Estimating Project Times and Costs:

Estimating Project Times and Costs:Sharp Printing, AG
Source: E.W. Larson & C.F. Gray, 2011

Three years ago the Sharp Printing (SP) strategic management group set a goal of having a color laser printer available for the consumer and small business market for less than $200. A few months later the senior management met off-site to discuss the new product. The results of this meeting were a set of general technical specifications along with major deliverables, a product launch date, and a cost estimate based on prior experience.
Shortly afterward, a meeting was arranged for middle management explaining the project goals, major responsibilities, the project start date, and importance of meeting the product launch date within the cost estimate. Members of all departments involved attended the meeting. Excitement was high. Although everyone saw the risks as high, the promised rewards for the company and the personnel were emblazoned in their minds. A few participants questioned the legitimacy of the project duration and cost estimates. A couple of R&D people were worried about the technology required to produce the high-quality product for less than $200. But given the excitement of the moment, everyone agreed the project was worth doing and doable. The color laser printer project was to have the highest project priority in the company.
Lauren was selected to be the project manager. She had 15 years of experience in printer design and manufacture, which included successful management of several projects related to printers for commercial markets. Since she was one of those uncomfortable with the project cost and time estimates, she felt getting good bottom-up time and cost estimates for the deliverables was her first concern. She quickly had a meeting with the significant stakeholders to create a WBS identifying the work packages and organizational unit responsible for implementing the work packages. Lauren stressed she wanted time and cost estimates from those who would do the work or were the most knowledgeable, if possible. Getting estimates from more than one source was encouraged. Estimates were due in two weeks.
The compiled estimates were placed in the WBS/OBS. The corresponding cost estimate seemed to be in error. The cost estimate was $1,250,000 over the senior management estimate; this represents about a 20 percent overrun! The time estimate from the developed project network was only four months over the top management time estimate. Another meeting was scheduled with the significant stakeholders to check the estimates and to brainstorm for alternative solutions; the cost and time estimates appeared to be reasonable. Some of the suggestions for the brainstorming session are listed below.
• Change scope.
• Outsource technology design.
• Use the priority matrix (found in Chapter 4) to get top management to clarify their priorities.
• Partner with another organization or build a research consortium to share costs and to share the newly developed technology and production methods.
• Cancel the project.
• Commission a break-even study for the laser printer.
Very little in the way of concrete savings was identified, although there was consensus that time could be compressed to the market launch date, but at additional costs.
Lauren met with the marketing (Connor), production (Kim), and design (Gage) managers who yielded some ideas for cutting costs, but nothing significant enough to have a large impact. Gage remarked, “I wouldn’t want to be the one to deliver the message to top management that their cost estimate is $1,250,000 off! Good luck, Lauren.”

1. At this point, what would you do if you were the project manager?
2. Was top management acting correctly in developing an estimate?
3. What estimating techniques should be used for a mission critical project such as this?

Kết quả (Việt) 1:

Ước tính thời gian dự án và các chi phí: Sharp in ấn, AGNguồn: E.W. Larson & C.F. Gray, năm 2011Ba năm trước đây nhóm chiến lược quản lý in sắc nét (SP) đặt ra mục tiêu của việc có một máy in laser màu có sẵn cho người tiêu dùng và doanh nghiệp nhỏ thị trường cho ít hơn $200. Một vài tháng sau đó quản lý cấp cao đã gặp off-site để thảo luận về các sản phẩm mới. Kết quả của cuộc họp này là một tập hợp các thông số kỹ thuật kỹ thuật chung cùng với phân phôi lớn, một ngày ra mắt sản phẩm, và một ước tính chi phí dựa trên kinh nghiệm trước khi. Không lâu sau, một cuộc họp được sắp xếp cho Trung quản lý giải thích các mục tiêu dự án, trách nhiệm chính, ngày bắt đầu dự án, và tầm quan trọng của cuộc họp ngày ra mắt sản phẩm trong ước tính chi phí. Các thành viên của tất cả các phòng ban liên quan đến tham dự cuộc họp. Hứng thú là cao. Mặc dù tất cả mọi người thấy những rủi ro cao, phần thưởng hứa hẹn cho các công ty và các nhân viên được emblazoned trong tâm trí của họ. Một vài người tham gia đặt câu hỏi tính hợp pháp của các dự án thời gian và chi phí ước tính. Một vài người R & D đã lo lắng về công nghệ cần thiết để sản xuất các sản phẩm chất lượng cao cho ít hơn $200. Nhưng với sự phấn khích của thời điểm này, tất cả mọi người đã đồng ý các dự án đã đáng làm và khả thi. Dự án máy in laser màu là có ưu tiên cao nhất của dự án trong công ty. Lauren được chọn là người quản lý dự án. Cô đã có 15 năm kinh nghiệm trong thiết kế máy in và sản xuất, bao gồm các quản lý thành công của một số dự án liên quan đến máy in cho thị trường thương mại. Kể từ khi cô là một trong những khó chịu với chi phí dự án và thời gian ước tính, cô cảm thấy việc tốt dưới lên thời gian và chi phí ước tính cho phân phôi là mối quan tâm đầu tiên của cô. Cô nhanh chóng đã có một cuộc họp với các bên liên quan đáng kể để tạo ra một WBS xác định các công việc gói và đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm cho việc thực hiện các gói công việc. Lauren nhấn mạnh cô muốn có thời gian và chi phí ước tính từ những người nào làm việc hoặc đã đặt hiểu biết, nếu có thể. Nhận được ước tính từ nhiều hơn một nguồn được khuyến khích. Ước tính được do trong hai tuần. Các ước lượng biên soạn đã được đặt trong WBS/làm Ước tính chi phí tương ứng dường như là lỗi. Ước lượng chi phí là $1,250,000 trong dân số ước tính cao cấp quản lý; Điều này thể hiện về một overrun 20 phần trăm! Ước lượng thời gian từ mạng phát triển dự án là chỉ có 4 tháng qua ước lượng thời gian quản lý hàng đầu. Một cuộc họp được dự kiến với các bên liên quan đáng kể để kiểm tra các ước tính và động não cho giải pháp thay thế; Các ước tính chi phí và thời gian dường như là hợp lý. Một số gợi ý cho các phiên họp động não được liệt kê dưới đây.• Thay đổi phạm vi.• Outsource technology design.• Use the priority matrix (found in Chapter 4) to get top management to clarify their priorities.• Partner with another organization or build a research consortium to share costs and to share the newly developed technology and production methods.• Cancel the project.• Commission a break-even study for the laser printer.Very little in the way of concrete savings was identified, although there was consensus that time could be compressed to the market launch date, but at additional costs. Lauren met with the marketing (Connor), production (Kim), and design (Gage) managers who yielded some ideas for cutting costs, but nothing significant enough to have a large impact. Gage remarked, “I wouldn’t want to be the one to deliver the message to top management that their cost estimate is $1,250,000 off! Good luck, Lauren.”1. At this point, what would you do if you were the project manager?2. Was top management acting correctly in developing an estimate?3. What estimating techniques should be used for a mission critical project such as this?