CEO's Executive Assistant Cum Senio

CEO's Executive Assistant Cum Senior Human Resource & Administration

tại TMF Group (Accounting & Tax Services, Payroll Services, Licensing) Headcounts > 80 - Nhân sự
Tháng 4/2014 - Tháng 4/2016
Senior HR:

Recruitment

- Implement recruitment procedure (job posting, searching for candidates, first round interview, shortlisting);

- Coordinating with Admin & ICT for on board new joiners. Conduct the induction for new joiners

- Supervise collecting employee data, input in employee master file for C&B purpose

Training & Development:

- Coordinate with Regional HR to organize yearly training to new joiner;

- Keep following up with CPA/ APC exam and assist professional staff in registration;

- Managing CPD update for CPA/ APC holders. In charge monthly report.

Organizational development & Employee relations:

- Assist Managing Director to develop, implement and maintain human resource policies and procedures to ensure consistency, legal compliance;

- Maintaining good communication and positive relationship with employees to promote employee sastification

- Monthly birthday party, company trip arrangement.

C&B:

- Monthly salary processing, take care of PIT report/ payment, take care of SIHIUI matters;

- Handle monthly HRMI report, staff turnover report;

- To request and consolidate hiring request to submit, follow up for the approval; quarterly update for the hiring status to regional HR;

- Manage employee profiles, follow up with division leaders for employment with employee who are in 1st- 1nd year labor contract/ probation/ internship;

- Annual appraisal arrangement;

- Take care of expat employee’s matters, monitor and instruct Admin- HR Assistant in obtaining Visa, work permit, temporary residence card;

Administrations:

- To supervise and monitor admin officer/ receptionist for day by day implement administrative supports, ensure office operation is in good status, tidy reception, ensure office facilities are in standard for administrative services;

- To review payment request, daily document submitted from Administration officer, to ensure payments meet deadline;

- Evaluate, select to get approval from CEO , monitor and manage office suppliers and service vendor to ensure best services in reasonable cost to be provided to the office timely, sufficiently;

- Handle office moving, office Fitting out, work with Contractor in office moving project, be responsible for office reinstatement;

- Organizing company’s events: to provide guest list to marketing team for the invitation, keep track and update Managing Director for the reservation list, work with Marketing team for necessary toolkit to impress brand name in the events (Backdrop, banner, standees, marketing video), work with hotel for event contract & F&B matters, Arranging reception in the event date.

- Coordinate with Admin Assistant in prepare/ organizing monthly update from Managing Director & TGIF, birthday for staff, year- end party, annual company trip;

- Organizing CSR program: to get approval for budget, to collect contributions from colleagues, to contact with hospital/ Temple/ orphan organization to discuss about CSR program, arranging transportation to the CSR venue;

- Manage corporate vendors list;

- Manage the Business Chambers membership (renewal, annual payment, update member profile);

- Monitor TMF Brand Ambassadors team, gather event details distribute to the team and take care of RSVP, sending report to update CEO if requested.

CEO’s Executive Assistant:

- Managing CEO’s working calendar, to arrange appointment, meeting and input in the calendar; Schedule and collect info before meetings, arrange for inter-call via, webex, weekly update from Department…, provide logistical support for meetings, attend meeting and take minutes;

- To collect and consolidate monthly update, reports from Other Country leaders in Central Asia and send to CEO;

- To collect and compose bullet points of office matters, clients matters so that CEO can give update in monthly town hall update to all employee.

- Scanning/ reviewing documents submitted from other departments before arranging for approval, to request for amendment if any to ensure thing goes in line with standard procedure;

- To convey requirements from CEO to other departments; Follow up on queries/ deadlines/ requests and special functions as assigned by CEO.

- Overall management of the administration procedure and keep CEO updated;

- Handling CEO ’s expense claims, get approval from Head of APAC and follow up for payment;

- Arrange all logistics for CEO’s travelling like tickets, accommodation, visa... as well as for and oversea EXCO members.

