This is Thursday morning atThe Time

This is Thursday morning atThe Times Hotel. The reservations manager has printed the list of reservations for the day. The front office staff has prepared 252 packets for guests who have preregistered for the Pet Owners of the Americas Conference. The Times Hotel has been designated the headquarters for the cat owners, while the Sebastian Hotel, two blocks away,has been designated for the dog owners. The participants in The Pet Owners of the Americas Conference are supposed to start arriving at noon.
The Times Hotel had a full house on Wednesday night. A planning group (179 rooms) for the Biology Researchers Conference was in the hotel. They held the meeting that ran into the early hours of Thursday morning. Serveral of the guests posted DO NOT DISTURB signs on their doors.
Yoon-Whan Li, the excutive engincer, has noticed the air conditioning going on and off on the fifth and sixth floors. Yooon-Whan investigates the problem and estimates it will require about 12 hours of repair time. Yoon-Whan calls the font office to report the problem, but the desk clerks are busy and fail to answer the phone. Meanwhile, another repair call comes in, and Yoon-Whan is off again. The air conditioning situation is never reported to the front office.
The chef is busy preparing vendor orders for the day. He is also planning the food production worksheets for the Pet Owners of the Americas. The chef has left word with one of his suppliers to return his call early in the afternoon to clarify an order of the banquet that night. The organizer for the Pet Owners of th Americas wants a special Swiss chocolate ice cream cake roll. The sales office has also included an order for two ice sculptures-one cat and one dog. The banquet manager and several of his crew are scheduled to arrive about three hours prior to the banquet to setting up furniture and table tops. The servers will arrive about one hour before the banquet begins.
It’s now 11 A.M., and a group of conferees has arrived to register. They have brought along their cats and want to know where they can house them. The front desk clerk does not know where the cats are to be housed. He calls the sales department and asks for directions. The sales department says the person who organized this conference specifically told the participants they were to leave their pets at home. This was not to be a pet show, only a business/seminar conference.
The housekeeping staff is unable to get into the rooms (checkout time is noon). The Biology Researchers Conference attendees have not risen because of the late planning meeting. Also, two of the room attendants did not report to work this morning.
It is now 1:30 P.M., and the majority of the Pet Owners are in the lobby, with their pets, waiting to get into the rooms. With the air conditioning out of order, the lobby is bedlam. The odor and noise are beyond description. Housekeeping calls down and says it will need about two more hours before the first 75 rooms can be released.
The switchboard has been bombarded with telephone calls for the Pet Owners. The chef is anticipating his call from the vendor for the Swiss chocolate ice cream cake roll. He finally calls the supplier and find out she has been trying to call him to say she out of this product, but no one answered the phone at the front desk. The chef is beside himself and runs out of the kitchen into the lobby area. He finds the switchboard operator and verbally rips him apart. The front office manager is up to her ears in kitty litter and respond likewise to the chef. It is not the best of situations.
Just when it seems nothing else can go wrong, a new group of ten Pet Owners of the Americas arrives in the lobby with guaranteed reservations. The hotel is completely booked. And these additional reservations represent an overbooked situation. The reservationist forgot to ask if these guests were cat or dog owners. You guessed it – they all brought along Fido. The clamor in the lobby is now unbearable – dogs are barking at cats, cats are hissing at dogs, and guests are complaining loudly.
The banquet manager and his crew have finished setting up the room for the banquet. One of the crew turns on the air conditioning; there is a dull roar, and blue smoke pours from the vents. Thinking this is a temporary condition, he does not report it to the banquet manager. Later on, the banquet manager instructs the setup crew to take the ice sculpturesfrom the freezer and set them in front of the podium and head table. The banquet servers will be arriving within an hour to start the preparations for the banquet.

If you were the front office manager, what would you do to solve the immediate problems? After the commotion and settle down, how would you analyze the situation? List the opportunities for improving communications between the front office and orther departments?

Kết quả (Việt) 2:

