PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLESEveryt

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
Everything that an organization does can be categorized either as a project or process. A process is something that happens continually and has a low risk associated with it, whereas a project happens once and has a relatively high level of risk.
To illustrate this, imagine an organization that has an annual staff appraisal process in which managers make a written assessment of their staff against criteria specified by the HR department. This is a process because even if the criteria change from year to year the procedure undertaken by everyone involved remains more or less the same.
Project: occurs once
with high degree of
risk & uncertainty

Process: low risk
activity that happens
continually
Constitute
all activities
within an
organization
If the organization decided to introduce an IT system to facilitate this process then the selection, implementation, and testing of the new system would represent a project be-cause it would be a one-off activity which carries the risk of exceeding the budget or timescale allocated to it.
It is perfectly logical for different organizations to see the same activity in a different way. For example, the supplier of the computer system may see this activity as a process because it is something that it does every time it sells a system. Each time it does so, it gains more experience, which allows it to plan and execute future installations based on what it has learned previously.
This distinction is important because project management is used where there is a high degree of uncertainty and risk because there is no experience of performing the activity. So in this scenario,
The organization buying the system would treat it as a project.
The vendor would treat it as part of a process.
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
11


PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
The vendor would see it as a process that could be refined with each iteration in order to reduce costs and increase the quality. The distinction between projects and processes depends on whether the organization repeats an activity often enough for it to become routine. Once an activity is repeated often enough within an organization to become routine it is no longer considered a project—it becomes one of their many management processes.
Types of Project
Projects can be broadly classified into engineering projects and management projects. Engineering projects encompass civil, electrical, and mechanical engineering and the fi¬nal deliverables are physical objects, for example a building, reservoir, bridge, refinery, or pre-production sample. Specialist companies or consortia invariably undertake these types of project.

Management projects include things like: restructuring the organization, preparing for an exhibition, developing an IT system, launching a new marketing campaign, moving offices, or indeed anything where the objective is to produce an end result that is not identifiable as a physical item.
A broad range of organizations does these types of project, including: commercial com-panies, government departments, charities and NGOs (Non Governmental Organiza-tions), and other not-for-profit organizations.
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
12

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
The differences between these types of project go further than just the nature of the final deliverable. For example:
Use of Specialist Staff
Engineering projects almost always represent the day-to-day work of the organization. For example, a construction company will employ people who specialize in building of¬fice blocks, public buildings, houses, or roads.
Similarly, a manufacturing company will have design engineers to take a product from conception, through the design process and prototyping before the work is handed over to production engineers who will then be responsible for mass production.
This is quite different from a management project where people who don't usually run projects may find themselves doing much the work.
Environmental Issues
The challenges of engineering projects are often physical in nature. For example, a con-struction project may be held up by bad weather, the discovery of archeological remains, or other unforeseen environmental problems.
Management projects on the other hand usually take place on the organization's own premises and are not subject to these sorts of issues.
Specification of Final Deliverable
In the case of engineering projects the final deliverable is usually specified in detail at the beginning of the project because it will need to comply with existing standards or legislation. If the deliverable is a mechanical or electronic part then it will need to fit with the rest of the finished product.
This is not usually the case with management projects where the exact form of the final deliverable may not become clear until some of the work of the project has been done. It may also alter as the project develops, or in response to market research or other de-velopments.
Generally speaking, engineering projects and management projects are quite different things and this eBook is aimed at managers undertaking management projects rather than engineering projects.
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
13

PROJECT MANAGEMENT PRINCIPLES
KEY POINTS
✓ Everything that an organization does can be categorized either as a project or process.
✓ A process is something that happens continually and has a low risk associ¬ated with it.
✓ A project happens once and has a relatively high level of risk.
✓ Projects are attempting to achieve something new, they have a definite start and endpoint, and once the endpoint is reached the project is over.
✓ Engineering projects encompass civil, electrical, and mechanical engineering and the final deliverables are physical objects, for example a building, reser¬voir, bridge, refinery, or pre-production sample.
✓ Management projects include things like: restructuring the organization, pre-paring for an exhibition, developing an IT system, launching a new marketing campaign, moving offices, or indeed anything where the objective is to pro¬duce an end result that is not identifiable as a physical item.
ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com
14

