Selecting the VenueSteps to select

Selecting the Venue
Steps to select a venue

Step 1: Analyse the event's need for a venue

It is necessary to ask many questions about what sort of venue is needed. Here are just a few of the questions that should be considered.

Do we need an indoor or outdoor venue?
What audience capacity does the event require?
How long do we need the venue for, including setup and takedown?
Is it necessary to select a venue with good public transport access?
Step 2: Investigate possible venue

In a large metropolitan area there may be a great variety of venues from which to choose. However, outside of the metropolitan areas choice may be extremely limited.

On the assumption that your organisation does not own and operate a perfect venue for their event, event organisers should research possible venues by:

Contacting government agencies who may maintain and publish a database of sporting, cultural and educational venues
Consulting industry peak bodies that represent organisations in the sport and recreation industry and/or the entertainment industry
Searching the "Yellow Pages" Directory or the "Yellow Pages" Internet web site
Utilising one of the CD ROM products on the market to search an electronic database of telephone numbers by name field or business category field
Contacting schools, colleges and universities individually
Telephoning a venue and asking for assistance, if they cannot help they will more than likely refer you to someone who can
Telephoning experience event managers and/or sports administrators.
All information, even subjective comments, found as a result of researching venues should be retained for future use. Event managers should create their own database.

Step 3: Make site visits

Once some possible venues have been identified, it is important to make a site visit.

Venue staff are usually only too pleased to show prospective customer's around. The purpose a site visit is to determine the suitability of the venue. The table below identifies and explains five facets of suitability.
Venue suitability
Dimensions
Area must be appropriate to cater for the event i.e. abide by rules (if a sport). For indoor venues, ceiling height must be sufficient.
Environment
The venue needs to be appealing to all participants. The venue should appear to be well maintained and clean.
Indoor venues - consideration needs to be given to lighting and air temperature control. Seating needs to be comfortable and in good view of the performance area. Places to relax away from the performance area also a beneficial feature.
Outdoor venues - advantageous elements include sufficient drainage, lighting, shading and protection from wind.
Facilities
Sufficient changing areas, showers, sauna, etc
Kitchens, canteens and food serving areas
Offices or meeting rooms for Media and the Event Staff
Telecommunication facilities - telephone, fax, Internet
Public address system is available
Position
Can be accessed by public transport
Nearness to majority of participants
Sufficient accommodation within reasonable distance
Shops in close proximity
Cost
The cost of the venue need to be within the realistic limitations of the event budget.
Equipment has been left out of the above list. Organisations booking venues can be reasonably expected to supply and transport to the venue the equipment that their event needs. Some exceptions to this rule may be items related to popular indoor sports such as basketball hoops and backboards, indoor soccer goals, volleyball nets, etc. However this may only apply if the venue being sought is an indoor sports centre. Clearly if a cultural venue such as a theater is being sought for a sport such as Olympic Weightlifting, venue managers cannot be expected to provide equipment.

Step 4: Agree on price and terms

Once you have identified some possibly suitable venues, your next step is to enter into negotiations with venue managers to get the best possible deal that you can. Although venue managers will have standard prices you should not think there is no chance of bargaining the price down, or alternatively, bargaining for extra services.

If it proves to be difficult to get a reduced hourly rate, you may be able to get some free time, or use of an additional part of the facility free, or obtain access to sound equipment at no cost, or even get some additional personnel at a reduced price e.g. security.

Step 5: Make a booking and confirm

When you have selected which venue is the best for your event, it is time to make a booking. Although the venue will take a booking over the phone, it is likely that you will be sent within a few days a contract that states:

Facilities booked
Dates and times booked
Payments required e.g. deposit and final payments
Other contractual obligations e.g. cleaning
Your contact details
After you have signed and returned the contract together with a cheque deposit, you should never assume that your booking is safe and forget about it until the last week before the event. It is w

Kết quả (Việt) 1:

