9.1.4 Travel Documents The employe

9.1.4 Travel Documents

 The employee must ensure his/her passport has at least 6 months’ validity for the

 The employee is responsible for bearing all passport-related fees, including

 The employee must apply for any necessary visas prior to the business travel.

duration of the overseas business travel to avoid possible rejection at immigration.

application, replacement and renewal.

He/she may approach the department’s appointed travel administrator for

assistance.

9.1.5 Business Travel Allowance

 All employees are eligible to claim for incidental out-of-pocket expenses incurred

while on business travel.

 All employees internal rank Senior Manager & below can claim for daily travel

allowance. This allowance is for the purpose of covering meals, drinks between

meals, personal calls, tips, laundry and other personal expenses and will be auto-
computed based on the travel itinerary in the Travel Expense when the employee

submits his/her travel claim.

 The daily travel allowance for each full day spent overseas is as follows:

Destination Daily Travel Allowance

Central except Danang VND 60,000

North Vietnam VND 100,000

South Vietnam VND 100,000

 On the day of arrival and departure, the allowance will be granted as follows:

Day of Departure Allowance Allow

Before 1300hrs

(flight/bus/train

time)

After 1300hrs

(flight/bus/train

time)

 All employees internal rank GM and above are not eligible to claim daily travel

allowance as mentioned above. These employees can claim actual reasonable

expenses with supporting receipt(s) for:

Full day After 1300hrs

Half day Before 1300hrs

Day of Arrival Allowance

ance

(flight/bus/train

time)

(flight/bus/train

time)

Approved by: Corporate HR Effective Date: 25 March 2014 Page: 5 of 7

STAFF HANDBOOK

Handbook Code: IWC_VN_HB_R0_Section 9 Revision Date: 25 March 2014

Title: Business Travel

- Meals

- Laundry (for trip exceeding 3 days)

- Business-related calls

9.1.6 Other Travel Expenses

 The Company will reimburse expenses incurred by employees in the course of

business travel:

 Transport and accommodation expenses should be claimed as part of the Travel

- Transport expenses incurred to and from office/airport/home.

- Hotel accommodation

Expense with supporting receipt(s).

9.1.7 Currency Exchange Rates

 For all overseas business travel claims, the employee must print out the Travel

Expense Report after submission, attach the original receipt(s) and/or referral letter,

and submit them to his/her department’s for processing and verification.

Reimbursement will be via the employee’s bank account.

 Claims in currencies other than VND will be converted using the Company’s in-house

exchange rate and paid in VND.

 The employee may also convert their claims in other currencies (except for daily

travel allowance and winter clothing benefit) to VND using the exchange rate they

obtained from the credit card company (for credit card purchases) or from a licensed

money changer/ bank/ hotel, but the supporting credit card bill(s) and/or exchange

rate receipt(s) must be submitted together with the Travel Expense Report.

9.2 Local Business Travel

 Employees who are required to travel within Danang for purposes of carrying out the

Company’s business will be reimbursed for incidental out-of-pocket expenses

incurred when travelling by taxi, bus or personal vehicle, with advance approval.

 This includes attending Company-approved training/ workshop/ seminar conducted

outside of the employee’s ordinary office location if transport is not provided.

 Travel from home to office or the location where the business is to be carried out or

training/ workshop/ seminar is located

 Employees cannot claim transport for self-initiated trips back to office or training/

workshop/ seminar that has not been Company-approved.

Kết quả (Việt) 2:

9.1.4 Tài liệu Travel  Các nhân viên phải đảm bảo / Hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 6 tháng 'cho  Các nhân viên chịu trách nhiệm cho tất cả các lệ phí hộ chiếu mang liên quan, bao gồm cả  Các nhân viên phải áp dụng cho bất kỳ thị thực cần thiết trước khi kinh doanh du lịch. Thời hạn của việc đi công tác nước ngoài để tránh sự loại bỏ có thể nhập cảnh. ứng dụng, thay thế và đổi mới. Ông / bà có thể tiếp cận quản trị du lịch bổ nhiệm của bộ phận để hỗ trợ. 9.1.5 Business Travel Allowance  Tất cả các nhân viên có đủ điều kiện để yêu cầu bồi thường phát sinh ra notice túi chi phí phát sinh trong khi đi du lịch kinh doanh.  Tất cả các nhân viên cấp nội Senior Manager & dưới đây có thể yêu cầu bồi thường cho việc đi lại hàng ngày phụ cấp. Khoản trợ cấp này là nhằm mục đích bao gồm các bữa ăn, thức uống giữa các bữa ăn, các cuộc gọi cá nhân, thủ thuật, giặt ủi và các chi phí cá nhân khác và sẽ được tự động chuyển đổi tính toán dựa trên các hành trình du lịch tại Chi Travel khi người lao động nộp / yêu cầu du lịch của mình.  Mức trợ cấp đi lại hàng ngày cho mỗi ngày đầy đủ chi ở nước ngoài như sau: Điểm đến hàng ngày Du lịch Phụ cấp Central trừ Đà Nẵng 60.000 đồng Bắc Việt Nam 100.000 đồng Nam Việt Nam 100.000 VND  Vào ngày đến và đi, trợ cấp sẽ được cấp như sau: Day of Khởi hành Trợ cấp phép Trước khi 1300hrs (chuyến bay / bus / tàu thời gian) Sau 1300hrs (chuyến bay / bus / tàu thời gian)  Tất cả các nhân viên cấp bậc nội bộ GM và ở trên là không đủ điều kiện để yêu cầu bồi thường đi lại hàng ngày phụ cấp như đã đề cập ở trên. Những nhân viên có thể yêu cầu bồi thường thực tế hợp lý chi phí với hỗ trợ khi nhận hàng (s) cho: Full ngày Sau 1300hrs Nửa ngày Trước khi 1300hrs Day of Arrival Allowance ance (chuyến bay / bus / tàu thời gian) (chuyến bay / bus / tàu thời gian) được chấp thuận bởi: HR Corporate hiệu quả Ngày: 25 Tháng ba 2014 Trang: 5 của 7 NHÂN SỔ Sổ tay Mã: IWC_VN_HB_R0_Section 9 Revision ngày: 25 Tháng ba 2014 Tiêu đề: Kinh doanh du lịch - Ăn uống - Dịch vụ giặt ủi (cho chuyến đi quá 3 ngày) - các cuộc gọi liên quan đến doanh 9.1.6 Chi phí du lịch khác  Công ty sẽ hoàn trả chi phí phát sinh do người lao động trong quá trình kinh doanh du lịch:  Giao thông vận tải và các chi phí ăn nghỉ nên được tuyên bố là một phần của du lịch. - Chi phí vận chuyển phát sinh đến và đi từ văn phòng / sân bay / nhà - chỗ ở khách sạn Chi với hỗ trợ khi nhận hàng (s ). 9.1.7 Trao đổi ngoại tệ Giá  Đối với tất cả các yêu cầu kinh doanh du lịch ở nước ngoài, người lao động phải in ra các Travel Báo cáo Chi phí sau khi nộp hồ sơ, kèm theo biên nhận cũ (s) và / hoặc thư giới thiệu, và nộp cho cơ quan của ông / bà cho xử lý và xác minh. hoàn trả sẽ được thông qua tài khoản ngân hàng của nhân viên.  Khiếu nại tiền tệ khác với VND sẽ được chuyển đổi bằng cách sử dụng trong nhà của Công ty tỷ giá hối đoái và thanh toán bằng VND.  Các nhân viên cũng có thể chuyển đổi các yêu cầu của mình bằng các đồng tiền khác (trừ hàng ngày phụ cấp đi đường và quần áo mùa đông lợi ích) để VND theo tỷ giá mà họ thu được từ các công ty thẻ tín dụng (cho việc mua bán thẻ tín dụng) hoặc từ một phép đổi tiền / ngân hàng / khách sạn, nhưng các hóa đơn thẻ tín dụng hỗ trợ (s) và / hoặc trao đổi nhận tỷ lệ (s) phải được nộp cùng với các chi phí Báo cáo du lịch. 9.2 Local Business Travel  Những nhân viên được yêu cầu để đi lại trong thành phố Đà Nẵng với mục đích tiến hành kinh doanh của Công ty sẽ được hoàn trả cho nhau out-of-pocket chi phí phát sinh khi đi du lịch bằng xe taxi, xe buýt hoặc xe cá nhân, với sự chấp thuận trước.  Điều này bao gồm tham dự Công ty chấp thuận đào tạo / hội thảo / hội thảo được tiến hành bên ngoài của văn phòng vị trí bình thường của nhân viên nếu vận chuyển không được cung cấp.  Du lịch từ nhà đến văn phòng hoặc địa điểm nơi kinh doanh là để được thực hiện hoặc được đào tạo / hội thảo / hội thảo nằm  Nhân viên không thể yêu cầu vận chuyển cho các chuyến đi tự khởi trở lại văn phòng hoặc đào tạo / hội thảo / hội thảo đã không được Công ty chấp thuận.