PROCEDURE I- Circulation of purchas

PROCEDURE
I- Circulation of purchase orders
1. Approved purchase orders and daily market lists are sent by the purchasing department to
the receiving department for temporary filing. Filing should be maintained by expected
delivery date to allow easier follow up.
The copy of the purchase order and daily market list is kept in the receiving department until the delivery of all items ordered.
II- Receiving
1. When delivery occurs and before accepting goods, the receiving staff should:
- Match the purchase order number on the delivery slip with the actual purchase order to
prevent any errors (including duplicate deliveries)
- Match the specifications and quantity on the purchase order with the description on the
delivery slip
- Match prices on the purchase order with those on the delivery slip.
2. At delivery, the receiving staff should count or weigh the goods to ensure the actual
quantity delivered is the same as the one stated on the delivery slip. This must be
evidenced by “tick marks” on the delivery slip.
Good delivered must also be reconciled against what was originally ordered and all discrepancies notified. Excess goods should not be accepted because the purchase has not been approved.

Kết quả (Việt) 1:

THỦ TỤC Tôi-lưu thông của lệnh mua hàng1. chấp nhận lệnh mua hàng và thị trường hàng ngày danh sách được gửi bởi bộ phận mua hàng để bộ tiếp nhận nộp hồ sơ tạm thời. Nộp đơn nên được duy trì bởi dự kiến ngày giao hàng để cho phép dễ dàng hơn theo lên. Các bản sao của đơn đặt hàng và thị trường hàng ngày danh sách được lưu giữ trong tỉnh nhận được cho đến khi việc cung cấp tất cả các mục đã ra lệnh. II-tiếp nhận1. khi xảy ra giao hàng và trước khi chấp nhận hàng hoá, các nhân viên nhận được nên: -Phù hợp với số thứ tự mua trên phiếu gửi với thực tế mua để ngăn chặn bất kỳ lỗi nào (bao gồm cả việc giao hàng trùng lặp) -Kết hợp các thông số kỹ thuật và số lượng đặt hàng mua với các mô tả trên các giao hàng tận nơi trượt -Phù hợp với giá trên mua hàng với những ngày giao hàng trượt. 2. lúc giao hàng, các nhân viên nhận được nên tính hoặc cân nặng hàng hóa để đảm bảo thực tế số lượng giao là giống như một thông báo trên phiếu giao hàng. Điều này phải được minh chứng bằng "dấu hiệu đánh dấu" trên phiếu giao hàng. Tốt giao cũng phải đối chiếu chống lại những gì ban đầu được đặt hàng và tất cả sự sai biệt của thông báo. Hàng hóa dư thừa không nên được chấp nhận bởi vì việc mua đã không được chấp thuận.