Chọn địa điểmCác bước để chọn một địa điểmBước 1: Phân tích sự kiện cần thiết cho một địa điểmNó là cần thiết để đặt nhiều câu hỏi về những gì sắp xếp của địa điểm là cần thiết. Dưới đây là chỉ là một vài trong số những câu hỏi mà cần được xem xét.Chúng ta cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?Sự kiện này đòi hỏi những gì khả năng khán giả?Bao lâu làm chúng ta cần các địa điểm, bao gồm cài đặt và gỡ bỏ?Nó là cần thiết để chọn một địa điểm truy cập tốt giao thông công cộng?Bước 2: Điều tra có thể địa điểmTrong một khu vực đô thị lớn, có thể có một loạt các địa điểm từ đó để lựa chọn. Tuy nhiên, bên ngoài các khu vực đô thị lựa chọn có thể được rất hạn chế.Trên giả định rằng tổ chức của bạn không sở hữu và vận hành một địa điểm hoàn hảo cho các sự kiện của họ, tổ chức sự kiện nên nghiên cứu các địa điểm có thể bằng:Liên hệ với cơ quan chính phủ có thể duy trì và phát hành một cơ sở dữ liệu địa điểm thể thao, văn hóa và giáo dụcTư vấn công nghiệp đỉnh cao các cơ quan đại diện tổ chức tại các môn thể thao và các ngành công nghiệp giải trí và/hoặc các ngành công nghiệp giải tríTìm kiếm thư mục "Trang vàng" hoặc "Trang vàng" Internet web siteSử dụng một trong các sản phẩm đĩa CD ROM trên thị trường để tìm kiếm một cơ sở dữ liệu điện tử của số điện thoại của trường tên hoặc danh mục lĩnh vực kinh doanhLiên hệ với trường học, trường cao đẳng và đại học cá nhânTelephoning một địa điểm và yêu cầu để được hỗ trợ, nếu họ không thể giúp họ nhiều khả năng sẽ giới thiệu bạn với một người có thểTelephoning kinh nghiệm tổ chức sự kiện quản lý và/hoặc quản trị viên thể thao.Tất cả thông tin, ý kiến chủ quan thậm chí, tìm thấy kết quả của nghiên cứu địa điểm nên được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Quản lý sự kiện nên tạo cơ sở dữ liệu của riêng mình.Bước 3: Hãy truy cập trang webSau khi một số địa điểm có thể đã được xác định, điều quan trọng là để làm cho một trang web truy cập.Địa điểm tổ chức được phép thường chỉ quá hài lòng cho khách hàng tiềm năng của xung quanh. Mục đích truy cập vào một trang web là để xác định sự phù hợp của địa điểm. Bảng dưới đây xác định và giải thích năm các khía cạnh của phù hợp.Địa điểm phù hợpKích thước Khu vực phải được thích hợp để phục vụ cho sự kiện này tức là tuân theo quy định (nếu một môn thể thao). Hồ địa điểm, trần cao phải có đầy đủ.Môi trường Các địa điểm cần phải được hấp dẫn để mọi người tham gia. Các địa điểm sẽ xuất hiện để được duy trì tốt và sạch sẽ.Hồ địa điểm - xem xét nhu cầu để được cung cấp để kiểm soát nhiệt độ ánh sáng và không khí. Tiếp khách cần phải được thoải mái và trong cái nhìn tốt về hiệu suất khu vực. Nơi để thư giãn cách xa khu vực thực hiện còn một tính năng mang lại lợi ích.Địa điểm ngoài trời - yếu tố thuận lợi bao gồm đầy đủ hệ thống thoát nước, chiếu sáng, bóng và bảo vệ từ gió.Tiện nghi Đủ thay đổi khu vực, vòi sen, Phòng xông hơi, vvNhà bếp, canteens và khu vực phục vụ thức ănVăn phòng hoặc phòng họp cho các phương tiện truyền thông và các nhân viên tổ chức sự kiệnTiện nghi viễn thông - điện thoại, fax, InternetĐịa chỉ công cộng hệ thống có sẵnVị trí Có thể được truy cập bằng giao thông công cộngNearness cho đa số người tham giaCác chỗ ở đầy đủ trong vòng khoảng cách hợp lýMua sắm ở gầnChi phí Chi phí của các địa điểm cần phải trong những giới hạn thực tế của ngân sách tổ chức sự kiện.Thiết bị đã được còn lại ra khỏi danh sách trên. Tổ chức đây địa điểm có thể được hợp lý dự kiến sẽ cung cấp và vận chuyển đến địa điểm tổ chức các thiết bị sự kiện của họ cần. Một số trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này có thể là mặt hàng liên quan đến môn thể thao phổ biến trong nhà như hoops bóng rổ và backboards, mục tiêu trong nhà bóng đá, bóng chuyền lưới, vv. Tuy nhiên điều này chỉ có thể áp dụng nếu địa điểm đang tìm kiếm là một trung tâm thể thao trong nhà. Rõ ràng nếu một địa điểm văn hóa như một nhà hát là đang được tìm kiếm cho một môn thể thao như thế vận hội cử tạ, địa điểm tổ chức quản lý không thể được dự kiến sẽ cung cấp thiết bị.Bước 4: Đồng ý về giá cả và điều khoảnMột khi bạn đã xác định được một số địa điểm phù hợp có thể, bước tiếp theo của bạn là để tham gia vào cuộc đàm phán với các nhà quản lý địa điểm để có được giải quyết tốt nhất có thể mà bạn có thể. Mặc dù quản lý địa điểm sẽ có tiêu chuẩn giá cả bạn không nên nghĩ rằng đó là không có cơ hội mặc cả giá xuống, hoặc cách khác, mặc cả cho các dịch vụ bổ sung.Nếu nó chứng minh là khó khăn để có được một giảm tỷ lệ hàng giờ, bạn có thể nhận được một số thời gian rảnh, hoặc sử dụng một phần bổ sung của cơ sở miễn phí, hoặc có được quyền truy cập vào âm thanh thiết bị chi phí không có, hoặc thậm chí có thể nhận được một số nhân sự bổ sung giá giảm ví dụ như bảo mật.Bước 5: Đặt vé và xác nhậnKhi bạn đã lựa chọn địa điểm nào là tốt nhất cho sự kiện của bạn, nó là thời gian để đặt vé. Mặc dù các địa điểm sẽ mất đặt chỗ qua điện thoại, nó có khả năng rằng bạn sẽ nhận được trong vòng một vài ngày một hợp đồng mà các tiểu bang:Tiện nghi đặtNgày và giờ đặtCác khoản thanh toán cần ví dụ như tiền gửi và khoản thanh toán cuối cùngNghĩa vụ hợp đồng khác ví dụ như làm sạchChi tiết liên lạc của bạnSau khi bạn đã đăng nhập và trả lại hợp đồng cùng với một khoản tiền gửi chi phiếu, bạn không bao giờ nên giả định rằng Đặt phòng của bạn được an toàn và quên về nó cho đến cuối tuần trước khi sự kiện này. Nó là w

