Costs have four possible attributes

Costs have four possible attributes. They may be direct, indirect, fixed or variable:

direct costs are exclusive to the project, programme or portfolio; they include resources directly involved in delivering and managing the work;
indirect costs include overheads and other charges that may be shared out across multiple activities or different departments;
fixed costs remain the same regardless of how much output is achieved, such as the purchase of an item of plant or machinery;
variable costs, such as salaries, fluctuate depending on how much resource is used.
Costs may be organised into a cost breakdown structure (CBS) where different levels disaggregate costs into increasingly detailed categories.
Contingency is money set aside for responding to identified risks.

A management reserve covers things that could not have been foreseen, such as changes to the scope of the work or unidentified risks. The more uncertainty there is, the more management reserve is required; so highly innovative work will need a larger management reserve than routine work.

Once the cost estimate, contingency and management reserve are agreed with the sponsor, these become the budget. The simplest way of illustrating the use of the budget against time is the ‘s-curve’. This shows cumulative expenditure against time and gets its name from its typical shape. This profile of expenditure is used in project financing and funding. It allows a cash flow forecast to be developed, and a drawdown of funds to be agreed.
There should be strict guidelines or rules for managing the contingency and management reserve funds. The P3 manager will have control of the base cost. The sponsor retains control of the contingency and management reserve funds, which may be held as part of broader organisational funds.

Once the work is under way, actual and forecast expenditures are regularly monitored. Costs are tracked either directly by the P3 management team, or indirectly through operational finance systems. Where P3 managers are reliant upon information from operational systems, the information needs to be checked to ensure that costs have been posted correctly.

The normal payment process means that three types of costs must be tracked:

committed costs – these reflect confirmed orders for future provision of goods and/or services;
accruals – work partially or fully completed for which payment will be due;
actual costs – money that has been paid.
The forecast cost is then the sum of commitments, accruals, actual expenditure and an estimate of the cost to complete the remaining work.

A report showing an ‘s-curve’ for the original budget alongside an ‘s-curve’ of actual spend to date, can quickly show how actual expenditure is varying from that originally predicted and form the basis for forecasting.

Actual expenditure inevitably varies from planned expenditure. While the P3 manager will have responsibility for day-to-day management of costs there must be thresholds that require the involvement of the sponsor. These are known as tolerances and, if expenditure is predicted to exceed the tolerances, the manager must escalate this to the sponsor in the form of an issue.

Periodically, the viability of the project, programme or portfolio must be reviewed formally. In the latter stages of the work this review must consider ‘sunk costs’. Sunk costs are actual and committed expenditure that cannot be recovered, plus any additional costs that would be incurred by cancelling contracts. Completing an overspent project or programme may be considered worthwhile if the remaining cost to complete the work is less than the eventual value.

Kết quả (Việt) 1:

Chi phí có bốn thuộc tính có thể. Họ có thể trực tiếp, gián tiếp, cố định hoặc biến:chi phí trực tiếp được độc quyền cho các dự án, chương trình hoặc các danh mục đầu tư; Chúng bao gồm các tài nguyên liên quan trực tiếp trong việc cung cấp và quản lý các công việc;chi phí gián tiếp bao gồm overheads và chi phí khác có thể được chia sẻ trên nhiều hoạt động hoặc các phòng ban khác nhau;chi phí cố định vẫn như bất kể sản lượng bao nhiêu là đạt được, chẳng hạn như mua hàng của một sản phẩm của nhà máy hay máy móc;chi phí biến, chẳng hạn như tiền lương, dao động tùy thuộc vào bao nhiêu nguồn tài nguyên được sử dụng.Chi phí có thể được tổ chức vào một chi phí phân tích cấu trúc (CBS) nơi cấp độ khác nhau disaggregate chi phí ngày càng chi tiết mục.Phòng hờ là tiền dành cho các ứng phó với rủi ro được xác định.Khu bảo tồn quản lý bao gồm những điều mà có thể không có được thực, chẳng hạn như thay đổi đối với phạm vi của công việc hoặc các rủi ro không rõ nguồn gốc. Thêm sự không chắc chắn đó là, quản lý nhiều dự trữ là yêu cầu; Vì vậy, đánh giá cao công việc sáng tạo sẽ cần một quản lý lớn hơn dự trữ so với thói quen làm việc.Một khi chi phí ước tính, dự phòng và quản lý dự trữ được thỏa thuận với nhà tài trợ, đây trở thành ngân sách. Cách đơn giản nhất để minh hoạ việc sử dụng ngân sách với thời gian là của-đường cong '. Điều này cho thấy các chi tiêu tích lũy với thời gian và được tên của nó từ hình dạng điển hình của nó. Hồ sơ của chi tiêu được sử dụng trong dự án tài trợ và tài trợ. Nó cho phép một dòng tiền thời được phát triển, và một drawdown của tiền để được sự đồng ý.Nên có hướng dẫn nghiêm ngặt hoặc các quy định để quản lý các phòng hờ và quản lý khu bảo tồn quỹ. Quản lý P3 sẽ có quyền kiểm soát các chi phí cơ bản. Các nhà tài trợ vẫn giữ quyền kiểm soát của phòng hờ và quản lý dự trữ tiền, có thể được tổ chức như là một phần của các quỹ tổ chức rộng hơn.Sau khi làm việc theo cách đó, thực tế và dự báo chi phí thường xuyên theo dõi. Chi phí được theo dõi trực tiếp bởi đội ngũ quản lý P3 hoặc gián tiếp thông qua hệ thống hoạt động tài chính. Trong trường hợp người quản lý P3 dựa vào thông tin từ hệ thống hoạt động, các thông tin cần phải được kiểm tra để đảm bảo rằng chi phí đã được đăng một cách chính xác.Trong quá trình thanh toán bình thường có nghĩa là ba loại chi phí phải được theo dõi:cam kết chi phí-chúng phản ánh xác nhận đơn đặt hàng cho các điều khoản trong tương lai của hàng hoá, Dịch vụ;tích lũy-làm việc một phần hoặc hoàn toàn hoàn thành mà thanh toán sẽ được do;chi phí thực tế-tiền đã được trả tiền.Dự báo chi phí sau đó là tổng của các cam kết, tích lũy, chi phí thực tế và ước tính chi phí để hoàn thành công việc còn lại.Một báo cáo hiển thị một đường cong-của ' cho ngân sách ban đầu cùng với một đường cong-'s' của thực tế chi tiêu đến nay, có thể hiển thị một cách nhanh chóng như thế nào các chi phí thực tế khác nhau từ đó ban đầu được dự đoán và tạo cơ sở để dự báo.Chi phí thực tế chắc chắn sẽ thay đổi từ kế hoạch chi tiêu. Trong khi người quản lý P3 sẽ có trách nhiệm quản lý hàng ngày các chi phí có phải là ngưỡng mà đòi hỏi sự tham gia của các nhà tài trợ. Chúng được gọi là dung sai, và nếu chi tiêu dự báo vượt quá các dung sai, người quản lý phải leo thang này tới các nhà tài trợ trong các hình thức của một vấn đề.Định kỳ, tính khả thi của dự án, chương trình hoặc danh mục đầu tư phải được xem xét chính thức. Trong giai đoạn thứ hai của việc xem xét này phải xem xét 'chìm chi phí'. Chi phí chìm là chi tiêu thực tế và cam kết không thể được phục hồi, cộng thêm bất kỳ chi phí nào phát sinh do việc hủy bỏ hợp đồng. Hoàn thành một dự án overspent hoặc chương trình có thể được coi là đáng giá nếu chi phí còn lại để hoàn thành công việc là ít hơn so với giá trị cuối cùng.

Kết quả (Việt) 2:

Chi phí có bốn thuộc tính có thể. Họ có thể là trực tiếp, gián tiếp, cố định hoặc biến:

chi phí trực tiếp được độc quyền cho các dự án, chương trình, danh mục đầu tư; chúng bao gồm các nguồn lực tham gia trực tiếp trong việc cung cấp và quản lý công việc;
chi phí gián tiếp bao gồm các chi phí và các khoản phí khác có thể được chia sẻ ra trên nhiều các hoạt động hoặc các phòng ban khác nhau;
chi phí cố định vẫn là như nhau bất kể có bao nhiêu sản lượng đạt được, chẳng hạn như việc mua một mục thực vật hay máy móc thiết bị;
chi phí biến đổi, chẳng hạn như tiền lương, biến động tùy thuộc vào bao nhiêu tài nguyên được sử dụng.
chi phí có thể được tổ chức thành một cấu trúc phân tích chi phí (CBS), nơi mức độ khác nhau phân tách chi phí vào các mục ngày càng chi tiết.
Contingency được tiền dành cho ứng phó với rủi ro được xác định.

