PurposePrimary function is to provi

Purpose
Primary function is to provide timely, efficient and high level of confidential support to the GD, from routine to complex secretarial, administrative, clerical and office duties, including verbal and written communications, business contacts, calendar, meetings, travel and special projects. The position requires diplomacy, discretion and understanding of the responsibilities, needs and priorities of the GD.

Secondary function is to plan, direct, coordinate and manage the overall administrative support within the Company.

Key Responsibilities
Includes but not limited to the following:
• Receive general direction from the GD and interacts with the Board of Directors, senior management, employees, clients, consultants, etc.
• Coordinate and prioritize the workflow and diary management of the GD as appropriate, screening telephone calls, enquiries, requests, and appointments.
• Manage the GD extensive calendar, sorting and filtering requests for the GD’s time while ensuring priorities are met in a timely manner.
• Coordinate the GD and his family’s travel program.
• Coordinate conference calls and meetings, including the logistical arrangements.
• Perform special projects as directed by the GD (or at own initiative), including the review, research, summarization or analysis of information.
• Produce, modifying and compile documents and presentations for internal and external use by the GD.
• Maintain efficient and retrievable filing system.

Administration
• Contact, coordinate and negotiate with car rental providers, hotels, travel agents on leasing of vehicle, making hotel & air ticket reservation as required.
• Responsible to arrange visa, resident card, accommodation for expat staff and visitors.
• Ensure office stationaries and supplies/consumables are ordered or replenished in a timely manner.
• Ensure safety and security of the office premise.
• Supervise staff – Receptionist, Driver and other Admin staff.
• Provide administrative guidance, assist and/or making recommendations as appropriate, to other administration staff within the Company in compliance with policies and procedures, use of equipment and forms, improvement in work flow, etc.
• Coordinate/assist to coordinate special events as required.
• Any other tasks that may be assigned from time to time to meet business.

Kết quả (Việt) 1:

Mục đíchChức năng chính là cung cấp kịp thời, hiệu quả và cao cấp độ bảo mật hỗ trợ để GD, từ thói quen để phức tạp thư ký, hành chính, văn thư và nhiệm vụ văn phòng, bao gồm cả truyền thông nói và viết, danh bạ kinh doanh, lịch, Hội họp, du lịch và dự án đặc biệt. Các vị trí đòi hỏi ngoại giao, theo quyết định và sự hiểu biết về trách nhiệm, nhu cầu và ưu tiên của GD. Chức năng thứ hai là kế hoạch, chỉ đạo, phối hợp và quản lý hỗ trợ hành chính nhìn chung trong công ty. Trách nhiệm chínhBao gồm nhưng không giới hạn sau đây: • Nhận hướng chung từ việc GD và tương tác với ban giám đốc, quản lý cấp cao, nhân viên, khách hàng, chuyên gia tư vấn, vv. • Phối hợp và ưu tiên cho công việc và Nhật ký quản lý GD phù hợp, kiểm tra các cuộc gọi điện thoại, giải đáp thắc mắc, yêu cầu và các cuộc hẹn. • Quản lý GD nhiều lịch, phân loại và lọc yêu cầu GD của thời gian trong khi đảm bảo ưu tiên được đáp ứng một cách kịp thời. • Phối hợp GD và chương trình du lịch của gia đình. • Phối hợp các cuộc gọi hội nghị và cuộc họp, trong đó có sự sắp xếp hậu cần. • Thực hiện các dự án đặc biệt như đạo diễn bởi GD (hay lúc sáng kiến của riêng), bao gồm xem xét, nghiên cứu, tổng hợp hoặc phân tích các thông tin. • Sản xuất, chỉnh sửa và biên dịch tài liệu và bài thuyết trình để sử dụng nội bộ và bên ngoài bởi GD.• Duy trì hiệu quả và retrievable nộp hồ sơ hệ thống. Quản trị• Liên lạc, phối hợp và thương lượng với nhà cung cấp thuê xe, khách sạn, đại lý du lịch trên thuê xe, chỗ khách sạn & máy vé theo yêu cầu. • Chịu trách nhiệm sắp xếp thị thực, thẻ thường trú, chỗ ở cho nhân viên người nước ngoài và du khách.• Đảm bảo văn phòng stationaries và nguồn cung cấp/nguyên vật liệu đã ra lệnh hoặc bổ sung một cách kịp thời. • Đảm bảo an toàn và an ninh là tiền đề văn phòng. • Giám sát nhân viên-nhân viên tiếp tân, lái xe và nhân viên quản trị khác. • Cung cấp hành chính hướng dẫn, hỗ trợ và/hoặc làm cho các khuyến nghị nếu thích hợp, để các nhân viên khác của chính quyền trong công ty tuân thủ các chính sách và thủ tục, sử dụng thiết bị và các hình thức, cải thiện luồng công việc, vv. • Phối hợp/hỗ trợ phối hợp các sự kiện đặc biệt theo yêu cầu. • Bất kỳ nhiệm vụ nào có thể được giao từ thời gian để thời gian để đáp ứng các doanh nghiệp.