- Managing Company stamp

CEO' S Secretary Cum Human Resource Administration Officer

tại TMF Group -
Tháng 6/2012 - Tháng 3/2014
Executive Assistant to Managing Director (MD):

- Managing MD’s working calendar, to arrange appointment, meeting and input in the calendar;

- Handle hotel, air ticket booking, Visa;

- M

Kết quả (Việt) 1:

Trợ lý giám đốc điều hành của giám đốc điều hành kiêm cao cấp nhân sự và hành chínhtại TMF nhóm (kế toán & Dịch vụ thuế, Dịch vụ tính lương, giấy phép) Headcounts > 80 - Nhân sự Tháng 4/2014 - Tháng 4/2016Cao cấp nhân sự:Tuyển dụng-Thực hiện quy trình tuyển dụng (công việc đăng tải, tìm kiếm các ứng cử viên đầu tiên vòng phỏng vấn, shortlisting);-Phối hợp với Admin & ICT cho trên dây mới. Tiến hành cảm ứng cho dây mới-Giám sát nhân viên thu thập dữ liệu, nhập vào trong tập tin chủ nhân viên C & B mục đíchĐào tạo & phát triển:-Phối hợp với các nhân sự khu vực để tổ chức đào tạo hàng năm mới mộc;-Tiếp tục theo dõi với CPA / APC thi và hỗ trợ nhân viên chuyên nghiệp đăng ký;-Quản lý CPD Cập Nhật cho CPA / APC chủ sở hữu. Trong phí hàng tháng báo cáo.Phát triển tổ chức & nhân viên quan hệ:-Hỗ trợ quản lý giám đốc phát triển, triển khai và duy trì chính sách nguồn nhân lực và các thủ tục để đảm bảo tính nhất quán, tuân thủ pháp luật;-Duy trì giao tiếp tốt và mối quan hệ tích cực với nhân viên để thúc đẩy nhân viên sastification-Hàng tháng sinh nhật Đảng, công ty sắp xếp chuyến đi.C & B:-Hàng tháng tiền lương, chế biến, chăm sóc của PIT báo cáo / vấn đề thanh toán, chăm sóc của SIHIUI;-Xử lý hàng tháng HRMI báo cáo, báo cáo doanh thu nhân viên;-Để yêu cầu và củng cố các yêu cầu tuyển dụng để gửi, theo dõi để phê duyệt; Cập nhật hàng quý cho tình trạng thuê cho các nhân sự khu vực;-Quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi với bộ phận lãnh đạo làm việc với nhân viên người trong hợp đồng lao động 1-1nd năm / quản chế / thực tập;-Hàng năm đánh giá sắp xếp;-Chăm sóc của các vấn đề của nhân viên người nước ngoài, giám sát và hướng dẫn trợ lý quản trị nhân sự trong việc có được Visa, giấy phép làm việc, nơi cư trú tạm thời thẻ; Chính quyền:-Để giám sát và theo dõi các quản trị viên / nhân viên tiếp tân để hỗ trợ hành chính thực hiện từng ngày, đảm bảo hoạt động của văn phòng trong tình trạng tốt, tiếp nhận gọn gàng, đảm bảo văn phòng tiện nghi có trong các tiêu chuẩn cho các dịch vụ hành chính;-Để xem xét yêu cầu thanh toán, hàng ngày các tài liệu gửi từ cán bộ quản lý, để đảm bảo thanh toán đáp ứng thời hạn;-Đánh giá, lựa chọn để nhận được sự chấp thuận từ CEO, giám sát và quản lý các nhà cung cấp văn phòng và nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo các dịch vụ tốt nhất trong chi phí hợp lý được cung cấp cho văn phòng kịp thời, đầy đủ;-Xử lý các văn phòng di chuyển, văn phòng trang bị, làm việc