RECRUITMENT PROCEDURE A. Scope:This

RECRUITMENT PROCEDURE

A. Scope:

This procedure applies to all positions in Cungmua-Nhommua(the Company)

B. Purpose:

This procedure is to guide and define the recruiting and hiring process to fill required vacancies.

C. Definitions:

This is the external and internal recruitment and selection process.

D. Responsibilities:

1. Head of Division (HOD) is responsible for:

 Compose/reviewthe job requirement, job description (JD) and approving Personal Requisition (PR).

 Participate in the interview when the vacancy is under his/her supervision/management. However, in the urgent situation, HOD totally reserves the right to assign his/her subordinate to conduct the interview.

2. Human Resources department (HR) is responsible for:

 Coordinate with HODs to review/modify the JD when necessary.

 Review and verify with Board of Directors (BOD) against staff budget.

 Be in charge ofthe internal and external job posting, conducting pre-screening of candidates, agreeing on a recruitment approach, conducting the interview, negotiating and making an approved offer to the final candidates.

E. Procedure

1. Create/Modify JD:

 A specific JD should be created or modified by immediate Superior/HOD and be sent to HR for necessary review before processing the recruitment procedure of certain open position.

 All JDs will be regularly updated by HR andimmediate Superior/HOD according to the state of business as well as the real demand of per single position.

2. Personal Requisition (PR) to HR:

 PR form must be filled with all required information and got the approval.

3. Check budget and get Chief Executive Officer (CEO)’s approval for hiring:

 The headcount of recruiting position must be checked against current budget.

 If the headcount is not in-line with budget, the PR will be returned back to request department/division. The headcount requests will be decided by CEO before processing.

4. Conduct internal job posting:

 With the aim of fairly providing career development opportunities to all employees, some vacancies will be filled by internal candidates before external hiring.

o Internal job posting will be announced via internal email or at notice boards.

o The closing date for internal application is recommended to be one week before the closing date mentioned in internal job posting.

o Internal candidates who are strongly interested in the vacancy should submit the application to HR before the closing date of job posting.

 The internal candidate application will be seriously considered if their experience and work performance can meet the requirement of the vacancy.

5. Conduct external job posting:

 In order to fulfill the vacancy within allotted time, external job posting will be conducted as the same time with internal job posting.

 The open positions will be proceeded and post by HR through:

o External advertisement,

o Recruitment agencies,

o Education institutes, language schools and universities….

o Head hunter (If necessary and approval)

 All CVs of candidate must be searched and screened by HR.

 All employees are encouraged to introduce candidates to HR for vacancies however the family or other relationship to other employees within company should not be a criterion to prefer a candidate. It is the intention to base the recruitment decision solely on the qualification and experience of the applicant.

6. Conduct interviews:

 For all positions as well as for all rounds of interview, invitation letter should be sent to candidates for double confirmation after calling. To some levels, this step may be skippedfor quick process.

 Both internal and external candidates should be interviewed first round by HR.

 The successful candidates in the first round will join in next rounds interview by respective Manager and/ or Director.

 Alternatively, the candidates will be interviewed same time by HR and HOD.

 HR interviews all shortlisted candidates for appropriate information, general qualification, work record, education background and fitness for the specific job under consideration.

 Respective Manager/ Director interviews candidates to qualify skills, experience and technical knowledge that relate to the job requirement. If necessary/required, job related tests may be conducted on selected positions.

7. Successful candidate:

 For unsuccessful candidates, interview result should be sent to him/her one or two weeks after interview date at the latest.

 Regarding internal recruitment, the successful candidate will follow the transfer process to undertake the new position.

o The decision of internal transfer should come to effect as soon as possible.

o The transfer can be delayed for handover but not later than one full month since the effective date of transfer decision.

 Regarding external recruitment, the successful candidate must be checked:

o For important positions, supervision/management level, the reference will be checked with previous employers, not with friends or acquaintances of the selected candidate.

o Other things related to successful candidate including medical health and curriculum vitae.

