Effective Meeting ManagementCareful

Effective Meeting Management
Careful planning and preparation are essential to maximizing meeting effectiveness. Because governmental bodies and other groups and organizations must conduct much of their business through meetings, it is important that these sessions be meaningful and productive. Those who participate in these groups are busy people who may be willing to become more involved if they know their time will be well spent.
Establishing Meeting Procedures
Who is responsible for meeting productivity? The chairperson should be in charge of planning, and he or she may delegate some duties to other individuals. But everyone who attends the meeting should be prepared to participate and contribute to the business at hand.
Ideally, a meeting should have a standard scheduled date and starting time. The length of the meeting may be fixed (that is, have a specified ending time), or it may be determined by the volume of business to conduct. At its first meeting, the group should decide whether to set an ending time. It is important that the leader adhere to these times in subsequent meetings.
One of the most important parts of meeting planning is preparing the agenda. The agenda is a helpful tool for guiding discussion. (For more information about developing an agenda, see the fact sheet The Organized Agenda: A Vital Tool for Efficient Meetings, also in this series.)
The chairperson may have one or two members summarize the discussion to ensure that all meeting participants clearly understand the decisions made. When decisions and/or recommendations have been made, everyone needs to support them. For this reason, unmistakable recommendations have been made, everyone needs to support them. For this reason, unmistakable communication is critical. Members not only need to speak clearly, but they also need to be active listeners. Repeating or summarizing someone’s contribution can be beneficial to the group’s efficiency.
Selecting a Meeting Site
In addition to planning the agenda, the leader should make sure the meeting site has a favorable environment. Meeting participants will contribute to and get more from the meeting if they are comfortable. There are several factors to consider.
Remember the Americans with Disabilities Act (ADA), and make sure there are no barriers to discourage or prevent some individuals from participating. Parking and room location also need to be considered. If the meeting site is an unfamiliar location, give directions and parking instructions as necessary. Moreover, make sure that others at the location know about the meeting.
How tables and chairs are arranged can help or hinder meeting effectiveness. If people can see one another—in particular, if they can see facial expressions or body language—they will communicate more readily and clearly. Once the meeting has ended, be sure to leave the room and facilities as they were found.
The acoustics, lighting, temperature, and noise level of the room also affect the participants’ comfort. Furthermore, the meeting room should have capabilities (such as electrical outlets, projection screen, and the like) that will allow for operating any equipment that might be needed.
Understanding Leader Responsibilities
In addition to preparing the agenda and adhering to procedures (such as starting and stopping times), the leader performs a number of tasks to ensure meeting effectiveness. The leader’s responsibilities include the following:
Have materials ready and know what needs to be said.
Speak clearly.
Be confident and enthusiastic.
Assign someone to take attendance and minutes.
Encourage input from everyone.
Keep everyone focused on the specific item of discussion.
Make sure everyone understands what has been decided.
Close on a positive note.
Although group leaders are ultimately responsible for these tasks, they should delegate specific jobs to other group members.
Understanding Member Responsibilities
Just as the leader has specific responsibilities, so do the other members of the group. Members can do several things to improve meeting efficiency:
Be prepared to report or discuss meeting topics.
Stay focused on the discussion.
Demonstrate loyalty to the group by sacrificing, compromising, and accepting group decisions.
Be active listeners.
Support colleagues and demonstrate that their contributions are appreciated.
Practice confidentiality.
Criticize ideas, not individuals.
Feel free to disagree during the discussion, but support the group decision once a consensus has been reached. If a member cannot support the final decision, she or he should ask that the minutes reflect that a minority report will be filed.
Summary
As this fact sheet demonstrates, group leaders and members can do a number of things to ensure that their meetings are productive and efficient. Advanced planning by everyone involved is the key to achieving this goal.

