The Administration Officer supports

The Administration Officer supports the Executive Director, Senior Director, Finance & Operations and the Board of Trustees as well as ensuring the smooth running of the ARTICLE 19 London Office. The post requires a multi-skilled person with strong administrative and operational skills, with excellent computer/IT skills and preferably experience in databases and an aptitude for writing. Self motivation, initiative and an enthusiasm for the objectives of ARTICLE 19 are important.
SPECIFIC RESPONSIBILITIES
Office Administration
- To provide administrative support to the Executive Director, Senior Director, Finance and Operations and other Senior ARTICLE 19 staff.
- To undertake office telephone reception, including taking messages for other staff.
- To operate manual and computerised office systems, for example filing papers and maintaining databases.
- To undertake general office duties, for example:
o dealing with post, faxes and internal and external e-mail enquiries;
o drafting and sending standard letters on behalf of the Executive Director;
o photocopying and collating papers and mailings;
o arranging for documents to be printed/bulk printing arrangements;
o monitoring stocks of basic items, for example stationery, paper, toner etc
o ordering stationery, periodicals, books, equipment and other items
o arranging travel and hotel accommodation on a frequent basis
o liaising with suppliers and maintaining excellent professional relationships externally
- In liaison with the Senior Director, Finance & Operations to maintain and review all ARTICLE 19 insurances, service contracts and agreements.
- To assist the Senior Director, Finance & Operations with maintaining Health and Safety standards and identifying any hazards or risks.
- To hold the budget for routine stationery and office supplies, and to ensure that ARTICLE 19 achieves best value for money on these purchases, and on travel and hotel bookings.
- Developing and overseeing shared diary and planning systems, central filing system, intranet and publications library.
- To act as Fire Warden and/or First Aider if required
- To liaise with Free Word Centre (building owners) with regards to events/booking of meeting rooms; maintain excellent working relationships with other organisations in building.

Kết quả (Việt) 1:

Các viên chức chính quyền hỗ trợ Giám đốc điều hành, giám đốc cao cấp, tài chính & hoạt động và ban quản trị cũng như đảm bảo các hoạt động trơn tru của văn phòng London điều 19. Bài viết yêu cầu một người có kỹ năng đa với mạnh mẽ hành chính và hoạt động kỹ năng, tuyệt vời máy tính / kỹ năng và kinh nghiệm tốt hơn trong cơ sở dữ liệu và năng khiếu cho văn bản. Tự động lực, sáng kiến và một sự nhiệt tình cho các mục tiêu của điều 19 rất quan trọng.TRÁCH NHIỆM CỤ THỂVăn phòng hành chính-Để cung cấp hỗ trợ hành chính để giám đốc điều hành, giám đốc cao cấp, tài chính và hoạt động và nhân viên cao cấp điều 19 khác.-Để thực hiện tiếp nhận điện thoại văn phòng, bao gồm cả việc gửi tin nhắn cho nhân viên khác.-Để vận hành hệ thống văn phòng hướng dẫn sử dụng và điện toán, ví dụ: nộp hồ sơ giấy tờ và duy trì cơ sở dữ liệu.-Để thực hiện nhiệm vụ chung văn phòng, ví dụ:o xử lý đăng bài, Fax và e-mail nội bộ và bên ngoài yêu cầu;o soạn thảo và gửi tiêu chuẩn thư thay mặt cho các giám đốc điều hành;o Photocopy và collating giấy tờ và thư;o sắp xếp cho các tài liệu được sắp xếp in Ấn in/hàng loạt;o giám sát cổ phiếu của các mặt hàng cơ bản, ví dụ: văn phòng phẩm, giấy, mực vvo đặt hàng văn phòng phẩm, tạp chí, sách, thiết bị và các mặt hàng kháco bố trí nơi ở du lịch và khách sạn trên cơ sở thường xuyêno tiến với nhà cung cấp và duy trì tốt mối quan hệ chuyên nghiệp bên ngoài-Trong liên lạc với giám đốc cao cấp, tài chính & hoạt động để duy trì và xem xét tất cả các bài viết 19 bảo hiểm, các hợp đồng dịch vụ và các thỏa thuận.-Để hỗ trợ các giám đốc cấp cao, tài chính & hoạt động với việc duy trì sức khỏe và an toàn tiêu chuẩn và xác định bất kỳ mối nguy hiểm hoặc rủi ro.-Để giữ ngân sách cho mẫu nền thư thông thường và thiết bị văn phòng, và để đảm bảo rằng điều 19 đạt được giá trị tốt nhất cho tiền mua các, và đi du lịch và khách sạn đặt chỗ.-Phát triển và giám sát chia sẻ Nhật ký và quy hoạch hệ thống, nộp hồ sơ trung tâm hệ thống, mạng nội bộ và các ấn phẩm thư viện.-Để hoạt động như Warden cháy và/hoặc Aider đầu tiên nếu cần thiết-Để giữ liên lạc với Trung tâm từ miễn phí (xây dựng chủ sở hữu) là liên quan đến sự kiện/đặt cuộc họp phòng; duy trì mối quan hệ làm việc rất tốt với các tổ chức khác trong tòa nhà.