với các nhà thầu trong dự án di chuyển văn phòng, chịu trách nhiệm đối với văn phòng phục hồi;-Tổ chức sự kiện của công ty: cung cấp danh sách khách mời để tiếp thị các đội cho lời mời, tiếp tục theo dõi và Cập Nhật quản lý giám đốc cho các danh sách Đặt phòng, làm việc với đội ngũ tiếp thị cho các công cụ cần thiết để gây ấn tượng với tên thương hiệu trong sự kiện (Backdrop, banner, standees, tiếp thị video), làm việc với khách sạn để hợp đồng tổ chức sự kiện & vấn đề F & B, bố trí tiếp nhận trong sự kiện ngày.-Phối hợp với trợ lý quản trị trong chuẩn bị / tổ chức hàng tháng Cập Nhật từ Giám đốc điều hành & TGIF, sinh nhật cho nhân viên, Bữa tiệc cuối năm, hàng năm công ty chuyến đi;-Tổ chức chương trình CSR: để có được chấp thuận cho ngân sách, để thu thập các sự đóng góp từ các đồng nghiệp, liên hệ với bệnh viện / đền thờ / orphan tổ chức để thảo luận về chương trình CSR, sắp xếp vận chuyển đến địa điểm tổ chức CSR;-Quản lý danh sách đại lý công ty;-Quản lý các thành viên phòng kinh doanh (đổi mới, thanh toán hàng năm, Cập nhật hồ sơ thành viên);-Đại sứ thương hiệu TMF đội giám sát, thu thập chi tiết sự kiện phân phối cho các đội và chăm sóc của RSVP, gửi các báo cáo để cập nhật các CEO nếu được yêu cầu.Trợ lý giám đốc điều hành của giám đốc điều hành:-Lịch làm việc CEO quản lý, sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp và đầu vào trong lịch; Lên lịch và thu thập thông tin trước khi cuộc họp, sắp xếp cho các cuộc gọi liên thông qua webex, Cập nhật hàng tuần từ bộ phận..., hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, tham dự cuộc họp và mất phút;-Để thu thập và củng cố Cập nhật hàng tháng, báo cáo từ các nhà lãnh đạo quốc gia khác trong Trung á và gửi tổng giám đốc;-Để thu thập và soạn bullet điểm của những vấn đề văn phòng, khách hàng quan trọng để CEO có thể cung cấp cho Cập nhật hàng tháng Cập Nhật town hall để tất cả nhân viên.-Quét / xem xét các tài liệu được gửi từ các phòng ban khác trước khi bố trí cho phê duyệt, yêu cầu sửa đổi nếu bất kỳ để đảm bảo điều đi phù hợp với tiêu chuẩn thủ tục;-Để truyền đạt yêu cầu ngỏ đến các phòng ban khác; Theo dõi trên các truy vấn / thời hạn / yêu cầu và đặc biệt chức năng theo sự phân công của TGĐ.-Tổng thể quản lý hành chính thủ tục và giữ cho tổng giám đốc Cập Nhật;-Xử lý giám đốc điều hành tuyên bố chi phí, có được sự chấp thuận từ đầu APAC và theo dõi thanh toán;-Sắp xếp hậu cần cho Giám đi lại như vé, chỗ ở, visa... cũng như cho và ngoài EXCO thành viên.-Quản lý công ty temGiám đốc điều hành ' S bí thư kiêm cán bộ quản trị tài nguyên con ngườitại TMF Group- Tháng 6/2012 - Tháng 3/2014Chấp hành trợ lý cho Giám đốc (MD):-Lịch làm việc của MD quản lý, sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp và đầu vào trong lịch;-Xử lý khách sạn, vé máy bay Đặt phòng, Visa;-M