Kết quả (Việt) 1:

Cuộc họp hiệu quả quản lýLập kế hoạch cẩn thận và chuẩn bị là rất cần thiết để tối đa hóa hiệu quả cuộc họp. Bởi vì các cơ quan chính phủ và các nhóm khác và các tổ chức phải tiến hành nhiều của kinh doanh của họ thông qua các cuộc họp, nó là quan trọng rằng những buổi được có ý nghĩa và hiệu quả. Những người tham gia vào các nhóm rất bận rộn những người có thể sẵn sàng để trở thành hơn tham gia nếu họ biết thời gian của họ sẽ được cũng chi tiêu.Thiết lập cuộc họp thủ tụcAi chịu trách nhiệm cho cuộc họp năng suất? Chủ tịch phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch, và họ có thể đại biểu một số nhiệm vụ cho các cá nhân khác. Nhưng tất cả những người tham dự cuộc họp nên chuẩn bị để tham gia và đóng góp vào kinh doanh at tay.Lý tưởng nhất, một cuộc họp nên có một tiêu chuẩn ngày theo lịch trình và thời gian bắt đầu. Chiều dài của cuộc họp có thể được cố định (có nghĩa là, có một thời gian nhất định kết thúc), hoặc nó có thể được xác định bởi khối lượng kinh doanh để tiến hành. Tại cuộc họp đầu tiên, nhóm nên quyết định thiết lập một thời gian kết thúc. Nó là quan trọng mà các nhà lãnh đạo tuân theo những thời gian này trong cuộc họp tiếp theo.Một trong những phần quan trọng nhất của cuộc họp lập kế hoạch đang chuẩn bị các chương trình nghị sự. Chương trình nghị sự là một công cụ hữu ích cho hướng dẫn thảo luận. (Để biết thêm chi tiết về việc phát triển một chương trình nghị sự, xem tôø The tổ chức chương trình nghị sự: A công cụ quan trọng cho cuộc họp hiệu quả, cũng trong loạt bài này.)Chủ tịch có thể có một hoặc hai thành viên tóm tắt các cuộc thảo luận để đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cuộc họp rõ ràng hiểu các quyết định. Khi quyết định và/hoặc đề nghị đã được thực hiện, tất cả mọi người cần phải hỗ trợ họ. Vì lý do này, không thể nhầm lẫn khuyến nghị đã được thực hiện, tất cả mọi người cần phải hỗ trợ họ. Vì lý do này, không thể nhầm lẫn giao tiếp là rất quan trọng. Thành viên không chỉ cần nói rõ ràng, nhưng họ cũng cần phải hoạt động thính giả. Lặp đi lặp lại hoặc tổng kết đóng góp của một ai đó có thể có lợi cho hiệu quả của nhóm.Chọn một trang web cuộc họpNgoài việc lập kế hoạch chương trình nghị sự, các nhà lãnh đạo nên chắc chắn rằng các trang web cuộc họp có một môi trường thuận lợi. Gặp gỡ những người tham gia sẽ đóng góp cho và nhận được nhiều hơn từ cuộc họp nếu họ cảm thấy thoải mái. Có rất nhiều yếu tố để xem xét.Hãy nhớ rằng người Mỹ với hành động Khuyết tật (ADA), và đảm bảo rằng không có không có rào cản để ngăn cản hoặc ngăn chặn một số cá nhân tham gia. Bãi đậu xe và phòng vị trí cũng cần phải được xem xét. Nếu trang web của cuộc họp là một địa điểm không quen thuộc, cung cấp cho hướng dẫn và hướng dẫn bãi đậu xe nếu cần thiết. Hơn nữa, đảm bảo rằng những người khác tại vị trí biết về cuộc họp.Làm thế nào và ghế cho bàn được bố trí có thể giúp đỡ hoặc cản trở cuộc họp hiệu quả. Nếu mọi người có thể nhìn thấy nhau — đặc biệt, nếu họ có thể nhìn thấy biểu hiện khuôn mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể-họ sẽ giao tiếp dễ dàng hơn và rõ ràng. Khi cuộc họp đã kết thúc, hãy chắc chắn để lại phòng và tiện nghi như họ đã được tìm thấy.Âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ và mức độ tiếng ồn của căn phòng cũng ảnh hưởng đến sự thoải mái của những người tham gia. Hơn nữa, Phòng họp nên có khả năng (chẳng hạn như cửa hàng điện, màn hình, và như thế) sẽ cho phép cho bất kỳ thiết bị có thể là cần thiết.Sự hiểu biết trách nhiệm lãnh đạoNgoài việc chuẩn bị các chương trình nghị sự và tôn trọng các quy trình (chẳng hạn như bắt đầu và dừng thời gian), các nhà lãnh đạo thực hiện một số công việc để đảm bảo cuộc họp hiệu quả. Trách nhiệm của vị lãnh đạo bao gồm:Có tài liệu đã sẵn sàng và biết những gì cần phải được nói.Nói rõ ràng.