8. Inform successful candidate/finalize offer contents:

o HR finalizes the salary offer based on company’s budget after consulting BOD.

o HR is responsible for informing the successful candidates about the hiring result and giving them the offer letter.

9. The allotted time for fulfilling the open position:

 Regarding office, the vacancy should be fulfilled on time; be not allowed to exceed 02 months from the date of receiving the personal requisition.

 Regarding operation, the vacancy should be fulfilled on time as following:
o Be not allowed to exceed 01 month from the date of receiving the personal requisition for the staff level.

o Be not allowed to exceed 02 months from the date of receiving the personal requisition for the level from Team Leader up.

o In some high urgent demand of manpower, the vacancy should be fulfilled based on the reasonable timeline request from respective HOD.

10. How to file/track the candidate document:

In order to ensure justice for all candidates as well as gather accurate statistics/personal information to improve selection, Recruitment PIC should follow prescriptions as following:

 All candidate application packages must be scanned without omission for shortlist selection.

 Regarding unselected candidates after per single round, their CVs should be inputted into the recruitment database with full information for future reference. Full information means including personal information, position/date applied, major reasons for rejection.

 Regarding successful candidates, on the first date of joining, they have to submit all required personal documents to HR for composing the contract as well as input into HR database. The references check form and interview form are also considered as personal documents and be stored together with his/her personal package at HR department.

 The required personal documents:
• Medical certificate
• Notarized diploma/certificate (if any)
• 01 notarized CV
• 03 notarized hard copy of identify card
• 01 notarized hard copy of household registration book
• 04 images (3x4)
• Bank account number (Eximbank)
• Number of social insurance book (if have)
• Number of PIT code (If have)

11. Retention period of candidate document:

 Regarding hard copies, the candidate package will be cleared after 6-month period from the date of application.

 Regarding information on the recruitment database, it will be still kept and updated (if those candidates re-apply for a job) for future reference.



F. Flowchart






















































]
Prepared by: Signature Date

We have reviewed and will ensure that the concerned people adhere to the process as described in this document.

Checked by: Signature Date


Approved by: Signature Date

Kết quả (Việt) 1:

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG A. phạm vi:Thủ tục này áp dụng cho tất cả vị trí trong Cungmua-Nhommua(the Company)Sinh mục đích:Thủ tục này là để hướng dẫn và xác định quá trình tuyển dụng và tuyển dụng để điền vào chỗ trống cần thiết.C. định nghĩa:Đây là bên ngoài và nội bộ tuyển dụng và lựa chọn trình.Mất trách nhiệm:1. đầu phân chia (HOD) chịu trách nhiệm: Tạo/kiểm công việc yêu cầu, mô tả công việc (JD) và phê duyệt trưng dụng cá nhân (PR). tham gia vào các cuộc phỏng vấn khi các công việc đang giám sát anh/cô ấy/quản lý. Tuy nhiên, trong tình huống khẩn cấp, HOD hoàn toàn có quyền chỉ định đơn vị hành chính anh/cô ấy để tiến hành các cuộc phỏng vấn. 2. nhân sự (HR) là trách nhiệm: phối hợp với HODs để đánh giá/sửa đổi JD khi cần thiết. xem xét và xác minh với hội đồng quản trị của giám đốc (quản trị) chống lại nhân viên ngân sách. phụ trách công việc nội bộ và bên ngoài gửi bài, tiến hành các vòng của ứng cử viên, đồng ý về một cách tiếp cận tuyển dụng, tiến hành các cuộc phỏng vấn, đàm phán và làm cho một giao dịch được chấp thuận cho các ứng viên cuối cùng.E. thủ tục1. tạo/sửa đổi JD: Một JD cụ thể nên được tạo ra hoặc sửa đổi bởi Superior/HOD ngay lập tức và được gửi đến nhân sự để xem xét cần thiết trước khi xử lý quy trình tuyển dụng của một số vị trí mở. Tất cả JDs sẽ được cập nhật thường xuyên bởi HR andimmediate Superior/HOD theo tiểu bang của doanh nghiệp cũng như nhu cầu thực sự của một đơn vị trí.2. cá nhân trưng dụng (PR) để nhân sự: PR hình thức phải được lấp đầy với tất cả các thông tin cần thiết và có sự chấp thuận.3. kiểm tra ngân sách và nhận được sự chấp thuận của giám đốc điều hành (CEO) của cho thuê: headcount tuyển dụng các vị trí phải được kiểm tra đối với ngân sách hiện tại. Nếu mướn không phải là trong-line với ngân sách, PR sẽ được trả lại quay lại yêu cầu vùng/bộ phận. Các yêu cầu tuyển sẽ được quyết định bởi CEO trước khi chế biến.4. thực hiện gửi bài công việc nội bộ: Với mục đích khá cung cấp cơ hội phát triển nghề nghiệp cho tất cả nhân viên, một số vị trí tuyển dụng sẽ được lấp đầy bởi các ứng viên nội bộ trước khi thuê ngoài.o gửi bài công việc nội bộ sẽ được thông báo qua email nội bộ hoặc thông báo Hội đồng.o ngày bế mạc cho nội bộ ứng dụng nên là một tuần trước ngày bế mạc được đề cập trong nội bộ công việc gửi bài.o ứng viên nội bộ, những người quan tâm mạnh mẽ trong các công việc phải gửi lại đơn để HR trước ngày bế mạc của công việc đăng. ứng dụng nội bộ ứng cử viên sẽ được nghiêm túc xem xét nếu kinh nghiệm của họ và hiệu suất công việc có thể đáp ứng yêu cầu của các công việc.5. hành vi bên ngoài công việc đăng: để hoàn thành các công việc trong vòng phân bổ thời gian, công việc bên ngoài gửi bài sẽ được tiến hành như là đồng thời với công việc nội bộ đăng. Các vị trí mở sẽ được tiến hành và gửi bởi HR thông qua:o quảng cáo bên ngoài,cơ quan tuyển dụng o,o giáo dục viện, ngôn ngữ trường học và trường đại học...o đầu hunter (nếu cần thiết và phê duyệt) Tất cả CVs của ứng cử viên phải được tìm kiếm và được hộ tống bởi HR. Tất cả nhân viên được khuyến khích để giới thiệu ứng viên cho HR cho vị trí Tuy nhiên, gia đình hoặc mối quan hệ với các nhân viên trong công ty không phải là một tiêu chí để thích một ứng cử viên. Đây là ý định để căn cứ quyết định tuyển dụng chỉ duy nhất trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm của người nộp đơn.6. tiến hành các cuộc phỏng vấn: Cho tất cả vị trí cũng như đối với tất cả các vòng phỏng vấn, thư mời nên được gửi đến ứng cử viên cho đôi xác nhận sau khi quay về. Một số cấp, bước này có thể skippedfor quá trình nhanh chóng. ứng cử viên nội bộ và bên ngoài nên được phỏng vấn đầu tiên vòng bởi HR. Các ứng cử viên thành công trong vòng đầu tiên sẽ tham gia trong tiếp theo vòng phỏng vấn bởi tương ứng Manager và / hoặc giám đốc. Ngoài ra, các ứng cử viên sẽ phỏng vấn đồng thời bởi phòng nhân sự và HOD. HR phỏng vấn cả lọt vào danh sách ứng