Kết quả (Việt) 2:

Giám đốc điều hành của Executive Assistant Cum Senior Human Resource & Quản trị Tài TMF Group (Kế toán & Dịch vụ thuế, Dịch vụ trả lương, Licensing) việc tổng số> 80 - Nhân sự Tháng 4/2014 - Tháng 4/2016 Senior HR: Tuyển dụng - Thực hiện các thủ tục tuyển dụng (việc đăng tải, tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn vòng đầu tiên, danh sách rút gọn); - Phối hợp với quản trị & ICT cho trên tàu joiners mới. Tiến hành cảm ứng cho joiners mới - Giám sát việc thu thập dữ liệu nhân viên, đầu vào trong nhân viên tập tin tổng thể cho C & B mục đích đào tạo & phát triển: - Phối hợp với nhân sự khu vực tổ chức đào tạo hàng năm để mộc mới; - Giữ sau với CPA / APC thi và hỗ trợ nhân viên chuyên nghiệp trong đăng ký; - Quản lý cập nhật CPD cho người CPA / APC. . Trong báo cáo hàng tháng phụ trách phát triển và nhân viên quan hệ tổ chức: - Hỗ trợ Giám đốc quản lý để phát triển, thực hiện và duy trì các chính sách và thủ tục để đảm bảo tính nhất quán, tuân thủ pháp nguồn nhân lực; - Duy trì giao tiếp tốt và mối quan hệ tích cực với nhân viên để thúc đẩy hài sự lòng nhân viên - bữa tiệc sinh nhật hàng tháng ., chuyến đi của công ty sắp xếp C & B: - chế biến lương hàng tháng, chăm sóc của báo cáo thuế TNCN / thanh toán, chăm sóc của vấn đề SIHIUI; - xử lý các báo cáo hàng tháng HRMI, nhân viên báo cáo doanh thu; - yêu cầu và củng cố thuê yêu cầu phải nộp, theo dõi cho sự chấp thuận; cập nhật hàng quý cho tình trạng thuê để nhân sự trong khu vực; - Quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi với các nhà lãnh đạo bộ phận cho việc làm với người lao động đang trong 1st- năm 1nd hợp đồng lao động / quản chế / thực tập; - Bố trí thẩm định hàng năm; - Chăm sóc các vấn đề người nước ngoài của người lao động , giám sát và hướng dẫn chính hàng HR Assistant trong việc có được Visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú; dùng: - giám sát và theo dõi đốc admin / tiếp tân cho từng ngày thực hiện hỗ trợ hành chính, đảm bảo hoạt động văn phòng đang trong tình trạng tốt, tiếp nhận gọn gàng, đảm bảo thiết bị văn phòng là trong tiêu chuẩn cho các dịch vụ hành chính; - để xem xét yêu cầu thanh toán, tài liệu hàng ngày gửi từ nhân viên hành chính, để đảm bảo thanh toán đáp ứng thời hạn; - Đánh giá, lựa chọn để có được sự chấp thuận của Giám đốc điều hành, giám sát và quản lý các nhà cung cấp văn phòng và nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo dịch vụ tốt nhất chi phí hợp lý để được cung cấp cho các văn phòng kịp thời, đầy đủ; - Xử lý chuyển văn phòng, văn phòng Lắp ra, làm việc với nhà thầu trong dự án chuyển văn phòng, chịu trách nhiệm cho việc phục hồi văn phòng; - sự kiện Tổ chức của công ty: cung cấp danh sách khách mời đến đội ngũ tiếp thị cho lời mời, theo dõi và cập nhật các Giám đốc điều hành cho các danh sách đăng ký, làm việc với đội ngũ tiếp thị cho bộ công cụ cần thiết để gây ấn tượng với tên thương hiệu trong các sự kiện (Backdrop, banner, standees, tiếp thị video), làm việc với khách sạn cho hợp đồng sự kiện & F & B vấn đề, ​​Bố tiếp nhận . trong ngày sự kiện - Phối hợp với viên trong chuẩn bị / tổ chức cập nhật hàng tháng từ Giám đốc điều hành & TGIF, sinh nhật cho nhân viên, đảng cuối năm, các chuyến du lịch hàng năm; - tổ chức các chương trình CSR: để có được sự chấp thuận cho ngân sách, để thu thập những đóng góp từ đồng nghiệp, liên hệ với các tổ chức bệnh viện / Đền / mồ côi để thảo luận về chương trình CSR, sắp xếp vận chuyển đến địa điểm CSR; - Quản lý danh sách các nhà cung cấp của công ty; - Quản lý các thành viên kinh doanh Chambers (đổi mới, thanh toán hàng năm, cập nhật hồ sơ thành viên); - Màn hình TMF Đại sứ thương hiệu nhóm, thu thập thông tin chi tiết sự kiện phân phối cho các đội bóng và chăm sóc của RSVP, gửi báo cáo để cập nhật CEO nếu được yêu cầu. Giám đốc điều hành của Executive Assistant: - Quản lý lịch làm việc của Giám đốc điều hành, để sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp và đầu vào trong lịch; Lịch trình và thu thập thông tin trước khi cuộc họp, sắp xếp liên gọi qua, webex, cập nhật hàng tuần từ Sở ..., cung cấp hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp, tham dự các cuộc họp và phải mất vài phút; - Để thu thập và củng cố bản cập nhật hàng tháng, báo cáo từ các nhà lãnh đạo nước khác ở Trung Á và gửi cho Giám đốc điều hành; -. để thu thập và soạn các điểm đạn trong các vấn đề văn phòng, khách hàng các vấn đề để CEO có thể đưa ra bản cập nhật trong tháng cập nhật tòa thị cho tất cả các nhân viên - quét / rà soát các văn bản đệ trình từ các phòng ban khác trước khi sắp xếp chính, để yêu cầu sửa đổi nếu có để đảm bảo điều đi phù hợp với quy trình chuẩn; - để truyền đạt các yêu cầu từ giám đốc điều hành bộ phận khác; Theo dõi trên các truy vấn / thời hạn / yêu cầu và chức năng đặc biệt theo phân công của Giám đốc điều hành. - Quản lý chung của các thủ tục hành chính và tiếp tục giám đốc điều hành được cập nhật; - Xử lý yêu cầu chi phí CEO 's, có được sự chấp thuận của Trưởng APAC và theo dõi thanh toán; - Sắp xếp tất cả các dịch vụ hậu cần cho đi du lịch của CEO như vé, chỗ ở, visa ... cũng như cho các thành viên nước ngoài EXCO. - Quản lý con dấu Công ty CEO 'S trưởng Cum Administration Officer nhân Sự Tai TMF Group - Tháng 6/2012 - Tháng 3/2014 Điều hành trợ lý Giám đốc (MD): - Quản lý lịch làm việc của anh bạn tôi, để sắp xếp cuộc hẹn, cuộc họp và đầu vào trong lịch; - Xử lý các khách sạn, đặt vé máy bay, Visa; - M