Mistake 1: Using the Wrong ToneYou

Mistake 1: Using the Wrong Tone

You might be tempted to send emails quickly when you're in a rush, without thinking carefully about your audience, what you're saying, or how your message might come across. So, it's important to consider who you're "talking" to and what action you want them to take, before you start writing.
For example, an email to a senior manager should be more formal than a quick update to a team member, and a message to a customer will likely be more enthusiastic and polite than an exchange with a close colleague.

Although your email's subject matter may be clear to you, its recipient might not share your knowledge or understanding. So, avoid using abbreviations, jargon Add to My Personal Learning Plan or "text speak," and consider whether your message is appropriate before you hit the send button. Will your reader understand what you're saying? And is your information clearly structured and presented?

A good rule to follow is to address people in an email as you would in person. For example, making a quick request or providing instructions without a "hello" or "thank you" will likely come across as rude, regardless of how busy you are. So, make sure that all of your emails are courteous and respectful, and avoid typing in capitals, which implies anger or aggression.

Kết quả (Việt) 2:

Sai lầm 1: Sử dụng Tone sai Bạn có thể bị cám dỗ để gửi email một cách nhanh chóng khi bạn đang vội, không cần suy nghĩ cẩn thận về khán giả của bạn, những gì bạn đang nói, hoặc làm thế nào thông điệp của bạn có thể đi qua. Vì vậy, điều quan trọng là phải xem xét những người bạn đang "nói chuyện" với và những hành động bạn muốn họ thực hiện, trước khi bạn bắt đầu viết. Ví dụ, một email với một nhà quản lý cấp cao cần được trịnh trọng hơn là một bản cập nhật nhanh chóng để một thành viên trong nhóm, và một tin nhắn cho một khách hàng có khả năng sẽ nhiệt tình hơn và lịch sự hơn một cuộc trao đổi với một đồng nghiệp thân thiết. Mặc dù vấn đề email của bạn có thể được rõ ràng cho bạn, người nhận có thể không chia sẻ kiến thức hay sự hiểu biết của bạn. Vì vậy, tránh sử dụng từ viết tắt, tiếng lóng Thêm vào My kế hoạch học tập cá nhân hoặc "văn bản nói chuyện," và xem xét liệu tin nhắn của bạn là thích hợp trước khi bạn nhấn nút gửi. Người đọc sẽ hiểu những gì bạn đang nói? Và những thông tin bạn có cấu trúc rõ ràng và trình bày? Một nguyên tắc để làm theo là để giải quyết mọi người trong một email như bạn sẽ ở người. Ví dụ, làm cho một yêu cầu nhanh chóng, cung cấp hướng dẫn mà không có một "hello" hay "cảm ơn bạn" có khả năng sẽ đi qua như thô lỗ, bất kể bận rộn thế nào. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng tất cả các email của bạn là lịch sự và tôn trọng, và tránh gõ vào thủ đô, trong đó hàm ý sự giận dữ hay hung hăng.