Một dự trữ quản lý bao gồm những thứ có thể đã không được lường trước, chẳng hạn như thay đổi phạm vi của công việc hoặc những rủi ro không xác định. Sự không chắc chắn hơn có, dự trữ quản lý nhiều hơn là cần thiết; nên công việc rất sáng tạo sẽ cần một khu bảo tồn quản lý lớn hơn công việc thường xuyên.

Một khi dự toán chi phí, dự phòng và dự trữ quản lý được thống nhất với nhà tài trợ, các thành ngân sách. Cách đơn giản để minh họa việc sử dụng ngân sách với thời gian là 'đường cong chữ S'. Điều này cho thấy chi tiêu tích lũy với thời gian và được tên của nó từ hình dạng đặc trưng của nó. Hồ sơ này chi phí được sử dụng trong tài trợ dự án và kinh phí. Nó cho phép một dòng tiền dự kiến sẽ được phát triển, và một giải ngân nguồn kinh phí phải đồng ý.
Nên có hướng dẫn nghiêm ngặt hoặc các quy tắc để quản lý các quỹ dự phòng và quản lý. Người quản lý P3 sẽ có quyền kiểm soát chi phí cơ bản. Các nhà tài trợ vẫn kiểm soát các quỹ dự phòng và quản lý dự trữ, trong đó có thể được tổ chức như một phần kinh phí tổ chức rộng lớn hơn.

Một khi công việc đang được tiến hành, chi phí thực tế và dự báo được theo dõi thường xuyên. Chi phí được theo dõi trực tiếp bởi đội ngũ quản lý P3, hoặc gián tiếp thông qua hệ thống tài chính hoạt động. Nơi người quản lý P3 là dựa trên những thông tin từ hệ thống hoạt động, thông tin cần được kiểm tra để đảm bảo rằng các chi phí đã được đăng một cách chính xác.

Các quá trình thanh toán bình thường có nghĩa là ba loại chi phí này phải được theo dõi:

chi phí cam kết - những phản ánh đơn đặt hàng xác nhận cung tương lai hàng hóa và / hoặc dịch vụ;
trích trước - làm việc một phần hoặc hoàn toàn hoàn thành được thanh toán sẽ do;
. chi phí thực tế - tiền đã được trả tiền
chi phí dự báo là sau đó số cam kết, các khoản trích trước, chi phí thực tế và ước tính chi phí để hoàn thành các công việc còn lại.

một báo cáo cho thấy một "đường cong chữ s 'cho ngân sách ban đầu cùng với một' đường cong chữ s 'của chi tiêu thực tế cho đến nay, một cách nhanh chóng có thể hiển thị như thế nào thực tế chi là khác nhau từ đó dự báo ban đầu và hình thành cơ sở cho dự báo .

chi tiêu thực tế không tránh khỏi thay đổi từ chi tiêu kế hoạch. Trong khi người quản lý P3 sẽ có trách nhiệm quản lý ngày-to-ngày của chi phí phải có ngưỡng mà đòi hỏi sự tham gia của các nhà tài trợ. Chúng được gọi là dung sai, và nếu chi phí này được dự đoán sẽ vượt quá dung sai, người quản lý phải leo thang này để các nhà tài trợ trong các hình thức của một vấn đề.

Định kỳ, tính khả thi của các dự án, chương trình, danh mục đầu tư phải được xem xét chính thức. Trong giai đoạn sau của việc xem xét này phải xem xét "chi phí chìm". Chi phí chìm là chi phí thực tế và cam kết rằng không thể được phục hồi, cộng thêm bất kỳ chi phí bổ sung mà sẽ phát sinh bằng cách hủy hợp đồng. Hoàn thành một dự án bội chi hoặc chương trình có thể được coi là đáng giá nếu các chi phí còn lại để hoàn thành công việc ít hơn giá trị cuối cùng.