Kết quả (Việt) 2:

Cán bộ Quản lý Hỗ trợ Giám đốc điều hành, Giám đốc cấp cao, Tài chính & Vận hành và Hội đồng Quản trị cũng như đảm bảo sự vận hành trôi chảy của các Điều 19 London Office. Các bài đòi hỏi một người đa năng với kỹ năng hành chính và hoạt động mạnh mẽ, với kỹ năng máy tính / IT xuất sắc và tốt kinh nghiệm trong cơ sở dữ liệu và năng khiếu viết văn. Tự động lực, chủ động và một sự nhiệt tình cho các mục tiêu của Điều 19 là quan trọng.
TRÁCH NHIỆM CỤ
Văn phòng Quản trị
- Hỗ trợ hành chính cho Giám đốc điều hành, Giám đốc cấp cao, Tài chính và các hoạt động khác và Điều Senior 19 nhân viên.
- Thực hiện tiếp nhận điện thoại văn phòng, bao gồm cả việc thông báo cho các nhân viên khác.
- Để vận hành hệ thống văn phòng của nhãn hiệu và vi tính, ví dụ như nộp các giấy tờ và duy trì cơ sở dữ liệu.
- Thực hiện các công việc văn phòng, ví dụ:
o đối phó với bài, fax và các thắc mắc e-mail nội bộ và bên ngoài;
o soạn thảo và gửi thư chuẩn thay mặt Giám đốc điều hành;
o photocopy và đối chiếu các giấy tờ và thư;
o sắp xếp cho các tài liệu được in sắp xếp in ấn / số lượng lớn;
o theo dõi cổ phiếu của các mặt hàng cơ bản, ví dụ như văn phòng phẩm, giấy, mực vv
o đặt hàng văn phòng phẩm , tạp chí, sách, thiết bị và các mặt hàng khác
o sắp xếp du lịch và khách sạn trên cơ sở thường xuyên
liên lạc với nhà cung cấp o và duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp tuyệt vời bên ngoài
- Trong liên lạc với các giám đốc cao cấp, tài chính và dự để duy trì và xem xét tất cả các Điều 19 bảo hiểm, dịch vụ hợp đồng và thỏa thuận.
- Để hỗ trợ các giám đốc cao cấp, tài chính và dự với việc duy trì các tiêu chuẩn sức khỏe và an toàn và xác định bất kỳ mối nguy hiểm hoặc rủi ro.
- Để giữ ngân sách cho văn phòng và văn phòng vật tư thường xuyên, và để đảm bảo rằng Điều 19 đạt giá trị tốt nhất cho tiền về những vụ mua bán, và việc đặt du lịch và khách sạn.
- Xây dựng và giám sát chia sẻ cuốn nhật ký và quy hoạch hệ thống, hệ thống hồ sơ trung tâm, mạng nội bộ và các ấn phẩm của thư viện.
- Để làm cháy Warden và / hoặc First Aider nếu cần thiết
- Để liên lạc với Trung tâm Lời miễn phí (chủ sở hữu tòa nhà) liên quan đến các sự kiện / booking phòng họp; duy trì các mối quan hệ làm việc tốt với các tổ chức khác trong xây dựng.