Kết quả (Việt) 2:

Chọn Địa Điểm
Các bước để chọn một địa điểm

Bước 1: Phân tích nhu cầu của sự kiện cho một địa điểm

này là cần thiết để đặt nhiều câu hỏi về những gì sắp xếp địa điểm là cần thiết. Đây chỉ là một vài trong số những câu hỏi cần được xem xét.

Chúng ta cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
Khán giả gì suất không sự kiện đòi hỏi?
Bao lâu chúng ta cần địa điểm tổ chức, bao gồm thiết lập và gỡ xuống?
Có cần thiết phải chọn một ? địa điểm với truy cập giao thông công cộng tốt
Bước 2: Điều tra có thể địa điểm

trong một khu vực đô thị lớn có thể có một loạt các địa điểm mà từ đó để lựa chọn. . Tuy nhiên, bên ngoài của khu vực lựa chọn đô thị có thể được rất hạn chế

Trên giả định rằng tổ chức của bạn không sở hữu và vận hành một địa điểm hoàn hảo cho sự kiện của họ, tổ chức sự kiện nên nghiên cứu địa điểm có thể bằng cách:

các cơ quan chính phủ Liên hệ với những người có thể duy trì và xuất bản một cơ sở dữ liệu của thể thao, văn hóa và địa điểm giáo dục
Tư vấn các cơ quan ngành công nghiệp cao điểm đại diện cho các tổ chức trong ngành công nghiệp thể thao và vui chơi giải trí và / hoặc các ngành công nghiệp giải trí
tìm kiếm các "trang vàng" Directory hoặc "trang vàng" trang web Internet
Tận dụng một trong các sản phẩm đĩa CD ROM trên thị trường để tìm kiếm một cơ sở dữ liệu điện tử của các số điện thoại của trường tên, chủng loại lĩnh vực kinh doanh
Liên hệ với các trường học, trường cao đẳng và đại học riêng
gọi điện thoại một địa điểm và yêu cầu giúp đỡ, nếu họ không thể giúp họ sẽ nhiều hơn khả năng giới thiệu bạn đến một người có thể
gọi điện thoại quản lý sự kiện kinh nghiệm và / hoặc quản trị viên thể thao.
Tất cả các thông tin, thậm chí cảm nhận chủ quan, tìm thấy như là một kết quả của các địa điểm nghiên cứu nên được giữ lại để sử dụng trong tương lai. Quản lý tổ chức sự kiện nên tạo cơ sở dữ liệu riêng của họ.

Bước 3: Hãy thăm trang web

Sau khi một số địa điểm có thể đã được xác định, điều quan trọng là làm cho một chuyến viếng thăm trang web.

