng ngày phụ cấp. Trợ cấp này là nhằm mục đích bao gồm bữa ăn, đồ uống giữa Bữa ăn, cuộc gọi cá nhân, Mẹo, Giặt là và những chi phí cá nhân khác và sẽ là tự động-tính toán dựa trên hành trình đi du lịch trong chi phí đi du lịch khi nhân viên nộp yêu cầu bồi thường du lịch anh/cô ấy.  trợ cấp du lịch hàng ngày cho mỗi ngày đầy đủ chi tiêu ở nước ngoài là như sau: