All documentation moves from one le

All documentation moves from one level to the next in a descending order. If the system is properly structured, changes at one level will seldom affect the level above it, but may affect those below.

Policy

The first tier of documentation is the policy manual. This is the document that defines what will be done and why. A quality policy manual should be written so it is clear, precise and practical, and easy to understand. The why can be stated just once as a quality policy statement. This statement should be a short, simple definition of the organization’s quality intentions. For example:

Quality is the responsibility of each Tempest employee. We pledge to continuously provide products and services that meet or exceed customer expectations.

TEMPEST INC., ST. LOUIS, MO.

The remainder of the policy manual addresses that will be done to comply with the standard being used. Another way looking at the policy manual is to think of it as the commandments of the system. Each element of the standard is addressed individually and usually requires one page of less.

Procedures

The second tier of documentation is quality procedures. These procedures describe the methods that will be used to implement and perform the stated policies. The procedures define who should perform the specific tasks, when the task should be done, and where the documentation will be made showing that task was performed.

They indicate the strategies that will be used to ensure the quality of the system. Procedures are more detailed than policies; whoever, they, too, should be written in a manner that will allow for easy understanding. It should be noted that procedures are not required for all elements. Many organizations combine the policy and procedures into one document. A procedure is needed if its absence would adversely affect the activity.

Work Instructions

Work instructions are usually department, machine, task, or product oriented an spell how a job will be done. The instructions are the most detailed of the documentation hierarchy. A work instruction may be in the form of a detailed drawing, recipe, routing sheet, specific job function ( for example, turn nut four turns clockwise), photograph, video, or simply a sample for comparison or conformity.

The writing of work instruction is best carried out by the employee who performs the task. This person knows the process and problems encountered in that process. However, a documentation specialist may needed to do actually writing. This method also creates a pride of ownership in the document, making it more likely to be carried out. Additionally, employee participation helps to ensure that future improvements will be suggested. Not every task requires a work instruction. For example, you don’t need to tell a computer specialist to turn on the PC.

Records

Records are a way of documenting that the policies, procedures, and work instructions have been followed. Records may be forms that are filled out, a stamp of approval on a product, or a signature and date on some type of document, such as routing sheet. Records are used to provide traceability of actions taken on a specific product or batch of products. They provide data for corrective actions and a way of recalling products, if necessary.

Kết quả (Việt) 1:

Tất cả tài liệu di chuyển từ một mức độ kế tiếp theo một thứ tự giảm dần. Nếu hệ thống là đúng cấu trúc, thay đổi ở một mức độ hiếm khi sẽ ảnh hưởng đến cấp trên nó, nhưng có thể ảnh hưởng đến những người dưới đây.Chính sáchTầng đầu tiên của tài liệu hướng dẫn là hướng dẫn sử dụng chính sách. Đây là tài liệu xác định những gì sẽ được thực hiện và tại sao. Một hướng dẫn sử dụng chính sách chất lượng nên được viết vì vậy nó là rõ ràng, chính xác và thực tế, và dễ hiểu. Lý do tại sao có thể được tuyên bố chỉ một lần như một tuyên bố chính sách chất lượng. Tuyên bố này nên là một định nghĩa ngắn, đơn giản của ý định chất lượng của tổ chức. Ví dụ:Chất lượng là trách nhiệm của mỗi nhân viên Tempest. Chúng tôi cam kết liên tục cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng.TEMPEST INC, ST. LOUIS, MOPhần còn lại của địa chỉ thủ công chính sách sẽ được thực hiện để tuân thủ các tiêu chuẩn được sử dụng. Một cách nhìn vào hướng dẫn sử dụng chính sách là để suy nghĩ của nó như là các điều răn của hệ thống. Mỗi yếu tố của các tiêu chuẩn địa chỉ cá nhân và thường đòi hỏi một trang của ít hơn.Thủ tụcTầng thứ hai của tài liệu là thủ tục chất lượng. Các thủ tục này mô tả các phương pháp mà sẽ được sử dụng để thực hiện và thực hiện các chính sách đã nêu. Các thủ tục xác định người nên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, khi nhiệm vụ nên được thực hiện, và nơi mà các tài liệu sẽ được thực hiện đang hiển thị tác vụ đó được thực hiện.Họ chỉ ra những chiến lược mà sẽ được dùng để đảm bảo chất lượng của hệ thống. Thủ tục được chi tiết hơn so với chính sách; bất cứ ai, chúng, quá, nên được viết bằng một cách mà sẽ cho phép dễ dàng hiểu biết. Cần lưu ý rằng thủ tục không được yêu cầu cho tất cả các yếu tố. Nhiều tổ chức kết hợp các chính sách và thủ tục vào một tài liệu. Một thủ tục là cần thiết nếu vắng mặt của nó sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động.Làm việc hướng dẫnHướng dẫn công việc thường là sở, máy tính, nhiệm vụ, hoặc sản phẩm theo định hướng một chính tả như thế nào một công việc sẽ được thực hiện. Các hướng dẫn là chi tiết nhất của hệ thống phân cấp tài liệu hướng dẫn. Một hướng dẫn công việc có thể trong các hình thức của một bản vẽ chi tiết, công thức, bảng định tuyến, chức năng công việc cụ thể (ví dụ, biến hạt bốn lần lượt chiều kim đồng hồ), bức ảnh, video, hoặc chỉ đơn giản là một mẫu cho so sánh hoặc sự phù hợp.Các văn bản của công việc giảng dạy tốt nhất thực hiện bởi nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Người này biết quá trình và các vấn đề gặp phải trong quá trình đó. Tuy nhiên, một chuyên gia tài liệu có thể cần thiết để làm thực sự viết. Phương pháp này cũng tạo ra một niềm tự hào của quyền sở hữu trong tài liệu này, làm cho nó nhiều khả năng được thực hiện. Ngoài ra, nhân viên tham gia giúp đảm bảo rằng những cải tiến trong tương lai sẽ được đề xuất. Không phải tất cả công việc đòi hỏi một chỉ dẫn công việc. Ví dụ, bạn không cần phải nói với một chuyên gia máy tính để chuyển trên máy PC.Hồ sơHồ sơ là một cách để ghi lại rằng các chính sách, thủ tục, và công việc hướng dẫn đã được theo sau. Hồ sơ có thể là các hình thức được đầy ra, một con dấu của phê duyệt trên một sản phẩm, hoặc một chữ ký và ngày trên một số loại tài liệu, chẳng hạn như bảng định tuyến. Hồ sơ được sử dụng để cung cấp truy tìm nguồn gốc của hành động thực hiện trên một sản phẩm cụ thể hoặc hàng loạt sản phẩm. Họ cung cấp dữ liệu cho hành động khắc phục và cách sản phẩm nhớ lại, nếu cần thiết.