Kết quả (Việt) 1:

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNTất cả mọi thứ một tổ chức nào có thể được phân loại hoặc như là một dự án hoặc quá trình. Một quá trình là một cái gì đó mà xảy ra liên tục và có một rủi ro thấp liên kết với nó, trong khi một dự án xảy ra một lần và có một mức độ tương đối cao của nguy cơ.Để minh họa điều này, hãy tưởng tượng một tổ chức có một quá trình đánh giá nhân viên hàng năm trong đó quản lý thực hiện một đánh giá văn của nhân viên của họ chống lại tiêu chí xác định bởi bộ phận nhân sự. Đây là một quá trình bởi vì ngay cả khi các tiêu chí thay đổi từ năm này qua năm thủ tục thực hiện bởi tất cả mọi người tham gia vẫn ít nhiều giống nhau.Dự án: xảy ra một lầnvới mức độ cao củarủi ro & sự không chắc chắn Quá trình: rủi ro thấphoạt động xảy raliên tụcChiếmTất cả hoạt độngtrong vòng mộttổ chứcNếu tổ chức đã quyết định để giới thiệu một hệ thống để tạo thuận lợi cho quá trình này sau đó lựa chọn, thực hiện, và thử nghiệm của hệ thống mới sẽ đại diện cho một dự án-nguyên nhân gây ra nó sẽ là một hoạt động một lần mà mang nguy cơ vượt quá ngân sách hoặc mặt trăng được giao cho nó.Nó là hoàn toàn hợp lý cho các tổ chức khác nhau để xem các hoạt động tương tự một cách khác nhau. Ví dụ, các nhà cung cấp của hệ thống máy tính có thể nhìn thấy hoạt động này là một quá trình vì nó là một cái gì đó mà nó thực hiện mỗi khi nó bán một hệ thống. Mỗi lần nó không nên, nó tăng thêm kinh nghiệm, cho phép nó để lên kế hoạch và thực hiện cài đặt trong tương lai dựa trên những gì nó đã học trước đây.Sự phân biệt này là quan trọng bởi vì quản lý dự án được sử dụng trong trường hợp đó là một mức độ cao của sự không chắc chắn và rủi ro vì không có kinh nghiệm thực hiện các hoạt động. Vì vậy, trong trường hợp này,Tổ chức mua hệ thống sẽ xử lý nó như là một dự án.Các nhà cung cấp sẽ coi nó như là một phần của một quá trình.ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com11 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNCác nhà cung cấp sẽ xem nó như là một quá trình mà có thể được tinh chế với mỗi lặp đi lặp lại để giảm chi phí và nâng cao chất. Sự khác biệt giữa dự án và các quá trình phụ thuộc vào việc liệu tổ chức lặp đi lặp lại một hoạt động thường xuyên, đủ cho nó để trở thành thói quen. Một khi một hoạt động được lặp lại thường xuyên, đủ trong một tổ chức để trở thành thói quen nó không còn được coi là một dự án-nó sẽ trở thành một trong các quá trình quản lý nhiều.Trong số các loại dự ánDự án có thể được phân loại rộng rãi vào dự án kỹ thuật và quản lý dự án. Dự án kỹ thuật bao gồm dân sự, điện và cơ khí và phân phôi fi¬nal là các đối tượng vật lý, ví dụ một xây dựng, Hồ chứa, cầu, nhà máy lọc dầu, hoặc mẫu tiền sản xuất. Công ty chuyên gia hoặc consortia không thay đổi thực hiện các loại dự án. Quản lý dự án bao gồm những thứ như: tái cơ cấu tổ chức, chuẩn bị cho một cuộc triển lãm, phát triển một hệ thống CNTT, tung ra một chiến dịch tiếp thị mới, di chuyển văn phòng, hoặc thực sự bất cứ điều gì mà mục tiêu là để sản xuất một kết quả cuối cùng là không nhận dạng như là một mục vật lý.Một loạt các tổ chức có các loại dự án, bao gồm: thương mại com-panies, cơ quan chính phủ, tổ chức từ thiện và phi chính phủ (chính phủ phòng không Organiza-tions), và các tổ chức không cho lợi nhuận.ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com12 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNSự khác biệt giữa các loại dự án đi xa hơn chỉ là bản chất của trận chung kết deliverable. Ví dụ:Sử dụng các chuyên gia nhân viênDự án kỹ thuật hầu như luôn luôn đại diện cho các công việc hàng ngày của tổ chức. Ví dụ, một công ty xây dựng sẽ sử dụng những người chuyên về xây dựng of¬fice khối, công trình công cộng, nhà ở, hoặc đường.Tương tự như vậy, một công ty sản xuất sẽ có các kỹ sư thiết kế để có một sản phẩm từ quan niệm, thông qua các quá trình thiết kế và tạo mẫu trước khi công việc được giao cho sản xuất các kỹ sư sau đó sẽ có trách nhiệm cho sản xuất hàng loạt.Điều này là khá khác nhau từ một dự án quản lý nơi những người không thường chạy dự án có thể tìm thấy chính mình làm nhiều công việc.Vấn đề môi trườngNhững thách thức của dự án kỹ thuật thường được thể chất trong tự nhiên. Ví dụ, một dự án con-struction có thể được tổ chức bởi thời tiết xấu, phát hiện khảo cổ học vẫn còn, hoặc các vấn đề môi trường không lường trước.Quản lý dự án trên mặt khác thường diễn ra trong khuôn viên của tổ chức và không phụ thuộc vào các loại vấn đề.Đặc điểm kỹ thuật của trận chung kết DeliverableTrong trường hợp của kỹ thuật dự án kết deliverable thường quy định chi tiết ở đầu của dự án vì nó sẽ cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn hiện có hoặc pháp luật. Nếu các deliverable là một phần cơ khí hoặc điện tử sau đó nó sẽ cần phải phù hợp với phần còn lại của sản phẩm hoàn tất.Đây không phải là thường là trường hợp với quản lý dự án mà các hình thức chính xác của deliverable tháng cuối cùng trở thành không rõ ràng cho đến khi một số công việc của dự án đã được thực hiện. Nó cũng có thể thay đổi khi các dự án phát triển, hoặc để đáp ứng với nghiên cứu thị trường hoặc khác de velopments.Nói chung, dự án kỹ thuật và quản lý dự án những điều khá khác nhau và eBook này nhằm mục đích quản lý thực hiện dự án quản lý chứ không phải là kỹ thuật dự án.ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com13 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁNNHỮNG ĐIỂM CHÍNH✓ Tất cả mọi thứ một tổ chức nào có thể được phân loại hoặc như là một dự án hoặc quá trình.✓ A quá trình là một cái gì đó mà xảy ra liên tục và có một rủi ro thấp associ¬ated với nó.✓ A dự án xảy ra một lần và có một mức độ tương đối cao của nguy cơ.✓ dự án đang cố gắng để đạt được một cái gì đó mới, họ có một rõ ràng bắt đầu và điểm cuối, và khi đạt đến điểm cuối dự án là hơn.✓ kỹ thuật dự án bao gồm dân sự, điện và cơ khí và phân phôi cuối cùng là các đối tượng vật lý, ví dụ: một tòa nhà, reser¬voir, cầu, nhà máy lọc dầu, hoặc mẫu tiền sản xuất.✓ quản lý dự án bao gồm những thứ như: tái cơ cấu tổ chức, trước Cheap cho một cuộc triển lãm, phát triển một hệ thống CNTT, tung ra một chiến dịch tiếp thị mới, di chuyển văn phòng, hoặc thực sự bất cứ điều gì mà mục tiêu là để pro¬duce một kết quả cuối cùng là không nhận dạng như là một mục vật lý.ISBN 978-1-62620-958-9 © www.free-management-ebooks.com14

Kết quả (Việt) 2:

QUẢN LÝ DỰ ÁN NGUYÊN TẮC
Tất cả mọi thứ mà một tổ chức nào có thể được phân loại, hoặc như là một dự án hay quy trình. Một quá trình là một cái gì đó xảy ra liên tục và có nguy cơ thấp có liên quan với nó, trong khi một dự án xảy ra một lần và có một mức độ tương đối rủi ro cao.
Để minh họa điều này, hãy tưởng tượng một tổ chức có một quá trình đánh giá nhân viên hàng năm, trong đó các nhà quản lý làm cho một văn bản đánh giá nhân viên của họ chống lại các tiêu chí theo quy định của bộ phận nhân sự. Đây là một quá trình bởi vì ngay cả nếu các tiêu chí thay đổi từ năm này sang năm các thủ tục được thực hiện bởi tất cả mọi người tham gia vẫn còn nhiều hơn hoặc ít hơn như vậy.
Dự án: xảy ra một lần
với mức độ cao của
rủi ro và sự không chắc chắn Process: nguy cơ thấp hoạt động đó xảy ra liên tục Chiếm tất cả các hoạt động trong vòng một tổ chức Nếu tổ chức quyết định giới thiệu một hệ thống CNTT để tạo thuận lợi cho quá trình này thì việc lựa chọn, thực hiện, và thử nghiệm các hệ thống mới sẽ đại diện cho một dự án là nguyên nhân nó sẽ là một lần hoạt động mà mang nguy cơ vượt ngân sách hoặc khoảng thời gian phân bổ cho nó. Nó là hoàn toàn hợp lý cho các tổ chức khác nhau để xem cùng một hoạt động theo một cách khác nhau. Ví dụ, các nhà cung cấp các hệ thống máy tính có thể xem hoạt động này như một quá trình bởi vì nó là một cái gì đó mà nó mỗi khi nó bán một hệ thống. Mỗi lần nó như vậy, nó sẽ được tăng thêm kinh nghiệm, cho phép nó để lập kế hoạch và thực hiện cài đặt trong tương lai dựa trên những gì nó đã được học trước đó. Sự phân biệt này là quan trọng bởi vì quản lý dự án được sử dụng nơi có một mức độ cao của sự không chắc chắn và rủi ro bởi vì có không có kinh nghiệm thực hiện các hoạt động. Vì vậy, trong trường hợp này, các tổ chức mua hệ thống sẽ xử lý nó như một dự án. Các nhà cung cấp sẽ đối xử với nó như một phần của một quá trình. ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 11 DỰ ÁN NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ Các nhà cung cấp sẽ xem nó như là một quá trình có thể được tinh chế với mỗi lần lặp để giảm chi phí và nâng cao chất lượng. Sự phân biệt giữa các dự án và quy trình phụ thuộc vào việc tổ chức các hoạt động lặp đi lặp lại một thường xuyên, đủ để nó trở thành thói quen. Khi một hoạt động được lặp đi lặp lại thường xuyên, đủ trong một tổ chức để trở thành thói quen nó không còn được coi là một dự án-nó sẽ trở thành một trong nhiều quy trình quản lý của mình. Các loại dự án Dự án có thể được sắp xếp thành các dự án kỹ thuật và dự án quản lý. Dự án kỹ thuật bao gồm các công trình dân dụng, điện, cơ khí và các sản phẩm trung fi¬nal là các đối tượng vật lý, ví dụ một tòa nhà, hồ chứa, cầu, nhà máy lọc dầu, hoặc mẫu tiền sản xuất. Công ty chuyên gia hoặc các tập đoàn luôn thực hiện các loại dự án. Quản lý dự án bao gồm những thứ như: tái cơ cấu tổ chức, chuẩn bị cho một cuộc triển lãm, phát triển một hệ thống IT, tung ra một chiến dịch tiếp thị mới, chuyển văn phòng, hoặc thực sự bất cứ điều gì mà mục tiêu là để tạo ra một . Kết quả cuối cùng mà không được nhận dạng là một mục vật lý Một loạt các tổ chức thực hiện các loại dự án, bao gồm: thương mại com-panies, cơ ​​quan chính phủ, tổ chức từ thiện