Được tự tin và nhiệt tình.Chỉ định một người nào đó có tham gia và phút.Khuyến khích các đầu vào từ tất cả mọi người.Giữ tất cả mọi người tập trung vào các mục cụ thể của cuộc thảo luận.Đảm bảo rằng tất cả mọi người hiểu được những gì đã được quyết định.Đóng trên một lưu ý tích cực.Mặc dù các nhà lãnh đạo nhóm cuối cùng chịu trách nhiệm cho các tác vụ này, họ nên đại biểu các công việc cụ thể để các thành viên khác của nhóm.Sự hiểu biết thành viên trách nhiệmCũng giống như các nhà lãnh đạo có trách nhiệm cụ thể, vì vậy làm các thành viên khác của nhóm. Thành viên có thể làm một vài điều để cải thiện cuộc họp hiệu quả:Hãy chuẩn bị để báo cáo hoặc thảo luận về các chủ đề cuộc họp.Vẫn đang tập trung vào các cuộc thảo luận.Chứng minh lòng trung thành với nhóm bằng cách hy sinh, làm ảnh hưởng và chấp nhận quyết định nhóm.Là hoạt động thính giả.Hỗ trợ đồng nghiệp và chứng minh rằng đóng góp của họ được đánh giá cao.Thực hành bảo mật.Chỉ trích những ý tưởng, không cá nhân.Cảm thấy tự do để không đồng ý trong các cuộc thảo luận, nhưng hỗ trợ quyết định nhóm một khi đã đạt tới một sự đồng thuận. Nếu một thành viên không thể hỗ trợ quyết định cuối cùng, cô ấy hoặc anh nên hỏi rằng biên bản phản ánh một báo cáo thiểu số sẽ được đệ trình.Tóm tắtNhư tờ thực tế này chứng tỏ, nhà lãnh đạo nhóm và thành viên có thể làm một số điều để đảm bảo rằng các cuộc họp hiệu quả và hiệu quả. Kế hoạch nâng cao bởi tất cả mọi người tham gia là chìa khóa để đạt được mục tiêu này.

Kết quả (Việt) 2:

Quản lý cuộc họp hiệu quả
lập kế hoạch cẩn thận và chuẩn bị là rất cần thiết để tối đa hóa hiệu quả của cuộc họp. Bởi vì các cơ quan chính phủ và các nhóm khác và các tổ chức phải tiến hành nhiều công việc của họ thông qua các cuộc họp, điều quan trọng là các phiên có ý nghĩa và hiệu quả. Những người tham gia vào các nhóm này là những người bận rộn có thể sẵn sàng để tham gia nhiều hơn nếu họ biết thời gian của họ sẽ được chi tiêu.
Thiết lập thủ tục họp
Ai chịu trách nhiệm đáp ứng năng suất? Chủ tọa phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch, và anh ta hoặc cô ta có thể ủy quyền một số nhiệm vụ cho các cá nhân khác. Nhưng tất cả những người tham dự cuộc họp cần được chuẩn bị để tham gia và đóng góp vào các doanh nghiệp trong tầm tay.
Lý tưởng nhất, một cuộc họp cần có một tiêu chuẩn dự kiến ngày và thời gian bắt đầu. Chiều dài của cuộc họp có thể được cố định (có nghĩa là, có một thời gian kết thúc xác định), hoặc nó có thể được xác định bởi khối lượng của doanh nghiệp để tiến hành. Tại cuộc họp đầu tiên của mình, nhóm nên quyết định xem có nên thiết lập thời gian kết thúc. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo tuân thủ những thời gian trong cuộc họp tiếp theo.
Một trong những phần quan trọng nhất của cuộc họp lập kế hoạch được chuẩn bị chương trình nghị sự. Chương trình nghị sự là một công cụ hữu ích cho việc hướng dẫn thảo luận. (Để biết thêm thông tin về việc phát triển một chương trình nghị sự, thấy tờ The Organized Agenda: Một công cụ quan trọng cho cuộc họp hiệu quả, cũng trong loạt bài này.)
Chủ tọa có thể có một hoặc hai thành viên tóm tắt các cuộc thảo luận để đảm bảo rằng tất cả người tham dự hiểu rõ các quyết định. Khi quyết định và / hoặc đề xuất đã được thực hiện, tất cả mọi người cần phải hỗ trợ cho họ. Vì lý do này, không thể nhầm lẫn các khuyến nghị đã được thực hiện, tất cả mọi người cần phải hỗ trợ cho họ. Vì lý do này, thông tin liên lạc không thể nhầm lẫn là rất quan trọng. Thành viên không chỉ cần phải nói rõ ràng, nhưng họ cũng cần phải có người nghe chủ động. Lặp đi lặp lại hoặc tóm tắt những đóng góp của một ai đó có thể có lợi cho hiệu quả của nhóm.