Đây là sáng thứ năm atthe Times Hotel. Các nhà quản lý đặt phòng đã in danh sách các đặt phòng cho ngày. Nhân viên văn phòng phía trước đã chuẩn bị 252 gói cho khách hàng những người đã đăng ký trước cho các chủ sở hữu vật nuôi của Hội nghị châu Mỹ. Các Times Hotel đã được chỉ trụ sở cho các chủ sở hữu mèo, trong khi Sebastian khách sạn, hai khối đi, đã được chỉ định cho các chủ sở hữu con chó. Những người tham gia trong các chủ sở hữu vật nuôi của Hội nghị châu Mỹ có nghĩa vụ phải bắt đầu đến vào buổi trưa.
The Times Hotel đã có ngôi nhà đầy đủ vào tối thứ Tư. Một nhóm lập kế hoạch (179 phòng) cho các nhà nghiên cứu sinh học Hội nghị là trong khách sạn. Họ đã tổ chức các cuộc họp đó chạy vào đầu giờ sáng thứ năm. Serveral của khách gửi không làm phiền những dấu hiệu trên cửa của họ.
Yoon-Whan Li, engincer hành Quỹ tổ chức, đã nhận thấy điều hòa không khí đi vào và ra trên tầng thứ năm và thứ sáu. Yooon-Whan tra các vấn đề và ước tính sẽ cần khoảng 12 giờ trong thời gian sửa chữa. Yoon-Whan gọi văn phòng phông chữ để báo cáo các vấn đề, ​​nhưng các nhân viên bàn đang bận rộn và không trả lời điện thoại. Trong khi đó, một cuộc gọi sửa chữa đến, và Yoon-Whan là ra một lần nữa. Tình hình điều hòa không khí là không bao giờ báo cáo với văn phòng phía trước.
Các đầu bếp đang bận rộn chuẩn bị đơn đặt hàng nhà cung cấp trong ngày. Ông cũng đang có kế hoạch sản xuất các bảng tính lương thực cho các chủ sở hữu vật nuôi của châu Mỹ. Các đầu bếp đã để lại từ với một trong những nhà cung cấp của mình để gọi lại cho mình sớm vào buổi chiều để làm rõ một trật tự của bữa tiệc đêm đó. Các nhà tổ chức cho các chủ sở hữu vật nuôi của thứ châu Mỹ muốn một Thụy Sĩ băng sôcôla cuộn bánh kem đặc biệt. Các văn phòng bán hàng cũng đã đưa ra lệnh cho hai tác phẩm điêu khắc, một băng con mèo và một con chó. Người quản lý tiệc và một số đồng đội của mình đang dự kiến sẽ đến khoảng ba giờ trước khi bữa tiệc để thiết lập đồ nội thất và bảng ngọn. Các máy chủ sẽ đến khoảng một giờ trước khi bữa tiệc bắt đầu.
Nó bây giờ 11:00, và một nhóm các hội thảo viên đã đến để đăng ký. Họ đã mang theo con mèo của họ và muốn biết nơi mà họ có thể chứa chúng. Nhân viên bán hàng quầy lễ tân không biết nơi mà những con mèo đang được nuôi giữ. Ông kêu gọi các bộ phận bán hàng và hỏi đường. Các bộ phận bán hàng cho biết người tổ chức hội nghị này đặc biệt nói với những người tham gia họ rời vật nuôi của họ ở nhà. Đây không phải là một chương trình thú cưng, chỉ có một hội nghị kinh doanh / hội thảo.
Các nhân viên vệ sinh là không thể có được vào phòng (thời gian thanh toán là buổi trưa). Sinh học tham dự Hội nghị Các nhà nghiên cứu đã không sống lại vì cuộc họp lập kế hoạch muộn. Ngoài ra, hai trong số các tiếp viên phòng đã không báo cáo để làm việc sáng nay.
Bây giờ là 13:30, và đa số các chủ sở hữu vật nuôi ở trong sảnh, với vật nuôi của họ, chờ đợi để có được vào phòng. Với điều hòa không khí trong trật tự, sảnh là nhà thương. Các mùi và tiếng ồn là không thể tả. Housekeeping gọi xuống và nói rằng nó sẽ cần khoảng hơn hai giờ trước khi 75 phòng đầu tiên có thể được phát hành.
Các đài đã bị tấn công dồn dập với các cuộc gọi điện thoại cho các chủ sở hữu vật nuôi. Các đầu bếp được dự báo trước anh gọi điện từ các nhà cung cấp cho các băng sôcôla cuộn bánh kem Thụy Sĩ. Cuối cùng ông đã kêu gọi các nhà cung cấp và tìm ra cô ấy đã cố gắng gọi anh ta nói cô ra của sản phẩm này, nhưng không ai trả lời điện thoại tại quầy lễ tân. Các đầu bếp là bên cạnh mình và chạy ra khỏi nhà bếp vào khu vực sảnh. Anh ta tìm thấy các tổng đài và chửi xé anh ra xa nhau. Người quản lý văn phòng phía trước là vào tai cô mèo và phản ứng tương tự như vậy để các đầu bếp. Nó không phải là tốt nhất của tình huống.
Chỉ khi có vẻ như không có gì khác có thể đi sai, một nhóm mới trong mười chủ sở hữu vật nuôi của châu Mỹ đến ở sảnh với đặt phòng được bảo đảm. Khách sạn được hoàn toàn vàng. Và những đặt thêm đại diện cho một tình huống đặt quá. Các reservationist quên hỏi nếu những khách mời là mèo hay con chó chủ sở hữu. Bạn đoán nó - tất cả họ đều mang theo Fido. Những tiếng ồn ào trong sảnh bây giờ là không thể chịu nổi - con chó đang sủa ở mèo, mèo đang rít ở chó, và khách được lớn tiếng phàn nàn.
Người quản lý tiệc và phi hành đoàn của ông đã thiết lập các phòng cho các bữa tiệc kết thúc. Một trong những phi hành đoàn quay về điều hòa không khí; có một tiếng gầm ngu si đần độn, và khói xanh đổ từ các lỗ thông hơi. Suy nghĩ này là một tình trạng tạm thời, ông không báo cáo với người quản lý tiệc. Sau đó, người quản lý tiệc chỉ thị các đoàn làm phim để có những sculpturesfrom đá tủ lạnh và đặt chúng ở phía trước của bục và đứng đầu bảng. Các máy chủ tiệc sẽ đến trong vòng một giờ để bắt đầu chuẩn bị cho bữa tiệc.

Nếu bạn là người quản lý văn phòng phía trước, bạn sẽ làm gì để giải quyết vấn đề ngay lập tức? Sau những chấn động và ổn định, làm thế nào bạn sẽ phân tích tình hình? Liệt kê các cơ hội để cải thiện thông tin liên lạc giữa các văn phòng phía trước và bộ phận tin tức khác?