Nhân viên Địa điểm thường chỉ quá vui mừng thấy xung quanh khách hàng tiềm năng của. Mục đích chuyến thăm trang web là để xác định sự phù hợp của các địa điểm. Bảng dưới đây xác định và giải thích năm khía cạnh của sự phù hợp.
Địa điểm phù hợp
Kích thước
Diện tích phải phù hợp để phục vụ cho sự kiện này tức là tuân theo quy định (nếu một môn thể thao). Đối với địa điểm trong nhà, chiều cao trần phải là đủ.
Môi trường
Các địa điểm cần phải được hấp dẫn cho tất cả những người tham gia. Các địa điểm sẽ xuất hiện để được duy trì tốt và sạch sẽ.
Địa điểm trong nhà - xem xét cần phải được trao cho ánh sáng và điều khiển nhiệt độ không khí. Chỗ ngồi cần được thoải mái và trong cái nhìn tốt về lĩnh vực hoạt động. Nơi thư giãn cách xa khu vực hiệu suất cũng là một tính năng có lợi.
Địa điểm ngoài trời - yếu tố thuận lợi bao gồm hệ thống thoát nước đầy đủ, ánh sáng, bóng và bảo vệ khỏi gió.
Thiết bị
đầy đủ các lĩnh vực thay đổi, nhà tắm, phòng tắm hơi, vv
bếp, nhà ăn và khu vực thực phẩm phục vụ
văn phòng hay hội họp phòng cho truyền thông và tổ chức sự kiện Nhân viên
cơ sở viễn thông - điện thoại, fax, Internet
hệ thống địa chỉ công cộng có sẵn
Chức vụ
có thể được truy cập bằng giao thông công cộng
gần gũi với đa số những người tham gia
trong khoảng cách hợp lý nơi ăn nghỉ đầy đủ
cửa hàng gần
chi phí
chi phí của các địa điểm cần phải được trong giới hạn thực tế của sự kiện ngân sách.
Thiết bị đã được bỏ ra khỏi danh sách trên. Tổ chức đặt địa điểm có thể được dự kiến sẽ hợp lý để cung cấp và vận chuyển đến địa điểm tổ chức các thiết bị sự kiện của họ cần. Một số trường hợp ngoại lệ cho quy tắc này có thể là các mặt hàng liên quan đến thể thao trong nhà như hoops bóng rổ và backboards, mục tiêu bóng đá trong nhà, lưới bóng chuyền, vv Tuy nhiên điều này chỉ có thể áp dụng nếu các địa điểm được tìm kiếm là một trung tâm thể thao trong nhà. Rõ ràng nếu một địa điểm văn hóa như một nhà hát đang được tìm kiếm cho một môn thể thao như cử tạ, các nhà quản lý địa điểm không thể được dự kiến sẽ cung cấp thiết bị.

Bước 4: Đồng ý về giá cả và các điều khoản

khi bạn đã xác định được một số địa điểm có thể thích hợp, bước tiếp theo của bạn là để tiến hành đàm phán với các nhà quản lý địa điểm để có được những thỏa thuận tốt nhất có thể mà bạn có thể. Mặc dù các nhà quản lý địa điểm sẽ có giá tiêu chuẩn, bạn không nên nghĩ rằng không có cơ hội mặc cả giá xuống, hoặc cách khác, mặc cả cho các dịch vụ bổ sung.

Nếu nó chứng minh là khó khăn để có được một mức lương giờ giảm, bạn có thể nhận được một số miễn phí thời gian, hoặc sử dụng một phần bổ sung của cơ sở tự do, hay có được quyền truy cập vào âm thanh thiết bị miễn phí, hoặc thậm chí có một số nhân viên bổ sung tại một giảm ví dụ như an ninh giá.

Bước 5: Thực hiện một đặt chỗ và xác nhận

Khi bạn đã lựa chọn địa điểm là tốt nhất cho sự kiện của bạn, đó là thời gian để thực hiện một đặt phòng. Mặc dù địa điểm sẽ mất một đặt phòng qua điện thoại, có khả năng là bạn sẽ được gửi đi trong vòng một vài ngày trong một hợp đồng mà các tiểu bang:

thiết bị đặt
Ngày và giờ đặt
Thanh toán cần thiết ví dụ như tiền gửi và các khoản thanh toán thức
nghĩa vụ hợp đồng khác ví dụ như làm sạch
các chi tiết liên lạc của bạn
Sau bạn đã đăng nhập và trả lại hợp đồng cùng với tiền gửi kiểm tra, bạn không bao giờ nên cho rằng đặt phòng của bạn được an toàn và quên nó cho đến tuần cuối cùng trước khi sự kiện này. Nó là w