Lựa chọn một trang web hội
Ngoài kế hoạch chương trình nghị sự, các nhà lãnh đạo nên chắc chắn các trang web cuộc họp có một môi trường thuận lợi. Người tham dự sẽ đóng góp và nhận được nhiều hơn từ cuộc họp nếu họ cảm thấy thoải mái. Có một số yếu tố để xem xét.
Ghi Americans with Disabilities Act (ADA), và chắc chắn rằng không có rào cản để ngăn cản hoặc ngăn chặn một số cá nhân tham gia. Bãi đỗ xe và vị trí phòng cũng cần phải được xem xét. Nếu các trang web cuộc họp là một vị trí không quen thuộc, cung cấp cho hướng dẫn đậu xe khi cần thiết. Hơn nữa, chắc chắn rằng những người khác ở vị trí biết về cuộc họp.
Làm thế nào bàn ghế được bố trí có thể giúp hoặc cản trở đáp ứng hiệu quả. Nếu mọi người có thể nhìn thấy nhau, đặc biệt là nếu họ có thể nhìn thấy biểu hiện trên khuôn mặt hoặc cơ thể ngôn ngữ họ sẽ liên lạc dễ dàng hơn và rõ ràng. Một khi cuộc họp đã kết thúc, hãy chắc chắn để rời khỏi phòng và các cơ sở như chúng đã được tìm thấy.
Các âm thanh, ánh sáng, mức nhiệt độ và tiếng ồn của căn phòng cũng ảnh hưởng đến sự thoải mái của người tham gia. Hơn nữa, các phòng họp nên có khả năng (chẳng hạn như các cửa hàng điện, màn chiếu, và như thế) mà sẽ cho phép cho hoạt động bất kỳ thiết bị nào có thể cần.
Hiểu Trách nhiệm Leader
Ngoài việc chuẩn bị chương trình nghị sự và tôn trọng những thủ tục (như bắt đầu và dừng lại lần), các nhà lãnh đạo thực hiện một số nhiệm vụ để đảm bảo đáp ứng hiệu quả. Trách nhiệm của lãnh đạo bao gồm những điều sau đây:
. Có tài liệu đã sẵn sàng và biết những gì cần phải nói
Nói rõ ràng.
Hãy tự tin và nhiệt tình.
Chỉ định ai đó để có sự tham dự và phút.
Khuyến khích đầu vào từ tất cả mọi người.
Giữ mọi người tập trung vào các mặt hàng cụ thể của cuộc thảo luận.
Hãy chắc chắn mọi người hiểu những gì đã được quyết định.
Close trên một lưu ý tích cực.
Mặc dù các nhà lãnh đạo nhóm là trách nhiệm đối với những công việc này, họ nên ủy thác công việc cụ thể cho các thành viên khác trong nhóm.
Hiểu Trách nhiệm Member
Cũng như các nhà lãnh đạo có trách nhiệm cụ thể, do đó, các thành viên khác của nhóm. Thành viên có thể làm một vài điều để cải thiện đáp ứng hiệu quả:
. Hãy chuẩn bị báo cáo hoặc thảo luận về chủ đề đáp ứng
. Hãy tập trung vào các cuộc thảo luận
. Thể hiện sự trung thành với nhóm bằng cách hy sinh, làm ảnh hưởng, và chấp nhận quyết định của nhóm
. Hãy nghe tích cực
hỗ trợ các đồng nghiệp và chứng minh rằng họ đóng góp đều được đánh giá cao.
Thực hành bí mật.
Chỉ trích những ý tưởng, không phải cá nhân.
Cảm thấy tự do để không đồng ý trong các cuộc thảo luận, nhưng hỗ trợ các quyết định nhóm một lần một sự đồng thuận đã đạt được. Nếu một thành viên không thể hỗ trợ các quyết định cuối cùng, cô ấy hay anh nên hỏi rằng biên phản ánh rằng một báo cáo thiểu số sẽ được đệ trình.
Tóm tắt
Như tờ này chứng tỏ, các nhà lãnh đạo nhóm và các thành viên có thể làm một số việc để đảm bảo rằng các cuộc họp của họ có năng suất cao và hiệu quả. Quy hoạch chi tiết của tất cả mọi người có liên quan là chìa khóa để đạt được mục tiêu này.