Kết quả (Việt) 2:

Mục đích
Chức năng chính là cung cấp mức độ kịp thời, hiệu quả và độ cao hỗ trợ bảo mật cho GD, từ thói quen đến và nhiệm vụ văn phòng thư ký, hành chính, văn thư phức tạp, bao gồm thông tin liên lạc bằng lời nói và bằng văn bản, danh bạ, lịch, hội họp, đi lại và các dự án đặc biệt. Các vị trí đòi hỏi ngoại giao, sự thận trọng và hiểu biết về trách nhiệm, nhu cầu và ưu tiên của GD. Chức năng thứ cấp là lên kế hoạch, chỉ đạo, phối hợp và quản lý hành chính hỗ trợ tổng thể trong Công ty. Trách nhiệm chính bao gồm nhưng không giới hạn như sau: • Nhận chỉ đạo chung từ GD và tương tác với Hội đồng quản trị, quản lý cao cấp, nhân viên, khách hàng, tư vấn, vv • Phối hợp và ưu tiên các công việc và nhật ký quản lý của GD là thích hợp, sàng lọc các cuộc gọi điện thoại, yêu cầu, yêu cầu, và các cuộc hẹn. • Quản lý lịch rộng GD, phân loại và lọc các yêu cầu về thời gian của GD trong khi ưu tiên đảm bảo được đáp ứng một cách kịp thời. • Phối hợp GD và chương trình du lịch gia đình của mình. • Phối hợp các cuộc gọi hội nghị và các cuộc họp, bao gồm sắp xếp hậu cần. • Thực hiện đặc biệt dự án theo chỉ đạo của GD (hoặc theo sáng kiến riêng), bao gồm cả việc xem xét, nghiên cứu, tổng kết, phân tích thông tin. • Sản xuất, sửa đổi và biên dịch các tài liệu và bài ​​thuyết trình để sử dụng nội bộ và bên ngoài của GD. • Duy trì hệ thống hồ sơ hiệu quả và có thể phục hồi . Quản lý • Liên hệ, phối hợp và đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê xe, khách sạn, đại lý du lịch về cho thuê xe, đặt chỗ khách sạn và vé máy bay theo yêu cầu. • Chịu trách nhiệm sắp xếp thị thực, thẻ thường trú, chỗ ở cho nhân viên người nước ngoài và du khách. • Đảm bảo văn phòng stationaries và / vật tư tiêu hao được đặt hàng hoặc được bổ sung một cách kịp thời. • Đảm bảo an toàn và an ninh của các tiền đề văn phòng. • Giám sát nhân viên -. Receptionist, driver và nhân viên quản trị khác • cung cấp hướng dẫn hành chính, hỗ trợ và / hoặc khuyến nghị thích hợp, để cán bộ quản lý khác trong công ty phù hợp với các chính sách và thủ tục, sử dụng thiết bị và các hình thức, cải thiện dòng chảy công việc, vv • phối hợp / hỗ trợ phối hợp các sự kiện đặc biệt theo yêu cầu. • Bất kỳ nhiệm vụ khác có thể được chỉ định theo thời gian để đáp ứng kinh doanh.