One-time costs include the followin

One-time costs include the following:
• Hardware acquisition. This cost includes the cost of mainframe, minicomputers, mi- crocomputers, and peripheral equipment, such as tape drives and disk packs. These cost figures can be obtained from the vendor.
• Site preparation. This cost involves such frequently overlooked costs as building
modifications (e.g., adding air conditioning or making structural changes), equip-
ment installation (which may include the use of heavy equipment), and freight charges. Estimates of these costs can be obtained from the vendor and the subcon- tractors who do the installation.
• Software acquisition. These costs apply to all software purchased for the proposed
system, including operating system software (if not bundled with the hardware), net-
work control software, and commercial applications (such as accounting packages). Estimates of these costs can be obtained from vendors.
• Systems design. These costs are those incurred by systems professionals performing
the planning, analysis, and design functions. Technically, such costs incurred up to this point are “sunk” and irrelevant to the decision. The analyst should estimate only the costs needed to complete the detailed design.
• Programming and testing. Programming costs are based on estimates of the personnel
hours required to write new programs and modify existing programs for the proposed
system. System testing costs involve bringing together all the individual program mod- ules for testing as an entire system. This must be a rigorous exercise if it is to be mean- ingful. The planning, testing, and analysis of the results may demand many days of involvement from systems professionals, users, and other stakeholders of the system. The experience of the firm in the past is the best basis for estimating these costs.
• Data conversion. These costs arise in the transfer of data from one storage medium
to another. For example, the accounting records of a manual system must be con-
verted to magnetic form when the system becomes computer-based. This can repre- sent a significant task. The basis for estimating conversion costs is the number and size of the files to be converted.
• Training. These costs involve educating users to operate the new system. In-house
personnel could do this in an extensive training program provided by an outside or-
ganization at a remote site or through on-the-job training. The cost of formal train- ing can be easily obtained. The cost of an in-house training program includes

190 Chapter 5: Systems Development and Program Change Activities


instruction time, classroom facilities, and lost productivity. This cost is often the first one cut to meet budgets, and such an action can be fatal to systems development (e.g., Hershey’s ERP implementation disaster was blamed in part on the drastic re- duction in employee training before “going live”).2 Accountants and auditors should be aware of the danger of cutting this important part of systems development.
Recurring costs include the following:
• Hardware maintenance. This cost involves the upgrading of the computer (increas- ing the memory), as well as preventive maintenance and repairs to the computer and peripheral equipment. The organization may enter into a maintenance contract with the vendor to minimize and budget these costs. Estimates for these costs can be obtained from vendors and existing contracts.
• Software maintenance. These costs include upgrading and debugging operating sys-
tems, purchased applications, and in-house developed applications. Maintenance
contracts with software vendors can be used to specify these costs fairly accurately. Estimates of in-house maintenance can be derived from historical data.
• Insurance. This cost covers such hazards and disasters as fire, hardware failure,
vandalism, and destruction by disgruntled employees.
• Supplies. These costs are incurred through routine consumption of such items as
paper, magnetic disks, CDs, and general office supplies.
• Personnel costs. These are the salaries of individuals who are part of the information
system. Some employee costs are direct and easily identifiable, such as the salaries of
operations personnel exclusively employed as part of the system under analysis. Some personnel involvement (such as the database administrator and computer room person- nel) is common to many systems. Such personnel costs must be allocated on the basis of expected incremental involvement with the system.

Kết quả (Việt) 2:

Chi phí một lần bao gồm:
• mua lại phần cứng. Chi phí này bao gồm chi phí của máy tính lớn, máy tính mini, crocomputers vi mô, và các thiết bị ngoại vi như ổ băng và bộ đĩa. Những con số chi phí có thể được lấy từ các nhà cung cấp.
• Chuẩn bị trang web. Chi phí này bao gồm chi phí như vậy thường bị bỏ qua như xây dựng
sửa đổi (ví dụ, thêm máy lạnh hoặc làm thay đổi cấu trúc), equip-
ment cài đặt (có thể bao gồm việc sử dụng các thiết bị nặng), và chi phí vận tải. Ước tính chi phí này có thể thu được từ các nhà cung cấp và các máy kéo subcon- người thực hiện cài đặt.
• Phần mềm mua lại. Những chi phí này áp dụng cho tất cả các phần mềm mua cho các đề xuất
hệ thống, bao gồm phần mềm hệ điều hành (nếu không đi kèm với phần cứng), mạng lưới
phần mềm điều khiển công việc, và các ứng dụng thương mại (như phần mềm kế toán). Ước tính chi phí này có thể thu được từ các nhà cung cấp.
• Hệ thống thiết kế. Những chi phí này là chi phí phát sinh của hệ thống các chuyên gia thực hiện
các chức năng lập kế hoạch, phân tích và thiết kế. Về mặt kỹ thuật, chi phí đó phát sinh đến thời điểm này đang "chìm" và không liên quan đến các quyết định. Các nhà phân tích ước lượng chỉ có chi phí cần thiết để hoàn thành thiết kế chi tiết.
• Lập trình và thử nghiệm. Chi phí lập trình dựa trên ước tính của các nhân viên
giờ cần thiết để viết các chương trình mới và sửa đổi các chương trình hiện có cho các đề xuất
hệ thống. Chi phí kiểm tra hệ thống liên quan đến việc mang lại với nhau tất cả các chương trình ules vào mô hình cá nhân để thử nghiệm như toàn bộ hệ thống. Đây phải là một tập thể dục nghiêm ngặt nếu nó là phải uốn lượn ingful. Việc lập kế hoạch, kiểm tra và phân tích các kết quả có thể đòi hỏi nhiều ngày tham gia của hệ thống chuyên gia, người sử dụng, và các bên liên quan khác của hệ thống. Kinh nghiệm của các công ty trong quá khứ là cơ sở tốt nhất cho việc ước tính các chi phí.
• chuyển đổi dữ liệu. Các chi phí phát sinh trong việc chuyển dữ liệu từ một phương tiện lưu trữ
khác. Ví dụ, các sổ sách kế toán của một hệ thống thủ công phải được con-
biến đổi thành hình thức từ khi hệ thống trở nên dựa trên máy tính. Điều này có thể diện gửi một nhiệm vụ quan trọng. Căn cứ để lập dự toán chi phí chuyển đổi là số lượng và kích thước của các tập tin được chuyển đổi.
• Đào tạo. Các chi phí liên quan đến việc giáo dục người dùng để vận hành hệ thống mới. Trong nhà
nhân viên có thể làm điều này trong một chương trình đào tạo được cung cấp bởi một chức bên ngoài
ganization tại một trang web từ xa hoặc thông qua đào tạo trong quá trình làm việc. Các chi phí của chi phí đào tạo chính thức có thể dễ dàng thu được. Chi phí của một chương trình đào tạo trong nhà bao gồm

190 Chương 5: Hệ thống và Phát triển Chương trình Thay đổi hoạt động


thời gian giảng dạy, cơ sở vật chất lớp học, và mất năng suất. Chi phí này thường là người cắt giảm đầu tiên để đáp ứng ngân sách, và một hành động như vậy có thể gây tử vong cho phát triển hệ thống (ví dụ như, thiên tai thực hiện ERP của Hershey đã được đổ lỗi một phần vào sự sản xuất lại quyết liệt trong việc đào tạo nhân viên trước khi "nó"). 2 Kế toán và kiểm toán viên cần phải nhận thức được sự nguy hiểm của việc cắt một phần quan trọng của sự phát triển hệ thống.
chi phí định kỳ bao gồm:
• bảo trì phần cứng. Chi phí này bao gồm việc nâng cấp máy tính (increas- ing bộ nhớ), cũng như bảo dưỡng phòng ngừa và sửa chữa máy tính và thiết bị ngoại vi. Các tổ chức có thể tham gia vào một hợp đồng bảo trì với các nhà cung cấp để giảm thiểu và ngân sách chi phí này. Ước tính cho các chi phí có thể được lấy từ các nhà cung cấp và hợp đồng hiện tại.
• bảo trì phần mềm. Những chi phí này bao gồm nâng cấp và sửa lỗi điều hành thống
tems, các ứng dụng được mua, và trong nhà phát triển ứng dụng. Bảo trì
hợp đồng với các nhà cung cấp phần mềm có thể được sử dụng để xác định các chi phí tương đối chính xác. Ước tính của bảo trì trong nhà có thể được bắt nguồn từ dữ liệu lịch sử.
• Bảo hiểm. Chi phí này bao gồm các mối nguy hiểm và thiên tai như cháy nổ, lỗi phần cứng,
phá hoại, và phá hủy do nhân viên bất mãn.
• Vật tư. Các chi phí phát sinh thông qua tiêu thụ thường xuyên các mặt hàng như
giấy, đĩa từ, đĩa CD, và nguồn cung cấp văn phòng nói chung.
• Chi phí nhân. Đây là tiền lương của cá nhân là một phần của thông tin
hệ thống. Một số chi phí nhân viên đang trực tiếp và dễ nhận biết, chẳng hạn như tiền lương của
nhân viên hoạt động độc quyền sử dụng như là một phần của hệ thống theo phân tích. Một số sự tham gia của nhân viên (như người quản trị cơ sở dữ liệu và phòng máy tính Con người làm nel) là phổ biến với nhiều hệ thống. Chi phí nhân sự như vậy phải được phân bổ trên cơ sở sự tham gia của cộng dồn dự kiến với hệ thống.