cử viên cho thông tin phù hợp, văn bằng tổng quát, Hồ sơ công việc, học vấn và thể dục cho công việc cụ thể đang được xem xét. Respective giám đốc / giám đốc phỏng vấn ứng viên đủ điều kiện kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức kỹ thuật có liên quan đến các yêu cầu công việc. Nếu cần thiết/yêu cầu, công việc liên quan đến thử nghiệm có thể được thực hiện trên các vị trí đã chọn.7. thành công ứng cử viên nhất: Cho ứng cử viên không thành công, kết quả cuộc phỏng vấn phải được gửi đến anh ta/cô một hoặc hai tuần sau khi phỏng vấn ngày tại mới nhất. liên quan đến tuyển dụng nội bộ, các ứng cử viên thành công sẽ làm theo quá trình chuyển giao để thực hiện vị trí mới.o quyết định chuyển tiền nội bộ nên đi để có hiệu lực càng sớm càng tốt.o việc chuyển giao có thể bị chậm trễ cho bàn giao nhưng không muộn hơn một đầy đủ tháng kể từ ngày chuyển giao quyết định, hiệu quả. liên quan đến tuyển dụng bên ngoài, các ứng cử viên thành công phải được kiểm tra:o cho các vị trí quan trọng, mức độ giám sát/quản lý, tài liệu tham khảo sẽ được kiểm tra với nhà tuyển dụng trước đó, không phải với bạn bè hoặc người quen của các ứng cử viên được lựa chọn.o những thứ khác liên quan đến ứng cử viên thành công bao gồm y tế sức khỏe và lý lịch khoa học.8. thông báo cho thành công ứng cử viên/hoàn thành cung cấp nội dung:o HR finalizes cung cấp lương dựa trên ngân sách của công ty sau khi tư vấn quản trị.o nhân sự chịu trách nhiệm thông báo cho các ứng viên thành công về kết quả tuyển dụng và cho họ cung cấp thư.9. thời gian quy định để hoàn thành vị trí mở: liên quan đến văn phòng, các công việc cần được hoàn thành vào thời gian; không được phép vượt quá 02 tháng kể từ ngày nhận được trưng dụng cá nhân. liên quan đến hoạt động, các công việc cần được hoàn thành vào thời gian như sau:o không được phép vượt quá 01 tháng kể từ ngày nhận được trưng dụng cá nhân cho các cấp độ nhân viên.o không được phép vượt quá 02 tháng kể từ ngày nhận được trưng dụng cá nhân cho cấp độ từ trưởng nhóm lên.o một số nhu cầu khẩn cấp cao của nguồn nhân lực, các công việc cần được thực hiện dựa trên yêu cầu thời gian hợp lý từ HOD tương ứng.10. làm thế nào để tập tin/theo dõi tài liệu ứng cử viên:Để đảm bảo công lý cho tất cả ứng viên cũng như thu thập số liệu thống kê chính xác/cá nhân thông tin để cải thiện lựa chọn, tuyển dụng PIC nên thực hiện theo các quy định như sau: Tất cả các gói ứng dụng ứng cử viên phải được quét mà không bỏ sót cho danh sách lựa chọn. liên quan đến chọn ứng cử viên sau khi mỗi vòng duy nhất, CVs của họ phải được nhập vào cơ sở dữ liệu tuyển dụng với đầy đủ thông tin để tham khảo trong tương lai. Đầy đủ thông tin có nghĩa là bao gồm cả thông tin cá nhân, vị trí/ngày áp dụng, các lý do chính cho từ chối. Về ứng viên trúng tuyển, vào ngày đầu tiên tham gia, họ phải gửi tất cả hồ sơ cá nhân cần thiết để HR cho soạn hợp đồng cũng như đầu vào vào cơ sở dữ liệu nhân sự. Kiểm tra tài liệu tham khảo các hình thức và hình thức cuộc phỏng vấn cũng được coi là tài liệu cá nhân và được lưu trữ cùng với anh/cô ấy gói cá nhân tại Phòng nhân sự. Hồ sơ cá nhân cần thiết:• Giấy chứng nhận y tế• Chứng bằng tốt nghiệp/chứng chỉ (nếu có)• 01 công chứng CV• 03 công chứng bản sao cứng của xác định thẻ• 01 công chứng bản sao cứng của sổ đăng ký hộ gia đình• 04 images (3x4)• Bank account number (Eximbank)• Number of social insurance book (if have)• Number of PIT code (If have)11. Retention period of candidate document: Regarding hard copies, the candidate package will be cleared after 6-month period from the date of application.  Regarding information on the recruitment database, it will be still kept and updated (if those candidates re-apply for a job) for future reference.F. Flowchart ]Prepared by: Signature DateWe have reviewed and will ensure that the concerned people adhere to the process as described in this document.Checked by: Signature DateApproved by: Signature Date