1. Reservations• When the Revenue/R

1. Reservations

• When the Revenue/Reservations Manager receives a request for an advance deposit refund, he/she must verify the deposit is listed on the most current copy of the Advance Deposit Ledger. Then, the Revenue/Reservations Manager should photocopy the portion of the Advance Deposit Ledger that details the deposit in question and voucher the refund using the A/P stamp.
• The Revenue/Reservations Manager must ensure the guest’s name, address, phone number and arrival dates are included in the back-up.
• The advance deposit should be removed from the Advance Deposit Ledger and the balance posted to “DEPOSITS TO REFUND” on the Income journal.
• The Revenue/Reservations Manager should attach a computer generated cancellation report or notice, use this as the back-up for the cheque request and forward this information to Accounting.

2. Accounting

• The Assistant Financial Controller or Credit Manager should verify again the deposit is on hand and has cleared the bank.
• Then, the cheque request should be signed and coded to the appropriate account, “DEPOSITS TO REFUND”. All of the attached documentation should be forwarded to the Financial Controller for final approval.
• The approved Refund Request and attached computer report should be forwarded to accounts Payable for payment.
• If there is more than one refund listed on the computer report, the relevant refund in three to four weeks.

Kết quả (Việt) 1:

1. Đặt phòng• Khi người quản lý doanh thu/Đặt phòng sẽ nhận được một yêu cầu cho một hoàn trả tiền tạm ứng, ông/bà phải xác minh các khoản tiền gửi được liệt kê trên các bản sao mới nhất của sổ kế toán tiền tạm ứng. Sau đó, người quản lý doanh thu/Đặt phòng cần sao chụp phần sổ cái tiền tạm ứng chi tiết tiền gửi trong câu hỏi và phiếu hoàn trả tiền bằng cách sử dụng A / P tem.• Người quản lý doanh thu/Đặt phòng phải đảm bảo các khách tên, địa chỉ, số điện thoại và ngày đến được bao gồm trong back-up.• Đặt cọc trước nên được gỡ bỏ từ sổ kế toán tiền tạm ứng và cân bằng được đăng "Tiền gửi phải hoàn trả lại" trên tạp chí thu nhập.• Người quản lý doanh thu/Đặt phòng nên đính kèm một máy tính tạo ra hủy báo cáo hoặc thông báo, sử dụng như trở lên ngân phiếu yêu cầu và chuyển tiếp thông tin này để kế toán.2. kế toán• Bộ điều khiển hỗ trợ tài chính hoặc quản lý tín dụng cần kiểm chứng lại các khoản tiền gửi là trên bàn tay và đã xóa các ngân hàng.• Sau đó, chi phiếu yêu cầu cần được ký và mã hoá để các tài khoản thích hợp, "Tiền gửi để hoàn lại tiền". Tất cả các tài liệu kèm theo phải được chuyển tiếp đến tài chính điều khiển nhất phê duyệt cuối cùng.• Các chấp thuận hoàn trả lại yêu cầu và kèm theo máy tính báo cáo nên được chuyển tiếp đến tài khoản nợ phải trả cho các khoản thanh toán.• Nếu có nhiều hơn một hoàn lại được liệt kê trong báo cáo tính, hoàn lại tiền có liên quan trong 3-4 tuần.

Kết quả (Việt) 2:

1. Đặt

• Khi Doanh thu / Đặt phòng quản lý nhận được yêu cầu hoàn lại tiền đặt cọc, ông / bà phải xác minh các khoản tiền gửi được liệt kê trên bản sao mới nhất của Advance Tiền gửi Ledger. Sau đó, doanh thu / Đặt phòng quản lý nên phô tô phần Advance Tiền gửi Ledger trong đó chi tiết các khoản tiền gửi trong câu hỏi và chứng từ hoàn trả bằng cách sử dụng con dấu A / P.
• Các Doanh thu / Đặt phòng quản lý phải đảm bảo tên, địa chỉ, số điện thoại của khách và ngày đến có trong phòng.
• các khoản tiền gửi trước nên được gỡ bỏ từ trước tiền gửi Ledger và số dư được đưa lên "tIỀN gỬI YÊU CẦU HOÀN lẠI" trên tạp chí thu nhập.
• các Doanh thu / Đặt phòng quản lý nên đính kèm một máy tính tạo ra báo cáo hủy bỏ hoặc thông báo, sử dụng như là back-up cho các yêu cầu kiểm tra và chuyển tiếp thông tin này để kế toán.

2. Kế toán

• Các trợ lý kiểm soát tài chính hoặc quản lý tín dụng cần xác minh lại các khoản tiền gửi trên tay và quét sạch các ngân hàng.
• Sau đó, yêu cầu kiểm tra phải có chữ ký và mã hóa cho các tài khoản thích hợp, "TIỀN GỬI YÊU CẦU HOÀN LẠI". Tất cả các tài liệu kèm theo phải được gửi cho các kiểm soát tài chính chính thức.
• Các Yêu cầu hoàn phí đã được phê duyệt và báo cáo máy tính kèm theo phải được gửi vào tài khoản phải chi để thanh toán.
• Nếu có nhiều hơn một khoản hoàn lại được liệt kê trên các báo cáo máy tính, có liên quan hoàn trả trong 3-4 tuần.