và các tổ chức NGO (phi chính phủ Organiza-tions), và khác không-cho-lợi nhuận tổ chức. ISBN 978-1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 12 DỰ ÁN NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ Sự khác biệt giữa các loại dự án đi xa hơn chỉ là bản chất của sự chuyển giao chính thức. Ví dụ: Sử dụng Chuyên viên công trình kỹ thuật hầu như luôn luôn đại diện cho các công việc hằng ngày của tổ chức. Ví dụ, một công ty xây dựng sẽ sử dụng những người chuyên về xây dựng of¬fice khối, công trình công cộng, nhà ở, hoặc đường. Tương tự như vậy, một công ty sản xuất sẽ có các kỹ sư thiết kế để có một sản phẩm từ lúc thụ thai, thông qua quá trình thiết kế và tạo mẫu trước công việc được giao cho kỹ sư sản xuất những người sau đó sẽ chịu trách nhiệm sản xuất hàng loạt. Điều này là khá khác nhau từ một dự án quản lý, nơi những người không dự án thường chạy có thể tìm thấy chính mình làm nhiều công việc. Các vấn đề môi trường Những thách thức của dự án kỹ thuật thường vật lý trong tự nhiên. Ví dụ, một dự án con-xây có thể được tổ chức bởi thời tiết xấu, các phát hiện di hài khảo cổ, hoặc các vấn đề môi trường khác không lường trước. Quản lý dự án, mặt khác thường diễn ra trên cơ sở của tổ chức đó và không phải chịu các loại vấn đề. Đặc điểm kỹ thuật của Final chuyển giao Trong trường hợp của kỹ thuật dự án deliverable thức thường được quy định chi tiết tại các đầu của dự án vì nó sẽ cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn hoặc pháp luật hiện hành. Nếu sự phân bổ là một phần cơ khí hoặc điện tử sau đó nó sẽ cần phải phù hợp với phần còn lại của sản phẩm đã hoàn thành. Đây không phải là trường hợp thông thường với các dự án quản lý, nơi các hình thức chính xác của chuyển giao thức có thể không rõ ràng hơn khi một số công việc của dự án đã được thực hiện. Nó cũng có thể làm thay đổi như dự án phát triển, hoặc phản ứng với nghiên cứu thị trường hoặc khác de-velopments. Nói chung, các dự án kỹ thuật và dự án quản lý là những điều hoàn toàn khác nhau và eBook này là nhằm mục đích quản lý thực hiện dự án quản lý chứ không phải là dự án kỹ thuật. ISBN 978 -1-62620-958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 13 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỂM CHÍNH ✓ Tất cả mọi thứ mà một tổ chức nào có thể được phân loại, hoặc như là một dự án hay quy trình. ✓ Một quá trình là một cái gì đó xảy ra liên tục và có một nguy cơ thấp associ¬ated với nó. ✓ Một dự án sẽ xảy ra một lần và có một mức độ tương đối rủi ro cao. ✓ Các dự án đang cố gắng để đạt được một cái gì đó mới, họ có một khởi đầu xác định và thiết bị đầu cuối, và một khi các thiết bị đầu cuối là đạt dự án kết thúc .. ✓ công trình kỹ thuật dân dụng bao gồm, điện, cơ khí và các phân phôi chính thức là đối tượng vật lý, ví dụ một tòa nhà, reser¬voir, cầu, nhà máy lọc dầu, hoặc mẫu tiền sản xuất ✓ Quản lý dự án bao gồm những thứ như: tái cơ cấu tổ chức, pre-vỏ trái cây cho một cuộc triển lãm, phát triển một hệ thống IT, tung ra một chiến dịch tiếp thị mới, chuyển văn phòng, hoặc thực sự bất cứ điều gì mà mục tiêu là để pro¬duce một kết quả cuối cùng mà không được nhận dạng là một mục vật lý. ISBN 978-1-62620 -958-9 © ​​www.free-management-ebooks.com 14