Kết quả (Việt) 2:

Tất cả tài liệu di chuyển từ một cấp độ tiếp theo trong một thứ tự giảm dần. Nếu hệ thống có cấu trúc đúng cách, thay đổi ở một mức độ sẽ ít ảnh hưởng đến mức ở trên nó, nhưng có thể ảnh hưởng đến những người dưới đây. Chính sách của tầng đầu tiên của tài liệu này là hướng dẫn chính sách. Đây là tài liệu xác định những gì sẽ được thực hiện và tại sao. Một hướng dẫn chính sách chất lượng phải được viết rất rõ ràng, chính xác và thực tế, và dễ hiểu. Các lý do tại sao có thể nói chỉ một lần như là một tuyên bố chính sách chất lượng. Tuyên bố này phải là một, định nghĩa ngắn đơn giản của ý định chất lượng của tổ chức. Ví dụ: Chất lượng là trách nhiệm của mỗi nhân viên Tempest. Chúng tôi cam kết tiếp tục cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Tempest INC., ST. LOUIS, MO. Phần còn lại của các chính sách nhãn hiệu các địa chỉ đó sẽ được thực hiện để tuân thủ với các tiêu chuẩn đang được sử dụng. Một cách khác để nhìn vào hướng dẫn chính sách là để suy nghĩ về nó như là những điều răn của hệ thống. Mỗi phần tử của tiêu chuẩn được địa chỉ riêng và thường yêu cầu một trang nhỏ. Thủ tục Cấp thứ hai của tài liệu này là thủ tục chất lượng. Những thủ tục mô tả các phương pháp đó sẽ được sử dụng để thực hiện và thực hiện các chính sách đã nêu. Các thủ tục xác định người nên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, khi nhiệm vụ có thể được thực hiện, và nơi mà các tài liệu sẽ được thực hiện cho thấy nhiệm vụ đã được thực hiện. Họ chỉ ra các chiến lược mà sẽ được sử dụng để đảm bảo chất lượng của hệ thống. Các thủ tục chi tiết hơn các chính sách; bất cứ ai, họ cũng cần phải được viết theo một cách mà sẽ cho phép cho dễ hiểu. Cần lưu ý rằng các thủ tục không cần thiết cho tất cả các yếu tố. Nhiều tổ chức kết hợp các chính sách và thủ tục thành một tài liệu. Một thủ tục là cần thiết nếu vắng mặt của nó sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động này. Làm việc dẫn hướng dẫn làm việc thường bộ phận, máy, nhiệm vụ, hoặc sản phẩm theo định hướng một cách chính tả một công việc sẽ được thực hiện. Các hướng dẫn chi tiết nhất của hệ thống phân cấp tài liệu hướng dẫn. Hướng dẫn công tác có thể dưới hình thức của một bản vẽ chi tiết, công thức, bảng định tuyến, chức năng công việc cụ thể (ví dụ, biến hạt bốn lượt chiều kim đồng hồ), hình ảnh, video, hoặc chỉ đơn giản là một mẫu để so sánh hoặc sự phù hợp. Các văn bản về hướng dẫn công việc tốt nhất là thực hiện bởi các nhân viên thực hiện nhiệm vụ. Người này biết quá trình và các vấn đề gặp phải trong quá trình đó. Tuy nhiên, một chuyên gia tài liệu có thể cần thiết để làm thực sự bằng văn bản. Phương pháp này cũng tạo ra một niềm tự hào của quyền sở hữu trong tài liệu, làm cho nó nhiều khả năng sẽ được thực hiện. Ngoài ra, nhân viên tham gia giúp để đảm bảo rằng sự cải thiện trong tương lai sẽ được đề nghị. Không phải mọi công việc đòi hỏi một hướng dẫn công việc. Ví dụ, bạn không cần phải nói với một chuyên gia máy tính để bật máy tính. Hồ sơ ghi là một cách để ghi lại rằng các chính sách, thủ tục và hướng dẫn công việc đã được thực hiện. Hồ sơ có thể có các hình thức được điền, một con dấu chính trên một sản phẩm, hoặc chữ ký và ngày tháng trên một số loại tài liệu, chẳng hạn như tấm tuyến. Hồ sơ được sử dụng để cung cấp truy xuất nguồn gốc của các hành động được thực hiện trên một sản phẩm hoặc hàng loạt các sản phẩm cụ thể. Họ cung cấp dữ liệu cho các hành động khắc phục và một cách để thu hồi sản phẩm, nếu cần thiết.